NAUKA ADMINISTRACJI

Wykład 10 - 15.12.2006r

STRUKTURY ORGANIZACYJNE

Jednostki organizacyjne zbudowane są z ogniw organizacyjnych, które z kolei tworzą komórki organizacyjne.

Komórki organizacyjne w jednostkach można podzielić na liniowe i sztabowe oraz na komórki ruchu i zarządzania.

I pierwszy podział wywodzi się ze struktur wojskowych. Komórki liniowe uczestniczą bezpośrednio w realizacji celu głównego, natomiast komórki sztabowe, to komórki spełniające funkcję usługową w stosunku do liniowych. Nie realizują one w sposób bezpośredni celów. Pomagają komórkom liniowym w realizacji nałożonych na nie zadań. Komórki sztabowe zajmują się gromadzeniem informacji i wypracowywaniem wariantów decyzji. Aby komórki sztabowe mogły sprawnie działać, powinny mieć zapewniony dopływ informacji (także o charakterze finansowym). Komórki sztabowe mogą być wyodrębnione w strukturze administracji, ale ich funkcje mogą przejmować i ustanawiać zewnętrzne np. podmioty trudniące się fachowym doradztwem.

II podział jest charakterystyczny dla przedsiębiorstw i nie znajduje zastosowania w administracji publicznej opartej na władztwie państwowym. Komórki ruchu wykonują zadania podstawowe, a komórki zarządzające wykonują zadania o charakterze administracyjnym, zarządzającym.

RODZAJE ORGANÓW ADMINISTRUJĄCYCH

Podział można prowadzić z różnych punktów widzenia.

1. podział na organy kolegialne i jednoosobowe (monokratyczne)

a) organy kolegialne - podział został przeprowadzony wg kryteriów składu obowiązywania danego organu - składa się z minimum trzech osób. Osoby te powołane są do wspólnego podejmowania decyzji. Organ kolegialny jest upoważniony do działania, do podejmowania decyzji i do występowania na zewnątrz tylko wtedy, gdy zbierze się wymagane quorum (matematycznie określona liczba członków organu kolegialnego, których obecność jest konieczna, aby podmiot ten mógł podejmować skuteczne decyzje).

Formą działania organu kolegialnego jest uchwała. W organach administracji do podjęcia uchwały wymagana jest obecność co najmniej połowy składu organu. Przepisy mogą wyprowadzać inną zasadę.

Warunek zachowania quorum będzie dotrzymany w razie faktycznej obecności odpowiedniej liczby członków organu kolegialnego w sali obrad - warunek ten odnosi się do aktu głosowania. Przed przystąpieniem do głosowania przewodniczący obradom powinien sprawdzić czy wymaganie dotyczące quorum jest spełnione i poczynić adnotacje o tym w protokole uchwały. Tryb głosowania - na ogół jest jawne, chybże przepis szczególny przewiduje głosowanie tajne. Szczególną postacią głosowania jawnego jest głosowanie imienne. Uchwałę podejmuje się większością głosów.

Rodzaje większości głosów:

• zwykła - za projektem opowiada się więcej głosujących, niż oddano głosów przeciw niemu. W takim głosowaniu pozostałych głosów (nieważne i wstrzymujące się) nie uwzględnia się. Kiedy przedmiotem głosowania jest wybór jednego z pośród kilku wariantów, to zwykła większość oznacza liczbę głosów optujących za jednym rozwiązaniem, która jest większa od liczby głosów przypadających osobno na każdy z pozostałych wariantów.

• bezwzględna - oznacza, że za projektem oddano co najmniej o jeden głos więcej aniżeli wynosiła suma pozostałych głosów. Aby projekt uzyskał bezwzględną większość głosów powinno się za nim opowiedzieć więcej głosujących niż łącznie było przeciwników (głosów na nie, osób wstrzymujących się i głosów nieważnych). W razie parzystej liczby oddanych głosów bezwzględną większość stanowi 50% + 1 głos. W razie nieparzystej liczby oddanych głosów bezwzględną większość stanowi pierwsza liczba całkowita przewyższająca połowę oddanych głosów.

• kwalifikowana - ustalony przez przepis prawa odsetek głosujących lub uprawnionych do głosowania, który przewyższa 50%. Jest to najwyżej ustawiony próg trudności ustawiony przy głosowaniu. Zazwyczaj większość obliczana jest na podstawie liczby uczestników głosowania. Spotyka się niejednokrotnie wymóg, aby projekt uzyskał poparcie np. bezwzględniej większości głosów uprawnionych do głosowania.

Podejmowanie decyzji przez organ kolegialny wymaga przestrzegania procedury ustawodawczej. Zapewnienie obiektywności rozstrzygnięć niekiedy wiąże się z wprowadzeniem zasady wyłączenia z głosowania. Uchwały muszą być podejmowane w odpowiednim trybie, a wynik głosowania ma znaczenie prawne. Wyniki powinny być ogłoszone niezwłocznie i z chwilą ogłoszenia wyników projekt staje się uchwałą albo zostaje odrzucony.

Uchwała organu kolegialnego powinna być podpisana. Regułą jest, że podpisuje ją przewodniczący albo zastępca przewodniczącego jeżeli prowadził obrady. Procedura podejmowania uchwał a także zasady trybu zwoływania i przygotowywania posiedzeń są najczęściej określane w regulaminie obrad albo w statusie danej jednostki organizacyjnej. Istotną rolę odgrywa przewodniczący organu, bez którego organ kolegialny nie może funkcjonować.

