Uniwersytet Ekonomiczny

w Krakowie

WYDZIAŁ ZARZĄDZANIE

ZARZĄDZANIE ZAPASAMI

Autorzy:

Wioleta Strzałka

Marta Pyrchla

Zarządzanie zapasami w Przedsiębiorstwie

1.Zapas- to określona ilość dóbr znajdująca się w rozpatrywanym systemie logistycznym (przedsiębiorstwie lub łańcuchu dostaw), bieżąco nie wykorzystywana a przeznaczona do późniejszego przetworzenia lub sprzedaży.

Zapasy mogą być utrzymywane w różnych fazach przepływu w ramach łańcucha dostaw: od zapasów surowców i nieprzetworzonych materiałów, przez tzw. zapasy w toku produkcji (już nie materiał, a jeszcze nie wyrób), aż do zapasów wyrobów gotowych, składowanych centralnie (w jednym punkcie) lub w sieci dystrybucji - w wielu miejscach składowania.

Lokalizacja głównego zapasu (a zwłaszcza jego części zabezpieczającej) zależy od wielu czynników, takich jak: branża, charakter produktu, otoczenie rynkowe (konkurencja, klienci).

2.Zarządzanie zapasami w firmie funkcjonującej w rozwiniętej gospodarce rynkowej wymaga wszechstronnej znajomości nie tylko logistycznego aspektu zarządzania w tej dziedzinie , ale przede wszystkim aspektu finansowego . Nadmierne zamrożenie środków finansowych w zapasach prowadzi bowiem do powstania kosztów utraconych możliwości , ograniczających długo falowy rozwój firmy . Niedobory zapasów powodują natomiast zachwianie realizacji zamówień w przypadku braku wyrobów gotowych na magazynie . Rozwiązywanie problemów decyzyjnych w sferze zarządzania zapasami wymaga znajomości kosztów w podziale na koszty związane z utrzymaniem zapasów oraz koszty ich zamawiania. ¹

3. Przyczyny tworzenia zapasów

• konieczność wyrównywania różnych intensywność strumieni zakupów i strumieni zużycia;

• zmniejszanie wpływu czynnika losowego

• możliwość negocjacji niższej cen zakupu, sezonowość podaży danych dóbr, czy korzystna koniunktura rynkowa

• oszczędności na transporcie (koszt ten stanowi często znaczną część końcowej ceny sprzedaży),

• potrzeba zapobiegania awaryjnym przestojom w produkcji (w przypadku opóźnień dostaw czy problemów z realizacją zamówień),

• chęć zabezpieczenia się przed przewidywanymi podwyżkami cen, (taki rodzaj zapasu nazywany jest spekulacyjnym)

M.Sierpińska, D.Wędzki, Zarządzanie płynnością finansową w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Naukowe PWN 1997, s.109.

4.Klasyfikacja zapasów

Np. w przedsiębiorstwie produkcyjnym:

• Surowce,

• Komponenty i podzespoły,

• Wyroby gotowe,

• Dobra użytkowe

Z punktu widzenia wykorzystania zapasów w całym łańcuchu dostaw można je podzielić na:

• Zapasy podstawowe (surowce, komponenty i podzespoły oraz półprodukty i wyroby gotowe);

• Zapasy pomocnicze (wszelkiego rodzaju produkty potrzebne w przedsiębiorstwie);

5.Powody utrzymywania zapasów

Zapasy w przedsiębiorstwie występują w formie surowców i materiałów, półproduktów, produkcji w toku, wyrobów gotowych i towarów. Są one jedną z głównych pozycji majątku obrotowego przedsiębiorstw. W swojej strukturze zapasy są dość zróżnicowane, dlatego też powody ich utrzymywania w przedsiębiorstwie również są zdywersyfikowane.

