Firmy doradztwa personalnego prowadzą działalność doradczą dla firm i instytucji. Centrum ich zainteresowań i działań stanowią zagadnienia dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi, ponieważ to czynnik ludzki jest najważniejszym kapitałem firmy i podstawowym nośnikiem jej sukcesu. Starają się łączyć potrzeby ludzi z potrzebami firm i na tym założeniu opierają kierunki prowadzonych działań. Dziedziny w których się specjalizują to:
Rekrutacja i selekcja kadr
Szkolenia
Badania pracownicze
Marketing i reklama
Temp Service
Ich celem jest stworzenie nowoczesnej struktury zapewniającej pełną, kompleksową obsługę firm i instytucji w zakresie doradztwa w zarządzaniu personelem. Cel ten jest osiągany poprzez zespół współpracujących specjalistów i konsultantów gotowych na życzenie klienta podjąć działania dostosowane do jego indywidualnych potrzeb.
Rekrutacja i selekcja kadr
Rekrutacja
Jednym z najważniejszych zadań polityki kadrowej jest dobór takich pracowników, którzy najlepiej będą realizować plany przedsiębiorstwa, przy czym oczekuje się, że organizacja stworzy swoim pracownikom warunki pracy, gwarantujące maksymalny rozwój ich zdolności i umiejętności. Realizacją polityki kadrowej jest proces kadrowy, który stanowi systematyczną procedurę służącą zapewnieniu organizacji właściwych ludzi na właściwym miejscu we właściwym czasie. Rekrutacja ma na celu uzyskanie odpowiedniego materiału w postaci personelu posiadającego właściwy zestaw umiejętności i kwalifikacji oraz gotowego do dalszego szkolenia. Selekcja i rekrutacja pracowników jest najistotniejszym zadaniem specjalistów ds. zasobów ludzkich, którzy największy nacisk kładą na dobór takich ludzi, których mentalność i zachowanie jest aprobowane przez kierownictwo i uznawane za czynnik prowadzący firmę do sukcesu. W ramach rekrutacji oferują: poszukiwania bezpośrednie, skrzynka ogłoszeniowa w prasie, skrzynka ogłoszeniowa w internecie, prezentacje rekrutacyjne, system naboru na uczelniach wyższych.
Selekcja
Polega na wybraniu spośród grona dostępnych kandydatów tych osób, których kwalifikacje, umiejętności i doświadczenia, a także cechy i predyspozycje osobowościowe najlepiej odpowiadają wymaganiom dotyczących stanowiska. W praktyce „najlepszy na dane stanowisko” nie zawsze oznacza obiektywnie najlepszy. Najlepszy kandydat to osoba najbardziej pasująca do organizacji i odpowiednia do realizacji jej strategii. Niezależnie od tego w jaki sposób prowadzona jest rekrutacja kandydatów na dane stanowisko, każdy jej etap zmierza do zmniejszenia liczby potencjalnych kandydatów poprzez wyeliminowanie tych, których atrakcyjność, jako przyszłych pracowników firmy jest oceniana jako niska. Czynności wykonywane w ramach selekcji to: rozmowa kwalifikacyjna, testy psychometryczne, testy na inteligencję, testy weryfikujące znajomość języka obcego, metoda „Thomas International”, metoda „In Basket”, metoda epizodyczna, metoda zadania problemowego, komputerowe programy wspomagające selekcję. Efektem prowadzonych działań jest Formularz Oceny Kandydata - specjalny dokument stanowiący opis najlepszych kandydatów, ich silne i słabe strony oraz szczegółową ocenę wymaganych umiejętności.
Szkolenia
Podnoszenie kwalifikacji pracowników, rozumiane jako szkolenie i doskonalenie jest elementem rozwoju zawodowego i jako taki jest ściśle powiązany z innymi elementami stanowionymi przez system ocen oraz system awansów i ścieżek karier zawodowych. Kształcenie to element systemu personalnego mający na celu uzupełnienie wiedzy oraz umiejętności i kompetencji niezbędnych do prawidłowego wykonywania zadań na obecnym lub przyszłym stanowisku pracy. Programy szkolenia maja na celu utrzymanie i poprawę efektywności w obecnie wykonywanej pracy, ale zmierzają także do rozwinięcia zdolności do obowiązków przyszłych. Szkolenia umożliwiają rozwój i podwyższanie kwalifikacji zatrudnionych pracowników, co gwarantuje osiąganie przez nich bardziej satysfakcjonujących wyników, a w efekcie stanowi podstawę rozwoju całego przedsiębiorstwa. Indywidualne dopasowanie programu szkolenia do potrzeb klienta jest gwarancją jego skuteczności. Przygotowując treść i formę szkolenia, trzeba pamiętać o tym, że każdy klient posiada własną specyfikę i odmienne oczekiwania. Najczęściej spotykane szkolenia to:
Profesjonalna obsługa klienta.
