Od kiedy należy rozpocząć audyt wewnętrzny na podstawie "rozporządzenia progowego"?

Rozporządzenie Ministra Finansów z 20 grudnia 2002 r. w sprawie określenia kwot przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych nie ma zastosowania do kwot przychodów lub wydatków zrealizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych w 2002 r.

Jeżeli jednostka sektora finansów publicznych spełni w 2003 r. warunki opisane rozporządzeniu Ministra Finansów, to powinna rozpocząć audyt wewnętrzny przed upływem pierwszego kwartału 2004 r. rok 2003 jest pierwszym rokiem, w którym przekroczenie kwot przychodów lub wydatków określonych we wspomnianym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów ma znaczenie dla powstania obowiązku prowadzenia audytu wewnętrznego przed upływem I kwartału roku następnego.

Czy jednostki badawczo-rozwojowe oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej są zobligowane do prowadzenia audytu wewnętrznego?

Zakres podmiotów, co do których obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego wynika wprost z przepisów ustawy. Zakreślony w ten sposób krąg podmiotowy odwołuje się do art. 5 i w związku z tym. Przepis ten w odrębnych punktach wylicza: "państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego", jednostki badawczo-rozwojowe oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. W związku z powyższym należy stwierdzić, że określenie "należące do sektora finansów publicznych państwowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych" nie zawiera "samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej" oraz "jednostek badawczo-rozwojowych". Wynika z tego, iż samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej oraz jednostki badawczo-rozwojowe, stanowią jednostki sektora finansów publicznych, w stosunku do których obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego wynikać może z rozporządzenia Ministra Finansów, a nie bezpośrednio z przepisów ustawy o finansach publicznych. W związku z powyższym, zarówno samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej, jak i jednostka badawczo-rozwojowa, nie wypełniają wymogów określonych w art. 35d ust. 1 pkt 14 i tym samym winny być traktowane jako jednostki, o których mowa w art. 35d ust. 2.

Czy audyt wewnętrzny powinien być prowadzony w jednostkach samorządu terytorialnego - gminie, powiecie, województwie samorządowym, czy tylko w gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostkach organizacyjnych?

Zgodnie ustawą z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych rozporządzeniem Ministra Finansów z 20 grudnia 2002 r. w sprawie określenia kwot przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych obowiązek rozpoczęcia audytu wewnętrznego przed upływem I kwartału roku następującego po roku, w którym kwota przychodów lub wydatków środków publicznych w jednostce sektora finansów publicznych przekroczy 35.000 tys. zł., ciąży zarówno na jednostkach samorządu terytorialnego, jak i na gminnych, powiatowych oraz wojewódzkich jednostkach organizacyjnych, które są jednostkami sektora finansów publicznych.

W świetle art. 5 pkt 1 i 2 ustawy o finansach publicznych jednostkami sektora finansów publicznych są: jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe jednostki organizacyjne prowadzące gospodarkę finansową w formie jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych, funduszy celowych.

audyt wewnętrzny powinien być prowadzony w innych, niż wymienione enumeratywnie w art. 35d ust. 1 ustawy o finansach publicznych, jednostkach sektora finansów publicznych, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego, w których kwota przychodów środków publicznych uzyskiwanych lub wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego przekracza 35 000 tys. zł.

Ustawodawca zatem wskazał, że wśród innych jednostek - podmiotów zobowiązanych do prowadzenia audytu wewnętrznego - są jednostki samorządu terytorialnego - gminę, powiat, województwo, których wydatki lub przychody przekroczą poziom wskazany w ww. rozporządzeniu.

Jednocześnie nałożono obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego na wszystkie inne niż wymienione w art. 35 d ust.1 ustawy jednostki sektora finansów publicznych, których przychody lub wydatki przekroczą ww. kwotę. Wobec powyższego taki obowiązek spoczywa także na samorządowych jednostkach organizacyjnych, które są jednostkami sektora finansów publicznych, o ile kwota uzyskiwanych przez nie przychodów lub dokonywanych wydatków środków publicznych przekroczy w ciągu roku kalendarzowego sumę 35 000 tys. zł.

Obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego istnieje zatem niezależnie od obowiązku prowadzenia audytu wewnętrznego w danej jednostce samorządu terytorialnego.

Co oznacza pojęcie "kwota przychodów środków publicznych" w art. 35 d ust. 3 ustawy o finansach publicznych?

Pod pojęciem "kwota przychodów środków publicznych" należy rozumieć zgodnie ustawą o finansach publicznych:

przychody budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych pochodzące:

1. ze sprzedaży papierów wartościowych oraz z innych operacji finansowych,

2. z prywatyzacji majątku Skarbu Państwa oraz majątku jednostek samorządu terytorialnego,

3. ze spłat pożyczek udzielonych ze środków publicznych,

4. z otrzymanych pożyczek i kredytów;

• przychody jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych uzyskiwane w związku z prowadzoną przez nie działalnością oraz pochodzące z innych źródeł.

