SCENARIUSZ NEGOCJACJI
Do negocjacji przystępują: Restauracja „Malinowy Ogród” oraz Hotel „Dom Muzyka”
I - przygotowanie negocjacji,
Podmiotem negocjacji będzie podpisanie umowy najmu lokalu pod działalność gospodarczą w postaci hotelowej restauracji marki „Malinowy Ogród”
Celem zatem będzie określenie warunków najmu oraz podstawowych zasad współpracy pomiędzy restauracją „Malinowy Ogród, a hotelem „Dom Muzyka”
Zawarte porozumienie regulować będzie kwestie finansowe podjęcia umowy najmu oraz wszelkie kwestie związane z funkcjonowaniem restauracji na terenie placówki państwowej jaką jest Akademia Muzyczna, której też bezpośrednio podlega hotel „Dom Muzyka”.
Podczas negocjacji należy zwrócić szczególną uwagę na warunki jakie zostały zawarte w wygranej ofercie przetargowej oraz uzyskać odpowiadające im korzyści związane z obopólnym kontraktem.
Uwzględniając kluczowe umiejętności, takie jak:
- zdolności negocjacyjne i przymioty osobowości,
- znajomość specjalistycznych zagadnień związanych z przedmiotem,
- zdolność współdziałania z zespołem, ograniczony indywidualizm,
- przewidywane role do spełnienia w trakcie negocjowania.
Typuje się następujący zespół negocjacyjny:
1.Lider - Wojciech Utschik jako właściciel restauracji „Malinowy Ogród” oraz osoba najbardziej decyzyjna w kwestii zawieranych umów oraz funkcjonowania restauracji 2.Protokolant - Elżbieta Utschik, właścicielka restauracji ”Malinowy Ogród”, która jest upoważniona do kontroli merytorycznej spotkania oraz nadzorująca zgodność z postanowieniami przetargu.
3.Słuchacz - Anna Michalska- menager restauracji „Malinowy Ogród”, za zadanie ma kontrolę przebiegu negocjacji, zwrócenie szczególnej uwagi na pominięte aspekty przyszłej kooperacji oraz na kontekst wypowiedzianych stanowisk podczas negocjacji.
4. Księgowa - Joanna Dubacz- w celu kontroli oraz szybkiej analizy deklaracji finansowych podejmowanych podczas nawiązywania porozumienia.
II. Otwarcie rozmów :
1) Negocjacje będą odbywały się w hotelowej Sali konferencyjnej. Nastawienie obu stron jest przyjazne oraz partnerskie z uwagi na znaczenie odbywanych rozmów oraz późniejszej wieloletniej współpracy na warunkach ustalonego kontraktu. Zastosowany zostanie styl rzeczowy negocjacji dla optymalizacji porozumienia końcowego. Nie należy poddawać się presji. Prawidłowym podejściem jest przeświadczenie, że umowa na podstawowych warunkach i tak zostanie podpisana na mocy przetargu, teraz negocjujemy jak najlepsze warunki wykonania kontraktu.
2) Podczas negocjacji należy stosować się do procedur narzuconych faktem odbytego przetargu oraz wymaganych przez instytucje finansowane przez budżet państwa. Celem jest uściślenie warunków współpracy na najbliższe 4 lata. Jeżeli hotel nalegać będzie na przyjęcie niekorzystnych dla nas warunków, należy odnieść się do obiektywnych kryteriów, wspomagając się faktami dotyczącymi zasad działania rynku jak i również funkcjonowania konkurencji partnera.
3) Należy zwrócić uwagę na uzyskanie przychylności ze strony dyrektora hotelu oraz rektora Akademii Muzycznej jako przyszłych zwierzchników w interesach.
4) Osobą najważniejszą oraz odgrywającą kluczową rolę w przyszłej współpracy jest dyrektor hotelu Agnieszka Kisielewska, natomiast najbardziej decyzyjną w kwestiach formalnych jest rektor uczelni.
