Audity (audyty)
Wprowadzenie
Słowo  audit jest w ostatnim czasie używane do określenia czynności, której
cechą charakterystyczną jest sprawdzanie poprzez porównanie wartości założonych
i rzeczywistych, niezależnie od tego co jest przedmiotem auditu (wskaz
niki
gospodarcze, finanse, plany marketingowe, system jakości, system zarządzania
środowiskowego itp.).
Audity jakości, czyli audity stosowane do badania systemów jakości, rozwinęły się
wraz z ukształtowaniem się nowych, zupełnie odmiennych od dotychczasowych
wraz z ukształtowaniem się nowych, zupełnie odmiennych od dotychczasowych
stereotypów relacji pomiędzy dostawcami i odbiorcami materiałów, elementów
kooperacyjnych, wyrobów i usług. Rozwój gospodarki rynkowej sprawił, że odbiorcy
i zleceniodawcy chcąc upewnić się co do solidności swoich kooperantów, zaczęli
przeprowadzać u nich badania i oceny możliwości utrzymania ustabilizowanego
poziomu jakości dostaw, zgodnie z wymogami technicznymi zawartymi w umowie.
Z czasem z tych badań i ocen wykształciła się praktyka auditów jakości. Znaczenie
auditów jakości wzrosło po przyjęciu w 1987 r. przez ISO norm jakościowych serii
9000:  Zarządzanie jakością, systemy zapewnienia jakości".
Terminologia
Norma terminologiczna PN-ISO 8402:1996 definiowała audit jakości
w następujący sposób :
 audit jakości to usystematyzowane i niezależne badanie mające
stwierdzić, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są
zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia sÄ…
skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów".
Po ostatniej nowelizacji norm jakościowych preferujących  podejście
Po ostatniej nowelizacji norm jakościowych preferujących  podejście
procesowe w zarządzaniu organizacją, audit został zdefiniowany w
normie PN-EN ISO 9000 : 2001  Systemy zarządzania jakością.
Podstawy i terminologia jako:
 systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania
dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia
stopnia spełnienia kryteriów auditu".
Obiektywny dowód
Ø Dane potwierdzajÄ…ce istnienie lub prawdÄ™ 
ISO 9001:2008
Ø Można je uzyskać poprzez obserwacjÄ™,
pomiary, testy lub innymi środkami
pomiary, testy lub innymi środkami
Ø Może być stwierdzeniem lub (co lepsze)
dowodem udokumentowanym
Ø Może być zweryfikowany
Terminologia
Ta sama norma definiuje dalej :
kryteria auditu  zestaw polityk, procedur lub
wymagań, stosowanych jako
odniesienie;
odniesienie;
dowód z auditu  zapisy, stwierdzenia faktu lub
inne informacje, które są istotne dla
kryteriów auditu i możliwe do zweryfikowania.
Obligatoryjność
Norma PN-EN ISO 9001:2001 obliguje organizacjÄ™ do
prowadzenia systematycznych auditów jakości
wewnątrz własnej firmy (pkt. 8.2.2) natomiast norma
PN-EN ISO 9004:2001 sugeruje auditowanie swoich
dostawców (pkt. 7.4.3). Formalne udowodnienie
dostawców (pkt. 7.4.3). Formalne udowodnienie
posiadania przez organizacjÄ™ systemu zarzÄ…dzania
jakością lub środowiskowego) również następuje m.in.
poprzez audit, wykonywany przez instytucję niezależną
mającą uprawnienia do wydawania certyfikatów
potwierdzających zgodność takiego systemu z normą
ISO 9001 i/lub 14001 (PCBC, DQS, RW TÜV itp.).
Audity
Rozpowszechnienie się auditu, jako narzędzia do badania i
oceny systemów zarządzania, stało się powodem do
ujednolicenia metodyki przeprowadzania auditów.
