Wynagrodzenia za grudzień 2014 r. wypłacone w roku 2015
Moment zaliczenia wynagrodzeń i składek ZUS do kosztów
W ewidencji księgowej wynagrodzenia i należne od nich składki ZUS ujmujemy zawsze w miesiącu, za który są należne. Bez znaczenia jest termin wypłaty tych wynagrodzeń. Zasada ta wynika z obowiązku przypisywania kosztów do roku, którego dotyczą. Jest to jedna z nadrzędnych zasad rachunkowości, zwana zasadą memoriału. W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Tak więc wynagrodzenia i składki ZUS należne za grudzień, a wypłacone w styczniu lub później, będą kosztem bilansowym w grudniu.
Natomiast inne zasady obowiązują dla celów podatków dochodowych (CIT i PIT). Otóż należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PDOF (czyli ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi wynagrodzenia te będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji.
W świetle powyższego, wynagrodzenia należne za grudzień, a wypłacone w styczniu będą kosztem uzyskania:
w grudniu - pod warunkiem, że termin wypłaty wynagrodzenia w następnym miesiącu jest ustalony w umowie o pracę czy innym akcie prawnym (np. regulaminie wynagradzania) i termin wypłaty został zachowany,
z chwilą faktycznej wypłaty (postawienia do dyspozycji), czyli w styczniu - jeśli nie jest spełniony powyższy warunek.
Jeszcze inaczej jest w przypadku składek ZUS od powyższych wynagrodzeń. Otóż składki ZUS z tytułu powyższych należności w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:
1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
czyli składki ZUS od wynagrodzeń należnych za grudzień 2012 r. i wypłaconych w grudniu br. będą kosztem uzyskania przychodów grudnia, jeśli zostaną opłacone do 15 stycznia 2013 r.;
2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca,
czyli składki ZUS od wynagrodzeń należnych za grudzień 2012 r., a wypłaconych w styczniu 2013 r. w terminie wynikającym z prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego, będą kosztem podatkowym grudnia 2012 r., jeśli zostaną opłacone do 15 stycznia 2013 r.
Dla celów podatkowych rozważmy 2 sytuacje:
Zapłata wynagrodzeń w styczniu :
Pracownik umysłowy powinien dostać wypłatę do końca grudniu, dlatego też koszty jego zatrudnienia należy przypisać do miesiąca stycznia, gdyż termin wypłaty nie został zachowany.
W przypadku pracownika fizycznego sytuacja przedstawia się inaczej. Z reguły pracownicy tacy opłacani są do dnia 10 kolejnego miesiąca, dlatego też pracodawca, dla celów podatkowych, uznaje koszty wynagrodzenia za koszty poniesione w grudniu, gdyż zachowany został termin wypłaty.
Zapłata wynagrodzeń w lutym: termin wypłaty nie został zachowany w obydwóch przypadkach dlatego koszty wynagrodzeń za pracownika umysłowego i fizycznego, dla celów podatkowych, należy ująć w miesiącu zapłaty świadczeń czyli w lutym.