W założeniu właściwą przyjętą strategią będzie rzeczowa, tak aby negocjacje zakończone były sukcesem obu stron z uwagi na wspólny interes prowadzenia partnerskiej działalności.
Hotel „Dom Muzyka” prawdopodobnie będzie starał się uzyskać jak najlepsze warunki finansowe funkcjonowania oraz jak najwyższą jakość ze strony Restauracji „Malinowy Ogród”. Restauracji zależy zaś aby obniżyć koszty związane z najmem lokalu oraz uzyskać jak najwięcej korzyści związanych z współpracą z Akademią oraz hotelem również dążąc do jak najwyższej jakości związanej z marką „Malinowy Ogród”
III . Przedstawienie propozycji
Dążymy uzyskania zapewnienia o wielkości comiesięcznego zamówienia na usługi gastronomiczne ze strony uczelni oraz hotelu. Podstawowym elementem będą śniadania świadczone dla gości hotelowych. Restauracja pragnie uzyskać wyłączność na świadczenie usług gastronomicznych w zakresie organizacji różnego rodzaju uroczystości, bankietów, cateringów, bali, obiadów, kolacji, biznesowych lunchy oraz spotkań konferencyjnych. Dodatkową ofertą kierowaną do gości hotelu „Dom Muzyka” będzie obsługa grup turystycznych.
Aby uzyskać warunki jak najbardziej zbliżone do oczekiwanych restauracja jest skłonna na maxymalne ustępstwa w postaci: 30% rabatu dla wszystkich pracowników Akademii Muzycznej, 30% rabatu na organizację imprez gastronomicznych, zgodnie z postanowieniami przetargu śniadania dla gości hotelowych w cenie 20zł/os. W formie bufetu szwedzkiego przy zapewnieniu najwyższej jakości świadczenia usługi. Poza comiesięcznym czynszem określonym w umowie przetargowej 2,500 zł do wykorzystania co miesiąc w ramach tzw. „puli rektorskiej” na wszelkie usługi gastronomiczne (nie może łączyć się z udzielonym rabatem), 50% rabatu na dania oraz napoje z karty menu dla zarządu hotelu ”Dom Muzyka”.
Propozycje udzielane będą w sposób sekwencyjny. Niniejsze ustępstwa będą stosowane jako „zachęta” dla ustępstw partnera. Są jedynie narzędziem do osiągnięcia zamierzonego celu. Podczas podejmowania rozmów dotyczących umowy należy uregulować kwestie terminów płatności, dostępu do mediów, zabezpieczenie w okresie „martwego sezonu”, dostępu do parkingu oraz sprzętu na wyposażeniu pomieszczeń najmowanego lokalu. Ważne jest aby restauracja zachowała oddzielne logo oraz subiektywny charakter działalności związany ze specyfika marki jednak powiązanie wynikające z wspólnie prowadzonych interesów może zostać zachowane poprzez wspólne działania marketingowe.
Stanowiskiem najbardziej preferowanym jest uzyskanie wszelkich udogodnień związanych z najmem oraz założonych przez nas celów bez ponoszenia drastycznych ustępstw. Jednak możliwym do zaaprobowania będzie minimalnie 50% naszej marży na świadczonych usługach gastronomicznych. Jeśli nie osiągniemy porozumienia należy będzie powtórzyć negocjacje we wzmocnionym składzie , którego uczestnikiem będzie niezależny, zewnętrzny specjalista. Jeżeli i to nie przyniesie owocnych postanowień niezbędne będzie odstąpienie od wygranej umowy przetargowej nim ta zostanie ustanowiona prawomocną.
