Outsourcing (10 stron)


Outsourcing

    1. Wstęp teoretyczny

    1. Pojęcie outsourcingu

Firmy poszukują coraz lepszych metod zarządzania i wykorzystania własnego majątku. Jedną z takich metod, która obecnie znajduje coraz więcej zwolenników jest outsourcing. W skrócie tą metodę można spuentować stwierdzeniem niech każdy robi to na czym zna się najlepiej.  Outsourcing to korzystanie z kompleksowych usług oferowanych przez zewnętrznych wykonawców. Koncepcja ta wiąże się z optymalizacją zarządzania. Dzięki możliwości zakupu profesjonalnego pakietu usług firma kupująca może zrezygnować z budowy i utrzymywania własnego zespołu, który miałby zarządzać danymi operacjami lub procesami wewnątrz organizacji. Oznacza to możliwość oszczędności czasu, pieniędzy i lepszą alokację zasobów ludzkich i umożliwia koncentrację kupującego na operacjach będących zasadniczym businessem. Outsourcing stosowany jest zwykle, gdy zasoby zewnętrzne są dostępne, wysokiej jakości i tańsze od wewnętrznych. Każda firma realizuje co jakiś czas określony projekt, który wymaga zatrudnienia zewnętrznych ekspertów, którzy dysponują niezbędną wiedzę i doświadczenie w realizacji podobnych projektów oraz umiejętnościami koordynacji i zarządzania projektami. Outsourcing może mieć zastosowanie w następujących dziedzinach:

2. Dlaczego outsourcing? - wady i zalety.

Obecne uwarunkowania gospodarcze wymuszają na firmach działania zmniejszające koszty i zwiększające konkurencyjność. Coraz większą uwagę zwraca się na strukturę kosztów, która istnieje w przedsiębiorstwie tzn., jaki procent przychodów i kosztów jest związany z działalnością podstawową. Outsourcing jako jedno z narzędzi restrukturyzacji pozwala na zwiększenie efektywności. Głównymi motywami podjęcia decyzji o wykorzystaniu outsourcingu są:

Gdy już firma zdecyduje się na podpisanie umowy outsourcingowej z może odnieść ona wiele korzyści. W zależności od tego w jakiej sferze działalności firmy będzie obowiązywał outsourcing mogą to być następujące korzyści:

Jednak projekty outsourcingowe charakteryzują się tym, że ich realizacja oznacza dla firmy pojawienie się szeregu różnorakich ryzyk biznesowych. Umiejętność radzenia się z tymi ryzykami może przesądzić czy w perspektywie długookresowej outsourcing okazał się sukcesem, czy też wprost przeciwnie - był przeszkodą w rozwoju firmy. Gdy pogrupuje się źródła ryzyk, otrzymuje się kilka obszarów:

1. Pierwszy obszar to niewłaściwy wybór modelu i partnera świadczącego usługę. Szereg ryzyk w tym obszarze bierze swój początek w braku analiz.
2. Drugi, bardzo istotny obszar dotyczy związku outsourcingu ze zdolnością do osiągania długookresowych celów strategicznych i budowy pozycji konkurencyjnej przez firmę.
3. Trzeci obszar dotyczy zagadnień związanych z odejściem od wybranego modelu outsourcingu i partnera, który nam świadczył usługę. Brak analizy scenariuszy wyjścia, na przykład zastanowienia się jak wykorzystać insourcing lub w jaki sposób ma przebiegać zamiana jednego usługodawcy na innego, może się na nas tutaj bardzo zemścić.
4. Czwarty obszar dotyczy samego procesu wyprowadzenia funkcji na zewnątrz: mechanizmów kontroli oraz pozostawienia wybranych kompetencji i możliwości realizacyjnych w firmie. Nieumiejętne zarządzanie relacjami z firmą lub firmami outsourcingowymi, zarówno na poziomie formułowania i podpisywania umowy, przekazania zadań a następnie kontroli jakości prac, jest tutaj jednym z głównych zagrożeń.