Celem szkolenia jest nauka umiejętności profesjonalnej obsługi klienta poprzez efektywny kontakt interpersonalny i kształtowanie postaw zorientowanych na klienta. Program obejmuje zagadnienia takie jak psychologia obsługi klienta, strategie obsługi klienta, techniki radzenia sobie z trudnym klientem, sondowanie potrzeb klienta, czego należy unikać w kontakcie z klientem.
Savoir vivre i zasady efektywnego działania w kontakcie z klientem.
Cele szkolenia zmierzają do gruntownego zapoznania uczestników z praktycznymi aspektami zasad dobrego zachowania, technikami efektywnego komunikowania się, efektywnej autoprezentacji i wzbudzania zaufania u klienta. Program obejmuje zagadnienia: nawiązywanie kontaktu z partnerami biznesowymi, przedstawienie podstawowych zasad efektywnego kontaktu interpersonalnego, sztuka prowadzenia rozmowy w spotkaniach biznesowych lub poprzedzających negocjacje, sztuka prowadzenia prezentacji, kontakty z mediami, organizacja konferencji.
Doskonalenie umiejętności menedżerskich.
Cel - rozwój umiejętności kierowania czyli realizacja potrzeb człowieka warunkiem efektywnej pracy, rodzaje i rola motywacji w życiu człowieka, efektywne zarządzanie grupą pracowniczą, trening umiejętności delegowania zadań, określenie celów i planowanie zadań długoterminowych jako proces motywujący pracownika.
Komunikacja interpersonalna w biznesie.
Celem szkolenia jest rozwój świadomości i nabycie umiejętności w zakresie skutecznego komunikowania się. Program obejmuje budowanie klimatu grupowego współdziałania, bariery komunikacyjne, techniki efektywnej komunikacji, nauka umiejętności posługiwania się komunikacją, wprowadzenie technik aktywnego słuchania, sztuka prezentacji, metody przygotowania i prowadzenia zebrań, asertywność w trudnej dyskusji.
Aktywne poszukiwanie pracy.
Jest to nauka aktywnego poszukiwania pracy, przedstawienie metod tworzenia dokumentów ( CV, list motywacyjny, port folio), efektywna autoprezentacja. Program obejmuje następujące zagadnienia: rola samoświadomości i samoakceptacji w efektywnym poszukiwaniu pracy, samoocena - test sprawdzający, wykorzystanie mocnych stron w poszukiwaniu pracy, ćwiczenia budujące poczucie własnej wartości, przygotowanie do spotkania z pracodawcą, negocjacje płacowe, jak wzbudzić zaufanie pracodawcy.
Wykorzystanie inteligencji emocjonalnej w pracy menedżera.
Celem jest przedstawienie koncepcji „inteligencji emocjonalnej”, diagnoza osobowości - czy jestem człowiekiem o wysokim poziomie „inteligencji emocjonalnej”, rozwój i praktyczny trening „inteligencji emocjonalnej”. Program obejmuje teorie, omówienie zagadnień związanych z motywacją, ze szczególnym uwzględnieniem roli motywacji w pracy menedżera, rola optymizmu w pracy menedżera, analiza sytuacji konfliktowych - przyczyny konfliktu, techniki rozwiązywania konfliktów.
Sztuka prowadzenia negocjacji.
Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z metodami prowadzenia skutecznych negocjacji. Program obejmuje istotę procesu negocjacji, determinanty sukcesu w negocjacjach, fazy negocjacji, techniki negocjacji - trudne sytuacje negocjacyjne, ćwiczenia symulacyjne przed kamerą.
Trening integracyjny.
Wzajemne zapoznanie się uczestników grupy, stworzenie klimatu zaufania i bezpieczeństwa. Zajęcia zespołowe pozwalają na lepsze poznanie uczestników w sytuacjach nieformalnych. Program dostosowany jest do sprawności fizycznej i zainteresowań uczestników. Ćwiczenia skoncentrowane są na wzajemne poznanie się uczestników oraz zbudowanie klimatu zaufania.
Trening asertywności.