Stosowany chwyty i techniki negocjacyjne:
Technika „mierz wysoko”, będzie idealna na rozpoczęcie negocjacji. Aby zacząć od jak najwyższego pułapu naszej oferty i jednocześnie aby nasz partner nie odniósł wrażenia, że jest to wygórowana oferta od pierwszej chwili, przed stawimy ją jako niezwykle wyjątkowo. Pokarzemy, że chcemy dać im to co najlepsze, najwyższą jakość, która jest naszym docelowym punktem odniesienia. Należy pamiętać, że nasza firma zawsze stawia na jakość więc nie będziemy stratni oferując coś co i tak partner w końcowym porozumieniu uzyska. Jest to trik psychologiczny.
Nie zgadzaj się na pierwszą propozycję- zakładamy, że pierwszą reakcją na zastosowaną przez nas technikę rozpoczynającą negocjacje, nasz partner będzie chciał zejść ceny dość drastycznie, nie zgodzimy się na takie ustępstwo, tak aby miał poczucie w późniejszych etapach rozmów, że ma twardego i zdecydowanego przeciwnika. Zwiększa to satysfakcję z późniejszych ustępstw. Jednak, aby nie powodować dystansu oraz wzmagać uczucie napięcia zaproponujemy rabat na organizację imprez gastronomicznych, żądając w zamian bezpłatnego parkingu dla gości restauracji oraz pracowników.
Została tu zastosowana technika „ustępstwa za ustępstwa”, której będziemy się trzymać podczas całego przebiegu rozmów.
Ustępstwa będą dokonywane drobnymi kroczkami, pamiętając o zasadach stosowania ustępstw .
Podczas negocjowania stawki czynszu, cen naszych usług oraz udzielając rabatów stosować będziemy zasadę „bagatelki” w myśl której nadamy odpowiednią wagę liczbom według naszego zapotrzebowania.
Technika „pozorowany zysk” w połączeniu z techniką powolnego ustępowania- Proponujemy początkowo dość niekorzystna dla klienta ofertę, w dodatku mówiąc o tym, że oferta tańsza nie będzie do końca solidna ani bezpieczna. Po pewnym czasie przedstawiamy jednak rozwiązania, które powodują, że przeciwnik ma poczucie, iż zyskał w negocjacjach.
wywalczone. Nie zaczynajmy rozmowy od rabatów i upustów.
IV. Kontrakt końcowy
Niniejszy kontrakt potwierdza osiągnięcie porozumienia w kwestii przyszłej, czteroletniej współpracy pomiędzy Restauracją „Malinowy Ogród”, a Hotelem „Dom Muzyka” będącym jednym z organów współfinansowania Akademii Muzycznej pozostającej pod jurysdykcją budżetu państwa. Niniejsza umowa została zawarta zgodnie z postanowieniami oferty przetargowej złożonej w dn. 03.01.2013 roku i będąca kontynuacją wcześniejszej współpracy nawiązanej na drodze przetargu.
Reprezentanci podczas prowadzenia negocjacji ze strony Restauracji „Malinowy Ogród”:
Właściciel restauracji Wojciech Utshik,
Właścicielka restauracji Elżbieta Utshik,
Menager restauracji „Malinowy Ogród”
z oddziałem przy „Domu Muzyka” w Gdańsku Anna Michalska,
Księgowa restauracji Joanna Dubacz
Reprezentanci podczas prowadzenia negocjacji ze strony Akademii Muzycznej oraz Domu Muzyka:
Rektor uczelni Marcin Dulek
Kanclerz uczelni Rafał Zabłocki
Dyrektor hotelu Agnieszka Kisielewska
Zastępca dyrektora hotelu Anna Nowak
Podczas rozmów uzgodniono następujące kwestie:
Przedmiotem podpisania porozumienia jest umowa najmu lokalu pod dzierżawę Restauracji” Malinowy Ogród”.
Czynsz w wysokości 12 500zł należy uregulować płatnością z góry do 10-tego każdego miesiąca.
Wraz z najmem lokalu pod dzierżawę zostanie przekazane wyposażenie lokalu o wartości 23 300 zł brutto.
