Lista zagadnień na egzamin z metod i technik pracy w administracji publicznej

Wiadomości ogólne

1. Wyjaśnij pojęcie metod i technik pracy w administracji publicznej?

Przez pojęcie metod i technik należy rozumieć świadomie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania dla osiągnięcia określonego celu. W tym przypadku chodzi o realizację zadań nałożonych na administrację publiczną przez przepisy prawa.

2. Jakie znasz systemy kancelaryjne?

System dziennikowy i bezdziennikowy.

3. Omów system dziennikowy (cechy, wady, zalety).

Rejestrowanie pism w dziennikach korespondencji. Pisma otrzymują kolejne numery pod jakimi zostały

zarejestrowane w rejestrze korespondencji łamane na ostatnie dwie cyfry danego roku. W systemie

dziennikowym numer pisma informuje o dacie wpływu pisma. Nie jest zaś nośnikiem żadnych informacji. Nie

spełnia również żadnej roli przy wyszukiwaniu i archiwizowaniu pisma.

4. Omów system bezdziennikowy (cechy, wady, zalety).

W tym systemie rejestruje się sprawy a nie pisma, kolejne pisma w danej sprawie otrzymują ten sam numer sprawy. Numer sprawy oparty jest o JRWA, bez którego system ten nie mógłby funkcjonować. Dzięki niemu możemy uzyskać informacje czego sprawa dotyczy. Zapewnia on również łatwiejsze dotarcie do poszukiwanych akt. Można podzielić go na: rejestrowy i bezrejestrowy .

5. Czym różni się system bezdziennikowy rejestrowy od bezdziennikowego bezrejestrowego? Jaki obecnie system funkcjonuje w administracji?

System bezdziennikowy rejestrowy -oprócz rejestracji w oparciu o JRWA rejestruje się wpływające pisma w dzienniku korespondencji. Dzięki rejestracji w dzienniku korespondencji można zidentyfikować wszystkie pisma wpływające i wypływające z urzędu. Znakiem pisma jest więc nie numer rejestracji w dzienniku podawczym lecz znak sprawy oparty na JRWA.

System bezdziennikowy bezrejestrowy - nie rejestruje się napływającej korespondencji, a jedynie nadaje sprawom numery w oparciu o JRWA. Rejestracja odbywa się wyłącznie w spisach spraw lub rejestrach kancelaryjnych.

Działalność uchwałodawcza

1. Co to jest sesja i jakie są jej rodzaje?

Sesja rady gminy jest to jedno lub więcej posiedzeń zwołanych zgodnie z przepisami prawa przez przewodniczącego rady lub jego zastępcę w celu realizacji wyznaczonego porządku obrad.

Wyróżniamy sesje:

• Zwyczajne (sesje zwoływane we wskazanym wcześniej terminie, czyli sesje planowe. Wyznaczanie terminu sesji zwyczajnych uzależnione jest od przyjętego w statucie rozwiązania w tym zakresie najczęściej spotykane to: wyznaczenie terminu sesji przez przewodniczącego rady gminy po konsultacji z radą, ustalenie terminu kolejnego posiedzenia przez radę gminy lub przyjęciu kalendarza sesji na określony okres, wyznaczenie stałego terminu sesji).

• Nadzwyczajne (sesje zwoływane poza normalnie przyjętym trybem na wniosek ¼ ustawowego składu gminy lub wójta (burmistrza, prezydenta). Przewodniczący obowiązany jest zwołać sesję na dzień przypadający w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wnioskodawca przygotowuje porządek obrad i jego zmiana zależy od jego decyzji).

2. Opisz rolę przewodniczącego w prowadzeniu posiedzeń rady gminy? Co oznacza, że przewodniczący sprawuje policję sesyjną?

Przewodniczący rady, zwołując sesję, obowiązany jest do doręczenia radnym porządku obrad wraz z projektami uchwał. Przewodniczący rady gminy organizuję pracy rady gminy i kieruje jej obradami. Obowiązki przewodniczącego są doprecyzowane przez postanowienia statutowe.

