1

Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich

Zakres Zadań i Obowiązków

(Terms of Reference and Scope of Work)

Konsultant ds. kampanii informacyjno-promującej modernizację procesów zarządzania i

organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników

Przedmiotem Zakresu Zadań i Obowiązków (TOR) dotyczącego kampanii informacyjno-
promującej modernizację procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia
społecznego rolników są działania informacyjne i promujące oraz narzędzia niezbędne do ich
realizacji opracowane przez agencję Public Relations, zwaną dalej Konsultantem.

I.

Informacje wprowadzające

15 września 2006 roku została zawarta umowa o realizacji przez Kasę Rolniczego
Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) Poakcesyjnego Programu Wspierania Obszarów
Wiejskich (PPWOW), w części programu dotyczącej modernizacji procesów zarządzania i
organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników.

Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich (PPWOW) jest realizowany przez Rząd
Rzeczpospolitej Polskiej na podstawie umowy pożyczki z Międzynarodowym Bankiem
Odbudowy i Rozwoju (Bankiem Światowym). Obejmuje on swym zakresem trzy obszary:

• Komponent A - "Reforma administracyjna KRUS" - polegająca na wsparciu reformy

KRUS poprzez modernizację procesów zarządzania i organizacji systemu
ubezpieczenia społecznego rolników,

• Komponent B - "Program Integracji Społecznej", którego celem jest wzmocnienie

integracji społecznej w słabo rozwiniętych gminach wiejskich poprzez wsparcie
potencjału samorządów lokalnych w zakresie wyszukiwania, planowania i wdrażania
inicjatyw i projektów na rzecz społeczności lokalnych,

• Komponent C - "Kampania promocyjno-informacyjna o działaniach na rzecz integracji

społecznej i reformy administracyjna KRUS".

Na mocy umowy, część środków finansowych została przeznaczona na wzmocnienie
potencjału administracyjnego i analitycznego KRUS poprzez dokonanie zmian
organizacyjnych i administracyjnych, polegających m.in. na wdrożeniu nowoczesnego,
zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego automatyzację procesów pracy. W
ramach podjętych działań zainicjowano proces ujednolicania platformy techniczno-systemowej
wykorzystywanej do obsługi świadczeń i ubezpieczeń oraz integrację posiadanych zasobów
danych osobowych. Modernizacja procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia
społecznego rolników umożliwi sukcesywne zwiększanie efektywności i bardziej przejrzyste
zarządzanie ubezpieczeniami oraz lepsze wykorzystanie istniejących zasobów.

2

II.

Informacje ogólne o KRUS

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego powstała na mocy ustawy z 20 grudnia 1990

roku (tekst jednolity: Dz.U. 2008. Nr 50 poz. 291 ze zm.) w celu realizacji zadań związanych z
pełną obsługą ubezpieczenia społecznego rolników.

Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego kieruje Prezes, który jest centralnym organem
administracji państwowej, podległym ministrowi właściwemu do spraw rozwoju wsi. Prezesa
Kasy powołuje i odwołuje Prezes Rady Ministrów na wniosek ministra właściwego do spraw
rozwoju wsi.

Interesy ubezpieczonych i świadczeniobiorców reprezentuje w KRUS Rada Ubezpieczenia
Społecznego Rolników, której członkowie powoływani są przez ministra właściwego do
spraw rozwoju wsi, spośród kandydatów zgłoszonych przez społeczno-zawodowe
organizacje rolników i związki zawodowe rolników indywidualnych o ogólnokrajowym
zasięgu, po przeprowadzeniu konsultacji ze zgłaszającymi organizacjami. Rada Rolników
ma prawo kontrolować i oceniać działalność Kasy.

W ramach KRUS wyodrębnia się: Centralę, 16 Oddziałów regionalnych, 256 Placówek
terenowych, 6 Centrów Rehabilitacji Rolników oraz Ośrodek Szkoleniowo – Rehabilitacyjny.