Utrzymywanie zapasów surowców i materiałów jest związane z;

1. Koniecznością zapewnienia rytmiczności produkcji

2. Korzyściami skali produkcji

3. Korzyściami skali dostaw

4. Ograniczeniem ryzyka związanego z niepewnością w dostawach i czasu dostaw

5. Zabezpieczeniem przed nagłymi zdarzeniami

6. Funkcje zapasów

• Antycypacja przyszłego popytu

• Zabezpieczenie przed fluktuacją popytu i podaży

• Racjonalizacja kosztów zakupów lub produkcji określoną wielkością serii

• Zabezpieczenie ciągłości dostaw

• Zabezpieczenie przed ,,Actof God”

7. Do celów zarządzania zapasami należą:

• Zapewnienie wymaganego poziomu obsługi

klientów wewnętrznych i zewnętrznych z

uwzględnieniem jakości i stosunku do całości (odsetka) zrealizowanych zamówień;

• Monitorowanie bieżącego i przyszłego

zapotrzebowania na wszystkie dobra konieczne dla

uniknięcia nadwyżek oraz wąskich gardeł w produkcji;

• Minimalizowanie kosztów poprzez zmniejszanie różnorodności zapasów, ustalanie ekonomicznych wielkości zamawianych partii i analizowanie kosztów tworzenia i utrzymywania zapasów

8. Do najważniejszych czynników determinujących właściwą wielkość zapasów przedsiębiorstwa należą:

9. ZARZĄDZANIE ZAPASAMI -popyt niezależny i zależny

Popyt może być niezależny i zależny.

• Popyt niezależny (pierwotny) powstaje poza

przedsiębiorstwem tj. na rynku, a więc determinują go warunki rynkowe, a nie decyzje dotyczące produkcji.

W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych całkowicie niezależny popyt charakteryzuje jedynie wyroby gotowe (produkty końcowe sprzedawane klientowi). Popyt niezależny można jedynie prognozować. Mimo że waha się on pod wpływem przypadkowych zdarzeń na rynku, jest zwykle ciągły i daje się określić.

• Popyt zależny (wtórny) - to potrzeby materiałowe przedsiębiorstwa wynikające z konieczności wytworzenia wyrobów gotowych i ich części zamiennych.

Popyt ten można zaplanować, a z powodu „harmonogramowania produkcji” seryjnej jest zwykle nieciągły i nieregularny.

10. Zapasy w procesie produkcyjnym

11. Koszty zapasów

Zapasy są nieodłącznym elementem procesów gospodarczych – występują w każdej z faz działalności przedsiębiorstwa, a przez strumienie dopływu i odpływu ulegają stałemu odnawianiu. Znajomość odpowiednich kosztów, które towarzyszą zapasom pozwala na optymalizację procesów sterowania zapasami, a nawet choćby częściowe ich usprawnianie. Do kosztów zapasów o podstawowym znaczeniu należą:

• koszty tworzenia zapasów Kz,

• koszty utrzymania zapasów Ku.

Koszty tworzenia zapasów zawierają koszty fizycznego tworzenia zapasów oraz koszty procesów informacyjnych, związanych szczególnie z zakupem materiałów. Powstają w poszczególnych obszarach działalności przedsiębiorstw i tak np. koszty zapasów materiałowych w magazynach sfery zaopatrzenia, produkcji nieskończonej w poszczególnych fazach procesów produkcyjnych i magazynowych, wyrobów gotowych w magazynach sfery zbytu oraz towarów w magazynach handlowych.

Z punktu widzenia ich zmienności koszty zapasów mają różny charakter. Część z tych kosztów, przede wszystkim koszty zakupu, kształtuje się wprost proporcjonalnie do rozmiarów zakupu, zwłaszcza wyrażonych w jednostkach fizycznych. Koszty procesów informacyjnych, a głównie koszty utrzymania działów zakupu, są względnie stałymi. </div> Koszty utrzymania zapasów stanowią zasadniczą część kosztów logistycznych przedsiębiorstwa. Składają się z następujące elementów składowych:

• koszty kapitałowe,

• koszty magazynowania,

• koszty obsługi zapasów,

• koszty ryzyka.