Przewodniczący rady gminy w szczególności sprawuje policję sesyjną, w tym:

• otwiera i zamyka sesję

• sprawdza istnienie kworum na początku sesji i w trakcie jej trwania, w przypadkach budzących wątpliwości

• otwiera dyskusję

• udziela i odbiera głos

• zamyka dyskusję

• zarządza i przeprowadza głosowanie nad projektami uchwał

3. Wymień i opisz rodzaje wypowiedzi podczas sesji rady gminy?

• Wystąpienia o charakterze merytorycznym (Radni muszą się do niej zgłosić poprzez wcześniejszy zapis i wypowiadają się w kolejności tych zgłoszeń).

• Wnioski formalne (sprawy formalne niezwiązane z merytorycznym przebiegiem dyskusji. Czas na ich wypowiedzenie to zazwyczaj ok 1 minuta. Mogą być zgłoszone po zamknięciu dyskusji, jak również poza kolejnością zgłoszeń dla wypowiedzi merytorycznych).

• Wnioski ad vocem (odnoszą się ona bezpośrednio do wypowiedzi innych osób lub są formą realizacji prawa do repliki. Są możliwe do czasu zamknięcie dyskusji i przystąpienia do głosowania. Dają one możliwość wypowiedzi merytorycznej osobom, wcześniej zabierającym głos lub niezapisanym do dyskusji. Wypowiedź ta musi odnosić się do wypowiedzi przedmówcy i być z nią bezpośrednio związana).

4. Co to są wnioski formalne? Wymień przynajmniej 4 przykłady wniosków formalnych?

Wnioski formalne nie są związane merytorycznie z przebiegiem dyskusji. Przykłady wniosków formalnych: o stwierdzenie quorum, dokonanie zmiany w porządku obrad, zarządzenie przerwy, ograniczenie czasu wypowiedzi, ograniczenie czasu dyskusji, ograniczenie dyskusji wyłącznie do wysłuchania klubów radnych, zakończenia dyskusji i podjęcia uchwały, wyrażenie opinii przez radcę prawnego przed przystąpieniem do głosowania, głosowanie bez dyskusji, przeprowadzenie głosowania imiennego, ponowne przeliczenie głosów, przerwania, odroczenia lub zamknięcia posiedzenia (o ile statut przewiduje taką możliwość).

5. Co to są wnioski ad vocem?

Odnoszą się one bezpośrednio do wypowiedzi innych osób (przedmówców) lub są formą realizacji prawa do repliki. Wnioski te są możliwe do czasu zamknięcia dyskusji przystąpienia do głosowania. Dają one możliwość wypowiedzi merytorycznej osobom, wcześniej zabierającym głos lub nie zapisanym do dyskusji. Wypowiedz taka musi odnosić się do wypowiedzi przedmówcy i być z nią bezpośrednio związana.

6. Opisz co to jest kworum oraz sposoby głosowania i rodzaje większości?

Kworum odnosi się do liczby radnych znajdujących się faktycznie na sali obrad, a nie wpisanych na listę obecności. Nad jego istnieniem powinien czuwać przewodniczący rady gminy. Wniosek o sprawdzenie kworum przed głosowaniem może wnieść każdy radny. W przypadku jego braku można zarządzić przerwę w obradach w celu zwołania brakujących radnych. Jeżeli to nie przyniesie rezultatu sesję należy zamknąć (tak samo w przypadku braku kworum na początku sesji) Powinno być odnotowane w protokole).

Sposoby głosowania:

• Jawne - jawne i jawne imienne

• Tajne

Rodzaje większości głosów:

• zwykła (ważne jest aby „za” było więcej nić „przeciw”, głosów „wstrzymujących” nie bierze się pod uwagę).

• Bezwzględna (gdy podczas głosowania liczba głosów za wnioskiem jest większa od sumy głosów przeciw i wstrzymujących się)

7. Omów pojęcie głosowania jawnego i tajnego? Kto decyduje o rodzaju głosowania? Co to jest głosowanie jawne imienne?

Głosowanie jawne:

• jawne - radni głosują jawnie ale nie rejestruje się sposobu głosowania przez poszczególnych radnych, więc nie można go później odtworzyć. Głosowanie to odbywa się prze podniesienie reki lub z udziałem elektronicznego mechanizmu rejestrującego.

