10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 89 • 5.11.2009 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem

wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego

roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Wynika to z art. 27 ust. 2

ustawy o rachunkowości. Różnice inwentaryzacyjne dotyczące inwentaryzacji rocznej za

2009 r. powinny być rozliczone i ujęte w księgach rachunkowych tego roku.

W wyniku porównania wartości składników majątku ustalonej podczas inwentaryzacji

przeprowadzonej w drodze spisu z natury z ich wartością figurującą w księgach rachunko-

wych mogą powstać niedobory lub nadwyżki (różnice inwentaryzacyjne).

Niedobór składników majątku powstaje, gdy ich stan rzeczywisty, ustalony na podstawie

spisu z natury, jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Nadwyżka składników majątku powstaje, gdy ich stan rzeczywisty, ustalony na podsta-

wie spisu z natury, jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w księgach rachunkowych zapisami:

1. Niedobory składników majątkowych:

–

Wn konto 24-1 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie niedoborów),

–

Ma konto 31 „Materiały”, konto 33 „Towary”, konto 60 „Produkty gotowe”.

2. Nadwyżki składników majątkowych:

–

Wn konto 31 „Materiały”, konto 33 „Towary”, konto 60 „Produkty gotowe”,

–

Ma konto 24-2 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie nadwyżek).

W celu rozliczenia powstałych różnic inwentaryzacyjnych przeprowadza się postę-

powanie wyjaśniające przyczynę ich powstania. Osoby materialnie odpowiedzialne

składają pisemne wyjaśnienia przyczyn powstania niedoborów (nadwyżek), a komisja

inwentaryzacyjna po ich weryfikacji, przedstawia kierownikowi propozycję rozliczenia

różnic inwentaryzacyjnych.

Niedobory

Niedobory składników majątkowych mogą być uznane za zawinione lub niezawinione

przez osoby materialnie odpowiedzialne.

Niedobory i szkody niezawinione powstać mogą na skutek błędów w pomiarach przycho-

dów i rozchodów, pomyłek w ewidencji itp. Inną przyczyną powstania tych niedoborów mogą

być też ubytki naturalne polegające na zmniejszeniu się zapasów na skutek utraty właściwości

fizykochemicznych, w granicach ustalonych norm. Niedobory przekraczające normy ubytków

naturalnych powstałe z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych materialnie mogą

być na podstawie decyzji kierownika jednostki również uznane za niezawinione.

Niedobory mieszczące się w granicach ustalonych norm ubytków naturalnych zalicza

się w koszty działalności operacyjnej i ujmuje w księgach rachunkowych zapisem:

– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie materiałów), konto

73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”, konto 70-1 „Koszt

sprzedanych produktów”,

–

Ma konto 24-1 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Niedobory i szkody przekraczające normy ubytków naturalnych uznane za niezawinione

zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych:

–

Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,

–

Ma konto 24-1 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Niedobory zawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną stają się roszczeniami.

Pokrycia niedoboru można żądać od pracownika wówczas, gdy zawarte zostało z pracowni-

kiem porozumienie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie lub gdy wina jest

umyślna. W przeciwnym wypadku – pracownik odpowiada za szkodę zgodnie z przepisami

Kodeksu pracy do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenia szkody

lub niedoboru. Jeżeli osoba materialnie odpowiedzialna wyraziła zgodę na jego pokrycie,

zapis w księgach rachunkowych niedoboru bezspornego będzie następujący:

–

Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

–

Ma konto 24-1 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

W sytuacji gdy osoba odpowiedzialna za niedobór nie wyraża zgody na pokrycie niedo-

boru, kierownik jednostki może podjąć decyzję w sprawie skierowania sprawy na drogę po-

stępowania sądowego. Zapis w księgach rachunkowych tego zdarzenia będzie następujący:

– Wn konto 24-3 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Roszczenia sporne),

–

Ma konto 24-1 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Nadwyżki

Nadwyżki składników majątkowych ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:

–

Wn konto 31 „Materiały”, konto 33 „Towary”, konto 60 „Produkty gotowe”,

–

Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie nadwyżek).

Rzeczywiste nadwyżki składników majątku zalicza się do pozostałych przychodów

operacyjnych i ujmuje w księgach rachunkowych zapisem:

–

Wn konto 24-2 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),

–

Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Kompensata niedoborów z nadwyżkami

Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne (nad-

wyżki i niedobory) mogą także być kompenso-

wane, jeżeli spełnione są jednocześnie następujące

warunki:

1) niedobory i nadwyżki zostały ujawnione

podczas tego samego spisu z natury,

2) różnice wystąpiły w tym samym miejscu

składowania składników majątkowych (to samo pole spisowe, te same osoby materialnie

odpowiedzialne),

3) różnice inwentaryzacyjne dotyczą składników majątkowych, których cechy ze-

wnętrzne, takie jak: przeznaczenie, kształt, wymiary lub postać opakowania uprawdopo-

dobniają możliwość ich zamiany.

