Zarządzanie
Jest to zestaw działań (obejmujący
planowanie i podejmowanie decyzji,
organizowanie, przewodzenie tj.
kierowanie ludźmi i kontrolowanie),
skierowanych na zasoby organizacji
(ludzkie, finansowe, rzeczowe i
informacyjne) i wykonywanych z
zamiarem osiągnięcia celów organizacji
w sposób sprawny i skuteczny.
Koncepcje zarządzania
*
podejście klasyczne – składa się z dwóch
wyodrębnionych gałęzi:
- naukowego zarządzania, które koncentrowało się na
pracownikach organizacji i sposobach zwiększania
ich wydajności.
Pionierzy tego kierunku to: F.Taylor; H.Gantt;
H.Emerson
- administracyjnego zarządzania, które koncentrowało
się na całej organizacji i na sposobach polepszenia
jej sprawności i skuteczności)
Teoretycy tego kierunku to; H.Fayol; M.Weber i
Ch.Bernard.
* podejście behawioralne: koncentrowało się na
zachowaniu pracownika w kontekście
organizacyjnym; cechuje je zainteresowanie
zachowaniem indywidualnym i grupowym.
Pionierzy; E. Mayo ; A. Maslow; D. McGregor
- podejście to podważyło pogląd, że pracownicy
nie są narzędziem, lecz raczej cennym zasobem.
* podejście ilościowe
~ podejścia integrujące:
* podejście systemowe
* podejście sytuacyjne
* podejście zintegrowane.
Proces zarządzania
Podstawowe działania składające się
na proces zarządzania to:
~ planowanie,
~ organizowanie,
~ przewodzenie ludziom,
~ kontrolowanie.
Decyzje zarządcze
* Decyzje te wiążą się z:
- ustalaniem celów i sposobów ich realizacji,
- planowaniem (wytyczaniem i określaniem
przyszłych działań),
- ustalaniem zakresu, przedmiotu i metod
kontroli,
- decydowaniem o przebiegu procesów
produkcyjnych w przedsiębiorstwie,
- organizowaniem (grupowaniem zasobów
materialnych i ludzkich oraz ustaleniem relacji
miedzy nimi),
- kierowaniem zachowaniami ludzkimi.
Szczeble zarządzania
Menadżerów można podzielić na trzy
kategorie:
* najwyższego szczebla (stanowią względnie
niewielką grupę kadry kierowniczej
kontrolującej organizacje).
* średniego (odpowiadają przede wszystkim
za realizacje polityki i planów
opracowanych na najwyższym szczeblu,
oraz za nadzorowanie i koordynowanie
działań menedżerów niższego szczebla).
* pierwszej linii (nadzorują i koordynują
działania pracowników wykonawczych).
Gospodarowanie czasem
jest to ustalanie celów,
określanie priorytetów i wykonanie zadania. Polega na
właściwym delegowaniu uprawnień i zadań przez
kierownika oraz racjonalnym używaniu ograniczonego
zasobu jakim jest czas.
Umiejętność gospodarowania czasem powinni szczególnie
posiąść menedżerowie.
Wyniki przeprowadzonych ankiet pokazują, że kierownicy
często źle wykorzystują swój czas, ponieważ wykonują
pracę za swoich pracowników, co prowadzi do
marnotrawienia 50% czasu pracy kierownika.
Sposoby gospodarowania
czasem:
• ustalanie celów;
• planowanie;
• analiza wykorzystania czasu;
• osobiste zachowania;
• styl kierowania;
• wizualne sposoby
przypominania.
Ustalanie celów
Ustalanie celów jest działaniem ciągłym,
wymagającym regularnego zapisywania, aktualizacji,
wyznaczania priorytetów i weryfikacji. Dotyczy to
celów zarówno długookresowych, jak i
krótkookresowych.
Przy opracowywaniu celów czy kluczowych obszarów
zadań należy dostrzegać wszelkie niekonsekwencje i
paradoksy.
Cele należy bardzo wyraźnie precyzować. Spisywanie
ich pomoże odkryć co chcemy osiągnąć w dłuższym
okresie czasu, lecz także da motywacje do
sensownego wykorzystania czasu. Życiowe cele wiążą
się z wizjami, marzeniami, dążeniami, misją i
podstawowymi przekonaniami o tym, na co warto
poświęcać swój czas.
Kluczowe obszary zadań
Kluczowe obszary zadań to dziedziny pracy, którym
„powinno się czas i energię, aby być skutecznym i
sprawnym w tym, co się osiąga”. Kluczowe obszary
zadań odnoszą się przede wszystkim do pracy
zawodowej, ale są też przydatne w innych dziedzinach
życia.
Przy opracowywaniu kluczowych obszarów zadań
wykorzystuje się dane dotyczące tego, co i jak robimy.
Przydatny także jest rejestr wykorzystania czasu.
