Temat: Proces planowania w organizacji

1. Cele organizacji

2. Rodzaje planów organizacji

3. Zarządzenie ustaleniem celów i procesami planistycznymi

AD1. Co to jest planowanie? Jest działalnością uniwersalną uprawiają ją wszystkie organizacje. Nie ma organizacji które robiłyby to w sposób identyczny. Planowanie odbywa się w kontekście określonego otoczenia dlatego też zrozumienie otoczenia ma podstawowe znaczenie jako pierwszy krok w planowaniu. Opierając się na zrozumieniu otoczenia menadżerowie muszą ustalić co jest ogólnym posłannictwem (misją, firmą). Misja wyznacza cel organizacji: założenie, wartości, kierunki. Z misji firmy wypływają równoległe cele i plany organizacji. Z tego powołania bezpośrednio wynikają cele strategiczne. Cele te i misja wspólnie pomagają określić plany strategiczne. Z kolei strategiczne cele i plany są podstawowymi elementami dla opracowania planów strategicznych. Plany taktyczne wraz z celami taktycznymi kształtują cele operacyjne. Te cele oraz z odpowiednie plany taktyczne określają plany operacyjne. Na koniec cele i plany każdego szczebla mogą być również wykorzystywane jako podstawa przyszłej działalności na wszystkich szczeblach.

Cele organizacji – cele mają kluczowe znaczenie dla skutków organizacji i społecznego szeregu zadań. Organizacje mogą mieć również kilka potencjalnych celów i trzeba tak zarządzić aby wszystkie je osiągnąć. Ustalenie celów wymaga zaangażowania różnego rodzaju funkcje celów menadżerów.

Cele w działalności organizacji spełniają 4 podstawowe cele

1. Stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działań ludzi pracujących w organizacji. Wytyczone cele pozwalają zrozumieć dokąd organizacja zmierza i dlaczego osiągnięcie pewnego docelowego stanu jest tak ważne

2. Praktyka ustalania celów wpływa na planowanie, skuteczne wyznaczanie celów sprzyja dobremu planowaniu a ono z kolei ułatwia ustalenie celów w przyszłości.

3. Cele mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji. Cele sformułowane konkretnie o umiarkowanym stopniu trudności mogą motywować ludzi do cięższej pracy zwłaszcza jeśli osiągnięcie celu może być nagrodzone.

4. Cele dają skuteczne mechanizmy ceny i kontroli. Oznacza to ze przyszłe wyniki będzie można ocenić na podstawie stopnia realizacji wyznaczonych dziś celów.

Rodzaje celów:

Organizacje ustalają wiele różnych rodzajów celów. Ogólnie rzecz biorąc cele te różnią się. Szczeblem, dziedziną i ramionami czasowymi.

Podział szczebli:

Cele te ustalone są na różnych szczeblach i dla różnych szczebli w ramach organizacji wyróżniamy 4 podstawowe szczeble:

• Misja

• Cele strategiczne

• Taktyczne

• Operacyjne

Misja – niepowtarzalny cel który wyróżnia firmę spośród innych

Cele strategiczne – są ustalane na najwyższym szczeblu

Taktyczne – ustalane na średnim poziomie i dla menadżerów średniego szczeblu

Operacyjne – dla menadżerów najniższego szczebla, niższy poziom

AD2. Organizacje przyjmują plany różnego typu. Na szczeblu ogólnym obejmują plany strategiczne, taktyczne i operacyjne.
Plany strategiczne - to plany opracowywane dla realizacji celów strategicznych. Dokładniej mówiąc, plan strategiczny to ogólny plan zawierający decyzje dotyczące alokacji zasobów, priorytetów i działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych. Plany te ustalane są przez zarząd i najwyższe kierownictwo, na ogół mają dłuższy horyzont czasowy i odnoszą się do kwestii zasięgu, dystrybucji zasobów, przewagi konkurencyjnej i synergii.     
Plany taktyczne nastawione na osiągnięcie celów taktycznych, jest opracowywany dla realizacji określonych części planu strategicznego. Plany taktyczne na ogół angażują wyższy i średni szczebel zarządzania, mają horyzont czasowy nieco krótszy niż plany strategiczne i koncentrują się na konkretnych sprawach. Plany taktyczne zajmują się więc bardziej realizacją zadań niż ich stawianiem.
Plany operacyjne  koncentrują się na realizacji planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych. Opracuje go kadra średniego i niższego szczebla kierowniczego. Plany operacyjne koncentrują się na krótkim okresie i mają stosunkowo wąski zasięg.

Ramy czasowe planowania  

Jak już zauważyliśmy, plany strategiczne koncentrują się raczej na długim okresie, plany taktyczne – na średnim, a plany operacyjne – na krótkim.
Plany długookresowe obejmują swym zasięgiem okres wieloletni, być może nawet kilka dziesięcioleci. Wielkie firmy, takie jak General Motors Corporation, zazwyczaj opracowują plany na okresy 10-20 letnie.
Plany średniookresowe są nieco mniej hipotetyczne i mniej narażone na zmiany niż plan długookresowy. Plany średniookresowe zwykle obejmują okresy od roku do pięciu lat i mają szczególne znaczenie dla menedżerów średniego szczebla i pierwszej linii.
Plany krótkookresowe. Menedżer opracowuje również plan krótkookresowy, nastawiony na okres roku lub krótszy. Takie plany w znacznym stopniu wpływają na codzienne życie menedżera.

