Sporządzanie zbiorczych zestawień o dokonanych dostawach i nabyciach wewnątrzwspólnotowych
Ze względu na konieczność kontrolowania obrotu towarami pomiędzy poszczególnymi państwami Wspólnoty, na podatników został
nało\
ony obowiązek składania zbiorczych informacji o dokonanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
Informacja podsumowująca jest to zbiorcze zestawienie dokonanych dostaw i nabyć wewnątrzwspólnotowych w danym kwartale
kalendarzowym.
Obowiązek składania powy\
szych informacji wynika z zapisu art. 100 ustawy o VAT i dotyczy podatników podatku od towarów i
usług oraz osób prawnych niebędących podatnikami - zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE, którzy dokonują
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, czyli prowadzą transakcje z podmiotami z
innych krajów członkowskich Wspólnoty.
1. Wzór informacji podsumowującej i terminy jej składania
Wzory informacji podsumowujących określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 paz
dziernika 2005 r. w
sprawie informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych nabyciach towarów i wewnątrzwspólnotowych
dostawach towarów (Dz. U. nr 201, poz. 1665) i są to następujące druki:
" VAT-UE - Informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostawach/nabyciach towarów - stanowi
podstawowy formularz informacyjny, w którym wykazuje się łączną wartość dostaw i nabyć dokonanych w kwartale dla
poszczególnego klienta, za który składana jest informacja,
" VAT-UE/A - Informacja o wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów - stanowi załącznik do formularza VAT-UE, w
którym wykazuje się dla poszczególnych klientów kwotę łącznych transakcji/dostaw dokonanych w kwartale, za który jest
składana informacja;
" VAT-UE/B - Informacja o wewnątrzwspólnotowych nabyciach towarów - stanowi załącznik do formularza VAT-UE, w
którym wykazuje się dla poszczególnych klientów kwotę łącznych transakcji/nabyć dokonanych w kwartale, za który jest
składana informacja;
" VAT-UEK - Korekta informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostawach/nabyciach towarów.
Załączniki VAT-UE/A i VAT-UE/B składane są w przypadku, gdy na formularzu podstawowym (VAT-UE) zabraknie odpowiednich
rubryk.
Zgodnie z art. 100 ustawy informacje podsumowujące składa się za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego
po kwartale, w którym:
" powstał obowiązek podatkowy z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów - w przypadku informacji
podsumowujących dotyczących wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów,
" powstał obowiązek podatkowy z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - w przypadku informacji
podsumowujących dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.
Informację podsumowującą nale\
y składać do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika ze względu na miejsce
wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, a je\
eli czynności te wykonywane są na
terenie dwóch lub więcej urzędów skarbowych, to:
" osoby fizyczne składają ją do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania,
" osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej - ze względu na adres siedziby,
" podatnicy nieposiadający miejsca zamieszkania lub siedziby na terytorium kraju, informację składają do Naczelnika
Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa.
2. Wypełnianie formularza informacyjnego
Informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostawach/nabyciach towarów VAT-UE stanowi podstawowy
formularz informacyjny, w którym wykazuje się łączną wartość dostaw i nabyć (z podziałem na poszczególnych kontrahentów),
dokonanych w kwartale, za który składana jest informacja. W przypadku gdy na formularzu VAT-UE zabraknie miejsca na podanie
informacji o kolejnych dostawach, nale\
y korzystać z formularza VAT-UE/A. Jeśli sytuacja taka wystąpi przy składaniu informacji o
nabyciach towarów, to nale\
y stosować formularz VAT-UE/B. Formularze VAT-UE/A oraz VAT-UE/B stanowią więc załączniki do
formularza podstawowego VAT-UE.
Informacja podsumowująca nie jest deklaracją rozliczeniową, ale jak sama nazwa wskazuje jest wyłącznie dokumentem słu\
ącym do
przekazywania informacji. Poniewa\
zakres i zasady składania tych\
e informacji wynikają wprost z ustawy, ich składanie jest
obowiązkiem podatnika.
Informacja podsumowująca powinna zatem zawierać:
" dane podatnika, składającego informację podsumowującą, tj. nazwę lub imię i nazwisko, jego numer identyfikacji
podatkowej podany w potwierdzeniu dokonanym przez urząd skarbowy;
" kod kraju, z którego jest dokonywane wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów lub kraju, do którego jest dokonywana
wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, tj. kod zawierający dwuliterowy prefiks określający państwo klienta (dla Polski
jest to symbol PL);
" właściwy i wa\
ny numer identyfikacyjny klienta nadany mu w państwie członkowskim, z którego dokonywane jest
wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów lub do którego jest dokonywana wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów;
" łączną wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia oraz łączną wartość wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w zakresie
poszczególnych klientów;
" wskazanie w przypadku transakcji trójstronnej, w stosunku do której ma zastosowanie procedura uproszczona, \
e podmiot
wypełniający informację jest "pośrednikiem" tzn. jest w tej procedurze drugim w kolejności podatnikiem.