• jawne imienne - kwalifikowana forma głosowanie jawnego. Odbywa się poprzez wpisanie do protokołu sposobu głosowania prze poszczególnych radnych lub poprzez rejestrację przez urządzenie służące do głosowania pod warunkiem że pozwala ono na zapis sposobu głosowania przez poszczególnych radnych. Zapis taki musi być przechowywany lub załączany do protokołu.

Głosowanie tajne - musi przebiegać w taki sposób żeby zapewnić uczestnikom możliwość głosowania w sposób anonimowy bez ingerencji z zewnątrz. Jest ono prowadzone na kartach do głosowania których liczeniem zajmuje się komisja skrutacyjna powołana spośród radnych. Odnosi się wyłącznie do spraw personalnych. Ustawa przewiduje go wyłącznie w przypadku wyboru przewodniczącego rady gminy i wiceprzewodniczących oraz sołtysów.

O rodzaju głosowania decyduje przewodniczący rady lub ustawa???

Ustawa archiwalna

1. Omów pojęcie kategorii archiwalnej ? Omów poszczególne kategorie archiwalne? Jak ustalić kategorie archiwalną dokumentu?

Kategoria archiwalna wskazuje czy dokument nią oznaczony ma wartość historyczną i jak długo oraz w jaki sposób jest przechowywany, wynika z JRWA, może być zmieniana w wyniku ekspertyzy (BE) lub decyzją archiwum państwowego (szczególne przypadki określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym, może nastąpić taka zmiana w każdym momencie), zmiana kategorii w Uwagach (są jednak w 99% puste), podstawowa kategoria archiwalna to A i B.

• Kategoria A - obejmuje dokumenty stanowiące materiał archiwalny. Dokumenty nią opatrzone mają trwałą wartość historyczną i po przechowywaniu w archiwum zakładowym podlegają przekazaniu do archiwum państwowego i są tam przechowywane wieczyście.

• Kategoria B - dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym

• B + cyfra arabska - cyfra oznacza liczbę lat przez które dokumenty nią opatrzone powinny być przechowywane. Po tym okresie mogą podlegać brakowaniu.

• BE + cyfra arabska (5-10lat) - dokumenty nią opatrzone po upływie okresu wskazanego przez liczbę arabską powinny zostać poddane ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnej zmiany ich kwalifikacji archiwalnej.

• Bc - dokumentacja manipulacyjna mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ulegać brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum.

Kategoria archiwalna dla danego rodzaju dokumentów określana jest poprzez jednolity rzeczowy wykaz akt. Jest to obligatoryjny element każdego wykazu akt. Wykaz wskazuje na kategorię archiwalną w komórce macierzystej urzędu oraz innych komórkach urzędu.

2. Co to są materiały archiwalne i jak się je oznacza? Jak długo i gdzie są przechowywane? Kto sprawuje nad nimi nadzór?

Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne.

Materiał archiwalny podlega wieczystemu przechowywaniu w archiwum państwowym, oznacza się go kategorią A.

3. Co to jest dokumentacja niearchiwalna?

Dokumentacja niearchiwalna jest to dokumentacja mająca czasowe znaczenie praktyczne, która po jej wykorzystaniu może ulegać brakowaniu (niszczeniu). Oznacza się ją kategorią B.

4. Co wchodzi w skład narodowego zasobu archiwalnego i jakie są jego cechy? Komu służy narodowy zasób archiwalny i kto sprawuje nad nim nadzór?

Narodowy zasób archiwalny - dokumentacja mająca znaczenie jako źródło informacji m.in. o:

• działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami,

• działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych.

Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli.

Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Narodowy zasób archiwalny dzieli się na:

1) państwowy zasób archiwalny;

2) niepaństwowy zasób archiwalny

5. Jakie są cechy państwowego zasobu archiwalnego?

Państwowy zasób archiwalny jest przechowywany w instytucjach państwowych i jest własnością państwa.

Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:

1) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;

1a) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;

2) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i

organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te

znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

6. Kiedy przekazuje się dokumentację spraw zakończonych do archiwum zakładowego?

Dokumentację spraw zakończonych uznaje się w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

7. Omów zasady uporządkowania akt przekazanych do archiwum zakładowego w systemie tradycyjnym?

Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym - „papierowym”(A, BE i B 10 i wyższa) polega m.in. na:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek - chronologicznie,

b) wyłączenie zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism;

c) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw;

d) usunięcie z dokumentacji części metalowych i plastikowych

e) umieszczenie dokumentacji w teczkach aktowych lub pudłach,

f) ponumerowanie stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem nanosząc numer strony w prawym górnym rogu,

g) opisanie teczek aktowych,

h) ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym (B 10 i niższa) polega m.in. na:

a) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw;,

b) umieszczenie dokumentacji w teczkach aktowych lub pudłach,

c) opisanie teczek aktowych,

d) ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

8. Co to jest teczka aktowa i czemu służy?

Teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

9. Co to jest skład chronologiczny i czemu on służy?

Skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD; służy do przechowywania dokumentów w postaci nieelektronicznej.

Nowa instrukcja kancelaryjna

1. Co to jest Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt? Czemu służy?

JRWA - jednolita, rzeczowa, niezależna od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikacja akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawierająca ich klasyfikację archiwalną.

Służy do: oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

2. Jakie elementy zawiera JRWA ? Czemu służą poszczególne jego elementy? Jakie zmiany w strukturze JRWA wprowadziły nowe przepisy?

- symbole klasyfikacyjne - oparte na systemie dziesiętnym

- hasła klasyfikacyjne -

- kategoria archiwalna -

- uwagi (sposób liczenia terminów, zmiana kategorii archiwalnej, dodatkowe - różny charakter np. odesłanie do innych przepisów, uwagi uzupełniające, odesłanie do innych grup haseł)

Jednolite rzeczowe wykazy akt

Podział na osobne wykazy akt dla:

1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy,

2) organów powiatu i starostw powiatowych stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia,

3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia,

4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia,

ma na celu umożliwienie dostosowanie wykazów akt do różnych podmiotów objętych rozporządzeniem.

W stosunku do wykazów akt wydanych na podstawie dotychczasowych przepisów obecne uległy zasadniczej przebudowie. Wykazy akt zostały także nieco uproszczone. Ilość zaproponowanych pozycji klasyfikacyjnych wykazu akt jest nieco mniejsza od dotychczasowych np. w wykazie akt dla organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy wynosiła 885 wobec wcześniejszych 1198 (zmniejszenie o 313 pozycji - 26%). Zakłada się, że w razie potrzeby wykazy akt zostaną rozbudowane zgodnie z § 5 ust. 12 rozporządzenia.

Istotną zmianą wynikającą z przepisu § 8 ust. 2 oraz § 9 ust. 2 i 4 instrukcji kancelaryjnej jest likwidacja kolumny określające kategorię archiwalną dokumentacji w komórkach innych niż merytoryczne.

3. Jak postępować z aktami spraw jeszcze nie zakończonych po wprowadzeniu nowej instrukcji?

Z dokumentacją spraw niezakończonych, wytworzoną i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia postępuje się następująco:

• sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy, albo

• zakłada się nową sprawę.

4. Co to jest znak sprawy? Wskaż z jakich elementów się on składa? Czemu służy? Omów możliwe modyfikacje znaku sprawy?

Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Co to oznacza, że znak sprawy jest cechą rozpoznawczą danej sprawy?

Dzięki niemu dowiadujemy się jaka komórka organizacyjna zajmuje się sprawą a co najważniejsze wiemy czego sprawa może dotyczyć (dzięki symbolowi z JRWA), jest on charakterystyczny i niepowtarzalny.

6. Na czym polega utworzenie podteczki? Jaki to ma wpływ na znak sprawy?

Utworzenie podteczki polega na rozbudowaniu znaku sprawy. Tworzy się je w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory ze względu na znaczną liczbę spraw określonego rodzaju o jednorodnym charakterze. Podteczki otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki.

7. Jak dzieli się dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie? Omów każdą z wymienionych kategorii?

Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta spraw - dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

2) nie tworzącą akt spraw - dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

8. Co to jest dokumentacja nietworząca akt sprawy?

Dokumentacja nie tworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

Dokumentacja nie tworząca akt spraw:

• nie otrzymuje znaku sprawy,

• nie podlega przechowywaniu w teczkach aktowych,

• instrukcja wprowadza katalog przedmiotowy tej dokumentacji.