Dla ustalenia kwoty przychodów środków publicznych jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiatu, województwa) należy wziąć pod uwagę jedynie przychody jej budżetu, o których mowa w art. 3 i 109 ustawy o finansach publicznych. Przychody jednostek samorządu terytorialnego są rozdzielone od ich dochodów.

Co to jest kontrola finansowa?

Kontrola finansowa (dokładniej: wewnętrzna kontrola finansowa) to element kontroli wewnętrznej, szczególnie istotny z punktu widzenia ochrony finansów publicznych oraz rzetelnego zarządzania finansowego.

Według definicji INTOSAI (Międzynarodowej Organizacji Naczelnych Organów Kontroli) kontrola wewnętrzna jest narzędziem zarządzania wykorzystywanym do uzyskania racjonalnej pewności, że cele zarządzania zostały osiągnięte. Należy ją rozumieć jako zbiór procedur i mechanizmów organizacyjnych oraz wyraźnie odróżnić od tradycyjnego w polskiej administracji określenia kontroli wewnętrznej (resortowej) jako komórki organizacyjnej wykonującej czynności sprawdzające.

Wewnętrzna kontrola finansowa jest rozumiana przede wszystkim jako zbiór procedur i mechanizmów sprawdzających zaliczanych do grupy kontroli ex-ante.

Wg przepisów ustawy należy przez nią rozumieć zapewnianie przeprowadzania:

• kontroli wstępnej operacji finansowych i gospodarczych według ustalonych przez siebie procedur (art.35a ust.2 pkt 1),

• wstępnej oceny celowości wydatków na etapie zaciągania zobowiązań finansowych (art.35a ust.2 pkt 1),

• badanie i porównanie ze stanem wymaganym faktycznego pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych (art.35a ust.2 pkt 2),

• pogłębionej kontroli następczej stosowania ustalonych procedur przez po-szczególne komórki organizacyjne jednostki (art.35a ust.2 pkt 3).

Co to są powszechnie uznawane standardy?

Są to wypracowane przez środowiska i instytucje profesjonalne standardy kontroli finansowej i audytu (nie tylko wewnętrznego). Istnieje kilka powszechnie uznawanych źródeł takich standardów. Do najważniejszych zalicza się: międzynarodowy Instytut Audytorów Wewnętrznych (Institute of Internal Auditors), Komitet Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (International Accounting Standards Committee), INTOSAI - Międzynarodowa Organizacja Najwyższych Organów Kontroli (International Organization of Supreme Audit Institutions) oraz Komitet Kontaktowy Najwyższych Organów Kontroli/Audytu państw UE (Europejskie Wytyczne Stosowania Standardów Audytu INTOSAI).

Minister Finansów określił, zgodne z międzynarodowymi standardami, krajowe standardy w formie dwóch odrębnych zbiorów dokumentów tj. Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych oraz Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

Kto i kiedy ma wgląd do bieżących akt audytu?

W celu zapewnienia wysokiej jakości audytu i uproszczenia opracowywania dokumentów roboczych gromadzonych w trakcie audytu, a także umożliwienia dostępu stron trzecich do informacji na temat przebiegu audytu, wszelkie dokumenty robocze powinny być zamieszczone w aktach audytu. Natomiast bieżące akta zawierają niezbędne informacje do sformułowania uwag i wniosków, które będą zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Prowadzi się je dla dokumentowania przebiegu i wyników konkretnego zadania audytowego. Ze względu na brak zastrzeżenia czasowego w art. 14 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz.U. Nr 111 poz. 973) należy uznać, iż zarówno kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny oraz kierownik jednostki, mają prawo do wglądu do bieżących akt audytu w każdej chwili, jeżeli uznają to za konieczne.

Czy upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego wystawiane jest na cały rok, czy do każdego zadania audytowego?

Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, według wzoru w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz.U. Nr 111 poz. 973), jest wydawane dla audytora wewnętrznego, do przeprowadzenia audytu wewnętrznego w danym roku, zgodnie z planem audytu (we wszystkich komórkach przewidzianych do poddania audytowi, gdyż często audytowi wewnętrznemu poddawane są systemy/procedury) oraz każdorazowo do przeprowadzania zadania audytowego poza planem audytu wewnętrznego.

Kto wyraża zgodę na rozwiązanie stosunku pracy z audytorem wewnętrznym?

W świetle przepisów ustawy z dnia 27 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148) obowiązuje wymóg uzyskania przez pracodawcę zgody Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego na rozwiązanie umowy o pracę z audytorem wewnętrznym zatrudnionym w jednostce sektora finansów publicznych. Zatem, zgodnie z art. 35 e) ust. 4, bez przedmiotowej zgody nie można skutecznie rozwiązać umów o pracę z audytorami wewnętrznymi.

Kto może przystąpić do egzaminu na audytora wewnętrznego?