Opracowana została w 1990 r. międzynarodowa norma
ISO 10011:  Wytyczne do auditowania systemów
jakości" ( polska wersja PN-ISO 10011:1994 ),
jakości" ( polska wersja PN-ISO 10011:1994 ),
składającą się z trzech zeszytów:
1 -  Auditowanie",
2 -  Kryteria kwalifikowania auditorów systemów jakości",
3 -  Zarządzanie programami auditów".
Obecnie obowiÄ…zuje norma 19011:2003  Wytyczne
dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością
i/lub zarządzania środowiskowego
Normy do auditu
Normy te są szczególnie istotne w odniesieniu
do auditów zewnętrznych certyfikacyjnych, w
wyniku których następuje potwierdzenie
zgodności systemu zarządzania organizacji z
wymaganiami normy, w celu wydania
wymaganiami normy, w celu wydania
certyfikatu systemu zarządzania jakością i/lub
środowiskowego przez uprawnioną jednostkę.
Zawarte w nich wytyczne mogą być jednak
pomocne przy organizowaniu systemu
auditów wewnętrznych w firmie.
Uściślenie
Pojęcie auditu wywodzi się od łacińskiego słowa  audire (słyszeć, słuchać). Jeśli
sprawdzimy w leksykonie słowo audit, znajdziemy tylko pojęcie auditor. Pojęcie
 auditor wywodzi się z katolickiego prawa kościelnego i oznacza kościelnego
sędziego prowadzącego przesłuchanie lub też urzędnika świeckiego w tej
funkcji, urzędnika papieskiego.
Zatem czy pracownicy i przedsiębiorstwa podczas przeprowadzania auditu są przez
Zatem czy pracownicy i przedsiębiorstwa podczas przeprowadzania auditu są przez
auditorów przeszukiwani i przesłuchiwani? Czy ma miejsce dochodzenie sądowe
auditorów przeszukiwani i przesłuchiwani? Czy ma miejsce dochodzenie sądowe
i jest wydawany wyrok? Czy odszczepieńcy i heretycy będą prześladowani? Czy
klienci i auditorzy muszą iść  pod mur jak podczas nagonki?.
Audity jakości, nawiązując do łacińskiego znaczenia tego słowa, wykazują wiele
cech wspólnych z  przysłuchiwaniem się . Nie są one  nagonką szukającą
winnych. Lecz raczej są one próbą poprawy zaistniałego stanu rzeczy poprzez
dokładne przyjrzenie się i wysłuchanie. W tym rozdziale zawęzimy znaczenie
pojęcia audit na jego aspekt jakościowy. Audity mogą obejmować również inne
aspekty np. audity księgowe lub związane z ochroną środowiska.
UWAGA !!!
1) Jeżeli systemy zarządzania jakością i środowiskowego są
auditowane razem, mówi się, że jest to  audit połączony (PN-
EN ISO 9000:2001).
2) Audit nie jest formÄ… nadzorowania, inspekcjÄ… czy kontrolÄ….
Te działania są elementem monitorowania i sterowania systemem
i wykonywane sÄ… przez personel odpowiedzialny za dany obszar
i wykonywane sÄ… przez personel odpowiedzialny za dany obszar
(dziedzinÄ™). Audit jest przeprowadzany przez osoby
(dziedzinÄ™). Audit jest przeprowadzany przez osoby
(auditorów), które nie są bezpośrednio zaangażowane w
pracach auditowanego obszaru, mogą więc obiektywnie
dokonać jego oceny. Auditorem systemu jest osoba posiadająca
odpowiednie kompetencje do przeprowadzania auditu.
Kojarzenie auditu z kontrolÄ… wynika z braku zrozumienia
podstawowych zasad jego przeprowadzania oraz efektu jaki
poprzez audit chcemy osiągnąć, którym jest ocena skuteczności
systemu w celu jego ciągłej poprawy.
