Reprezentacja i reklama w księgach rachunkowych

W prawie bilansowym wszystkie wydatki marketingowe są uznawane za koszty. W myśl zasad określonych w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego - niezależnie od terminu ich zapłaty.

Zgodnie z art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Powinny być one rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. odpowiednio udokumentowane.

Ewidencja w księgach rachunkowych wydatków na cele reprezentacji i reklamy zależy przede wszystkim od dwóch czynników. Po pierwsze, istotne jest, czy wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu, a po drugie, czy ma związek ze sprzedażą opodatkowaną do celów VAT. Uznanie bądź nieuznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu ma decydujące znaczenie również z punktu widzenia możliwości odliczenia ewentualnego podatku VAT przy zakupie.

Trzeba pamiętać, że w myśl art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, jeśli wydatek jest uznany za koszt reprezentacji - a tym samym nie stanowi kosztu uzyskania przychodu - możliwości odliczenia tego podatku praktycznie nie ma.Podatek od towarów i usług stanowi wówczas koszt uzyskania przychodu. Jednak należy pamiętać, że w kwestii możliwości odliczenia tego podatku stanowiska organów skarbowych i orzecznictwo sądów są rozbieżne. Organy podatkowe uznają bowiem, że z uwagi na art. 88 ust. 1 pkt 2 odliczenia VAT nie ma, natomiast sądy podzielają pogląd wielu specjalistów, że przepis ten jest sprzeczny z prawem wspólnotowym. Przykładem może być wyrok WSA we Wrocławiu z 4 kwietnia 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 148/07) i wyrok WSA w Warszawie z 30 kwietnia 2008 r. (sygn. akt III SA/Wa 173/08). Tak szerokie sformułowanie ograniczenia obliczalności VAT, jak we wspomnianym art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, prowadzi do naruszenia zasady neutralności tego podatku. Zasada ta, jako jedna z fundamentalnych w systemie VAT, została potwierdzona przez wiele orzeczeń ETS. Kwestie VAT zostały szerzej omówione w rozdziale dotyczącym tego podatku.

Jeśli podatnik wie, że zakup służy sprzedaży opodatkowanej - ma wybór decyzji. Może zachować się ostrożnie, rezygnując z odliczenia podatku VAT i uznając go za koszt uzyskania przychodu w myśl art. 16 ust. 1 pkt 46 (tiret 2) updop (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 43 (tiret 2) updof lub podjąć decyzję o odliczeniu VAT na zasadach ogólnych - wystawiając fakturę wewnętrzną jako wydatek (zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Musi jednak pamiętać, że może narazić się na spór z organem skarbowym. Jednak po jego stronie jest orzecznictwo zarówno polskich sądów administracyjnych, jak też ETS.

Przykład 1

Przekazanie zakupionych towarów na cele reprezentacji i reklamy

Przedsiębiorstwo będące podatnikiem VAT zakupiło towary od „vatowca” po cenach detalicznych i w całości bezpośrednio przekazało je na cele reprezentacji (zakup ten nie stanowi kosztów uzyskania przychodu (konto 409-1 - reprezentacja niestanowiąca kosztów uzyskania przychodu NKUP, natomiast VAT jest odliczony z uwagi na fakt, że zakup towarów ma związek ze sprzedażą opodatkowaną (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

I. Wydatek nie jest KUP, VAT odliczamy

(Dokument - faktura VAT oraz faktura wewnętrzna VAT).

Założenia:

Faktura VAT (oryginał)

1) wartość brutto towarów: 1220 zł - Wn 300, Ma 200

2) VAT naliczony 22%: 220 zł - Wn 221, Ma 300

Faktura VAT wewnętrzna

3) wartość netto towarów: 1000 zł - Wn 409/1, Ma 300

4) VAT należny 22%: 220 zł - Wn 403, Ma 222

II. Wydatek nie jest KUP, VAT jest KUP

Jeśli podatnik zrezygnuje z wystawienia faktury wewnętrznej, nie odlicza VAT naliczonego przy zakupie i uznaje VAT za koszt uzyskania przychodu (w myśl wskazanych wyżej przepisów), ewidencja przedstawia się następująco:

Faktura VAT (oryginał)

1) wartość brutto: 1220 zł - Ma 200

1a) wartość netto: 1000 zł - Wn 409-1,

1b)) VAT naliczony 22%: 220 zł - Wn 403

UWAGA!

W przypadku prowadzenia kont kosztów nie tylko na zespole „4”, ale też „5” (według miejsc ich powstawania) księgowania kosztów będą miały jeszcze jeden dekret (w obu przypadkach): 1220, - Wn 550 Koszty ogólnego zarządu i Ma 490 Rozliczenie kosztów.

Przykład 2

Przekazanie części zakupionych towarów na potrzeby reprezentacji i reklamy

Przedsiębiorstwo będące podatnikiem VAT zakupiło towary na cele reprezentacji od „vatowca” po cenach detalicznych (dokument - faktura VAT). Połowę zakupionych towarów przekazano do magazynu. Na drugą połowę wystawiono fakturę wewnętrzną i przekazano je na cele reprezentacji, traktując jako koszty uzyskania przychodu i odliczając VAT. Zakup ma związek ze sprzedażą opodatkowaną.