Kompensaty dokonuje się w ten sposób, że do rozliczenia przyjmuje się niższą

ilość niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę kompensowanych ze sobą składników

majątkowych. Po kompensacie mogą powstać następujące różnice, które wymagają

dalszego rozliczenia:

1) ilościowe, gdy ceny kompensowanych składników są równe, ale ilości są różne,

2) wartościowe, gdy ilości kompensowanych składników są równe, ale ceny są różne,

3) zarówno ilościowe, jak i wartościowe, gdy różne są ilości i ceny kompensowanych

składników.

UWAGA!

Kompensaty niedoborów z nadwyżkami dokonuje się przed naliczeniem ubyt-

ków naturalnych.

Przykład

Założenia

1. Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów według cen za-

kupu.

2. Podczas przeprowadzonego spisu z natury stwierdzono niedobór materiału „X”

w ilości 20 szt. w cenie 50 zł/szt. oraz nadwyżkę materiału „Y” w ilości 30 szt. w cenie

48 zł/szt. Wynika to z poniższej tabeli.

L.p.

Nazwa

materiału

Jedn.

miary

Cena

jednostkowa

zł

Stan

rzeczywisty

Stan

księgowy

Różnice inwentaryzacyjne

Niedobór

Nadwyżka

Ilość

szt.

Wartość

zł

Ilość

szt.

Wartość

zł

Ilość

szt.

Wartość

zł

Ilość

szt.

Wartość

zł

1. Materiał „X”

szt.

50

120

6.000

140

7.000

20

1.000

2. Materiał „Y”

szt.

48

50

2.400

20

960

30

1.440

Razem

8.400

7.960

1.000

1.440

3. Magazynier złożył pisemne wyjaśnienie, że różnice musiały powstać na skutek pomyłki

w wydawaniu i poprosił o wyrażenie zgody na przeprowadzenie kompensaty niedoboru

materiału „X” z nadwyżką materiału „Y”.

4. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego komisja inwentaryzacyjna zapro-

ponowała przeprowadzenie kompensaty niedoboru z nadwyżkami według zasady „mniejsza

ilość i niższa cena”.

5. Ustalenie różnic pozostałych po przeprowadzeniu kompensaty:

Różnice inwentaryzacyjne

Ilość

Cena

Wartość

Niedobór – materiał „X”

20 szt.

50 zł

1.000 zł

Nadwyżka – materiał „Y”

30 szt.

48 zł

1.440 zł

Kompensata (według zasady „mniejsza ilość, niższa cena”)

20 szt.

48 zł

960 zł

Po dokonaniu kompensaty pozostaje do rozliczenia:

a) niedobór materiału „X”

(1.000 zł – 960 zł) =

b) nadwyżka materiału „Y”

(1.440 zł – 960 zł) =

40 zł

480 zł

6. Komisja inwentaryzacyjna uznała niedobór pozostały po kompensacie w kwocie

40 zł za niezawiniony. Ustalenia komisji inwentaryzacyjnej zatwierdził kierownik jed-

nostki.

Dekretacja

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. Zarachowanie różnic inwentaryzacyjnych:

a) niedobory

b) nadwyżki

1.000 zł

1.440 zł

24-1

31

31

24-2

2. Kompensata niedoborów z nadwyżkami:

960 zł

24-2

24-1

3. Rozliczenie niedoborów i nadwyżek ustalonych po dokonaniu kompensaty:

a) uznanie niedoboru materiału „X” za niezawiniony

b) nadwyżka wartościowa materiału „Y”

40 zł

480 zł

76-1

24-2

24-1

76-0

Księgowania

Konto 24-1 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozliczenie niedoborów)

Konto 24-2 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Rozliczenie nadwyżek)

Konto 31 „Materiały”

1a)

1.000 960

(2 2)

960 1.440

(1b

S.p.) X

1.000

(1a

40

(3a 3b)

480

1b) 1.440

1.000 1.000

1.440 1.440

Konto 76-0

„Pozostałe przychody operacyjne”

Konto 76-1

„Pozostałe koszty operacyjne”

480

(3b

3a)

40

Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Ewa Kowalska

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w drodze

kompensaty niedoborów z nadwyżkami