CIA
W kontekście audytu wewnętrznego coraz częściej można spotkać
różne mniej bądz
bardziej dziwaczne skróty (CIA, CISA, CFE,
ACCA, CGAP...) z których tylko jeden pozornie wydaje się
znajomy a mianowicie CIA.
Skrót powszechnie znany jako Central Intelligence Agency, czyli
amerykańska Centralna Agencja Wywiadowcza. Z audytorskim
CIA, wspólny jest tylko amerykański rodowód a rozwinięcie
CIA, wspólny jest tylko amerykański rodowód a rozwinięcie
skrótu oznacza Certified Internal Auditor czyli po naszemu
Certyfikowany Audytor Wewnętrzny.
Uzyskanie tytułu CIA jest czymś w rodzaju poświadczenia
wysokich kwalifikacji zawodowych w zakresie audytu
wewnętrznego, dającym także prawo do wykonywania zawodu
audytora w jednostkach sektora finansów publicznych.
Certyfikat nadawany jest przez amerykański Institute of Internal
Auditors.
Audyty jakości
Audit jakości ma na celu badanie czynności
mających wpływ na zachowanie jakości i ich
efektów (wartości rzeczywiste) w stosunku do
zaplanowanych wytycznych (wartości
wymagane). Jest to obiektywny proces
wymagane). Jest to obiektywny proces
ujawniajÄ…cy z
ródła wad lub wskazujący na
ujawniajÄ…cy z
ródła wad lub wskazujący na
potencjalne możliwości umożliwiające ulepszenia.
Wyniki auditu mają służyć kierownictwu
przedsiębiorstwa w celu podniesienia wydajności.
Zatem audity stały się jednym z instrumentów
zapewniajÄ…cym sukces, jak na to wskazuje
następujący przykład:
Przykład
Celem jakościowym przedsiębiorstwa w roku 2007 było obniżenie ilości
reklamacji poniżej poziomu dwóch procent. W połowie kwietnia
roku 2007 w wyniku przeprowadzonego auditu stwierdzono, iż ilość
reklamacji osiągnęła poziom trzech procent. Audit wskazał na
przyczyny tego stanu rzeczy: Niektóre instrumenty służące do
pomiarów właściwości wyrobu były wadliwe. Dzięki wprowadzonym
w trybie natychmiastowym środkom zaradczym i korygującym
w trybie natychmiastowym środkom zaradczym i korygującym
możliwa była redukcja ilości reklamacji z trzech procent (wartość
rzeczywista) na 1,5 procent (wartość wymagana).
Audit jakości jest to proces porównawczy wartości rzeczywistych z
wymaganymi czynności ukierunkowanych na zachowanie jakości i
ich efektów w stosunku do zaplanowanych wytycznych.
Podział audytów
Audity systemów zarządzania mogą być wykonywane dla
celów wewnętrznych i zewnętrznych. W związku z tym
wykształcił się następujący podział organizacyjny
auditów, uwzględniający osoby auditujące i osoby
auditowane :
- audit pierwszej strony, zwany również auditem
- audit pierwszej strony, zwany również auditem
wewnętrznym, My auditujemy nasz własny system
- audit drugiej strony, będący auditem zewnętrznym, My
auditujemy naszego dostawcÄ™
- audit trzeciej strony (audit przez jednostkę niezależną),
będący również auditem zewnętrznym (np. audit
certyfikujący) My jesteśmy auditowani przez jednostkę
certyfikujÄ…cÄ….
