5. ZarzÄ…dzanie celami organizacji i planowanie

Dr Joanna Paliszkiewicz

• Proces planowania

Proces planowania jest pierwszą podstawową funkcją kierowniczą, która musi być wykonywana w organizacjach.

Proces planowania odbywa się w kontekście określonego otoczenia. Menedżerowie muszą wyobrazić sobie pełne i dogłębne zrozumienie tego kontekstu, po to, by określić misję organizacji i opracować jej cele strategiczne, taktyczne i operacyjne.

• Proces planowania

• Cele organizacji

• Cele majÄ… kluczowe znaczenie dla skutecznoÅ›ci organizacji i speÅ‚niajÄ… szereg zadaÅ„.

• Organizacje mogÄ… mieć również kilka różnych rodzajów celów i trzeba tak zarzÄ…dzać, aby wszystkie je osiÄ…gnąć.

• Ustalanie celów wymaga zaangażowania różnego rodzaju menedżerów.

• Funkcje celów

1. Stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działaniom ludzi pracujących w organizacji. Wytyczone cele pozwalają wszystkim zrozumieć, dokąd organizacji zmierza i dlaczego osiągnięcie pewnego docelowego stanu jest tak ważne.

2. Praktyka ustalania celów wpływa na planowanie i ułatwia ustalanie celów w przyszłości.

3. Cele mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji.

4. Cele dają skuteczny mechanizm oceny i kontroli. (Oznacza to, że przyszłe wyniki będzie można ocenić na podstawie stopnia realizacji wytyczonych dziś celów).

• Rodzaje celów

Organizacje ustalają wiele różnych rodzajów celów. Ogólnie rzecz biorąc cele te różnią się:

• szczeblem,

• dziedzinÄ…,

• ramami czasowymi.

• Rodzaje celów (wg szczebla)

• misja (sformuÅ‚owanie podstawowego celu organizacji),

• cele strategiczne (cele ustalone na najwyższym szczeblu i dla najwyższego kierownictwa organizacji),

• cele taktyczne (cele ustalone na Å›rednim szczeblu i dla menedżerów Å›redniego szczebla organizacji)

• cele operacyjne (cele ustalone na niższym szczeblu i dla menedżerów niższego szczebla organizacji).

• Rodzaje celów (wg dziedziny)

Na przykład:

• cele dotyczÄ…ce jakoÅ›ci,

• cele dotyczÄ…ce marketingu,

• cele dotyczÄ…ce wydajnoÅ›ci.

• Rodzaje celów (wg ram czasowych)

• Cel strategiczny to cel dÅ‚ugofalowy (okoÅ‚o 10 lat)

• Cel taktyczny to cel Å›rednioterminowy (okoÅ‚o 5 lat)

• Cel operacyjny to cel krótkoterminowy (okoÅ‚o roku)

• Odpowiedzialność za ustalanie celów

• Każdy menedżer odpowiada za wyznaczenie celów na swoim szczeblu w organizacji. PowoÅ‚anie organizacji i cele strategiczne sÄ… na ogół okreÅ›lane przez zarzÄ…d i menedżerów najwyższego szczebla.

• Menedżerowie najwyższego i Å›redniego szczebla wspólnie opracowujÄ… cele taktyczne.

• Menedżerowie Å›redniego i niższego szczebla wspólnie odpowiadajÄ… za ustalanie celów operacyjnych.

• Wielu menedżerów ustala również dla siebie cele indywidualne. Cele takie mogÄ… obejmować Å›cieżkÄ™ kariery, nieformalne cele zwiÄ…zane z pracÄ…, lub jego zainteresowania.

• Odpowiedzialność za ustalanie celów

Wśród głównych członków organizacji odpowiedzialnych za skuteczne planowanie można wymienić:

• personel planistyczny,

• planistyczne zespoÅ‚y zadaniowe,

• zarzÄ…dy,

• dyrektorów naczelnych,

• komitety dyrektorów,

• kierownictwo liniowe.

• ZarzÄ…dzanie wielorakimi celami

Organizacje ustalają wiele różnych rodzajów celów, pomiędzy którymi czasem dochodzi do sprzeczności i konfliktów. Aby rozwiązać takie problemy, menedżerowie muszą rozumieć koncepcje optymalizacji.

• ZarzÄ…dzanie wielorakimi celami - optymalizacja

Optymalizacja wymaga równoważenia i godzenia możliwych konfliktów pomiędzy różnymi celami.

Ze względu na możliwość konfliktów menedżer musi szukać punktów, w których cele są niespójne, i zdecydować, czy realizować jakiś cel kosztem rezygnacji z innego, czy tez poszukać jakiegoś celu pośredniego godzącego oba.

• Rodzaje planów organizacji

Organizacje przyjmują plany różnego typu. Na szczeblu ogólnym obejmują one:

• plany strategiczne,

• plany taktyczne,

• plany operacyjne.

• Plan strategiczny

Plan strategiczny to ogólny plan zawierający decyzje dotyczące alokacji zasobów, priorytetów i działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych.

Plany te ustalane są przez zarząd i najwyższe kierownictwo, na ogół mają dłuższy horyzont czasowy i odnoszą się do kwestii zasięgu, dystrybucji zasobów, przewagi konkurencyjnej.

• Plan taktyczny

Plan taktyczny jest to plan skierowany na osiągnięcie celów taktycznych, opracowany dla realizacji elementów planu strategicznego.

Plany taktyczne zajmują się konkretnymi zasobami i kwestiami czasu i wymagają użycia zasobów ludzkich.

• Plan operacyjny

Plan operacyjny jest to plan nastawiony na wykonanie planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych.

Plany operacyjne są, więc skoncentrowane na węższym zakresie spraw, mają stosunkowo krótki horyzont czasowy i angażują menedżerów niższego szczebla.

• Ramy czasowe planowania

• Plan dÅ‚ugoterminowy

Plan obejmujący okres wieloletni, być może nawet okres kilku dziesięcioleci; najbardziej rozpowszechnione plany długookresowe obejmuje okres pięcioletni lub dłuższy.

• Plan Å›redniookresowy

Plan obejmujący na ogół okres od roku do pięciu lat.

• Plan krótkookresowy

Plan obejmujący na ogół okres jednoroczny lub krótszy

• Plan dziaÅ‚ania

Plan używany do uruchomienia jakiegoś innego planu

• Plan reakcji

Plan opracowany w celu zareagowania na nieprzewidziane okoliczności

• Planowanie sytuacji nieprzewidzianych (planowanie awaryjne)

Planowanie awaryjne to określenie alternatywnego sposobu działania na wypadek, gdyby przyjęty plan został nieoczekiwanie zakłócony lub przestał odpowiadać zmienionym warunkom.

• Planowanie taktyczne

Plany taktyczne są wykorzystywane do osiągnięcia określonych części planu strategicznego. Każdy plan strategiczny jest wdrażany przez kilka planów taktycznych. Skuteczne planowanie obejmuje zarówno przygotowywanie planów, jak i ich wykonanie.

• Opracowywanie i realizacja planów taktycznych

• Planowanie operacyjne

Plany operacyjne są wyprowadzane z planów taktycznych, a ich zadaniem jest realizacja celów operacyjnych.

• Rodzaje planów operacyjnych

Dwie najbardziej podstawowe formy planów operacyjnych to:

• plan jednorazowy,

• plan ciÄ…gÅ‚y.

• Rodzaje planów operacyjnych – plan jednorazowy

Plan jednorazowy	Przygotowany dla realizacji działań, które zapewne w przyszłości nie będą powtarzane
Program	Jednorazowy plan dla szerszego zestawu działań
Projekt	Plan jednorazowy o węższym zakresie i mniejszej złożoności niż program

• Rodzaje planów operacyjnych – plan ciÄ…gÅ‚y

Plan ciągły	Plan trwale obowiązujący, opracowany dla działań, które powtarzają się regularnie w pewnym okresie.
Wytyczne polityki	Plan ciągły, który określa ogólną reakcję organizacji na pewien problem lub sytuację.
Standardowa procedura działania	Plan ciągły określający kroki, jakie należy podjąć w określonych okolicznościach
Przepisy i regulaminy	Plany ciągłe opisujące dokładnie sposób wykonania określonych czynności.

• Bariery w ustalaniu celów
  i planowaniu

• NiewÅ‚aÅ›ciwe cele (np. nietrafne może być wypÅ‚acenie akcjonariuszom wysokiej dywidendy, jeżeli dokonuje siÄ™ to kosztem badaÅ„ i prac rozwojowych);

• NiewÅ‚aÅ›ciwy system nagradzania (np. może być tak, że kogoÅ› nagradza siÄ™ za maÅ‚o sprawne wyznaczanie celów albo na odwrót – ktoÅ›, kto dziaÅ‚a prawidÅ‚owo, zostaje bez nagrody lub wrÄ™cz jest karany);

• Dynamiczne i zÅ‚ożone otocznie (szybkie zmiany techniczne innowacje oraz intensywna konkurencja mogÄ… utrudniać organizacji wÅ‚aÅ›ciwÄ… ocenÄ™ przyszÅ‚ych możliwoÅ›ci i zagrożeÅ„);

• Niechęć do ustalania celów (wynika prawdopodobnie z braku wiary w sukces albo obawy przed niepowodzeniem);

• Opór wobec zmian (ludzie na ogół stawiajÄ… opór zmianom);

• Przeszkody (dotyczÄ… swobody dziaÅ‚ania
  a powszechnie mamy do czynienia z niedoborem zasobów, restrykcyjną polityką rządu i silną konkurencją).

• Przezwyciężanie barier

• Zrozumienie roli celów i planowania;

• Komunikacja i współuczestnictwo (pracownicy powinny być poinformowani o planach strategicznych, w jaki sposób bÄ™dÄ… one integrowane i koordynowane);

• Spójność, rewizja i aktualizacja (Należy zapewnić spójność pozioma i pionowÄ…. Spójność pozioma oznacza potrzebÄ™ ustalenia niesprzecznych celów w przekroju caÅ‚ej organizacji. Spójność pionowa oznacza wymaganie uzgodnienia celów na różnych szczeblach – strategicznym, taktycznym i operacyjnym. Ze wzglÄ™du na to, że ustalanie celów i planowanie sÄ… procesami dynamicznymi, muszÄ… być poddawane regularnym przeglÄ…dom i aktualizacji.)

• Skuteczne systemy nagradzania (Ogólnie rzecz biorÄ…c, ludzi należy nagradzać zarówno za skuteczne stawianie celów i planowanie, jak i za ich pomyÅ›lnÄ… realizacjÄ™. Ze wzglÄ™du na to, że niepowodzenie jest czasem rezultatem czynników leżących poza możliwoÅ›ciÄ… wpÅ‚ywu menedżera, należy dopilnować, by ludzie czuli, iż nie osiÄ…gniÄ™cie celu nie zawsze musi wiÄ…zać siÄ™ z sankcjami.)

• Wykorzystanie zarzÄ…dzania przez cele do realizacji planów

Idea przewodnia Zarządzania przez cele skoncentrowana jest na wspólnym (przełożeni i podwładni) określaniu i negocjowaniu celów, wspólnym ustalaniu mierników pożądanych wyników końcowych oraz na wspólnych okresowych przeglądach i ocenie uzyskanych rezultatów.

• ZarzÄ…dzanie przez cele (ZPC)

• PodwÅ‚adni, którzy sami okreÅ›lajÄ… wÅ‚asne cele, albo współuczestniczÄ… w ich ustalaniu uzyskujÄ… lepsze wyniki od tych, którymi cele te sÄ… narzucane.

• Pracownicy, którzy postawili przed sobÄ… konkretny cel osiÄ…gajÄ… lepsze wyniki od tych, którzy starajÄ… siÄ™ robić tylko to co do nich należy.

Do podstawowych założeń ZPC należy zaliczyć:

1. pełne i autentyczne zaangażowanie naczelnego kierownictwa przedsiębiorstwa w uruchomienie i sprawne funkcjonowanie systemu ZPC,

2. współudział podwładnych w ustalaniu celów i rozdziale zadań,

3. znaczną samodzielność podwładnych w wyborze środków i sposobów realizacji przyjętych celów znajdującą odzwierciedlenie w indywidualnych planach przedsięwzięć, które zobowiązują się realizować,

4. otwartość i pełną dostępność przełożonego dla współpracowników zakresie doradztwa i konsultacji,

5. koncentrację na osiągniętych konkretnych wynikach, a nie na działaniach (nieraz pozornych) prowadzących do celu,

6. obowiązkowe okresowe przeglądy postępu robót i oceny efektywności.

• Proces zarzÄ…dzania przez cele

• ZarzÄ…dzanie przez cele - zalety

• konkretyzuje cele poszczególnych komórek organizacyjnych i osób oraz wiąże je z celami przedsiÄ™biorstwa w zwarty i logiczny system celów,

• aktywizuje i angażuje szerokie grono kadry kierowniczej i podwÅ‚adnych zwiÄ™kszajÄ…c ich samodzielność i przedsiÄ™biorczość,

• kÅ‚adzie nacisk na prace zespoÅ‚owÄ… i poprawÄ™ relacji przeÅ‚ożony – podwÅ‚adny, zapewniajÄ…c lepsze komunikowanie siÄ™ i wzajemne zrozumienie,

• szerzej rozkÅ‚ada odpowiedzialność za losy firmy,

• jest zorientowane na konkretne cele, a nie na sposób postÄ™powania, dajÄ…c pracownikom dużą swobodÄ™ dziaÅ‚ania i pole do inwencji twórczej,

• okreÅ›la obiektywne i wymierne kryteria oceny pracy komórek organizacyjnych i pracowników,

• wpÅ‚ywa mobilizujÄ…co na postawy pracowników oraz skuteczność i efektywność ich pracy, wiążąc nagrody z konkretnie osiÄ…gniÄ™tymi wynikami,

• zapewnia wiÄ™ksze poczucie integracji i jednoÅ›ci caÅ‚ej zaÅ‚ogi wokół wspólnych celów,

• wymusza planowanie taktyczne i operatywne,

• zastÄ™puje kontrolÄ™ z zewnÄ…trz bardziej surowÄ…, wymagajÄ…cÄ… i skuteczna samokontrolÄ…,

• stanowi zorganizowane i systemowe podejÅ›cie do rozwiÄ…zywania istotnych problemów rozwojowych przedsiÄ™biorstwa.

• ZarzÄ…dzanie przez cele - wady

• pracochÅ‚onność zwiÄ…zana z ustaleniem hierarchizacji celów,

• rozbudowana dokumentacja dotyczÄ…ca okreÅ›lania celów, precyzowania planów oraz ustalania wyników przeglÄ…dów i ocen,

• koncentracja uwagi głównie na konkretnych celach wymiernych i niedoceniania celów niematerialnych,

• trudnoÅ›ci napotykane w procesie kontroli i oceny wyników zwiÄ…zanych z oddzieleniem przyczyn subiektywnych od obiektywnych,

• wywoÅ‚ywanie napięć, obaw i stresów w toku przeglÄ…dów i oceny wyników,

• wymaganie wysokich kwalifikacji, dojrzaÅ‚oÅ›ci i kultury tak ze strony kierowników, jak i podwÅ‚adnych.