1) wartość brutto towarów: 1220 zł - Wn 300, Ma 200

2) VAT naliczony: 220zł - Wn 221, Ma 300

Faktura wewnętrzna VAT

3) wartość netto przekazanych towarów: 500 zł - Wn 409-2, Ma 300

4) VAT należny 22%: 110 zł - Wn 403, Ma 222

Dowód Pz - przyjęcie do magazynu

5) przyjęcie do magazynu połowy towarów: 500 zł - Wn 330, Ma 300

Przykład 3

Zakup usług obcych na cele reprezentacji

Przedsiębiorstwo będące podatnikiem VAT dokonało zakupu usług obcych (cateringowych - na zebranie rady nadzorczej) na potrzeby reprezentacji. W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, takie wydatki nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak przypomnieć, że również w tej sytuacji decyzja należy do podatnika. Ma on bowiem do dyspozycji np. korzystną interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Opolu, który stwierdził, że przepis ten odnosi się do wydatków, które zostały poniesione bezpośrednio na rzecz członka wymienionych organów i stanowią przysporzenie jego majątku. Natomiast wydatki z tytułu poczęstunku na posiedzeniach organów stanowiących nie są wydatkami poniesionymi na rzecz konkretnych członków tych organów, lecz są kosztami organizacji wewnętrznych posiedzeń jednostki, w których to naradach osoby te uczestniczą - zatem wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Założenia:

Wydatek nie jest KUP, natomiast VAT nie podlega odliczeniu i jest KUP.

Faktura VAT (oryginał)

1) wartość brutto usług: 366 zł - Wn 300, Ma 200

2) VAT naliczony: 66 zł - Wn 403, Ma 300

3) wartość netto usług: 300 zł - Wn 409-1, Ma 300

Przykład 4

Przekazanie własnych wyrobów na cele reprezentacji

Firma przekazała własne wyroby na cele reprezentacji. Firma produkuje wytworne, drogie kosmetyki i przekazała je kontrahentom podczas spotkania negocjacyjnego. Wystawiono fakturę wewnętrzną VAT.

Założenia:

Wydatek nie jest kosztem uzyskania przychodu, ponieważ prezenty przekraczają wartość 100 zł. Należy je uznać za przychód obdarowanych osób i wystawić PIT-8C (firma jest zobowiązana uzyskać NIP osób obdarowanych). Natomiast odbiorca nagrody powinien wykazać w zeznaniu podatkowym za dany rok podatkowy wysokość przychodów wykazanych w informacji PIT-8C.

Faktura VAT wewnętrzna (1300 netto, 286 VAT, 1586 brutto)

1) należny VAT według stawki 22% (od wartości sprzedaży netto 1300 zł, wartość brutto faktury 1586 zł): 286 zł - Wn 403, Ma 222

Dowód przekazania

2) wartość przekazanych wyrobów według kosztu wytworzenia: 1000 zł - Wn 791, Ma 600

3) wartość przekazanych wyrobów według kosztu wytworzenia: 1000 zł - Wn 409-1, Ma 790

Przykład 5

Zakup usług obcych u podatnika zwolnionego z VAT

Firma zakupiła na cele reprezentacji i reklamy usługi obce u podatnika podmiotowo zwolnionego z VAT. Zakup został udokumentowany rachunkiem.

Założenia:

Rachunek

1) wartość usług: 500 zł - Wn 409-1, Ma 200

Jest to najprostsza sytuacja. Ponieważ podatnik, u którego zakupiono usługę, jest zwolniony z VAT - nie wystąpi VAT naliczony. Nie ma obowiązku wystawiania faktury wewnętrznej, bo jest to usługa obca. Nie wystąpi w związku z tym VAT należny. Cała kwota zostaje odniesiona w koszty reprezentacji.

Przykład 6

Przekazanie na cele reprezentacji i reklamy własnych wyrobów akcyzowych

Firma przekazała na potrzeby reprezentacji własne wyroby akcyzowe (alkohol), wystawiając fakturę wewnętrzną VAT.

Założenia:

Wydatek nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Faktura VAT wewnętrzna

1) VAT należny według stawki 22% (od wartości netto liczonej według ceny sprzedaży 22% x 500 zł): 110 zł - Wn 403, Ma 222

Dowód przekazania towarów

2) wartość wyrobów według kosztu własnego: 400 zł - Wn 791, Ma 600

3) wartość netto przekazanych wyrobów: 400 zł - Wn 409-1, Ma 790

4) podatek akcyzowy (w wartości netto według ceny sprzedaży wynoszącej 500 zł): 50 zł - Wn 403, Ma 740

5) rozliczenie z US: 50 zł - Wn 740, Ma 223

Przykład 7

Zakup towarów na cele reprezentacji przy założeniu, że jednostka prowadzi sprzedaż zwolnioną z VAT

Firma będąca podatnikiem VAT zakupiła towary i w całości przekazała je na cele reprezentacji. VAT nie podlega odliczeniu, dlatego nie ma obowiązku wystawienia faktury wewnętrznej.

Założenia:

Wartość netto nie stanowi KUP, a VAT jest KUP.

Faktura VAT (oryginał)

1) wartość brutto towarów: 1070 zł - Ma 200

1a) VAT według stawki 7%: 70 zł - Wn 403

1b) wartość netto towarów: 1000 zł - Wn 409-1

Maria Pawlak,

Wiesława Moczydłowska