KRUS prowadzi samodzielną gospodarkę finansową.
Podstawy finansowe ubezpieczenia i działalności KRUS stanowią następujące fundusze:

Fundusz emerytalno-rentowy tworzony ze składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe, z
refundacji ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych na pokrycie określonych
wydatków oraz z uzupełniającej dotacji budżetu państwa. Jest przeznaczony na finansowanie
świadczeń z ubezpieczenia emerytalno-rentowego, emerytur i rent z innego ubezpieczenia
społecznego, wypłacanych łącznie ze świadczeniami z ubezpieczenia emerytalno-rentowego,
wraz z dodatkami, refundacji określonych kosztów Funduszowi Ubezpieczeń Społecznych,
jeżeli taką refundację przewidują przepisy emerytalne oraz ubezpieczeń zdrowotnych.

Fundusz Składkowy Ubezpieczenia Społecznego Rolników tworzony ze składek
na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie oraz z innych źródeł określonych w
statucie funduszu składkowego, zapewnia pełne pokrycie wydatków funduszu składkowego.
Środki z tego funduszu przeznaczone są na finansowanie:

• świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, chorobowego i macierzyńskiego,
• bezpośrednich kosztów funkcjonowania Rady Rolników,
• kosztów zarządzania tym funduszem i wykonywania jego zobowiązań jako osoby

prawnej,

• działalności KRUS dotyczącej inicjowania i wspierania rozwoju ubezpieczeń dla

rolników i ich rodzin przez towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,

• odpisu na fundusz administracyjny w wysokości do 9% planowanych wydatków

funduszu składkowego,

• odpisu na fundusz prewencji i rehabilitacji w wysokości do 5% planowanych

wydatków,

• niedoboru funduszu administracyjnego oraz funduszu prewencji i rehabilitacji.

3

Fundusz administracyjny jest tworzony z odpisów od funduszu składkowego w wysokości
do 9% planowanych wydatków funduszu składkowego, odpisów od funduszu emerytalno-
rentowego w wysokości do 3,5% planowanych wydatków funduszu emerytalno-rentowego
oraz refundacji przez właściwe instytucje kosztów związanych z realizacją ubezpieczenia
zdrowotnego oraz realizacją innych zadań powierzonych Prezesowi Kasy na podstawie
odrębnych przepisów. Finansowane są z niego koszty obsługi ubezpieczenia (z wyjątkiem
kosztów pokrywanych ze środków funduszu składkowego lub funduszu prewencji i
rehabilitacji) oraz koszty obsługi zadań w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego.

Fundusz prewencji i rehabilitacji jest tworzony z odpisów od funduszu składkowego w
wysokości do 5% planowanych wydatków oraz z dotacji budżetowej i przeznaczony jest na
prowadzenie przez KRUS działalności na rzecz zapobiegania wypadkom przy pracy rolniczej i
rolniczym chorobom zawodowym, pomoc ubezpieczonym i osobom uprawnionym do
świadczeń z ubezpieczenia, którzy wykazują całkowitą niezdolność do pracy w gospodarstwie
rolnym, ale rokują jej odzyskanie w wyniku leczenia i rehabilitacji, albo zagrożonym całkowitą
niezdolnością do pracy w gospodarstwie rolnym.

Fundusz motywacyjny może być tworzony w ramach odpisu na fundusz administracyjny.
Dysponuje nim Prezes KRUS, w porozumieniu z Przewodniczącym Rady Ubezpieczenia
Społecznego Rolników, na podstawie regulaminu uchwalonego przez Radę Rolników.
Wypłaty z tego funduszu są realizowane poza limitami wynikającymi z przepisów o
kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej. Środki funduszu są wypłacane
w formie nagród uznaniowych.

KRUS realizuje szereg zadań wyodrębnionych z powszechnego systemu ubezpieczeń, w tym
m.in.:

• obsługę rolników w sprawach dotyczących obejmowania ubezpieczeniem społecznym

rolników i opłacania składek na to ubezpieczenie

• przyznawania i wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń: emerytalno-rentowego

oraz wypadkowego, chorobowego i macierzyńskiego

• prowadzenia działalności prewencyjnej na rzecz upowszechniania zasad

bezpieczeństwa pracy w gospodarstwach rolnych oraz eliminowania zagrożeń w
miejscu pracy i życia rolników,

• prowadzenia dobrowolnej, nieodpłatnej rehabilitacji leczniczej dla osób uprawnionych

do świadczeń KRUS, zagrożonych niezdolnością do pracy, bądź trwale lub okresowo
całkowicie niezdolnych do pracy w gospodarstwie rolnym.