Przed przekazaniem lokalu najemcy wynajmujący zobowiązuje się do przeprowadzenia wszelkich niezbędnych prac remontowo- renowacyjnych.
Do obowiązków najemcy należy dbałość oraz konserwacja powierzonych na stanie sprzętów oraz wyposarzenia. Wykaz sprzętu dostarczony zostanie w protokole przekazania jako załącznik umowy najmu.
Hotel wraz z Akademią Muzyczną zobowiązuje się do wyłączności na usługi gastronomiczne świadczone przez Restaurację „Malinowy Ogród”.
Najemca każdego dnia dostarczać będzie na terenie restauracji śniadania dla gości hotelowych w cenie 20zł od osoby.
Najemca zobowiązuje się do obsługi gości hotelowych oraz pracowników Akademii Muzycznej w pierwszeństwie przed innymi gośćmi, w godz. Od 7:00 do 23:00 z dwugodzinną przerwą techniczną.
Najemca udziela wynajmującemu 30% rabatu na wszystkie usługi gastronomicznych.
Najemca udziela wynajmującemu puli 2 500zł na organizację i świadczenie usług gastronomicznych.
Najemca nie może podnieść ceny na usługi gastronomiczne bez wiedzy oraz zgody wynajmującego.
Najemca zobowiązuje się do pokrycia kosztów kontroli urzędowych udzielających zezwolenia na otwarcie działalności w obiekcie.
Umowa najmu zostanie sporządzona i dostarczona najemcy w ciągu 7dni od podpisania porozumienia.
Umowa najmu obowiązywać będzie od dnia 20.02.2013r. przez okres 4 lat, do dnia 20.02.2017r.
Przekazanie lokalu wraz z podpisaniem protokołu przekazania lokalu odbędzie się 17.02.2013r.
Komentarz:
Negocjacje są procesem niezwykle złożonym oraz trudnym, wymagającym od uczestników zarówno skupienia jak i pewności siebie w działaniu. Odpowiednie doświadczenie w tej kwestii może zapewnić nam sukces oraz korzystne warunki podpisania porozumienia końcowego. Prowadzone negocjacje są negocjacjami integracyjnymi, gdyż partnerów wiąże więcej jak jedna sprawa do rozwiązania, są przyjaźnie nastawieni do wzajemnych relacji, które w najbliższej przyszłości będą pogłębiane. Porozumienie ma na celu zabezpieczenie obu stron oraz uregulowanie najważniejszych kwestii współpracy. Warunki prowadzenia rozmów sprzyjają zapobieganiu napiętej atmosferze. Faza uzgadniania ogólnej formuły porozumienia jest niezwykle ważna, gdyż w ten sposób przygotowany negocjator jest dobrze nastawiony psychicznie na każdą możliwość jaka może zaistnieć podczas prowadzenia rozmów. Przygotowany scenariusz negocjacji należy traktować elastycznie i z dystansem jedynie jako dodatkowa pomoc, która ma służyć rozstrzygnięciu sprawy jak najbardziej na naszą korzyść zachowując dobry stosunek z drugą stroną. W końcowej fazie prowadzenia negocjacji należy podjąć niezwykle ważne kwestie dotyczące samej techniki i sposobu wykonania usługi wynikający z wcześniejszych konkretnych ustaleń. Negocjacje prowadzone w sytuacji rynkowej wzrastającego kryzysu.
Praca została napisana w całości samodzielnie w oparciu o umowę najmu zakładu gastronomicznego od podmiotu podlegającego finansowaniu i kontroli budżetu państwa.
Literatura:
Gazeta Prawna załącznik „Negocjacje, czyli jak zmienić nieufność we współpracę”.
Gavin Kennedy „The New Negotiating Edge” (1998) wyd. Biblioteka Businessmana. Drukarnia Wydawnictw Naukowych w Łodzi S.A.
Kalina Olejarczyk grupa 301LZH nr indeksu 12919