Powy\
sze dane ujmowane są w informacji podsumowującej według wskazanych poni\
ej objaśnień.
Formularz VAT-UE
Część A obejmuje dane dotyczące miejsca składania informacji
Część B obejmuje dane dotyczące podatnika
" poz. 1 - podatnik podaje swój NIP wraz z kodem PL,
" poz. 4 i 5 - okres, którego dotyczy informacja (kwartał i rok),
" poz. 8 - nazwa podatnika - w przypadku podmiotów będących osobami fizycznymi: imię i nazwisko oraz data urodzenia; w
przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi: nazwa pełna.
Część B.2 obejmuje adres podatnika czyli adres siedziby w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi, a w przypadku
osób fizycznych - adres zamieszkania.
Część C. Informacja o wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów
" kolumna a - nale\
y wpisać dwuliterowy kod kraju określający państwo danego kontrahenta; dopuszczalne kody i nazwy
krajów to: AT - Austria, BE - Belgia, DE - Niemcy, DK - Dania, EL - Grecja, ES - Hiszpania, FI - Finlandia, FR - Francja,
GB - Wielka Brytania, IE - Irlandia, IT - Włochy, LU - Luksemburg, NL - Holandia, PT - Portugalia, SE - Szwecja, CY -
Cypr, CZ - Czechy, EE - Estonia, LT - Litwa, LV - A
otwa, MT - Malta, SK - Słowacja, SI - Słowenia, HU - Węgry,
" kolumna b - wpisuje się numer VAT kontrahenta w innym państwie członkowskim UE, przyznany mu dla potrzeb handlu
wewnątrzwspólnotowego; numer powinien zawierać wyłącznie znaki, czyli cyfry, litery (w numerze irlandzkim
dopuszczalne są tak\
e znaki "+" lub "- "; nie nale\
y podawać kropek, myślników lub przerw,
" kolumna c - kwota dostaw, nale\
y wpisać łączną wartość towarów i związanych z nimi usług za dany okres, dostarczonych
ka\
demu z kontrahentów - jedna linijka odpowiada jednemu kontrahentowi.
Część D. Informacja o wewnątrzwspólnotowych nabyciach towarów
" kolumny a i b zawierają te same dane, które są podawane w części C,
" kolumna c - kwota nabyć, nale\
y wpisać łączną wartość towarów i związanych z nimi usług za dany okres, nabytych od
kontrahenta - jedna linijka odpowiada jednemu kontrahentowi.
Przykład
Zakładamy, i\
polski podatnik dokona w IV kwartale 2005 r. kilku transakcji handlowych z
kontrahentami unijnymi.
W ewidencji dostaw wewnątrzwspólnotowych za IV kwartał dokona następujących wpisów:
Paz
dziernik Listopad Grudzień
Razem kwota
Kontrahent Kwota dostawy Kwota Kwota dostaw w IV
w PLN dostawy w dostawy w kwartale
PLN PLN
FR 5.000 10.000 8.000 23.000
788253610422 7.000 T 7.000 T
NL 4.600 2.700 5.000 12.300
218766634303
DK 56799432 3.200 7.000 6.400 16.600
9.000 T 9.000 T
BE 996538042 8.200 10.000 6.100 24.300
W ewidencji nabyć wewnątrzwspólnotowych za IV kwartał dokonane zostaną następujące
wpisy:
Paz
dziernik Listopad Grudzień
Razem kwota
Kontrahent Kwota Kwota dostaw w IV
Kwota dostawy
dostawy w dostawy w kwartale
w PLN
PLN PLN
DE 3.200 4.000 7.200
765893261 6.000 T 6.000 T
HU 5.800 7.000 4.000 16.800
82166734 3.500 T 3.500 T
DK 5.000 8.000 9.200 22.200
48572324 4.000 T 4.000 T
Oznaczenie "T" dotyczy transakcji trójstronnych w zakresie nabyć lub dostaw, w których polski podatnik jest drugim w kolejności,
czyli jest pośrednikiem.
Podatnik, który dokonał powy\
szych transakcji powinien wypełnić formularz VAT-UE za II kwartał w sposób, który prezentujemy na
następnych stronach:
3. Korekta informacji podsumowującej
W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek błędów w zło\
onych informacjach podsumowujących, podmiot, który zło\
y taką
informację, jest obowiązany sporządzić niezwłocznie korektę błędnej informacji podsumowującej. Przy czym, nale\
y pamiętać, i\

korekty tej dokonuje się na specjalnie do tego przygotowanym formularzu VAT-UEK (Korekta informacji podsumowującej o
dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostawach/nabyciach towarów).
Skorygowanie pomyłek będzie polegało na wypełnieniu formularza VAT-UEK, w którym ujmuje się w pozycji "było" dane
wykazane w zło\
onej wcześniej informacji podsumowującej oraz w pozycji "jest" prawidłowe informacje zgodne ze stanem
faktycznym.