W wielu korporacjach coroczne ustalanie celów jest
częścią systemu wynagrodzeń zależnych od
efektywności.
Kluczowe obszary zadań powinny: być nastawione na
wyniki; obejmować wszystkie zadania; być wyrażone w
sposób wyraźny, zwięzły i w takiej liczbie, z którą
można sobie poradzić.
Przykłady kluczowych obszarów zadań:
• kierowanie pracownikami;
• administrowanie finansami;
• obsługa klientów, rachunków;
• rozwijanie nowych dziedzin
działalności;
• zbieranie informacji o miejscowym
rynku;
• zarządzanie obiektami;
• koordynacja wewnętrzna i
komunikacja;
• realizacja szczególnych przedsięwzięć,
zadań jednorazowych;
• aktualizacja wiedzy i ciągłe
doskonalenie
zawodowe.
Planowanie jest to wytyczanie celów i określanie, jak
można najlepiej je osiągnąć.
W ramach planowania można wyróżnić:
• kalendarz;
• ustalenie priorytetów;
• określenie pilności i znaczenia zadań.
Kalendarz jest spis dni całego roku z podziałem na
tygodnie i miesiące. Każdy powinien dobierać
kalendarz według swoich potrzeb oraz preferencji.
Wybierając kalendarz powinniśmy się kierować m.in.
jego wielkością, jakie informacje powinien zawierać
oraz jak bardzo jest szczegółowy. Kalendarz powinien
prowadzić do sprawności naszego działania.
Przykładowe kalendarze.
Rys.1
Rys. 2
Rys. 3
Ustalanie priorytetów jest spisywanie czynności, które należy
wykonać w danym dniu, tygodniu czy miesiącu, a następnie
nadawanie im stopnia ważności.
System ABC pomaga ustalić priorytety zadań, w którym „A” oznacza
zadanie o najważniejszym priorytecie, „B” nieco mniej istotne zadania,
zaś „C” zadania niezbyt ważne. Zadania klasy „A” są z reguły
najcięższe i najtrudniejsze, ale zarazem najważniejsze. Zadania klasy
„C” są często łatwe do wykonania. Dlatego pracę powinno się
zaczynać od zadań klasy „A”.
Metoda MNW polega na pogrupowaniu zadań, które:
• Musi się wykonać;
• Należałoby wykonać;
• Warto by wykonać.
Zasada Pareto: 80/20
•
80% wyników jest rezultatem 20% nakładów
pracy;
• 80% pracy wykonywane jest przez 20%
pracowników;
• 80% problemów w organizacji stwarza 20%
pracowników;
• 80% efektów pracy osiąga się w 20% czasu
pracy;
• 80% decyzji w trakcie narady zajmuje 20%
czasu;
• 80% przychodów ze sprzedaży przynosi 20%
klientów.
Pilność i znaczenie zadań
Zadania do wykonania można rozpatrywać w kategoriach ich pilności i
znaczenia. Kierownicy często mają do czynienia z kombinacją pilnych
oraz niezbyt pilnych, ale ważnych zadań.
Na rysunku poniżej jest siatka, nazywana także matrycą zarządzania
czasem Eisenhowera, ukazująca związki między pilnymi a ważnymi
zadaniami w gospodarowaniu czasem.
Rys. 4
Rejestracja czasu jest to rejestrowanie sposobu
wykorzystania czasu i przeprowadzenia analizy. Ma to na
celu usprawnienie pracy i dokonanie zmian, gdy ten czas
jest źle wykorzystywany.
Rejestr czasu powinien być prowadzony w typowym
okresie, obejmującym 2-4 tygodnie. Powinien być tak
zaprojektowany aby był zrozumiał. Należy go także
regularnie wypełniać, aby był wiarygodny i szczery.
Rejestry czasu pracowników zajmujących podobne
stanowisko można porównywać, w celu zwiększenia
skuteczności i efektywności działania.
Zalety rejestrowania czasu:
• stwarza szansę samodoskonalenia;
• opiera się na wewnętrznej logice, prowadzącej do
stwierdzenia
faktów;
• stwarza możliwość nauki.
Osobiste zachowania
W gospodarowaniu czasem ważną rolę odgrywają
także indywidualne zachowania ludzi.
Przykłady rozwiązywania indywidualnych
problemów z czasem:
• nie odkładaj na później spraw do załatwienia;
• radź sobie z przeszkadzaniem;
• zmierzaj do znakomitych wyników, a nie do
perfekcji;
• wyznaczaj cele będące wyzwaniem;
• ucz się, jak się uczyć;
• przeciwdziałaj powtarzającym się kryzysom.
Przypominanie wizualne niektórzy
kierownicy i nie tylko potrzebują
obrazowych przypomnień, zachęcających
ich do właściwego wykorzystania czasu.
Przykłady wizualnych metod
przypominania:
• cytaty i slogany;
• porządek na stanowisku pracy.