Spojrzenie globalne  
Najpotężniejsze sojusze gospodarcze świata
     Gdyby istniały w Stanach Zjednoczonych, zostałyby rozszarpane skargami o naruszanie ustawodawstwa antymonopolowego, składanymi przez agencje rządowe i konkurentów. W Japonii jednak sojusze gospodarcze, znane pod nazwą keiretsu, nie tylko są tolerowane, ale wręcz uznawane za niezbędny czynnik stabilności Japonii i wyprzedzenia w stosunku do konkurentów na świecie.
     Członków keiretsu łączą więzi zarówno poziome, jak i pionowe. Toyota jest częścią keiretsu, który obejmuje 175 jej głównych dostawców i 4 000 poddostawców.  

Odpowiedzialność w zakresie planowania  

Personel planistyczny.  Niektóre duże organizacje dopracowują się profesjonalnego personelu planistycznego. Organizacje mogą sięgać po takie rozwiązania z najrozmaitszych powodów. W szczególności personel planistyczny może zmniejszyć obciążenie pracą poszczególnych menedżerów, pomóc skoordynować ich działalność planistyczną, zastosować do jakiegoś problemu wiele różnych narzędzi i technik, spojrzeć na sprawę z szerszej perspektywy niż indywidualny menedżer i wznieść się ponad osobiste gusta i patriotyzm wydziałowy.
Planistyczny zespól zadaniowy. Organizacje czasami używają do opracowania planów planistycznej grupy roboczej (zespołu zadaniowego). Taki zespól często składa się z menedżerów pierwszej linii szczególnie zainteresowanych odpowiednią dziedziną planowania. Zespół zadaniowy może również obejmować członków personelu planistycznego, o ile organizacja takim dysponuje. Najczęściej planistyczny zespół zadaniowy powołuje się wtedy, gdy organizacja pragnie zareagować na pewne szczególne okoliczności.
Zarząd.  Zarząd oprócz innych swoich obowiązków ustala również misję i strategię firmy. W niektórych firmach zarząd odgrywa aktywną rolę w procesie planowania. W innych firmach zarząd wybiera kompetentnego dyrektora naczelnego i jemu właśnie powierza planowanie.
Dyrektor naczelny.  Dyrektor naczelny jest zwykle prezesem zarządu. Jest on zapewne najważniejszym ogniwem w procesie planowania w każdej organizacji. Odgrywa główną rolę w procesie planistycznym i odpowiada za realizację strategii.
Komitet dyrektorów.  Komitet dyrektorów składa się zwykle z grupy współpracujących ze sobą kierowników najwyższego szczebla. Zazwyczaj odbywają oni regularne spotkania. W toku tych spotkań opracowywane są materiały dla dyrektora naczelnego odnoszące się do propozycji, które dotyczą jednostek kierowanych przez poszczególnych menedżerów, a także analizowane są plany strategiczne opracowane na ich podstawie.
Kierownictwo pierwszej linii. Ostatnim wreszcie przedmiotem działań planistycznych większości organizacji jest kierownictwo pierwszej linii. Menedżerami pierwszej linii są osoby wyposażone w formalną władzę i odpowiedzialność za kierowanie organizacją. Ich ważna rola w procesie planowania w organizacji wynika z dwóch przesłanek. Po pierwsze, są oni cennym źródłem wewnętrznej informacji dla innych menedżerów w trakcie formowania i realizacji planów. Po drugie, to właśnie menedżerowie liniowi średniego i niższego szczebla w organizacji muszą realizować plany opracowane przez kierownictwo najwyższego szczebla.   

Planowanie sytuacji nieprzewidzianych (planowanie awaryjne)  

     Innym ważnym typem planowania jest opracowywanie planów na wypadek sytuacji nieprzewidzianych (awaryjnych). Chodzi tu o określenie alternatywnych kierunków działań, które zostaną podjęte, jeżeli zamierzony plan działania zostanie nieoczekiwanie zakłócony lub zdezaktualizowany w wyniku nowych okolicznoci¹⁹. Dlatego też firma opracowuje dwa plany zapasowe oparte na założeniu zmian wyjątkowo korzystnych i wyjątkowo niekorzystnych.
     Planowanie sytuacji nieprzewidzianych (budowanie planów „na wszelki wypadek”) nabiera coraz większego znaczenia dla większości organizacji, zwłaszcza dla tych, które działają w szczególnie złożonym lub dynamicznym otoczeniu. Planowanie awaryjne jest użyteczną techniką pozwalającą menedżerom skutecznie zmagać się z niepewnością i zmiennością.