Do egzaminu będzie mogła przystąpić każda osoba spełniająca wymagania określone w ustawie:

• posiadająca obywatelstwo polskie;

• posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;

• niekarana za przestępstwo popełnione z winy umyślnej;

• posiadająca wyższe wykształcenie.

Sposób organizowania i przeprowadzania egzaminu na audytora wewnętrznego został określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 września 2002r. (Dz.U. Nr 166, poz. 1364).

Kto może być audytorem wewnętrznym?

Audytorami wewnętrznymi zgodnie z art. 35 k pkt 1-5 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003r. Nr 15 poz. 148) mogą być osoby, które posiadają obywatelstwo polskie, wyższe wykształcenie, pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystają z pełni praw publicznych, nie były karane za przestępstwa popełnione z winy umyślnej, a także złożyły z pozytywnym wynikiem egzamin przed Komisją powołaną przez Ministra Finansów.

Ze względu na to, że przeegzaminowanie wszystkich audytorów dla instytucji wskazanych w art. 35 d ustawy o finansach publicznych wymagać będzie czasu, ustawodawca przewidział w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych [...] (Dz.U. Nr 102 poz.1116 ze zm.), trzyletni okres przejściowy, podczas którego kandydaci na audytorów będą mieli możliwość przygotowania się do spełnienia ustawowych wymogów. Tak wiec audytorami wewnętrznymi do 31 grudnia 2004 r. będą mogli być pracownicy z przynajmniej rocznym doświadczeniem na stanowisku związanym z przeprowadzaniem kontroli lub audytu, po tym okresie jedynie osoby, które złożyły z wynikiem pozytywnym egzamin przed Komisją powołaną przez Ministra Finansów.

Czy audytor wewnętrzny może być zatrudniony w komórce kontroli wewnętrznej?

Ministerstwo Finansów zaleca tworzenie odrębnych komórek organizacyjnych bądź samodzielnych stanowisk pracy, ze względu na zachowanie niezależności audytorów wewnętrznych, których zadaniem jest tylko i wyłącznie przeprowadzanie audytu wewnętrznego.

Jeżeli jednak, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, kierownik jednostki (i dyrektor generalny) zdecyduje, że nie ma takiej możliwości, dopuszczalne jest tymczasowe prowadzenie audytu wewnętrznego przez audytora zatrudnionego w komórce kontroli pod warunkiem, że:

• kierownik komórki kontroli i audytu wewnętrznego będzie spełniał warunki określone dla audytora wewnętrznego,

• zadania audytora wewnętrznego, zatrudnionego w komórce audytu wewnętrznego i kontroli, nie będą obejmowały kontroli wewnętrznej (a więc np. przygotowywania procedur wewnętrznej kontroli finansowej lub sprawowania kontroli określonej w tych procedurach).

Kto wypełnia wymóg "co najmniej rocznego doświadczenia na stanowisku związanym z przeprowadzaniem kontroli lub audytu"?

• Wymóg rocznego doświadczenia na stanowisku związanym z przeprowadzaniem kontroli jest spełniony, jeżeli przedmiotem wykonywanych czynności, na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej było sprawdzanie prawidłowości działania, doboru środków i wykonywania zadań przez państwowe jednostki organizacyjne.

Kontrola ta mogłaby polegać w szczególności na:

- wykonywaniu/lub nadzorze czynności kontrolnych Najwyższej Izy Kontroli,

- wykonywaniu/lub nadzorze czynności kontrolnych Regionalnych Izb Obrachunkowych,

- wykonywaniu/lub nadzorze czynności kontrolnych w komórce kontroli wewnętrznej,

- wykonywaniu/lub nadzorze czynności kontrolnych w stosunku do jednostek podległych (kontrola resortowa),

- nadzór nad prawidłowością przepływu środków pochodzących z zagranicy nie podlegających zwrotowi;

a także:

- kontroli realizacji zadań,

- kontroli gospodarowania publicznymi środkami finansowymi.

 Czynności kontrolne w zakresie swoich uprawnień wykonują:

- z urzędu - kierownicy jednostek, zastępcy kierowników jednostek, główni księgowi, kierownicy komórek organizacyjnych jednostki oraz inni pracownicy zobowiązani do przeprowadzenia kontroli, którzy w zakresie czynności mają określone zadania kontrolne. 

• Wymóg rocznego doświadczenia na stanowisku związanym z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego jest spełniony, jeżeli przedmiotem wykonywanych czynności, na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej było:

- przeprowadzanie lub nadzorowanie przeprowadzania audytu wewnętrznego,

- zatrudnienie na stanowisku audytora wewnętrznego.

• W celu udokumentowania ww. doświadczenia należy przedstawić jeden z wymienionych dokumentów:

-świadectwo pracy z zaznaczonym zakresem czynności,

-świadectwo pracy z wyszczególnioną nazwą stanowiska,

-zaświadczenie o zakresie obowiązków wystawione przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną.

---