KRUS na zlecenie Państwa, m.in. wypłaca świadczenia kombatanckie dla inwalidów
wojennych, obsługuje ubezpieczenie zdrowotne rolników oraz ich domowników, emerytów i
rencistów, a także członków ich rodzin, pełniąc jednocześnie na rzecz NFZ funkcję płatnika
składek na to odrębne ubezpieczenie.

KRUS prowadzi dwuinstancyjny system orzecznictwa lekarskiego w związku z ustalaniem
prawa ubezpieczonych w KRUS do świadczeń zależnych od niezdolności do pracy w
gospodarstwie rolnym lub medycznej oceny stanu zdrowia. W pierwszej instancji orzeczenia
wydają lekarze rzeczoznawcy, w drugiej instancji – komisje lekarskie Kasy.

4

Z dniem wejścia Polski do UE, KRUS realizuje zadania związane z koordynacją
zabezpieczenia społecznego w krajach Unii Europejskiej.

Ustawa o ubezpieczeniu społecznym rolników wyróżnia dwa rodzaje ubezpieczenia:
ubezpieczenie emerytalno-rentowe oraz ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe

i macierzyńskie, jak również dwa tryby objęcia ubezpieczeniem – obowiązkowy i dobrowolny.
W ramach KRUS ubezpieczeniem społecznym objętych jest 1 539 365 osób, ubezpieczeniem
zdrowotnym – 1 485 452 osób oraz 1 366 306 emerytów i rencistów (wg danych KRUS na
2010 rok).

Więcej informacji na

www.krus.gov.pl

III.

Informacje o modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu
ubezpieczenia społecznego rolników

W 2005 roku eksperci Banku Światowego dokonali analizy i oceny działalności KRUS.
W Raporcie „Ocena Struktury Organizacyjnej KRUS (i) Ocena KRUS jako organizacji; (ii)
Zalecenia w kwestii niezbędnych zmian w KRUS; oraz (iii) Komentarze dotyczące Strategii IT
KRUS” zostały wyszczególnione obszary szczególnie wymagające modernizacji i reformy
oraz ich wpływ na proces informatyzacji. Podkreślono brak integralności i kompatybilności
systemów IT oraz centralnej bazy danych dla systemów dziedzinowych, nie ukończenie
procesu wdrożenia sieci rozległej WAN oraz występowanie znaczących różnic w zakresie
użytkowanego sprzętu czy oprogramowania przez poszczególne oddziały regionalne czy
jednostki terenowe, co powodowało nieefektywność działania samej organizacji, jak i
procesów oraz obowiązujących procedur administracyjnych. Ponadto zauważono brak
jednolitej polityki m.in. w zakresie utrzymania infrastruktury techniczno-systemowej czy
bezpieczeństwa, jak również zdefiniowanego i udostępnionego na zewnątrz katalogu usług dla
instytucji publicznych takich, jak: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Bank Polski,
Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Główny Urząd Statystyczny oraz
pokrewne instytucje z Unii Europejskiej.

Główne systemy informatyczne, działając w strukturze rozproszonej, wspomagały KRUS w
zakresie:

• obsługi świadczeń
• obsługi ubezpieczeń
• obsługi wypadkowości i rehabilitacji
• raportowania i statystyki
• kadr i płac
• finansów i księgowości
• ewidencji środków trwałych i magazynu.

Ponadto wykorzystywano różnorodne aplikacje umożliwiające bieżące utrzymanie
infrastruktury techniczno-systemowej, tj. systemów operacyjnych dla stacji roboczych i

5

serwerów, aplikacji bazodanowych, antywirusowych i ochrony dostępu, poczty elektronicznej
czy aplikacji biurowych.