Celem szkolenia jest nabycie zachowań pozwalających na osiągnięcie swoich celów bez naruszania praw innych. Program obejmuje zagadnienia: czym jest zachowanie asertywne?, argumenty przemawiające za asertywnością, własne prawa, wyrażanie własnych opinii i przekonań, terytorium psychologiczne i umiejętność chronienia siebie.
Sztuka sprzedaży.
Cel - nabycie praktycznych umiejętności ułatwiających sprzedaż. Program obejmuje analizę procesu rozmowy, przedstawienie oferty, techniki sprzedaży, zasady pozytywnego kontaktu z klientem, mowa ciała.
Zarządzanie czasem.
Cel - podniesienie umiejętności efektywnego zarządzania czasem własnym i praca oraz pracą podległych pracowników. W programie jest time based Management - zarządzanie oparte na czasie, terminarz spotkań- zasady prowadzenia i wykorzystania, typowe błędy w gospodarowaniu czasem pracy, zasady korzystania z łączności telefonicznej w firmie, organizacja zebrań, narad i konferencji, analiza indywidualnych problemów z czasem.
Skuteczne wykorzystanie czasu i własnych możliwości.
Celem szkolenia jest poznanie swoich indywidualnych cech i umiejętności, przygotowanie indywidualnego planu działań zawodowych i prywatnych, rozwijanie skutecznych metod komunikowania interpersonalnego z zespołem. Program obejmuje wyznaczanie celów i priorytetów, tworzenie indywidualnego systemu planowania i zarządzania czasem, poznanie własnych cech i umiejętności, budowanie mocnych stron osobowości, określenie przeszkód stojących na drodze rozwoju, proces komunikacji, bariery komunikacyjne, techniki efektywnej komunikacji, optymalizacja mocnych punktów własnej osobowości.
Badania kadrowe
Badania te mają szeroki zakres zastosowań m.in. w określeniu czynników motywacyjnych poszczególnych pracowników, budowaniu zespołu, określeniu ról w zespole, określeniu możliwości psychofizycznych personelu. Prezentowane metody opierają się wyłącznie na najnowszych trendach wykorzystywanych w nowoczesnym zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz na licencjonowanych metodach międzynarodowych.
Metoda Thomas´a.
Podstawą Metody analizy Profilu Osobowego Thomas jest teoria psychologa W. Marstona, który twierdził, że zachowanie człowieka jest funkcją środowiska w którym żyje. Metoda Thomas została opracowana przez prof. Thomasa Hendricksona. W swojej współczesnej formie wyodrębnia i mierzy wskazane cztery cechy ludzkiej osobowości, jako kluczowe z punktu widzenia środowiska pracy człowieka. Niezwykłą zaletą metody jest to iż pozwala w ciągu zaledwie 20 minut przeprowadzić analizę i otrzymać zaskakująco pełną interpretacje wyników.
Zastosowania: analiza profilu osobowego, analiza czynników motywujących, rekrutacja i wybór, analiza potrzeb szkoleniowych, dobór pracowników w zespole ( analiza zespołu), profil kierownictwa przedsiębiorstwa, indywidualny styl kierowania i zarządzania, zachowanie w sytuacjach pod presją, konfliktowość w stosunkach międzyludzkich, wydajność, reorganizacja, restrukturyzacja, przeglądy kadrowe, analiza stanowiska pracy.
Testy psychometryczne.
Testy na komunikatywność, na umiejętność uczenia innych, samorealizację, nastawienie do innych, umiejętność porozumiewania, style zarządzania, dla menedżerów, na postawy życiowe, na cechy osobowe, na asertywność.
Inne testy.
Testy na inteligencję, inteligencja emocjonalna, testy projekcyjne.
Metoda „In Basket”.
Są to problemy zawodowe z jakimi musi sobie radzić kadra kierownicza w codziennej pracy. Jest to zestaw listów, raportów, pism urzędowych itp. Problemy te muszą być rozwiązywane w krótkim czasie - dwie, trzy godziny. Szkolony jest zmuszony by pracować i podejmować decyzje samodzielnie. Ćwiczenia takiego typu pozwalają na ocenę wielu umiejętności jak: zdolności analityczne, podejmowanie decyzji, umiejętność delegowania obowiązków, planowanie i koordynacja, osobista organizacja, pomysłowość i oryginalność, umiejętności komunikacyjne, orientacja na rezultat, tempo pracy.
Metoda epizodyczna.
