LOGISTYKA ZAOPATRZENIA
Baza informacyjna procesów zakupu
I. Procesy informacyjne
Procesy informacyjne - wszelkie działania dotyczące pozyskiwania i gromadzenia informacji oraz jej transformacji, prowadzącej do ustalenia potrzeb materiałowych przedsiębiorstwa ( asortyment materiałów, ilość , wymogi jakościowe, terminy dostawy itp.), a także wszelkie dane o źródłach zakupów.
W bazie danych o dostawcach rejestruje się informacje niezbędne do wyboru najlepszego źródła zakupu, umożliwiające jego ocenę poprzez pryzmat m.in.
obowiązujących cen, jakości wyrobów, serwisu technicznego, solidności dostawcy.
Do informacji umożliwiającej prawidłowe zaplanowanie potrzeb materiałowych zaliczamy :
- aktualne plany produkcji i sprzedaży wyrobów gotowych,
- bazę normatywną, obejmującą zwłaszcza jednostkowe i zbiorcze normy ( także wskaźniki ) zużycia i zapasów materiałów, wykazy części typowych ( tzw. handlowych ) i specjalnych ( nabywanych w ramach kooperacji biernej) oraz asortymenty materiałowe zalecane do stosowania,
- katalogi materiałów dostępnych na rynku, cenniki, informatory, oferty, prospekty reklamowe, wszelkie informacje z wystaw i targów,
- indeksy materiałowe, wykazy komórek i stanowisk będących pierwszym odbiorcą poszczególnych asortymentów materiałowych.
II. Podział materiałów wg metody ABC
Politykę zakupów surowców, materiałów, części itp. należy prowadzić przez pryzmat ich „cenności”, określanej np. udziałem w wartości łącznego zużycia wg metody ABC, która różnicuje występujące w przedsiębiorstwie asortymenty materiałowe.
W oparciu o dokonany podział asortymentów stosuje się bardziej lub mniej rygorystyczne zasady sterowania zakupami. I tak dla pozycji materiałowych należących do grupy A praktykuje się bardzo precyzyjne określanie zamawianych ilości oraz częstą kontrolę i egzekwowanie terminowej realizacji dostaw.
Wnioski : analiza wskazuje na celowość zastosowania „ostrego reżimu” w odniesieniu do materiałów grupy A, podczas gdy w stosunku do pozostałych materiałów
( zwłaszcza najliczniejszej, a zarazem „najtańszej”
grupy C ) mogą być stosowane znacznie liberalniejsze zasady zamawiania. Zazwyczaj w tych ostatnich pozycjach materiałowych są tworzone duże zapasy ( na potrzeby półroczne, a nawet roczne ), co pozwala na wydłużenie przedziałów sterowania ich logistycznymi procesami zaopatrzenia.
III. Podział materiałów wg metody XYZ
Metoda XYZ pozwala na zróżnicowanie posiadanych dóbr ze względu na stopień zmienności strumienia rozchodów ( zużycia, sprzedaży ). Stopień ten jest wyznaczony procentowym stosunkiem odchylenia standardowego do wartości średniej i stanowi istotę tej metody.
W wyniku analizy metodą XYZ można wyróżnić
następujące strumienie rozchodów :
regularne ( grupa X ), pozwalające na stosowanie z dobrym skutkiem w prognozowaniu ( niewielkie błędy prognoz ) dość prostych metod statystycznych,
zmienne ( grupa Y ), wymagające posługiwania się metodami bardziej złożonymi,
bardzo nieregularne i nieciągłe ( grupa Z ), zdecydowanie ograniczające możliwości korzystania
z metod statystycznych.
IV. Procesy fizyczne
Procesy fizyczne w fazie zakupu obejmują :
dopływ surowców, materiałów, elementów kooperacyjnych itp. do przedsiębiorstwa,
wszelkie czynności manipulacyjne związane z odbiorem, transportem wewnętrznym i składowaniem dostaw,
przepływ materiałów do pierwszego stanowiska
w procesie produkcji.
Wnioski
Realizatorem procesów informacyjno - decyzyjnych
w sferze zakupu jest służba zaopatrzenia ( zakupów ),
która w większości przypadków wchodzi w skład komórek zarządu przedsiębiorstwa.
Natomiast realizacją procesów fizycznego przepływu materiałów zajmują się służby transportowe i magazynowe. Struktury organizacyjne tych służb są zróżnicowane i w istotnym stopniu zależą od takich czynników, jak wielkość przedsiębiorstwa, złożoność struktury asortymentowej zużywanych materiałów,
charakter rynku ( łatwość zakupu ) itp.