W przyjętej na lata 2007-2015 strategii informatycznej i komunikacyjnej (ICT - Information
and Communication Technologies), zwanej strategią biznesową eKRUS, podstawowym celem
działania było usprawnienie obsługi rolników – ubezpieczonych i świadczeniobiorców poprzez
wdrożenie nowoczesnego Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Zintegrowany System
Informatyczny, budowany zgodnie z Ustawą o Informatyzacji, Krajowymi Ramami
Interoperacyjności i priorytetami Planu Informatyzacji Państwa, wraz z szeregiem usprawnień
organizacyjno-technicznych, umożliwi:

• wsparcie usług związanych z kompleksową obsługą rolników - ubezpieczonych i

świadczeniobiorców

• zapewnienie systemowych mechanizmów współpracy KRUS z innymi instytucjami

sektora publicznego w kraju i za granicą

• integrację posiadanych systemów informatycznych i wykorzystanie istniejących

rozwiązań i zasobów

• koncentrację na statutowej działalności KRUS
• budowę nowoczesnej platformy komunikacyjnej i mechanizmów zarządzania sprawami

opartymi na procesowym modelu funkcjonowania KRUS

• budowę nowoczesnego systemu zarządzania informacją dla Kierownictwa KRUS oraz

systemu długoterminowej archiwizacji dokumentów

• obniżenie kosztów utrzymania systemów informatycznych m.in. poprzez redukcję

ilości stosowanych technologii.

Wdrożenie strategii ICT wymagające przygotowania odpowiedniego oprogramowania

i wyposażenia sprzętowego, gwarantującego funkcjonalność systemu ICT, jest skorelowane z
szeregiem wzajemnie uzupełniających się działań, takich jak:

• wdrożenie Systemu Wspomagania Zarządzania, który umożliwi kompleksowe

zarządzanie organizacją w zakresie kadr, płac, gospodarki materiałowej i innych
kluczowych obszarów, a także m.in. precyzyjne generowanie raportów dotyczących
procesów administracyjnych

• wdrożenie Systemu WorkFlow i modernizacja systemów przetwarzania pozwoli na

integrację niezależnie działających systemów informatycznych obsługujących m. in.
wypłatę świadczeń, rejestrację składek i inne statutowe obowiązki KRUS, wdrożenie
narzędzi ułatwiających automatyzację pracy, śledzenie przepływów i moderowanie
podstawowych procesów finansowych

• wdrożenie Systemu Archiwizacji pozwoli na kompleksową i długoterminową

archiwizację danych, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Przy
zachowaniu zasad regulujących bezpieczeństwo i dostęp do danych historycznych,
zostaną wprowadzone narzędzia do zarządzania zawartością bazy danych i
składowaniem dokumentów

6

• zapewnienie bezpieczeństwa polegające na wprowadzeniu jednolitych w KRUS zasad

bezpieczeństwa przetwarzania informacji w budowanych i wdrażanych systemach
informatycznych

• modernizacja infrastruktury ICT (zakup sprzętu i oprogramowania) – modernizacja

poprzez obejmie wszystkie jednostki organizacyjne KRUS i ułatwi osiągnięcie
jednolitych standardów wyposażenia ICT.

Zrealizowanie założeń programu ma doprowadzić do poprawy efektywności i przejrzystości
funkcjonowania KRUS.

Harmonogram realizacji powyższych działań reformujących ICT w KRUS:

• wdrożenie systemu Workflow (platformy integracyjnej) i modernizacja systemów

przetwarzania (harmonogram: 2009-2011).

• wdrożenie systemu wspomagania zarządzania (harmonogram: 2010-2011)
• wdrożenie systemu długoterminowej archiwizacji dokumentów (harmonogram: 2010-

2011)

IV. Cele działań informacyjnych i promujących

Modernizacja procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników
ma kluczowe znaczenie dla usprawnienia zarządzania ubezpieczeniami społecznymi rolników.

Celem działań informacyjnych, promujących i szkoleniowych jest budowanie świadomości
modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników
oraz zwiększenie poziomu znajomości efektów wynikających z jej realizacji (działania
reformujące ICT w KRUS w ramach Komponentu A PPWOW) poprzez:

• zapewnienie kompleksowej, rzetelnej oraz stałej informacji o modernizacji procesów

zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników dostosowanej
do specyfiki grup docelowych

• budowanie świadomości społecznej dotyczącej korzyści związanych z

przeprowadzeniem modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu
ubezpieczenia społecznego rolników

• utrwalenie przekonania, że modernizacja procesów zarządzania i organizacji systemu

ubezpieczenia społecznego rolników pozwoli na sukcesywne zwiększanie efektywności
zarządzania ubezpieczeniami społecznymi rolników

• budowanie pozytywnego wizerunku KRUS jako instytucji zaangażowanej we

wdrażanie nowoczesnych rozwiązań w celu usprawnienia procesów w zakresie systemu
ubezpieczenia społecznego rolników

• uzyskanie poparcia dla usprawnienia procesu zarządzania zmianami w organizacji

KRUS.

7

V. Grupy docelowe

Działania informacyjne i promujące, dotyczące Modernizacji procesów zarządzania i
organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników, będą kierowane przede wszystkim
do beneficjentów systemu, pracowników KRUS oraz ogółu społeczeństwa.

Wstępnie zidentyfikowani odbiorcy kampanii informacyjno-promującej:

• pracownicy KRUS (dyrektorzy jednostek terenowych KRUS, kadra kierownicza

KRUS, pracownicy pozostałych szczebli)

* odpowiednie informowanie i przygotowanie kadr KRUS, mające na celu aktualizację
wiedzy (poprzez m.in. system szkoleń /warsztatów) na temat elementów i procesów
wdrażania Modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia
społecznego rolników i modernizacji systemu informatycznego KRUS

• beneficjenci systemu ubezpieczeń społecznych rolników (ubezpieczeni i

świadczeniobiorcy)

• związki zawodowe rolników
• organizacje reprezentujące rolników
• administracja centralna i jednostki samorządu terytorialnego (przedstawiciele

administracji różnego szczebla)

• środowiska zawodowe i eksperckie
• partnerzy instytucjonalni i społeczni (związki komunalne, organizacje pozarządowe,

podmioty edukacyjne, ugrupowania polityczne, liderzy opinii publicznej)

• media
• opinia publiczna

VI.

Zakres działań / zadania Konsultanta

Konsultant będzie zobowiązany do opracowania strategii działań informacyjnych i
promujących dotyczących modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu
ubezpieczenia społecznego rolników, ze szczególnym uwzględnieniem efektów tej
modernizacji.

Konsultant dokona weryfikacji i identyfikacji grup docelowych wraz z odpowiednim
dostosowaniem treści przekazu i jego formy do potrzeb oraz możliwości ich percepcji, w
sposób umożliwiający prowadzenie optymalnych i skutecznych działań informacyjno-
promujących, zapewniających realizację przyjętych celów.

Przygotowana przez Konsultanta strategia, stanowiąca część jego oferty techniczno-
finansowej, powinna zawierać:

• koncepcje przekazów informacyjnych
• narzędzia i metodologie działań informacyjnych, promujących, edukacyjnych i

szkoleniowych

• wykaz proponowanych kanałów dotarcia
• harmonogram działań wraz z wyceną.

8

Do zadań Konsultanta będzie należało realizowanie bieżących działań zgodnie z uzgodnioną
i zaakceptowaną przez KRUS strategią informacyjno-promującą oraz bieżące doradztwo
i komunikacja z grupami docelowymi, a w szczególności:

• w obszarze komunikacji wewnętrznej – pracownicy KRUS:

o

przygotowanie i przeprowadzenie sondażu wśród pracowników nt. zmian

wprowadzanych w związku z modernizacją procesów zarządzania i organizacji
systemu ubezpieczenia społecznego rolników

o

przygotowanie pakietu informacyjnego dla pracowników

o

opracowanie treści materiałów informacyjnych (listów, ulotek, broszur,

plakatów) dla pracowników w ramach potrzeb, jednak nie mniej niż 10 w
trakcie trwania kontraktu

o

przygotowanie i redakcja profilowanego biuletynu wewnętrznego / e-

newslettera publikowanego i dystrybuowanego raz w miesiącu

o

redakcja i zamieszczanie informacji na tablicach ogłoszeń w ramach potrzeb,

jednak nie mniej niż raz w miesiącu

o

stworzenie i dystrybucja wśród pracowników FAQ (Frequently Asked Questions

– lista najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami) dotyczących
modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia
społecznego rolników