Dokumentację, o której mowa, mogą stanowić w szczególności:

• zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

• niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

• publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

• dokumentacja finansowo-księgowa (w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe);

• listy obecności;

• karty urlopowe;

• dokumentacja magazynowa;

• środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

• dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr);

• rejestry i ewidencje (w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych).

9. Co to jest dokumentacja tworząca akta sprawy?

Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

10. Jakie znasz systemy wykonywania czynności kancelaryjnych?

System tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci

System EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

11. Na czym polega wybór systemu (sposobu) wykonywania czynności kancelaryjnych?

Kierownik podmiotu wskazuje, który ze sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu.

12. Co to znaczy, że system kancelaryjny jest podstawowy?

Oznacza to, że jest to system główny, którym posługuje się dany urząd.

13. Co to są metadane?

Metadane najprościej można zdefiniować jako dane o danych. Metadane opisujące zbiory

danych przestrzennych powinny gromadzić informację o położeniu i rodzaju obiektów oraz

ich atrybutów, pochodzeniu, dokładności, szczegółowości i aktualności zbioru danych,

zastosowanych standardach, prawach własności i prawach autorskich, cenach, warunkach

i sposobach uzyskania dostępu do danych zbioru oraz ich użycia w określonym celu.

14. Omów zasady otwierania przesyłek w punkcie kancelaryjnym?

15. Omów obowiązki punktu kancelaryjnego związane z przyjęciem przesyłki papierowej w EZD?

Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator.

Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje z różnych względów (np. rozmiar strony, dużą liczbę stron, treść, formę lub postać, wtedy jeżeli to możliwe odwzorowuje się najmniej pierwszą stronę przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki)

Kierownik podmiotu uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek.

7. Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty; może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata; może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

16. Omów procedurę przyjmowania przesyłek pocztą elektroniczną?

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się wstępnej ich selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. Po dokonaniu selekcji, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez podmiot (rejestruje się dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę; mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez podmiot (prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających), pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu (nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany)

Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

17. Co dzieje się z dokumentem papierowym wpływającym do urzędu w którym EZD jest systemem podstawowym? Opisz drogę tego dokumentu od jego wpłynięcia do przekazania w wyniku dekretacji?

1. Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, o którym mowa w § 13 ust. 6, w przypadku gdy:

1) istnieje możliwość otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma;

2) nie ma możliwości otwarcia koperty - na kopercie.

2. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.

3. Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa w ust. 2, nanoszenie na przesyłkę identyfikatora przeznaczonego do odczytywania maszynowego.

4. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.

6. Kierownik podmiotu uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości

8 przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4.

7. Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

8. System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

9. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią, bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

10. Minimalne wymagania dla odwzorowań cyfrowych określono w załączniku nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.

18. Jak dokonuje się dekretacji w EZD? Czym różni się od dekretacji w systemie tradycyjnym?

Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności, z zastrzeżeniem

Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.

2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

19. Kto sprawuje nadzór nad wykonywanie czynności kancelaryjnych i co on obejmuje?

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych(funkcję tą powierza się archiwiście).

20. Co to pieczęć wpływu i jakie elementy można z niej wyczytać?

Pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników.

21. Co to jest dekretacja i jakie są jej rodzaje oraz czym różni się od akceptacji?

Dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

Dekretacja zastępcza - adnotacja umieszczana na piśmie, odzwierciedlająca treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzona podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;

Akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy, aprobatę treści pisma.

22. Omów pojęcie akceptacji? Co to jest akceptacja? Co to jest akceptacja wielostopniowa?

Akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy, aprobatę treści pisma.

Wykonanie akceptacji w systemie EZD polega na podpisaniu dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym.

1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeśli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

2) ustnie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

23. Na czym polega wykonywanie akceptacji w systemie EZD?

Akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy, aprobatę treści pisma;

Akceptacje wykowywane w ramach EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności.

Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD. Może być jedno lub wielostopniowa. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie Az do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek akceptujący akceptuje pismo. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

• Nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu

• Ustnie

• Z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

Akceptujący może także po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

24. Co to jest punkt kancelaryjny i jakie zadania wykonuje w EZD?

Punkt kancelaryjny - komórka organizacyjna, w tym sekretariat, kancelaria, lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek.

Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób.

Punkt kancelaryjny dokonuje wysyłki przesyłek.

