ORGANIZACJA PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej

Pobierz dokument
organizacja.przyjecia.delegacji.doc
Rozmiar 57 KB

ORGANIZACJA PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ:

Organizacja delegacji:

Wyróżnia się krajowe i zagraniczne wizyty oficjalne, robocze i prywatne, w biznesie przeważają wizyty robocze. Zasadniczą sprawą jest ustalenie z czyjej i na czyje zaproszenie będzie się ona odbywała. Charakter wizyty powinien być określony w zaproszeniu. Zaproszenie może obejmować także małżonkę szefa delegacji, a także towarzyszący osobom zapraszanym eksperci, dziennikarze, ochrona itd.

Zgodnie z zasadami Unii Europejskiej w czasie wizyt państwowych składanych przez prezydentów lub monarchów, gospodarze przyjmują na swój koszt delegacje 15-osobową, w czasie oficjalnych wizyt 10-osobową, a w ramach wizyt ministrów spraw zagranicznych 5-osobową. Przyjmuje się, że wizyta nie powinna trwać dłużej niż jest to niezbędne i zgodne z miejscowymi zwyczajami.

W Polsce wizyty państwowe i oficjalne trwają w zasadzie 3 dni, pierwsze 2 są poświęcone na rozmowy i spotkania, 3 dzień gość spędza w jednym z miast Polski.

Np. Niemczech czas trwania wizyt oficjalnych wynosi zazwyczaj 2-3 dni w Berlinie i Bonn oraz 1-3 dni w jednym lub kilku landach.

Przygotowanie programu:

Po ustaleniu terminu wizyty drogą korespondencyjną następuje uzgodnienie programu oficjalnego towarzyszącego np. zwiedzanie miasta. Odrębny program jest przygotowywany dla małżonki, o ile towarzyszy szefowi delegacji.

Dla dobrego przygotowania programu niezbędne jest:

Przeprowadzanie rozmów:

Planując rozmowy delegacji należy przewidzieć, jaki łączny czas będzie potrzebny na ten cel i w jakiej formule powinny przebiegać rozmowy.

Rozróżnia się następujące formy rozmów oficjalnych:

- rozmowa w 4 oczy - oznacza spotkanie jedynie szefów delegacji

- rozmowy w wąskim gronie - prowadzone są z udziałem doradcy

- rozmowy plenarne - w których uczestniczą delegacje w pełnym składzie. Mogą się one rozpocząć już w trakcie trwania rozmów w cztery oczy lub w wąskim gronie. Do czasu przyjścia szefów delegacji rozmowom przewodniczą najstarsi rangą członkowie delegacji

- rozmowy w grupach tematycznych - prowadzone są często równocześnie obok rozmów w cztery oczy lub w wąskim gronie, bądź też przed rozpoczęciem rozmów plenarnych. Przy rozmowach w tej formule przewodniczący grup referują na rozmowach plenarnych ustalenia przyjęte w grupach tematycznych.

Oprawa rozmów:

Na stole umieszcza się kartoniki z nazwiskami uczestników. Kartoniki powinny być odpowiedniej wielkości i należy je wypełniać dwustronnie. Pozwala to osobom zasiadającym z przeciwnej strony stołu na łatwe zidentyfikowanie rozmówców. Stół może być nakryty zielonym suknem, jeśli nie jest dość elegancki. Na stole nie stawia się proporczyków. Można natomiast w sali obrad umieścić flagi krajów gościa i gospodarza.

W czasie rozmów podaje się jedynie napoje chłodzące (woda mineralna, soki) oraz kawę lub herbatę. Nie powinno się serwować słodyczy, krakersów, paluszków itp., Jeżeli rozmowy trwają dłużej można przygotować w sąsiedniej sali bufet z małymi przekąskami i zaprosić uczestników w czasie przerwy w rozmowach W trakcie trwania rozmów nie powinno się palić, w związku, z czym na stole nie stawia się popielniczek. W Polsce palenie w salach obrad jest ustawowo zabronione.

Gościom oferuje się honorowe miejsca tzn. po prawej stronie, jeśli wejście jest od szczytu stołu lub też vis a vis okien, jeżeli stół jest ustawiony wzdłuż głównego okna. Jeżeli na jednej ze ścian wzdłuż stołu jest umieszczone godło narodowe to gospodarze zajmują miejsca na jego tle.

Języki rozmów:

Bardzo ważną sprawą jest ustalenie języka rozmów, często stosuje się język ojczysty każdej ze stron, co wynika z zasady suwerenności państw.

W rozmowach handlowych stosowane są zazwyczaj języki: angielski, francuski, niemiecki, rosyjski, zależnie od uzgodnienia.

Kolejność miejsc przy stole:

Tłumacze siadają po lewej stronie przewodniczących delegacji i ich miejsce nie jest liczone przy rozsadzaniu uczestników rozmów według precedencji.

Klasycznym sposobem rozsadzania przy stole rozmów jest wykorzystanie zasady prawa-lewa. Najstarszy rangą członek delegacji siada po prawej stronie przewodniczącego, następny w kolejności po jego lewej ręce, i dalej przemiennie.

Reguła „alertu”:

Podpisywanie umów podczas wizyt gospodarczych - kontraktów - jest właściwie docelowym elementem wizyt i powinno się temu nadać odpowiednio uroczysty charakter.

Przy sporządzaniu umów międzypaństwowych obowiązuje reguła alternatu. Umowy są z reguły sporządzane w językach umawiających się stron. Każda ma swój alternat (łac. alternate - czynić coś na przemian).