o

opracowanie harmonogramu oraz zorganizowanie szkoleń medialnych

dla pracowników Centrali KRUS i oddziałów regionalnych w ramach potrzeb,
jednak nie mniej niż 10 spotkań w trakcie trwania kontraktu wraz z
opracowaniem treści materiałów szkoleniowych

o

opracowanie harmonogramu oraz zorganizowanie spotkań szkoleniowo-

informacyjnych z pracownikami w ramach potrzeb, jednak nie mniej niż 10
spotkań w trakcie trwania kontraktu wraz z opracowaniem treści materiałów
szkoleniowych

o

pełnienie roli wewnętrznego doradcy w odniesieniu do działań promocyjnych i

informacyjnych dla Kierownictwa KRUS

o

przygotowanie prezentacji oraz materiałów szkoleniowych i informacyjnych

dotyczących modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu
ubezpieczenia społecznego rolników na spotkania wewnętrzne kadry
kierowniczej w miarę potrzeb

o

szkolenie medialne dla Kierownictwa KRUS

o

opracowanie i w miarę potrzeb wdrażanie procedur kryzysowych

o

zarządzanie ewentualną sytuacją kryzysową

o

bieżące świadczenie usług konsultingowych i doradczych w zakresie

komunikacji wewnętrznej

o

inne działania rekomendowane przez Konsultanta

* treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację
przed ich publikacją

• w obszarze komunikacji zewnętrznej – beneficjenci i potencjalni beneficjenci:

o

opracowanie rekomendacji wizualizacji graficznej (lajt motiv) kampanii

9

o

przygotowanie pakietu informacyjnego

o

przygotowanie i opublikowanie informatora (broszury) o aspektach i

korzyściach płynących z modernizacji procesów zarządzania i organizacji
systemu ubezpieczenia społecznego rolników w wersji elektronicznej /
papierowej

o

redagowanie materiałów oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej KRUS

o

platforma edukacyjna - specjalistyczny portal KRUS

ƒ zaproponowanie minimum trzech propozycji nazwy platformy
ƒ rekomendacje dotyczące konstrukcji i zawartości merytoryczno-

informacyjnej platformy

ƒ współpraca z wybraną przez KRUS firmą w zakresie przygotowywania

i wdrażania oraz obsługi platformy edukacyjnej

ƒ opracowywanie, redakcja i bieżąca aktualizacja materiałów

informacyjnych w miarę potrzeb, jednak nie mniej niż 15 w trakcie
trwania kontraktu

ƒ przygotowanie, opracowanie i przeprowadzenie ankiety elektronicznej

nt. zmian wprowadzanych w związku z modernizacją procesów
zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników

ƒ organizacja wirtualnego Punktu Informacyjnego

o

opracowanie treści oraz rekomendacje do rozwiązań graficznych i propozycji

projektów materiałów informacyjno-promujących (m. in. ulotki, plakaty,
broszury) w ramach potrzeb, jednak nie mniej niż 12 w trakcie trwania
kontraktu

o

nadzór, koordynacja oraz udział w organizacji informacyjnych kampanii

regionalnych (cyklów spotkań, szkoleń, seminariów związanych z wybranymi
zagadnieniami problemowymi dotyczącymi modernizacji procesów zarządzania
i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników) w ramach potrzeb,
jednak nie mniej niż 20 w trakcie trwania kontraktu

o

przygotowanie prezentacji oraz materiałów szkoleniowych i informacyjnych

dotyczących modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu
ubezpieczenia społecznego rolników na spotkania zewnętrzne z beneficjentami

o

organizowanie we współpracy z KRUS dyżurów ekspertów (w ramach potrzeb)

o

opracowanie i bieżące aktualizowanie Q&As (Questions&Answers – listy pytań

i odpowiedzi ), FAQ

o

opracowanie i w miarę potrzeb wdrażanie procedur kryzysowych

o

zarządzanie ewentualną sytuacją kryzysową

o

bieżące świadczenie usług konsultingowych i doradczych w zakresie relacji

z beneficjentami

o

inne działania rekomendowane przez Konsultanta

* treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację
przed ich publikacją