Pozwala na opis autentycznych zachowań. Jej sednem jest specyficzna forma zadawania pytań. Zaczyna się od pytania ogólnego, stopniowo przechodząc do pytań bardziej szczegółowych. Pytania mają na celu uzyskanie dokładnego opisu sytuacji i reakcji osoby.
Metoda zadania problemowego.
Polega na obserwacji i weryfikacji rzeczywistych umiejętności kandydata podczas rozwiązywania zadania problemowego. Dzięki tej metodzie obserwuje się konkretne umiejętności kandydata niezbędne do wykonywania obowiązków na danym stanowisku np. łatwość nawiązywania kontaktów, adekwatność języka ciała i mimiki do danej sytuacji, sposoby podejścia i rozwiązywania problemów.
Marketing
Jednym z zadań jest organizowanie procesu sprzedaży produktów lub usług. Istotnym elementem tego procesu jest określenie odpowiedniego rynku odbiorców oferty firmy, jak również uzyskanie informacji o wydarzeniach na rynku określonej branży, a także właściwe promowanie swojej oferty tak by dotarła ona do optymalnej liczby odbiorców.
Badania marketingowe - konsultanci przyjmują zlecenia na wykonanie badań dotyczących różnych sektorów rynku ukierunkowujące określone działania firmy np. politykę personalną, inwestycyjna lub sprzedaż. Jest 5 typów badań:
Badania sondażowe - badania ankieterskie.
Badania medialne - poprzez ogłoszenia
„Gits searches” - prowadzone w formie promocji
Badania internetowe
Badania akwizycyjne - forma badań sondażowych polegająca na docieraniu do konkretnych odbiorców określonych produktów.
Prezentacje
Jest to forma wykładu, podczas którego zainteresowane osoby mogą się zapoznać z ogólną ofertą firmy, informowane są o potrzebach kadrowych firmy, możliwości zatrudnienia itp.
Obsługa targów i konferencji - firma oferuje pełną informację oraz obsługę w zakresie imprez targowych, konferencji branżowych. Oferta obejmuje elementy takie jak: pełną informację, przygotowanie do imprezy, obsługę, promocję, prezentację.
Temporary Job
Jest to termin, który funkcjonuje na naszym rynku pracy od niedawna. Związany jest on z wykonywaniem pracy w systemie temporary job czyli w ciągu określonej ilości godzin, a znaczy po prostu zatrudnienie czasowe.
Temporary service jest to usługa polegająca na wynajmie pracowników tymczasowych. Niejednokrotnie w firmach występują okresy wzmożonej ilości obowiązków, zadań ponadplanowych. Wówczas niezwykle korzystną i wygodną formą rozwiązania problemu jest zatrudnienie pracownika czasowego, wynajętego klientowi jedynie do wykonania konkretnego zadania. Metoda ta znakomicie się sprawdza również w przypadku firm zatrudniających duże ilości osób w sposób kliniczny np. hipermarkety.
System ten opiera na trzech podstawowych założeniach:
Doradztwo personalne jest wykonawcą, a nie pośrednikiem - podpisując umowę z Zleceniodawcą firma zobowiązuje się do wykonania konkretnej czynności, a nie do wyszukania pracowników. Później wystawia się fakturę Vat Zleceniodawcy za wykonanie określonej czynności, po jej zakończeniu przejmując jednocześnie ciężar prowadzenia rozliczeń z pracownikami - bezpośrednimi wykonawcami zlecenia. Oznacza to, że za znalezienie odpowiedniego człowieka klient ich nic nie płaci, ponieważ są w stanie zaakceptować każdą stawkę godzinową pracodawcy bez żadnych własnych narzutów.
Stała rekrutacja na uczelniach - współpraca z Niezależnym Zrzeszeniem Studentów. Rekrutacja studentów prowadzona jest najintensywniej.
Gwarancja wykonania zlecenia - przy masowych rekrutacjach niekiedy pojawiają się niepożądane zdarzenia związane np. z niesolidnością czy niepunktualnością pracowników. Są jednak metody, które pozwalają wyeliminować takie problemy. Jest to wewnętrzny program na który składają się płatne dyżury telefoniczne oczekujących na zatrudnienie osób, współodpowiedzialność pracowników, stopniowe wynagrodzenia międzyokresowe. Dzięki temu można błyskawicznie reagować na przypadki nie przewidzianej absencji, udzielać pełnej gwarancji w przypadku niesolidności pracowników, a przy tym stosować bodźce motywacyjne by podnosić efektywność wynajmowanych pracowników.