Do kompetencji przewodniczącego należy:

- zwoływanie posiedzeń organu

- przygotowywanie projektu porządku obrad

- prowadzenie obrad

- kierowanie przebiegiem posiedzenia

- udział w głosowaniu (w przypadku równości głosów, głos przewodniczącego może przeważyć)

- podpisywanie uchwał

- nadzorowanie, kontrolowanie wykonywania przyjętych uchwał.

Organy kolegialne działają w różny sposób (często kadencyjny), stąd przewodniczący może być wybrany na całą kadencję albo na ściśle określony czas funkcjonowania organu. Często obok przewodniczącego wybierani są jego zastępcy, którzy w przypadku jego nieobecności zastępują go.

Są organy kolegialne, które funkcjonują stale (samorządowe kolegia odwoławcze, regionalne izby obrachunkowe) oraz takie organy, które odbywają posiedzenia w pewnych odstępach czasu (zarząd powiatu, zarząd województwa). Może zbierać się ma posiedzeniach 1 raz w tygodniu bądź częściej (Rada Ministrów). Są też organy kolegialne, które odbywają posiedzenia w sesjach, a ich częstotliwość nie jest duża (np.: Rada Gminy 1 raz/kwartał). Działanie organów kolegialnych niekiedy wymaga aby merytoryczne przygotowanie decyzji powierzać mniejszym zespołom (np.: Rada Gminy może powierzyć przygotowanie konkretnej decyzji komisji bądź komisjom). Komisje mogą być powoływane na cały okres kadencji rady (stałe) lub doraźnie (powoływane do zbadania konkretnej sprawy). Istnieją zespoły obligatoryjne tzn. takie, które muszą być powołane oraz fakultatywne (nieobowiązkowe). Np. obligatoryjna w Radzie Gminy jest komisja rewizyjna.

Cechy organów kolegialnych:

• uznaje się, że rozstrzygnięcia podejmowanych przez organ kolegialny decyzji są bardziej przemyślane i wyważone, gdyż istnieje możliwość spojrzenia na to samo zjawisko z wielu punktów widzenia.

• uznaje się, że rozstrzygnięcia organów kolegialnych powinny się większym obiektywizmem gdyż subiektywne spojrzenie jednej osoby na ogół nie jest przeważające.

• działa stosunkowo wolno

• większe są koszty funkcjonowania

b) Organy jednoosobowe (monokratyczne) - do podejmowania rozstrzygnięć upoważniona jest tylko jedna osoba. Tylko ta osoba traktowana jest jako organ i ponosi odpowiedzialność za podejmowane działania. Jednoosobowy organ może mieć do pomocy urząd (wojewoda  urząd wojewódzki). Organ może upoważnić inne osoby do podejmowania działań w swoim imieniu. W przypadku organu monokratycznego znacznie mniejsze znaczenie ma procedura podejmowania rozstrzygnięć.

Cechy organów jednoosobowych

• organ taki powinien działać szybciej, operatywniej.

• precyzyjnie określona jest odpowiedzialność

• uznaje się, że funkcjonowanie organu monokratycznego nie jest nadmiernie drogie.

• występuje niebezpieczeństwo, że rozstrzygnięcia będą miały charakter subiektywny.

Organy kolegialne tworzy się aby osiągnąć rozstrzygnięcia długofalowe, strategiczne, o większym znaczeniu społecznym. Natomiast organy monokratyczne powołuje się tam, gdzie decyzje powinny być podejmowane szybko. Są to decyzje bardziej operatywne. Takie organy występują w służbach zmilitaryzowanych (jednoosobowe).

2. podział na organy o kompetencji generalnej (ogólnej) i organy o kompetencji specjalnej (szczegółowej)

a) organ o kompetencji generalnej to taki, któremu na podstawie ustawy przyznano kompetencje do załatwienia wszystkich spraw, które przez ustawodawcę nie zostały zastrzeżone na rzecz innych organów (Rada Ministrów, wojewoda, organy samorządu terytorialnego).

b) organ o kompetencji specjalnej to taki, który został utworzony w celu realizacji konkretnie zakreślonego zadania (organy straży pożarnej, organy administracji celnej, organy policji i inspekcji sanitarnej)

3. podział na organy decydujące i organy pomocnicze.

a) organ decydujący - to taki, który podejmuje rozstrzygnięcie i jest odpowiedzialny za realizację

b) organ opiniujący to taki, który uczestniczy w procesie decyzyjnym, ale nie ponosi odpowiedzialności za rozstrzygnięcie. Jego udział wyraża się w przedstawieniu stanowiska, opinii, poglądu.

4. podział na organy składające się z osób zatrudnionych zawodowo i organów o składzie społecznym (niezawodowym).

a) organ zawodowy - składa się z osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę czy mianowania. Przy czym dla tych osób praca stanowi główne źródło utrzymania (funkcjonariusze państwowi czy samorządowi).

b) organ o charakterze społecznym - w jego skład wchodzą osoby, dla który działanie nie stanowi źródła utrzymania. Osoby te nie mają zawartej umowy o pracę, a za wykonywane działanie otrzymują ekwiwalent utraconych dochodów w postaci diety.

To czy jest to organ zawodowy czy społeczny nie przesądza o fachowości, ponieważ w skład organu o charakterze społecznym niejednokrotnie wchodzą osoby o wysokich kwalifikacjach zawodowych.

1

---