• w obszarze komunikacji zewnętrznej – związki zawodowe, organizacje reprezentujące

rolników

o

przygotowywanie treści materiałów informacyjnych (np. pisma przewodnie,

listy, informatory)

10

o

nadzór, koordynacja oraz udział w organizacji spotkań, seminariów, szkoleń (w

miarę potrzeb)

* treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację
przed ich publikacją

• w obszarze komunikacji zewnętrznej – media:

o

opracowanie i aktualizacja bazy kontaktów medialnych - listy mediów

ogólnopolskich i regionalnych - telewizyjnych, radiowych, prasowych

i internetowych, kluczowych z punktu widzenia procesu komunikacji

o

stworzenie pakietu informacyjnego przedstawiającego w wyczerpujący sposób

różne aspekty Modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu
ubezpieczenia społecznego rolników

o

opracowanie i bieżące aktualizowanie Q&As, FAQ

o

prowadzenie Biura Prasowego we współpracy i pod nadzorem rzecznika

prasowego KRUS

ƒ bieżąca i pro aktywna współpraca z mediami
ƒ bieżące przygotowanie i dystrybucja materiałów prasowych
ƒ aranżacja profilowanych publikacji / wywiadów w mediach

ogólnopolskich i branżowych dostosowanych do potrzeb (z
uwzględnieniem specjalistycznych, opiniotwórczych portali
internetowych), przynajmniej 12 (min. 4000 znaków każda)

ƒ aranżacja wywiadów radiowych i telewizyjnych, przynajmniej 5 w

mediach ogólnopolskich oraz 16 w mediach regionalnych

ƒ nawiązywanie współpracy eksperckiej (aranżacja wywiadów/publikacji

ekspertów KRUS w wybranych mediach – przynajmniej 6 w trakcie
trwania kontraktu)

ƒ aranżacja i koordynacja 2 czatów internetowych w trakcie trwania

kontraktu

ƒ stworzenie na stronie internetowej KRUS i aktualizacja zakładki „Dla

Prasy” (materiały prasowe, materiały źródłowe, linki, materiały
multimedialne, komunikaty)

ƒ rejestr przygotowywanych informacji prasowych, notatek, artykułów

prasowych oraz audycji radiowych i telewizyjnych (data sporządzenia,
data wysłania, liczba odbiorców wiadomości, liczba odpowiedzi, liczba
publikacji)

ƒ przygotowanie, obsługa i moderowanie spotkań prasowych

(przynajmniej 2 kończących ważne etapy modernizacji procesów
zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników)

- ustalenie terminu oraz wybór miejsca
- opracowanie harmonogramu
- przygotowanie propozycji programu
- przygotowanie listy uczestników dostosowanej do tematu
- opracowanie materiałów prasowych (w tym m. in. prezentacje

multimedialne, notatki prasowe, materiały informacyjne)

11

- zaproszenie uczestników (w tym przygotowanie i dystrybucja

zaproszeń oraz rejestracja zgłoszeń, przygotowanie listy
obecności)

- przygotowanie materiałów konferencyjnych (np. teczek, notesów,

długopisów itp.)

- koordynacja cateringu
- zapewnienie sprzętu konferencyjnego niezbędnego podczas

prezentacji (rzutnik, projektor, ekran, nagłośnienie etc.)

- obsługa techniczna, w tym obsługa recepcyjna
- dokumentacja fotograficzna / audio-video wraz z

przygotowaniem materiałów na stronę KRUS

- dystrybucja materiałów po spotkaniach
- opracowywanie korespondencji i dystrybucja podziękowań do

osób uczestniczących

- monitoring mediów
- przygotowanie i publikacja informacji i materiałów po spotkaniu
- sporządzanie podsumowań spotkań i raportów

o

opracowanie treści artykułów sponsorowanych (w ramach potrzeb)

o

opracowanie i w miarę potrzeb wdrażanie procedur kryzysowych

o

zarządzanie ewentualną sytuacją kryzysową

o

monitoring mediów

o

bieżące świadczenie usług konsultingowych i doradczych w zakresie relacji z

mediami

o

inne działania rekomendowane przez Konsultanta

* treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację
przed ich publikacją