Koszty kapitałowe wyrażają straty, jakie ponosi przedsiębiorstwo w wyniku zamrożenia kapitału w zapasach, dlatego określane są jako koszty niewykorzystanych możliwości. W finansowaniu zapasów przedsiębiorstwa biorą udział kapitały własne oraz kapitały obce. Kosztem kapitałów obcych jest wysokość oprocentowania, jakie przedsiębiorstwo płaci kredytodawcy. Koszt ten znajduje wyraz w rachunku kosztów przedsiębiorstwa. Koszt kapitałów własnych nie znajduje odbicia w rachunku kosztów. Miarą tego kosztu może być oprocentowanie lokat kapitałowych, gdyż alternatywnym zastosowaniem mogłaby być lokata bankowa. Jest to minimalna stopa rentowności kapitałów obcych w finansowaniu zapasów.

Koszt kapitałów zaangażowanych w zapasach ma charakter kosztu zmiennego. Wyraża go iloczyn wartości zapasów i przeciętnej stopy oprocentowania:

gdzie:

Kf - koszt zaangażowania kapitału,

Mz - przeciętny stan zapasów w danym okresie,

so - przeciętna stopa oprocentowania.

Koszty magazynowania zawierają koszty związane z ruchem zapasów, ich utrzymania w magazynie, a więc obejmują koszty składowania zapasów oraz koszty manipulacji związane w przepływem zapasów. Ze względu na kryterium rodzajowe, do kosztów magazynowania zaliczane są: koszty amortyzacji majątku trwałego, koszty zużycia materiałów, paliw, energii, pracy itp.

Koszty obsługi zapasów obejmują wydatki związane z ubezpieczeniem (od ognia, powodzi, kradzieży itp.) oraz podatki od wartości utrzymywanych zapasów.

Koszty ryzyka powstają w wyniku spadku wartości zapasów z przyczyn pozostających poza kontrolą przedsiębiorstwa (np. gwałtowana zmiana mody, starzenie się produktów), a ich wielkość uzależniona jest od wielości i rodzaju magazynowanych zapasów.

Jednych z ważniejszych grup kosztów utrzymania zapasów są koszty starzenia się i psucia zapasów. Koszty starzenia się zapasów można podzielić na:

• koszty fizycznego starzenia się zapasów,

• koszty ekonomicznego (moralnego starzenia się zapasów).

Koszty starzenia się zapasów wyrażają skutki ekonomiczne jakie powoduje obniżenie jakości zapasów, utrata ich wartości handlowej i użytkowej. Duży wpływ na koszty starzenia się zapasów ma popyt na produkty danego przedsiębiorstwa. Mały popyt powoduje spadek wielkości sprzedaży i wzrost kosztów starzenia się zapasów. Tylko trafny kompleks działań marketingowych może ustrzec przedsiębiorstwo przed ryzykiem ponoszenia nadmiernych kosztów starzenia się zapasów.

12. Koszty zamawiania

Powstają w wyniku składania i realizacji zamówień i dotyczą złożenia i odbioru zamówienia, korespondencji wewnątrz firmy, zamiejscowych rozmów telefonicznych. Zawierają elementy stałe i zmienne.

Charakter podobny mają do:

• Kosztów utraty rabatu od wielkości zamówienia

• Kosztów wyczerpania zapasów

13. Struktura zapasu

Zapasy - niezależnie od postaci i lokalizacji - różnią się między sobą tzw. rotacją, inaczej szybkością obrotu. Utrzymywane w zapasie dobra mogą rotować szybko, wolno lub mogą nie rotować wcale. Trudno wskazać uniwersalne kryterium pozwalające na jednoznaczne odróżnienie pozycji wolno rotujących od szybko rotujących. Także tutaj wiele zależy od branży i natury dóbr. Jednak w ramach określonej grupy towarów podział ten jest zazwyczaj oczywisty. Obok szybko i wolno rotujących pozycji asortymentowych możemy spotkać także takie, które - w określonym podziale czasu - w ogóle nie wykazują ruchu. Po prostu nikt ich nie pobiera na produkcję, nikt nie kupuje. Zazwyczaj nie uzupełnia też się ich zapasów. Po prostu leżą, zajmują miejsce i podnoszą koszty działalności przedsiębiorstwa.