Korekta informacji podsumowującej nie zawsze spowodowana jest wystąpieniem pomyłki. W niektórych przypadkach mo\
e być ona
wymuszona opóz
nieniami w dokumentowaniu. Jeśli bowiem dostawca zafakturował w fakturze wyłącznie wartość towaru będącego
przedmiotem WDT lub WNT, a następnie ju\
po zamknięciu kwartału, za który składana była informacja podsumowująca
udokumentował odrębnie koszty transportu lub ubezpieczenia związane z dostawą, wówczas obowiązkiem nabywcy jest
skorygowanie wartości transakcji. Nale\
y bowiem mieć na uwadze art. 31 ustawy o VAT, w myśl którego podstawą opodatkowania
wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów jest kwota, jaką nabywający jest obowiązany zapłacić. Podstawa opodatkowania, o której
mowa obejmuje równie\
:
1) podatki, cła, opłaty i inne nale\
ności o podobnym charakterze związane z nabyciem towarów (z wyjątkiem podatku);
2) wydatki dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu oraz ubezpieczenia, pobierane przez dostawcę od
podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia.
Je\
eli np. w marcu miało miejsce wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów od holenderskiego podatnika X. za kwotę 10.000 euro -
nabycie to wykazane jest w informacji podsumowującej za I kwartał. Zakładając, \
e w maju podatnik otrzymał dodatkową fakturę od
podatnika X., w której udokumentowano koszty transportu i ubezpieczenia ładunku towarów dostarczonych w marcu, wówczas polski
nabywca jest zobowiązany skorygować dane dotyczące nabycia towarów w marcu. Konieczne jest w tym celu zło\
enie korekty
informacji podsumowującej za I kwartał.
Przykład
W zło\
onej za IV kwartał 2005 r. informacji VAT-UE podatnik popełnił następujące błędy:
" w transakcji dostawy do Danii, która miała miejsce w listopadzie, zamiast kwoty 7.000 zł powinna być kwota 6.400 zł
" wykazano w grudniu nabycie z Węgier na kwotę 4.000 zł, które powinno być wykazane dopiero w styczniu.
Korektę informacji podsumowującej za IV kwartał wypełnionej na podstawie powy\
szych danych odnajdą Państwo na kolejnych
stronach.
4. Najczęstsze problemy występujące przy sporządzaniu zestawienia zbiorczego
Przypadek gdy w danym kwartale nie wystąpiła ani wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, ani wewnątrzwspólnotowe nabycie
budzi pewne wątpliwości. Art. 100 ust. 1 ustawy nakazuje bowiem składać informacje podsumowujące za okresy kwartalne w
terminie do 25. dnia miesiąca następującego o kwartale, w którym wystąpił obowiązek podatkowy z tytułu transakcji
wewnątrzwspólnotowych. Ustawodawca powiązał zatem obowiązek zło\
enia informacji podsumowującej z powstaniem obowiązku
podatkowego z tytułu transakcji wewnątrzwspólnotowych. Niestety urzędy skarbowe wymagają składania "zerowych" dokumentów
tak\
e w tej sytuacji. Biorąc jednak pod uwagę brzmienie art. 100 ust. 1 ustawy, wydaje się, \
e jest to bezpodstawna praktyka.
Podatnicy, którzy nie dokonają w danym kwartale dostaw lub nabyć wewnątrzwspólnotowych nie mają obowiązku składania za ten
kwartał informacji podsumowującej.
Nie mniej wątpliwości budzi obowiązek wykazywania zaliczek na poczet dostawy wewnątrzwspólnotowej. Ustawa nakłada na
podatnika obowiązek zło\
enia informacji za kwartał, w którym dokonano wewnątrzwspólnotowej dostawy, dla których w tym
kwartale powstał obowiązek podatkowy. Z uwagi na to, \
e wewnątrzwspólnotową dostawą towarów jest wywóz towarów z
terytorium Polski na terytorium innego państwa członkowskiego w wykonaniu czynności określonych w art. 7, mo\
na przyjąć, \
e
samo otrzymanie zaliczki nie stanowi jeszcze wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Nale\
y jednak pamiętać, \
e otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów rodzi
obowiązek podatkowy. Zatem zaliczki na poczet takiej dostawy powinny być traktowane dla potrzeb informacji podsumowującej jak
wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Wypełniając informację podsumowującą nale\
y pamiętać, \
e powinna ona odzwierciedlać dane zawarte w deklaracji VAT-7.
Sporządzanie informacji podsumowującej w oderwaniu od deklaracji podatkowej jest najczęstszym błędem popełnianym przez
podatników. Dość często podatnicy nie pamiętają o tym, \
e otrzymali lub udzielili rabatu lub skonta, co będzie miało przecie\
wpływ
na dane ujmowane w informacji. Przypomnijmy te\
o tym, \
e w pewnych przypadkach przemieszczenie własnych towarów mo\
e być
potraktowane jako wewnątrzwspólnotowa dostawa lub nabycie. Takie zdarzenia tak\
e trzeba uwzględnić w informacji.