• w obszarze komunikacji zewnętrznej – pozostałe grupy odbiorców:

o

przygotowywanie materiałów informacyjnych (np. pisma przewodnie, listy,

informatory)

o

nadzór, koordynacja oraz udział w organizacji spotkań informacyjnych na temat

celów modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia
społecznego rolników oraz efektów jej wdrażania (w miarę potrzeb)

* treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację
przed ich publikacją

W celu zapewnienia odpowiedniej realizacji ww. zadań, Konsultant będzie współpracował
również z innymi podmiotami zaangażowanymi w proces informowania o modernizacji
procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników, a w
szczególności takimi, jak: przedstawiciele KRUS – Rzecznik Prasowy, komórki i jednostki
organizacyjne KRUS, przedstawiciele MPiPS, Członkowie Zespołu Zarządzającego PPWOW.

VII.

Monitoring, ewaluacja, dokumentowanie i raportowanie działań o charakterze
informacyjno-promującym

12

• monitoring działań informacyjno-promujących i szkoleniowych – stanowi ciągły i

systematyczny proces polegający na zbieraniu, analizie danych i raportowaniu. Monitoring
ma uwzględniać takie wskaźniki, jak np.

o

liczba odwiedzin strony internetowej KRUS/platformy edukacyjnej

o

liczba zorganizowanych spotkań prasowych + liczba uczestników

o

liczba zorganizowanych szkoleń / seminariów / warsztatów + liczba przeszkolonych
osób + ankiety satysfakcji

o

liczba dyżurów eksperckich

o

liczba konsultacji za pomocą maili w wirtualnym Punkcie Informacyjnym

o

dane na temat realizacji budżetu

o

raporty na temat zrealizowanych działań informacyjno-promujących i szkoleniowych

o

analiza realizacji harmonogramu

• ewaluacja – systematyczna i obiektywna ocena realizacji strategii i jej założeń, procesu

realizacji i rezultatów pod względem takich czynników jak efektywność, skuteczność,
adekwatność i trwałość podjętych działań. Celem jest badanie efektywności i skuteczności
dotarcia do grup odbiorców, adekwatności i trwałości podjętych działań. Do zadań
Konsultanta należy opracowanie i zaproponowanie metody ewaluacji

• dokumentowanie przeprowadzonych działań dokonywane przy wykorzystaniu:

o

materiałów na nośnikach elektronicznych

o

list obecności sporządzanych podczas szkoleń, konferencji, seminariów itp.

o

wycinków prasowych

o

bazy danych w formie zestawień tabelarycznych i ankiet

o

list dystrybucyjnych i mailingowych

o

fotografii (bazy zdjęć)

o

archiwizacji przygotowanych i wydanych materiałów, publikacji, broszur, ulotek
i innych materiałów o charakterze informacyjno-promującym

• raportowanie – sprawozdania z realizacji podjętych działań będą przekazywane w

następujących terminach:

o

zestawienie miesięczne – do 10 dnia następnego miesiąca

o

zestawienie kwartalne – do 14 dni po zakończenia kwartału

o

zestawienie półroczne – do 14 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego

VIII.

Czas trwania kontraktu

Kontrakt obejmować ma okres od 1 marca 2011 r. do 30 czerwca 2011 r.

13

IX.

Nadzór pracy Konsultanta

Osoby nadzorujące wykonanie kontraktu: Kierownik Zespołu Zarządzającego PPWOW,
Konsultant ds. informacji KRUS PPWOW oraz Przedstawiciel KRUS.

X.

Klauzula poufności

Z uwagi na charakter kontraktu Konsultant będzie zobowiązany do zachowania w ścisłej
tajemnicy, przez okres 3 (słownie: trzech) lat od momentu zawarcia kontraktu, wszystkich
danych i informacji udostępnionych podczas wykonywania powierzonych zadań, niezależnie
od formy ich przekazania lub uzyskania. Konsultant zobowiąże się podjąć wszelkie niezbędne
działania w celu właściwego zabezpieczenia informacji poufnych przed ich nieuprawnionym
ujawnieniem, w szczególności zobowiązać swoich pracowników i osoby, przy pomocy których
będzie realizował kontrakt, do bezwzględnego zachowania w tajemnicy wszystkich
udostępnionych informacji.