14. Obszar zainteresowania zarządzania zapasami :

• techniki śledzenia, pomiaru i korygowania wielkości zapasu w zależności od zmieniającego się w czasie zapotrzebowania;

• zasady i procedury podejmowania decyzji o asortymencie (co zamawiać?), wielkości (ile zamawiać?) i terminie (kiedy zamawiać?) składania zamówień dla odtworzenia istniejącego zapasu.

15. Rodzaje zapasów

Zasadniczym celem gromadzenia zapasu towarowego jest zapewnienie ciągłości sprzedaży i stworzenie odpowiednio zróżnicowanego asortymentu umożliwiającego swobodę wyboru towaru przez nabywcę.

Zbyt małe zapasy mogą powodować okresowe braki towarów, wpływają na obniżenie obrotu.

Duże zapasy są również nie korzystne , gdyż wpływają na wzrost nakładów pracy przy ich konserwacji , zajmują niepotrzebnie powierzchnię magazynową, są przyczyną zamrożenia środków pieniężnych , mogą wywołać nadmierne ubytki, np. przez wysychanie , psucie .

Z punktu widzenia przeznaczenia i formy zapasów można wyróżnić ;

• zapasy bieżące,

• zapasy przedsezonowe

• zapasy nie uczestniczące w obrocie.

ZAPASY BIEŻĄCE ; gromadzone są w celu zapewnienia sprawnego i ciągłego przebiegu sprzedaży w danym okresie. Poziom zapasów bieżących stale się zmienia i jest on największy w dniu dostawy towarów do sklepu.

ZAPASY PRZEDSEZONOWE; zwane nieraz ZAPASAMI SEZONOWYMI , gromadzone są w celu zaspokojenia oczekiwanego wzrostu zapotrzebowania w przyszłym okresie. Przykładem może być tworzenie zapasów odzieży zimowej przed okresem wzmożonego na nią popytu lub zeszytów i podręczników przed rozpoczęciem roku szkolnego.

ZAPASY NIE UCZESTNICZĄCE W OBROCIE; to te zapasy towarów, które przez dłuższy okres zalegają w sklepie, gdyż nie są kupowane przez nabywców. Jako przyczyny powstania tych zapasów należy wymienić niewłaściwą jakość towarów, zbyt wysoką cenę i zmiany mody.

Z punktu widzenia wielkości dzielimy zapasy na ;

• zapas minimalny; stanowiący najmniejsza ilość towaru konieczną dla zapewnienia ciągłości sprzedaży, a spadek zapasu poniżej tej wielkości grozi przerwami w sprzedaży

• zapas maksymalny; oznaczający najwyższy uzasadniony ekonomicznie i organizacyjnie poziom zapasów.

• zapasy prawidłowe; odpowiadają swoją wielkością prawidłowo przebiegającym procesom zakupu, magazynowania oraz sprzedaży, a zalicza się do nich zapasy bieżące, przedsezonowe, minimalne i maksymalne.

• zapasy nieprawidłowe; są to zapasy nie uczestniczące w obrocie oraz zapasy przekraczające zapasy maksymalne.

16. Metody zarządzania zapasami

Przedsiębiorstwa mają do dyspozycji szerokie spektrum metod zarządzania zapasami.

Większość z nich dotyczy zarządzania zapasami materiałów i towarów. Niektóre z tych metod

można stosować łącznie z innymi metodami. Do podstawowych metod wykorzystywanych

w zarządzaniu zapasami można zaliczyć:

1. Metodę ABC

2. Metodę XYZ

3. Model optymalnej wielkości zamówienia

METODA ABC

Jedną z najprostszych metod zarządzania zapasami materiałów lub towarów jest

metoda ABC, polegająca na podziale zapasów na trzy grupy. Podział ten oparty jest na

założeniu, że w przedsiębiorstwie są zapasy, które ilościowo stanowią duży udział w zapasach

ogółem, lecz mały pod względem wartościowym. I odwrotnie: są też takie zapasy, których

udział wartościowy jest duży, a mały ilościowo.