Reguła alternatu polega na tym że:

W przypadku umowy sporządzonej np. w językach polskim i niemieckim, egzemplarzu przeznaczonym dla strony polskiej na pierwszym miejscu będzie polska, nazwa polskich instytucji, miejscowości, nazwisk polskiej delegacji itd., natomiast alternatach niemieckich analogicznie na pierwszym miejscu znajdą się Niemcy itd. Każda ze stron podpisuje najpierw własny alternat następnie alternat z drugiej strony.

Po podpisaniu umowy, co na ogół następuje w obecności obu delegacji i zaproszonych osobistości, przykładowo tekst polski wręcza Polakom druga strona - i vice versa. Teczkę z umową podaje się prawą ręką do lewej ręki partnera odbierając w tym samym czasie teczkę od partnera lewą ręką. W ten sposób każdy po wymianie ma dokument w lewej ręce, a prawą wolną do uścisku. Po zakończeniu uroczystości pierwsi opuszczają salę a gospodarz odprowadza ich pod drzwi.

Do samochodów gościom towarzyszy osoba z protokołu lub wyznaczona przez gospodarza, która wcześniej wprowadzała gości i opiekowała się nimi przy stole. Gospodarz, chcąc okazać gościowi szczególny szacunek, może osobiście odprowadzić go do samochodu. Wówczas powinien zaczekać do jego odjazdu.

Przyjęcia na cześć gościa:

Stałym elementem programu oficjalnej wizyty jest przyjęcie wydawane na cześć gościa, w przypadku wizyt państwowych jest to obiad oficjalny, z reguły obowiązuje przybycie w strojach wieczorowych. Przed wejściem na salę bankietową, gospodarze i goście ustawiają się w tzw. linii powitania w kolejności: gospodarz, gość, małżonka gościa, małżonka gospodarza.

Na początku obiadu lub po daniu głównym wygłaszane są oficjalne toasty.

Są one nie tylko formą podziękowania za pobyt lecz stanowią zwięzłe podsumowanie rozmów czy rokowań, a także stwarzają okazję do wyrażenia zadowolenia z przebiegu wizyty. Wygłaszając toast należy najpierw zwrócić się w stronę honorowego gościa, jeśli uczestniczy w uroczystości, a następnie gospodarza spotkania. Toasty wygłaszane są w językach narodowych, tłumaczenia tekstu toastów ułożone są na stołach dla każdego gościa w odpowiednim języku.

Upominki:

Wręczanie upominków przy okazji wizyt ma dawną tradycję. Niegdyś ściśle przestrzegano zasady, że prezenty przywozi gość a gospodarze się rewanżują. W Polsce przyjęła się praktyka, że strona goszcząca wręcza upominek, gość się rewanżuje. Upominki powinny mieć charakter symboliczny.

Zakończenie:

Delegację z hotelu odwozi się na lotnisko w tym samym składzie osób, które uczestniczyły w powitaniu. Jeśli wizyta była szczególnie udana przewodniczący może towarzyszyć delegacji aż do odlotu. Przed wyjazdem z hotelu należy sprawdzić godzinę odlotu, aby w przypadku zakłóceń komunikacyjnych nie przebywać zbyt długo na lotnisku. Powinno się także zaczekać aż samolot wystartuje.

ORGANIZACJA PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

Przed wyjazdem własnej delegacji należy ustalić:

Przed przystąpieniem do opracowania planu podróży służbowej należy:

Przed wyjazdem koniecznie należy zebrać dokumenty, materiały, informacje:

Po przyjeździe do kraju docelowego należy przestrzegać kilku podstawowych zasad:

Rodzaje kart wizytowych:

Zwroty jakimi najczęściej posługujemy się na biletach wizytowych:

Są one w języku francuskim:

- p.r. - pour remercier (z podziękowaniem)

- p.f.n.a. - pour feliciter Novel An (z życzeniami noworycznymi)

- p.p. - pour presentation (dla przedstawinia osoby)

- p.f.c. - pour faire coonaissance (dla zapoznania się)

- p.c. - pour condolence (kondolencje)

- p.p.c. - pour prendre conge (pożegnanie)

ORGANIZACJA PRZYJECIA BIZNESOWEGO:


Miejsca organizowania przyjęć:

Formy przyjęć dyplomatycznych:


Co powinno zawierać zaproszenie:


Przywitanie gości:

Rozsadzenie gości wg stylu przyjęcia:

Rozsadzenie gości wg ilości osób:


Nakrycie stołu:

Sposoby zachowywania się przy stole:

Aperatiff:

Menu:

Przystawka:

Napoje:

Zakończenie przyjęcia



Pobierz dokument
organizacja.przyjecia.delegacji.doc
Rozmiar 57 KB

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
RÓŻNICE KULTUROWE W ZAGRANICZNYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ZEBRANIA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
DOKUMENTACJA Pracownicza, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
BIURO1, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Obieg pism, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
CURRICULUM VITAE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
PROCES KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
RODZAJE KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Pisma i DOKUMENTACJA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
prezentacja i prezenter, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Dobre obyczaje, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
o ergonomii, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
urzadzenia, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
UKŁAD PISMA I CZĘŚCI SKŁADOWE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Protokół zebrania, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA SPOTKAŃ BIZNESOWYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
zebrania-zredagowane, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA KONFERENCJI PRASOWEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej

więcej podobnych podstron