Rodzaje audytów
Audity zewnetrzne
Audit
wewnetrzny
Audit Audit
(1st Party) dostawcy certyfikujÄ…cy
(2nd Party) (3rd Party)
Rodzaje auditów
Audit Audit procesu Audit systemu
Audit wyrobu
postępowania
Powiązania pomiędzy rodzajami
audytu
Księga
Jakości
Procedury Audit procesu
postępowania
Audit wyrobu
Instrukcje stanowiskowe
Audit systemu
Celem auditu systemu jest systematyczna ocena i ulepszenie całego
zainstalowanego systemu ZJ przedsiębiorstwa. Nie należy go mylić z
czynnościami związanymi z dozorem i kontrolą jakości, które to
czynności związane są z zabezpieczeniem jakości wyrobów i
procesów. Z pomocą auditu systemu badana jest całościowa
struktura i przebieg procesów przedsiębiorstwa, pod względem
możliwości osiągnięcia zamierzonych celów. A skoro wyroby i
procesy są częściami jednego systemu, należy przeprowadzić
odpowiednie audity przed przeprowadzeniem auditu systemu.
Audit procesu
Audit procesu
Celem tego auditu jest ocena zakresów pracy, czynności i przebiegu
produkcji oraz wyznaczenie środków umożliwiających osiągnięcie
zamierzonego celu.
Audit wyrobu
Celem auditu wyrobu jest badanie czy konkretne (specyficzne) cechy
wyrobów zostały zachowane. Ma on charakter dodatkowego
badania rozumianego jako spojrzenie na wyrób z pozycji
zleceniodawcy, klienta lub też użytkownika.
Audytor
Kto przeprowadza audity jakościowe? Norma zaleca w tym przypadku:
 Audit może zostać przeprowadzony przez zespół auditorów, obejmujący auditorów,
rzeczoznawców technicznych, obserwatorów i doradców, lub też przez jednego
auditora, który dysponuje odpowiednimi kompetencjami do przeprowadzenia
auditu. (7, Rozdział 3.9.9  3.9.12).
Ci tak zwani auditorzy powinni swoja postawą i zachowaniem przyczyniać się do
propagowania pozytywnej kultury auditu. Przez pozytywnÄ… kulturÄ™ auditu
propagowania pozytywnej kultury auditu. Przez pozytywnÄ… kulturÄ™ auditu
rozumiemy: audit należy przeprowadzać przy współpracy a nigdy przeciw
rozumiemy: audit należy przeprowadzać przy współpracy a nigdy przeciw
osobom biorącym w nim udział (w myśl zasady zaangażuj osoby badane), móc i
chcieć słuchać, wyjaśniać podjęte decyzje, nie ukrywać niczego, uszanować
prawo osób biorących udział do uzyskania informacji, oferować usługi auditu
jako pomoc a nie jako uciążliwą kontrolę. Takie postępowanie po raz kolejny
unaoczni, iż audit jakości nie ma nic wspólnego z nagonką.
Auditorzy powinni oceniać systemy, procesy, postępowania oraz wyroby pod
względem ich przydatności oraz potrzeby wprowadzenia środków zaradczych.
Powinni oni umieć oceniać obiektywnie  jak człowiek z zewnątrz . Jeśli należą
oni do tego samego działu w takim przypadku może powstać konflikt interesów i
 syndrom specjalisty mogą one doprowadzić do tego, iż słabe ogniwa systemu
zostanÄ… przeoczone i nie wykryte.
Cechy audytora
" Musi być biegły w branży
" Biegłość w auditowaniu najwyższego
kierownictwa
" Biegłość w zakresie wymogów prawnych
" Biegłość w zakresie wymogów prawnych
" Musi rozumieć proces
" Musi rozumieć powiązania procesów
" Musi umieć współdziałać w zespole
" Wymagania zwiÄ…zane z warunkami lokalnymi 
kultura, praktyki, podejście
Cechy audytora
Auditor musi być elastyczny i przygotowany na:
" ZmieniajÄ…ce siÄ™ sytuacje
" Różne style kierowania
" Różnice między szczeblami
" Różnice między szczeblami
kierowniczymi/pracownikami
Auditor musi być kompetentny w:
" Wnioskowaniu dotyczącym niezgodności
" Ocenie skuteczności działań korygujących
Inne cechy audytora
" Elastyczny w myśleniu
" Dyplomatyczny
" Spostrzegawczy
" PrzewidujÄ…cy
" PrzewidujÄ…cy
" Wytrwały
" Zdecydowany
" Przygotowany na wszystko
" Etyczny
Zagadka
Czym się różni audytor od
terrorysty?
terrorysty?