[to tak ogólnie, jeśli chodzi o szczegóły to do tego jeszcze wszystkie czynności związane z rejestrowaniem przesyłek w każdej postaci - papierowej, elektronicznej, na elektroniczna skrzynkę podawczą, na informatycznym nośniku danych)

25. Na czym polega wykonanie dekretacji w systemie EZD?

Dekretacja - adnotacja umieszczana na piśmie lub do niego dołączana, zawierająca wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminów i sposobu załatwienia sprawy.

Dekretacje wykonywane w ramach EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności.

26. Na czym polega rejestracja przesyłki w systemie EZD?

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. Metadane mogą być dodawane automatycznie. Metadane opisujące przesyłkę mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

27. Opisz procedurę przyjmowania w systemie EZD przesyłek przychodzących drogą pocztową.

Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające i wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator (nr z rejestru przesyłek wpływających dla danego roku kalendarzowego.

28. Opisz procedurę przyjmowania i rejestracji przesyłek papierowych w systemie EZD.

Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

• Danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma

• Danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu pisma w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, w przypadku gdy:

• Istnieje możliwość otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma

• Nie ma możliwości otwarcia koperty - na kopercie

Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz z załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

• Rozmiar strony (np. A3 i większe)

• Dużą liczbę stron

• Treść, formę lub postać.

W tych przypadkach jeżeli to możliwe wykonuje się odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tę przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.

Kierownik podmiotu uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów.

Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty. Może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata. Może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

29. Opisz procedurę przyjmowania i rejestracji przesyłek przekazywanych pocztą elektroniczną w systemie EZD.

Przyjmując przesyłki przekazane poczta elektroniczną, dokonuje się wstępnej ich selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatna. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

Po dokonaniu selekcji przesyłki otrzymane poczta elektroniczną dzieli się na:

• Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podana w BIP jako właściwą do kontaktu z podmiotem

• Przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej

1. mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez podmiot - rejestruje się dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja ta może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę

2. mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez podmiot - prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających

3. pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu - nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany.

Przesyłki przekazane poczta elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

30. Opisz procedurę przyjmowania i rejestracji przesyłek przekazywanych na informatycznym nośniku danych.

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

• Przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych - przesyłki rejestruje się dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) jeśli zostało wydane

• Stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym - pisma na nośniku papierowym rejestruje się jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.

System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzanie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one znajdują.

Kierownik podmiotu uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do EZD.

31. Na czym polega przykazywanie (rozdział) przesyłek w systemie EZD. Uwzględnij różną postać przesyłek.

Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.

W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału realizowane jest:

• W ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

• Poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD - realizowane jest w sposób przyjęty w podmiocie.

Po zakończeniu sprawy:

• Przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przekazywane są do składu chronologicznego

• Przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych.

32. Co to jest i do czego służy skład chronologiczny i skład informatyczny?

Skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD, służy do przechowywania dokumentów w postaci nieelektronicznej.

Skład informatycznych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej, służy do przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej.

33. Co to jest spis spraw i jakie elementy zawiera?

Spis spraw - narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

Spis spraw zawiera:

• Dane odnoszące się do całego spisu spraw - oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt, datę utworzenia raportu, oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, hasło klasyfikacyjne z wykazu akt.

• Dane dotyczące się do każdej sprawy w spisie spraw - liczbę porządkową, kolejny numer sprawy, tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeśli nie jest to sprawa własna, znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeśli nie jest to sprawa własna, datę ostatecznego załatwienia sprawy, imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę, uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeśli są istotne.

34. Czy instrukcja przewiduje analogiczne czy odmienne zasady otwierania przesyłek w systemie EZD i tradycyjnym?

Instrukcja przewiduje analogiczne zasady otwierania przesyłek w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.

35. W jaki sposób można wysłać pismo do adresata?

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

• Wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki

• Podpisanie odręcznie wydruku

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysłane:

• Automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym

• Przez punkt kancelaryjny

• Przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

36. Co to jest rejestr przesyłek wychodzących i czy występuje w EZD i w systemie tradycyjnym?

Rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla całego podmiotu.

Występuje zarówno w EZD jak i w systemie tradycyjnym.

---