    1. Efektywne wykorzystanie outsourcingu w restrukturyzacji firmy.

  1. Charakterystyka restrukturyzowanego przedsiębiorstwa.

Do przedstawienia możliwości wykorzystania outsourcingu posłużę się przykładową firmą XXX S.A. Firma ta działa na światowym rynku usług telekomunikacyjnych od 27 lat. W związku z poszerzeniem Unii Europejskiej planuje ekspansje na kraje wstępujące w tym na Polskę. Zamierza w ciągu 2 lat zdobyć mocną pozycję największego niezależnego operatora. W związku z tym założeniem planuje przejęcie kilku mniejszych lokalnych dostawców usług teleinformatycznych i stworzenie jednej organizacji. Na dzień dzisiejszy suma pracowników tych firm wynosi ponad 1800 na terenie całej Polski. Podczas restrukturyzacji istniejących firm i tworzeniu nowego przedsięwzięcia zarząd staje przed wieloma problemami do rozwiązania. Między innymi:

- jak zorganizować sprzedaż swoich produktów i usług

- jaki przyjąć system kadrowo - płacowy

Możliwości rozwiązania tych problemów są w zasadzie dwa. Pierwszy to utworzyć w ramach już istniejącej organizacji jeden Departament Sprzedaży i jeden Dział Kadrowy, bądź też zlecić obsługę tych dwóch dziedzin wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. W dalszej części postaram się przedstawić argumenty stojące za wprowadzeniem drugiego wariantu.

  1. Oustsourcing sprzedaży

Outsorcing sprzedaży jest przekazaniem odpowiedzialności za zarządzanie sprzedażą firmie zewnętrznej, która specjalizuje się w tej dziedzinie. Pod pojęciem zarządzania sprzedażą rozumiemy kompleksową obsługę począwszy od doradzenia jakimi kanałami dystrybucji się posłużyć, przez opracowanie wszystkich procesów związanych ze sprzedażą, procedur operacyjnych, rekrutację zespołu, opracowanie systemu szkoleń, motywacji, opracowanie standardów raportów operacyjnych i zarządczych, kończąc na automatyzacji wszelkich możliwych do zautomatyzowania procesów. Ponieważ sprzedaż jest bardzo newralgicznym elementem w strategii każdej organizacji, firma zewnętrzna musi funkcjonować jako część firmy, musi mieć szybki dostęp do wszelkich informacji marketingowych, produktowych, logistycznych. Nie koniecznie należy przekazać 100% odpowiedzialności za zarządzanie sprzedażą jednej firmie. W założeniu portfel firm zewnętrznych powinien być w miarę szeroki (2-4 firmy), żeby nie narażać się na utratę rynku w przypadku kłopotów partnera. Można też założyć, że niektóre kanały dystrybucji są zarządzane przez własny zespół sprzedaży a inne przez specjalistyczne firmy sprzedażowe. W naszym przypadku sprzedaż usług i utrzymanie kontaktów z klientami korporacyjnymi zostanie w firmie XXX i zajmować się będzie tym Dział ds. klientów korporacyjnych. Zaś resztę kanałów dystrybucji(sprzedaż bezpośrednia klientom indywidualnym, telesprzedaż) zlecamy firmom zewnętrznym. Z takiej sytuacji już w niedługim czasie po restrukturyzacji sprzedaży poprzez wyoutsourcowanie jej większej części można zauważyć korzyści. Najważniejsze to racjonalna alokacja zasobów, tzn. czasu, pieniędzy i ludzi. Firma zewnętrzna tworzy lub zarządza sprzedażą w ramach istniejącej już infrastruktury (sieci dystrybucji), którą ewentualnie modyfikuje lub rozwija w zależności od potrzeb klienta. Dzięki temu, wszelkie prace nad przygotowaniem kompleksowego rozwiązania idą znacznie szybciej niż praca od podstaw w warunkach dużej organizacji, gdzie proces decyzyjny może być spowalniany natłokiem wielu obowiązków dużej liczby pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż. Pierwszą oszczędnością w wymiarze materialnym jest wykorzystanie istniejącej infrastruktury. Nakłady potrzebne na jej stworzenie i doprowadzenie do momentu kiedy jest ona efektywna mogą być barierą. Tworzenie infrastruktury kanału dystrybucji wymaga dedykowanego zespołu który również kosztuje. Tym bardziej, że zanim nowy kanał dystrybucji zacznie sprzedawać, zespół pracujący nad jego stworzeniem kosztuje pieniądze. W przypadku firmy zewnętrznej modyfikacja istniejącego kanału na potrzeby klienta jest znacznie mniej kosztowna a zespół, który go przygotowuje zajmuje się również zarządzaniem w danym kanale sprzedażą dla innego klienta, przez co koszty tego zespołu rozkładają się na dwóch, trzech lub więcej klientów. Inny aspekt kosztów to istniejący know how i relacje z dostawcami, podwykonawcami, współpracownikami. Specjalistyczna firma, ma ustalone i stabilne relacje z w/w podmiotami, przez co możliwe do uzyskania ceny są niższe niż dla kogoś kto na tym rynku zaczyna. Dodatkowo mała firma, dla której efektywność kosztowa jest podstawą funkcjonowania, jest w stanie wypracować znacznie niższe ceny niż firma duża, ze znanym brandem, o renomie firmy bogatej. Ostatecznie zyskany czas ma swoją wymierną wartość w pieniądzach, czyli chociażby koszty nie sprzedającego jeszcze zespołu. Szybsze rozpoczęcie sprzedaży to również szybsze przychody.Kolejną oszczędnością jest nie angażowanie innych departamentów firmy w operacyjne zarządzanie sprzedażą: Zasoby Ludzkie, Finanse, Logistyka. Wszystkie te departamenty uczestniczą przy tworzeniu procedur i specyfikacji dot. raportowania, natomiast w bieżącym zarządzaniu nie biorą udziału. Gdy dokładnie spojrzymy na sam proces tworzenia zespołu zarządzającego kanałem sprzedaży zauważymy jak dużo czasu i środków trzeba na to poświęcić - przeprowadzenie rekrutacji, szkolenia. Niekiedy zdarzają się pomyłki podczas selekcji i wyborze pracowników co później powoduje konieczność kosztownej i czasochłonnej przebudowy struktury. Podsumowując podstawowe korzyści z outsourcingu sprzedaży to:

Jednak nie wolno zapominać o możliwych zagrożeniach, do których należą przede wszystkim:

Wydaje mi się, iż przy pewnym zaangażowaniu środków i ludzi na przygotowanie warunków i formy współpracy z firmą zewnętrzną bilans atutów i zagrożeń takiego rodzaju zarządzania wychodzi zdecydowanie na plus zalet.

  1. Outsourcing kadrowo - płacowy

Po wykupieniu przez firmę XXX S.A. firm regionalnych powstanie chaos w strukturze organizacyjnej. Należy w takiej sytuacji na bieżąco porządkować i tworzyć prawidłową strukturę, szkolić pracowników, przekwalifikowywać, tworzyć nowe stanowiska a stare łączyć bądź likwidować. Do tego celu jak i późniejszego zarządzania kadrami powinna firma również skorzystać z outsourcingu i zlecić to podmiotowi zewnętrznemu. Korzystając z profesjonalnej organizacji pracy oszczędza się koszty i efektywnie wykorzystuje swój czas pracy, ulegają zmniejszeniu koszty jednostkowe. Redukcja kosztów związanych ze szkoleniami oraz rozwojem bazy technologicznej powoduje eliminację ryzyka związanego z odpowiedzialnością za właściwe naliczanie zobowiązań podatkowych i innych, nie ma potrzeby angażowania natychmiastowego i trwałego kapitału firmy, pojawią się możliwość korzystania z rabatów przy okazji innego zakresu współpracy. Do obowiązków wynajętej firmy można dołączyć również obsługę płac. W takim przypadku korzysta się z wysokiej klasy specjalistów jak i sprzętu i oprogramowania, co zwiększa efektywność skraca czas wykonywania prac administracyjnych.

  1. Outsourcing floty samochodowej

Zakup floty samochodowej dla pracowników, późniejsze koszty związane z jej utrzymaniem, ubezpieczenia itp. Przemawiają za wariantem w którym nasza firma podpisze umowę outsourcingową ze specjalistyczną firmą. Plusy, które przemawiają za takim rozwiązaniem to: