ANALIZA SWOT

państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej

Poczta Polska.

Analiza SWOT jest istotnym narzędziem diagnozowania szeroko rozumianego stanu przedsiębiorstwa. Podstawowym celem analizy SWOT jest określenie dwóch grup zasadniczych cech przedsiębiorstwa, które charakteryzują jej sytuację i miejsce w otoczeniu innych podmiotów. Przede wszystkim rozpatruje się tak zwane „mocne” i „słabe” strony organizacji. W tym celu analizuje się podstawowe obszary działalności firmy ze szczególnym uwzględnieniem jej struktury organizacyjnej, posiadanych zasobów, otoczenia konkurencyjnego, pozycji rynkowej, sytuacji prawnej i politycznej, wizerunku i temu podobne. W proces tak rozumianej analizy włącza się przede wszystkim osoby znające firmę „od wewnątrz” a więc jej pracowników, zwłaszcza tych zajmujących stanowiska kierownicze, co nie jest jednak bezwzględnie obowiązującą zasadą. Osoby te przeprowadzają fragmentaryczną, obejmującą ich własną sferę działania analizę.

Suma poszczególnych analiz pozwala na stworzenie możliwie najbardziej zgodnego z rzeczywistością, kompleksowego obrazu ukazującego stan firmy. Po sporządzeniu pełnego, możliwie najbardziej precyzyjnie zdefiniowanego wykazu mocnych i słabych stron organizacji przystępujemy do określenia szans i zagrożeń, które mogą pojawić się w możliwej do ustalenia przyszłości. Również one powinny być dokładnie sprecyzowane i oparte na realnych przesłankach. Ten etap analizy SWOT określa się mianem prognostycznego. Powinien on możliwie najszerzej uwzględniać wszelkie dające się przewidzieć czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, które z dużym prawdopodobieństwem mogą wpłynąć na przyszłą sytuację przedsiębiorstwa.

Po sporządzeniu listy mocnych i słabych stron organizacji oraz wynikających z nich szans i zagrożeń należy dokonać połączenia tych dwóch elementów analizy na poziomie samej organizacji jak również jej otoczenia i oczywiście przystąpić do sporządzenia konkretnych wniosków.

Zastosowanie analizy SWOT jest możliwe w stosunku do każdej organizacji. Zwłaszcza w sytuacji poważnych zmian otoczenia wpływających na strukturę działalności i sytuację przedsiębiorstwa użycie narzędzia, jakim jest analiza SWOT może przynieść niezwykle interesujące wyniki. Na podkreślenie zasługuje fakt, iż SWOT jest analizą relatywnie prostą i niewiążącą się z poważnymi nakładami finansowymi i zaangażowaniem czasowym.

Bez wątpienia, użycie analizy SWOT możliwe jest również w stosunku do przedsiębiorstwa będącego moim pracodawcą a mianowicie Poczty Polskiej. Pod pewnymi względami jest to przedsiębiorstwo specyficzne, nieporównywalne do innych. Poczta Polska jako jedna z nielicznych już firm pozostaje monopolistą na rynku, na którym świadczy swoje usługi. Ten czas względnego błogostanu zbliża się jednak wielkimi krokami do końca. Rychłe wprowadzenie w życie ustawy Prawo Pocztowe rozpocznie proces znacznej liberalizacji rynku usług pocztowych. Pojawią się nowe, często dysponujące znacznym kapitałem podmioty, które staną się poważnymi konkurentami dla Poczty Polskiej. W takiej sytuacji nie tylko kadra kierownicza firmy ale również pracownicy komórek eksploatacyjnych zastanawiają się nad przyszłym wizerunkiem przedsiębiorstwa. Myślę, że w wielu przypadkach często nawet nieświadomie przeprowadzają oni swoistą analizę SWOT organizacji, w której pracują.

Uważam, iż analizując mocne strony przedsiębiorstwa należy zwrócić uwagę zwłaszcza na czynnik ludzki. Kadry Poczty Polskiej to zjawisko specyficzne i chyba rzadko spotykane. Pracownicy Poczty Polskiej to ludzie oddani swojej firmie. Wielokrotnie dają przykłady wzorowego wykonywania obowiązków pracowniczych, często w trudnych a nawet niebezpiecznych warunkach. Pomimo wielu przeciwności wykazują niezwykłą umiejętność mobilizacji wobec stawianych przed nimi nowych zadań. Jest to środowisko skonsolidowane, świadome swojej wartości i – co równie istotne – pięknej tradycji solidnej, ofiarnej, czasem heroicznej służby społeczeństwu i państwu.

Inną niezwykle istotną mocną stroną przedsiębiorstwa jest jego wielkość. Placówki Poczty Polskiej znajdują się praktycznie w każdej większej miejscowości, częstokroć stanowiąc jedyny widoczny element szeroko rozumianej struktury państwa. Wobec takich rozmiarów firmy widoczny jest wyraźnie efekt skali. Poczta jest poważnym, wiarygodnym i solidnym partnerem w działalności gospodarczej. Pozwala to na pozyskiwanie klientów, którym zależy na stałości i stabilności wzajemnych kontaktów a nie na krótkotrwałym wysokim zysku.

Kolejna ważną mocną stroną przedsiębiorstwa jest doświadczenie jego pracowników. Działalność pocztowa jest zajęciem trudnym i skomplikowanym. Wymaga często nie tylko wiedzy czysto technologicznej, ale również prawnej i ekonomicznej. Konkurenci, którzy zaczną pojawiać się na rynku pocztowym z pewnością szybko zrozumieją potrzebę posiadania solidnie wykształconej i doświadczonej kadry, o którą przy umiejętnej polityce kadrowej Poczty Polskiej może być dość trudno.

Inną mocną stroną firmy są jej ogromne zasoby. Są to przede wszystkim nieruchomości budowlane i gruntowe jak również duży park maszynowy związany z transportem pocztowym. Odpowiednie wykorzystanie tych zasobów może spowodować znaczne wyprzedzenie konkurencji w tworzeniu własnej sieci placówek, z czym bez wątpienia wiązać się będą potężne koszty.

Nie bez znaczenia jest również bardzo silna polityczna i społeczna pozycja Poczty Polskiej. Jej autorytet, jak również fakt, iż stanowi co najmniej stutysięczną rzeszę wyborców wpłynąć może istotnie na podejmowane w stosunku do niej decyzje na szczeblu rządowym i samorządowym. W dalszym ciągu Poczta Polska posiada bardzo korzystny wizerunek w społeczeństwie, co wpłynąć może istotnie na jej pozycję w stosunku do przewidywanej, przede wszystkim zagranicznej konkurencji. Umiejętne wykorzystanie tego wizerunku poprzez wszelkiego rodzaju media jak telewizja, radio, prasa czy Internet jest poważnym wyzwaniem dla służb marketingowych. Do innych mocnych stron organizacji zaliczyłabym również jej dosyć młodą, pozbawioną naleciałości poprzedniego systemu kadrę kierowniczą wyższego szczebla. To ona wprowadza nowe metody myślenia w systemie zarządzania przedsiębiorstwem rozumiejąc w pełni konieczność dostosowania się do nowych warunków gospodarki rynkowej, w której rola państwowotwórcza czy militarna poczty odchodzi na dalszy plan.

Analizując słabe strony organizacji, należy moim zdaniem zwrócić szczególną uwagę, podobnie jak w przypadku mocnych stron, na czynnik ludzki. Przeważająca większość pracowników eksploatacyjnych i kierowników niższego szczebla to ludzie, którzy zaczynali pracę w Poczcie Polskiej w okresie funkcjonowania gospodarki sterowanej odgórnie, planowej. W tamtej epoce takiej pojęcia jak rachunek ekonomiczny działalności, racjonalizowanie polityki kosztowej i inwestycyjnej nie miały tak dużego znaczenia jak obecnie. Podobnie właściwe systemy motywacyjne i umiejętność szybkiego dostosowywania się do częstych zmian otoczenia były nieznane znacznej części kadry. Konsekwencje takiego stanu rzeczy istnieją do dnia dzisiejszego. Jakiekolwiek poważne zmiany organizacji pracy czy technologii powodują zdecydowany i długotrwały opór. Pracownicy przyzwyczajeni są po postawy negowania usprawnień i działań racjonalizatorskich. Znaczna część kadry nie daje wiary umiejętnościom i wiedzy nowej grupy osób na stanowiskach kierowniczych. Panuje przeświadczenie, że tak duża i poważna instytucja jak Poczta Polska nie może mieć jakiejkolwiek istotnej, zagrażającej jej interesom konkurencji. Wielu wierzy w interwencjonizm państwa w obliczu ewentualnych problemów. W dalszym ciągu upatruje się rolę Poczty Polskiej jako czynnika państwowo twórczego, nawet jako nieodłączny element struktury państwa. Z trudem przebija się świadomość, że firma ta nie może w dającej się już przewidzieć przyszłości liczyć na poważną pomoc i opiekę państwa. Wielu nie próbuje nawet zrozumieć, że niestety znacznie ważniejsze od misji społecznej poczty są jej wyniki ekonomiczne i umiejętność podejmowania walki z pojawiającą się konkurencją.

Poważną słabą stroną firmy jest jej niewłaściwa, nieefektywna struktura organizacyjna. Ma ona zdecydowanie funkcjonalny charakter, sięgający swą genezą w poprzednią epokę, kiedy ten model struktur był powszechnie obowiązującym. Przepływ informacji jest niezwykle utrudniony podobnie jak szybkie podejmowanie decyzji i reagowanie na pojawiające się bodźce z zewnątrz. W takiej strukturze brak miejsca na efektywne działanie, skuteczną współpracę i zrozumienie działań innych osób lub komórek. Drogi decyzyjne są niezwykle wydłużone a konflikty częste i poważne. Przy rozbudowanej terytorialnie strukturze niesie to ze sobą brak elastyczności i niezrozumienie w jednostkach podległych.

Do innych słabych stron organizacji zaliczyłbym z pewnością jej zapóźnienie technologiczne. W dobie Internetu, faksów i telefonów komórkowych Poczta Polska powinna podjąć zakrojone na szeroką skalę działania inwestycyjne. Już nie tylko jakość doręczania przesyłek ale również szybkość i niska cena liczą się na tym rynku. Bez odpowiedniej sieci informatycznej, komputerów i przeszkolonego w tym zakresie personelu firma nie ma żadnych szans na poważną konkurencję. Dzisiaj brak tej infrastruktury z czego każdy z pracowników doskonale zdaje sobie sprawę. Konieczne są potężne inwestycje, w których Skarb Państwa jako właściciel powinien wziąć udział. Pozwoli to na wyrównanie szans w walce z zagraniczną konkurencją na zliberalizowanym rynku pocztowym.

Inne słabe strony organizacji to przestarzałe i nieefektywne zaplecze maszynowe jak również wymagające remontów nieruchomości budowlane. Konieczny jest nowoczesny, sprawny tabor samochodowy, który stanowi obok systemu informatycznego podstawowy element działalności logistycznej. Zakup takiego taboru to jedno z najpilniejszych zadań, przed jakimi obecnie stoi firma.

Poważną słabą stroną organizacji jest jej niewłaściwie rozmieszczona i nadmiernie rozbudowana sieć placówek. Przeważają nierentowne, niedoinwestowane placówki wiejskie pozbawione perspektyw rozwoju działalności w przyszłości. Dużych urzędów pocztowych brakuje natomiast w wielkich aglomeracjach miejskich, które stanowią duży i ciągle rosnący rynek..

Po przeanalizowaniu mocnych i słabych stron organizacji należy zastanowić się nad szansami i zagrożeniami jakie pojawić się mogą w najbliższej przyszłości. Biorąc pod uwagę szanse należy zwrócić uwagę na silną pozycję firmy i fakt, iż będzie posiadała status operatora publicznego. Wiązać się z tym będą nie tylko obowiązki utrzymania odpowiedniej sieci placówek i zadowalającej jakości usług, ale również pewne uprawnienia. Poczcie przyznany zostanie obszar zastrzeżony polegający na monopolu w przyjmowaniu i przewozie przesyłek w odpowiedniej kategorii wagowej. Inne szanse to porozumienia z rządem na temat dofinansowania działalności inwestycyjnej. Podobne porozumienia były podpisywane między operatorami pocztowymi i rządami za granicą więc nie należy uważać tego za precedens pozostający w sprzeczności z zasadami gospodarki rynkowej. Inne szanse związane są z posiadaniem rozbudowanej sieci i działaniami związanymi z jej rozwojem w dużych miastach. Dzięki wzrostowi gospodarczemu i związanemu z tym zwiększeniu obrotu informacji, Poczta Polska ma szansę zablokowania działań konkurencji na tym rynku. Do szans zaliczyć należy również pozytywny wizerunek firmy i jej wiarygodność. Pozwoli to w przyszłości na przejęcie roli pośrednika uwierzytelniającego dokumenty przesyłane drogę elektroniczną. Oczywiście niezbędne są tutaj odpowiednie inwestycje a przede wszystkim budowa sieci informatycznej. Poważne szanse tkwią w doświadczeniu kadry, która swobodnie porusza się na rynku usług zarówno pocztowych jak i finansowych. Znajomość technologii świadczenia tych usług to poważny atrybut i nie należy go lekceważyć. Do szans zaliczyłabym również przychylny dla Poczty Polskiej stosunek prawodawcy i elit politycznych. Poczta posiada duży wpływ na tworzony rządowy projekt Prawa Pocztowego, co jest w pełni uzasadnione rolą jaką ma odgrywać na zliberalizowanym rynku usług pocztowych.

Istnieje jednak wiele zagrożeń, które mogą pojawić się przed organizacją w niedalekiej przyszłości. Za podstawowe uważam przedłużanie się w czasie wprowadzenia odpowiednich działań o charakterze strategicznym. Brakuje obecnie myślenia kategoriami długoterminowymi, uwzględniającymi to co może stać się na rynku pocztowym w ciągu najbliższych kilku lat.

Inne zagrożenia, o których warto wspomnieć to lawinowe, zaskakujące zmiany cywilizacyjne. Obecnie coraz większa popularność zaczynają zdobywać media elektroniczne. Papier jako nośnik informacji traci tak duże znaczenie jak dotychczas. Znaczna część mniej istotnej korespondencji odbywa się drogą elektroniczną zmniejszając tym samym wolumen przesyłek pocztowych. Pesymiści uważają, iż w momencie uznania przez sądy ważności podpisu elektronicznego, rola Poczty Polskiej zostanie zmarginalizowana. Wydaje się jednak, że poglądy te są znacznie przesadzone. Przestawienie korespondencji na formę elektroniczną wymaga używania drogiego sprzętu, który nie dla wszystkich jest jeszcze osiągalny.

Dużym zagrożeniem może być również utrata odpowiednio rozumianej pomocy ze strony państwa. Dotyczy to zwłaszcza współfinansowania inwestycji w technologie i zaplecze transportowe. Trudno w chwili obecnej wyobrazić sobie dalszy rozwój firmy bez udziału środków Skarbu Państwa. Bez nowoczesnych, skomputeryzowanych sortowni w węzłów przeładunkowych poczta nie ma najmniejszych szans na zajęcie poważnego miejsca na rynku usług pocztowych.

Zagrożeniem, którego nie należy bagatelizować jest potencjalny opór pracowników przed wprowadzaniem zmian związanych z wdrażaniem opracowywanej obecnie Strategii Rozwoju Poczty Polskiej. Niezrozumienie konieczności przeprowadzenia poważnych działań restrukturyzacyjnych w całym przedsiębiorstwie ponieść może za sobą poważne skutki. Jeżeli nie wytłumaczy się umiejętnie kadrze sytuacji w jakiej znajduje się obecnie przedsiębiorstwo, wszelkie działania mogą być blokowane lub opóźniane.

Bardzo dużym zagrożeniem dla organizacji jest oczywiście pojawiająca się już konkurencja. Takie firmy jak Servisco, TNT, UPS i inne posiadają ogromne środki finansowe i tylko obecne regulacje prawne powstrzymują je przed zakrojonymi na szeroką skalę przedsięwzięciami inwestycyjnymi związanymi z tworzeniem sieci pocztowej. Firmy te posiadają duże, zdobyte na zachodnich rynkach doświadczenie oraz doskonałą kadrę zarządzającą. Walka konkurencyjna z tymi podmiotami z pewnością będzie wielkim wyzwaniem dla Poczty Polskiej, przyzwyczajonej dotychczas do swojej niezwykle silnej pozycji monopolisty.

Podsumowując niniejszą analizę należy stwierdzić, iż przed Pocztą Polską stoją niezbędne zmiany o charakterze strukturalnym związane przede wszystkim z nadchodzącymi zmianami otoczenia w jakim funkcjonuje. Za konieczne uważam głównie zmian struktury organizacyjnej polegające na jej przekształceniu z funkcjonalnej w dywizjonalną. Pozwoli to na właściwe koncentrowanie środków i potencjału ludzkiego na poszczególnych zadaniach czyli segmentach działalności i odpowiednie, precyzyjne określenie zadań i odpowiedzialności. Konieczne są również zakrojone na szeroką skalę działania szkoleniowe i dokształcające. Należy wychowywać nową kadrę, która swobodnie będzie poruszała się w zagadnieniach nowoczesnego rynku usług i stawi czoło nadchodzącej konkurencji. Niezmiernie ważny jest odpowiednio silny lobbing interesów Poczty Polskiej wśród polityków i samego społeczeństwa. Jego celem powinno być wywalczenie jak najbardziej korzystnej sytuacji prawnej przedsiębiorstwa na zliberalizowanym rynku pocztowym aby móc konkurować z podmiotami, które przez dziesięciolecia miały szczęście zupełnie swobodnego, nieskrępowanego rozwoju wolnorynkowego. Bez wątpienia najważniejsi są jednak ludzie i to od nich zależy, czy proces transformacji przedsiębiorstwa zakończy się klęską, czy pełnym sukcesem.

Bibliografia:

• "Zarządzanie Teoria i praktyka" pod redakcją Andrzeja K. Koźmińskiego i Włodzimierza Piotrowskiego, PWN, Warszawa 2000

• „Kierowanie”, James Stoner ,R.E. Freeman, D.R.Gilbert,Jr., PWE, Warszawa 1999

• „Strategia organizacji”, Krzysztof Obłój, PWE,Warszawa 1999

• Regulamin Organizacyjny oraz Statut p.p.u.p. Poczta Polska