Według tej metody do grupy A zaliczane są zapasy, które stanowią około 10% ilości

zapasów, odpowiadając jednocześnie około 70% wartości ich zużycia (wykres 2.2.3). Pozycje

z grupy B stanowią około 20% ogólnej liczby zapasów i odpowiadają około 20% zużycia

wszystkich zapasów. Grupa C obejmuje około 70% wielkości zapasów i 10% ich wartości. Dzięki takiej klasyfikacji zarządzający mogą w odpowiedni sposób dopasować swe działania do danej grupy zapasów. W przypadku grupy A, której utrzymanie jest najdroższe, zalecane jest dokładne monitorowanie i utrzymywanie niskiego ich stanu. Pozycje z grupy B są mniej kosztowne, ale są ważne i wymagają ścisłej kontroli. Zapasy z grupy C są najtańsze i nie wymagają stałego monitorowania.

17. Klasyfikacja metody ABC

• Klasa A obejmuje te materiały, które mają największy udział w zużyciu (zakupie, zapasach), a jednocześnie stanowią nieliczny asortyment.

• Do grupy C zalicza się asortymenty najtańsze, tylko w niewielkim stopniu partycypujące w zużyciu (zakupie, zapasach), ale jednocześnie obejmujące bardzo liczny asortyment.

• Klasa B zawiera pozostałe pozycje asortymentowe.

18. Wykorzystanie metody ABC

• redukcja różnorodności – może dotyczyć różnorodności oferowanego asortymentu wyrobów lub usług, analiza Pareto może być przeprowadzona według dochodów lub udziału we wpływach ze sprzedaży,

• sterowanie jakością – podczas porządkowania przyczyn wadliwości,

• obsługa eksploatacyjna – obliczenie straconego czasu z powodu awarii maszyn i urządzeń wskutek określonych przyczyn często ułatwia planowanie programu obsługi eksploatacyjnej.

• sterowanie procesami – w organizacji, która podejmuje realizację wielu zleceń, analiza ABC ujawnia, że kontrola kilku z nich zapewnia kontrolę większości zadań,

• kontrola zużycia materiałów – analiza rocznego zużycia wykazuje zwykle skupienie wartości w stosunkowo nielicznych pozycjach, analiza ABC została po raz pierwszy użyta właśnie w dziedzinie kontroli zużycia materiałów,

Metoda XYZ

Jest to uzupełnienie analizy ABC , w której rozpatruje się zapasy z punktu

widzenia regularności zapotrzebowania i dokładności prognozowania. Według tej metody

zapasy dzielone są również na trzy grupy:

1. X – należą do niej materiały, towary, produkty charakteryzujące się regularnym

zapotrzebowaniem z możliwością występowania niewielkich wahań i wysoką

dokładnością prognozowania, ciągłe zużycie, wahania okazyjne równające się wielkości niedostatków < 20% stałego zużycia. Możliwe jest stosowanie prostych metod statystycznych ze względu na dużą dokładność prognoz zużycia. Nie potrzebne są wysokie zapasy bezpieczeństwa, gdyż zaopatrzenie jest zsynchronizowane z procesem produkcyjnym.

2. Y – należą do niej materiały, towary, produkty charakteryzujące się sezonowością

zapotrzebowania i średnią dokładnością prognoz, zużycie podlega silnym wahaniom wynoszącym 20 – 50% stałego zużycia. Stosuje się wybrane metody statystyczne, wskazane jest utrzymywanie określonego poziomu zapasów magazynowych.

3. Z – należą do niej materiały, towary, produkty charakteryzujące się bardzo

nieregularnym zapotrzebowaniem i niską dokładnością prognozowania. zużycie podlega silnym wahaniom wynoszącym > 50% stałego zużycia. Uniemożliwione jest stosowanie metod statystycznych. Przy określaniu wielkości zapasów pojawia się problem decyzyjny: czy ponosić wysokie koszty utrzymania zapasów, czy ponosić koszty związane ze specjalnymi zamówieniami

20. Celowe jest łączenie analizy ABC i XYZ.

Z połączenia metod ABC i XYZ można otrzymać macierz zapasów materiałów i towarów,

która pozwala dopasować podejmowane działania do poszczególnych grup zapasów, co

powinno przekładać się na wyższą efektywność zarządzania zapasami.

Wtedy zapasy są dzielone na 9 kategorii różniących się celowością i możliwością minimalizacji.