Planowanie taktyczne  

Celem opracowywania planów taktycznych jest realizacja pewnej części planu strategicznego. Plan taktyczny jest zorganizowanym szeregiem posunięć, mających doprowadzić do realizacji planów strategicznych. Strategia koncentruje się na zasobach, otoczeniu i misji firmy, podczas gdy taktyka zajmuje się głównie ludźmi i działaniem.

Opracowywanie planów taktycznych

Chociaż skuteczne planowanie taktyczne zależy od wielu czynników zmieniających się w zależności od sytuacji, mimo to jednak można wskazać na pewne podstawowe wytyczne, które trzeba uwzględnić.
Po pierwsze, menedżer musi pamiętać, że planowanie taktyczne powinno się odnosić do szeregu celów taktycznych wynikających z szerszego celu strategicznego.
Po drugie, podczas gdy strategie są często formułowane w kategoriach ogólnych, taktyka zajmuje się konkretnymi zasobami i kwestiami czasu.
Planowanie taktyczne wymaga wreszcie użycia zasobów ludzkich. Menedżerowie uczestniczący w planowaniu taktycznym spędzają znaczną część swego czasu na pracy z ludźmi. Muszą umieć przyjmować informacje płynące zarówno z samej organizacji, jak i spoza niej, przetwarzać je możliwie najefektywniej i przekazywać swoim potencjalnym użytkownikom.     

Realizacja planów taktycznych  

Niezależnie od jakości formułowanego planu taktycznego, ostateczne powodzenie zależy od sposobu jego realizacji. Z kolei pomyślna realizacja zależy od mądrego wykorzystania zasobów, skutecznego podejmowania decyzji i przemyślanych posunięć, które sprawią, że właściwe rzeczy zostaną zrobione we właściwym czasie i we właściwy sposób. Menedżer może mieć doskonały pomysł, który jednak może się skończyć fiaskiem, jeśli zabraknie odpowiedniego wykonania.
Właściwe wykonanie planu zależy od wielu czynników. W szczególności należy zapewnić łączność pionową i poziomą oraz integrację działań.

Planowanie operacyjne  

Kolejnym elementem skutecznego planowania w organizacji jest opracowanie i realizacja planów operacyjnych. Są one wyprowadzane z planów taktycznych, a ich zadaniem jest realizacja celów operacyjnych. Plany operacyjne są więc skoncentrowane na węższym zakresie spraw, mają stosunkowo krótki horyzont czasowy i angażują menedżerów niższego szczebla.

Plany jednorazowe  

Plan jednorazowy jest opracowywany w celu przeprowadzenia działań, które w przyszłości najprawdopodobniej nie będą powtarzane. Dwiema najbardziej rozpowszechnionymi formami planów jednorazowych są programy i projekty.

Programy.  Program jest planem jednokrotnego użytku dla szerszego zestawu działań. Może obejmować procedury potrzebne do wprowadzenia nowego asortymentu, uruchomienia nowego zakładu czy punktu sprzedaży bądź też zmiany powołania firmy.

Projekty. Projekt przypomina program, różni się od niego jednak węższym zakresem i mniejszą złożonością.  Projekt może być częścią szerszego programu, może to być jednak również samodzielny plan jednokrotnego użytku.   

Plany ciągłe (trwale obowiązujące)  

Podczas gdy plany jednorazowe stosowane są w sytuacjach niepowtarzalnych, plan ciągły wykorzystywany jest do działań powtarzających się regularnie co pewien czas. Plany ciągłe mogą walnie poprawić efektywność poprzez standaryzację procesu decyzyjnego. Podstawowymi rodzajami takich planów są wytyczne polityki, standardowe procedury działania oraz przepisy i reguły postępowania.  
Wytyczne polityki.  Wytyczne polityki, jako ogólna wskazówka, są najbardziej ogólną formą planu ciągłego. Określają one ogólną reakcję organizacji na określony problem lub sytuację.
Standardowe procedury działania.  Innym typem planu ciągłego jest standardowa procedura działania. Jest ona bardziej konkretna niż wytyczna polityki, opisuje bowiem sposób postępowania w określonych warunkach.
Przepisy i reguły postępowania.  Najwęższy rodzaj planów ciągłych to przepisy i reguły postępowania. Opisują one dokładnie sposób wykonywania określonych działań. W rozmaitych sytuacjach odgrywają one rolę bezpośredniej podstawy.

AD3. Role barier w procesie skutecznego ustalenia celów i planowania mogą spełniać różne okoliczności:

• Niewłaściwe cele (nieosiągalne)

• Niewłaściwy system nagradzania

• Dynamiczne i złożone otoczenie

• Niechęć do ustalania celów

• Opór wobec zmian

• Ograniczenia

Można jednak wyodrębnić kilka działań ułatwiających skuteczne ustalenie celów i planowanie. Zrozumieć znaczenie celów i planów. Komunikacja i uczestnictwo. Spójność, przegląd i aktualizacja. Skuteczny system nagradzania.