Odpowiedz

Z terrorystą można
Z terrorystą można
negocjować&
Audyty planowane i nieplanowane
Jeśli przypomną sobie Państwo definicję zgodną z DIN EN ISO
9000 to audit jakości oznacza  systematyczne badanie .
Oznacza to, iż w przypadku auditów planowanych badanie
ma miejsce w wcześniej ustalonym terminie. Chodzi tu o
badania rutynowe, podczas których przygotowuje się audit
bardzo starannie. Każda funkcja przedsiębiorstwa jest
regularnie badana. Planowanie techniczne auditu następuje
regularnie badana. Planowanie techniczne auditu następuje
zazwyczaj na początku roku, uwzględniając wyniki
zazwyczaj na początku roku, uwzględniając wyniki
wcześniejszych auditów i aktualny rozwój np. wzrost ilości
reklamacji.
Już przytoczony wcześniej potoczny przykład regularnych
kontroli pojazdów samochodowych zaliczany jest do
auditów planowanych, podczas których sprawdzane są
rutynowo najważniejsze funkcje pojazdu jak np. hamulce,
oświetlenie, poziom oleju itp.
Audyty planowane i nieplanowane
Jakie  funkcje są planowo badane w przedsiębiorstwie, tzn. jakie audity
wyrobu, procesu i systemu oraz kiedy będą przeprowadzane, planuje się i
ustala z reguły na początku roku. Podczas planowania należy uwzględnić,
aby w trakcie roku w przedsiębiorstwie zostały przeprowadzone badania
uwzględniające wszystkie dziedziny działalności jak również wszystkie
czynności i procesy mające wpływ na poziom jakości.
Oprócz auditów planowanych w przedsiębiorstwie mogą zostać
Oprócz auditów planowanych w przedsiębiorstwie mogą zostać
przeprowadzane od czasu do czasu audity nieplanowane. Te spontaniczne
badania są konieczne przede wszystkim w przypadkach nagłego
pojawienia się defektu, który ma negatywny wpływ na przebieg produkcji.
Powracając do przytoczonego powyżej przykładu znaczyłoby to, iż w
przypadku, gdy w samochodzie nagle zawiodą hamulce lub, jeśli z
samochodu ciekną duże ilości oleju, to w takim przypadku właściciel
pojazdu nie może czekać na kolejną rutynową kontrolę. Musi on się udać
natychmiast do warsztatu, w celu przeprowadzenie pozaplanowej kontroli
(nieplanowanego auditu).
Audyty planowane i nieplanowane
Przykład ten uwidacznia, jakie funkcje mają audity
nieplanowane: Służą one przedsiębiorstwu do ustalenia
przyczyn występowania nagłych defektów, oraz aby je w
możliwie krótkim czasie za pomocą działań zaradczych usunąć.
Audity nieplanowane nie są tylko ważnym środkiem
pomocniczym do usuwanie nagłych usterek. Mogą one być
również stosowane zawsze wtedy, gdy w przedsiębiorstwie
zachodzą procesy nieplanowane. Na przykład gdy zmieniła się
struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, np. w wyniku fuzji
lub reorganizacji. W takim przypadku należy stwierdzić, czy
wyjaśnione zostały wszystkie zakresy odpowiedzialności, oraz
czy z nowymi stanowiskami, punktami kontrolnymi nie wiąże
siÄ™ ryzyko, itp.
Audyt prawidłowy
Audyt prawidłowy
Audyt przejaskrawiony
Audyt przejaskrawiony
Audyt  z przymrużeniem oka
Audyt  z przymrużeniem oka