Przeprowadzona zgodnie z przyjętymi klasyfikacjami analiza ABC/XYZ daje podstawy do zróżnicowanego podejścia do zarządzania zapasami poszczególnych pozycji, od najbardziej znaczących wartościowo i sprzedawanych dużych w ilościach i prognozowanych (grupa AX) do mało znaczących wartościowo sprzedawanych sporadycznie, w niewielkich ilościach i nieprzewidywalnych (grupa CZ).

21. Model optymalnej wielkości zamówienia

Jest najbardziej rozpowszechnioną koncepcją wykorzystywaną w zarządzaniu zapasami materiałów i towarów. Wraz ze wzrostem wielkości zamówienia wzrasta poziom przeciętnych zapasów, a to z kolei powoduje spadek kosztów tworzenia i wzrost kosztów utrzymania zapasów. Jeżeli natomiast częstotliwość zamówień się zwiększy, to wielkość przeciętnych zapasów spadnie, zmniejszą się także koszty utrzymania, a wzrosną koszty tworzenia

Klasyfikacja zapasów - W gospodarce zapasami można stosować różne kryteria ich klasyfikacji. Tradycyjnie więc dzieli się zapasy według ich rodzajów. Wyróżnia się zatem zapasy materiałów (surowce, paliwa, przedmioty nietrwałe). 4fffff

Kolejna forma - to zapasy produkcji nieukończonej, do  której zalicza się półfabrykaty i tzw. produkcję w toku.  Wreszcie - zapasy wyrobów gotowych i towarów.

Istotną zasadą klasyfikacji zapasów jest ich ekonomiczna celowość. Wyróżnia się tu zapasy bieżące, czyli takie, które występują stale w wielkościach niezbędnych dla utrzymania procesu produkcyjnego, a także obrotu. 

Kolejna grupa to zapasy sezonowe, czyli zapasy występujące okresowo w  wyniku sezonowych wahań wielkości produkcji, sprzedaży, organizacji transportu itp. Istnieją także zapasy rezerwowe, gromadzone w wyniku  decyzji różnych władz w sprawie utworzenia odpowiednich rezerw.

Zapasy odgrywają istotną rolę w międzynarodowym handlu różnymi towarami, zwłaszcza tymi, których  obrót regulowany jest przez tzw. kontyngenty oraz  ustalanie minimalnego i maksymalnego poziomu cen. Gdy nastąpi nadmierna podaż określonych produktów, należy  tworzyć tzw. zapasy buforowe po to, aby przetrzymać  okres spadku cen bez konieczności ograniczania produkcji w biednych zazwyczaj krajach rolniczych. W  przypadku wyjątkowo dużego wzrostu cen kierowanie na rynek zgromadzonych zapasów sprzyja zahamowaniu tempa wzrostu cen.

Literatura

• Krzyżaniak S.: Podstawy zarządzania zapasami w przykładach. ILiM Poznań 2002.

• Skowronek Cz., Sarjusz-Wolski Z.: Logistyka w przedsiębiorstwie. PWE Warszawa 1999.

• Sarjusz-Wolski Z.: Strategia zarządzania zaopatrzeniem. AW Placet Warszawa 1997

• Chirstopher M.: Logistyka i zarządzanie łańcuchem dostaw. PCDL Warszawa 2000.

• Abt S.: Zarządzanie logistyczne w przedsiębiorstwie PWE Warszawa 1998.

• Sarjusz-Wolski Z.: Sterowanie zapasami w przedsiębiorstwie. PWE Warszawa 2000.

• Prognozowanie gospodarcze. Metody i zastosowanie. M. Cieślak (red.). Wydawnictwo Naukowe PWN. Warszawa 2001

• P. Dittmann: Prognozowanie w przedsiębiorstwie. Oficyna Ekonomiczna. Kraków 2003

• M. Sierpińska, D. Wędzki, Zarządzanie płynnością finansową w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Naukowe PWN 1997 , s.109-111

• S. Dębski, Ekonomika i organizacja przedsiębiorstw, Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne, Warszawa 1997,s.186

• D. Krzemska, Finanse Przedsiębiorstwa, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań 2000,s.86