LEKCJA 5: Najważniejsze dokumenty studenta
a) Teczka akt osobowych studenta
Każdy student na swojej uczelni ma założoną teczkę akt osobowych. Przechowuje się w niej wszystkie dokumenty związane z przebiegiem studiów. Zatem znajdują się tam:
dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:
oryginał lub odpis świadectwa dojrzałości, a w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia również odpis lub poświadczoną przez uczelnię kopię dyplomu ukończenia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich,
ankieta, zawierająca dane studenta,
poświadczona przez uczelnię kopia dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia,
aktualna fotografia kandydata, dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia; kopia decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia; podpisany przez studenta akt ślubowania; karty okresowych osiągnięć studenta; decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, (postanowienia o udzielonych urlopach, zgody na powtarzanie roku, skreślenia z listy studentów, a także decyzje o nagrodach, wyróżnieniach i karach dyscyplinarnych);
dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej;
jeden egzemplarz pracy dyplomowej (jeżeli przewiduje ją regulamin studiów zgodnie ze standardami kształcenia); recenzję (recenzje) pracy dyplomowej; protokół egzaminu dyplomowego; dyplom ukończenia studiów; suplement do dyplomu; potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikatów; potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplomu lub suplementu do dyplomu, przez osobę odbierającą dyplom; wniosek studenta dotyczący odbycia przysposobienia obronnego.
Zgodnie z przepisami, teczka akt osobowych studenta powinna być przechowywana w archiwum uczelni przez okres 50 lat.
W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni dokumenty dotyczące przebiegu studiów przesyła się na wniosek uczelni, do której student się przeniósł. Natomiast w uczelni, którą student opuścił, pozostaje kopia pisma, potwierdzająca przesłanie dokumentów oraz ich wykaz.
b) Legitymacja, indeks, album studentów
Po immatrykulacji student otrzymuje dwa bardzo ważne dokumenty:
legitymację studencką
indeks
Legitymacja może mieć postać tradycyjną(czyli papierową) lub elektroniczną - wprowadziła ją już większość uczelni. Legitymacja jest dokumentem poświadczającym status studenta. Prawo do jej posiadania mają studenci do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów. Student, który utracił prawo do posiadania legitymacji studenckiej, obowiązany jest zwrócić ją uczelni.
Uwaga! Ważność legitymacji studenckiej musisz potwierdzać co semestr w dziekanacie! Papierową legitymację potwierdza się przez umieszczenie daty ważności i okrągłej pieczęci z godłem państwa, a elektronicznej legitymacji studenckiej - poprzez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie ich w kolejno oznaczonych polach hologramu. Legitymacja studencka upoważnia do wielu uprawnień i zniżek (środki komunikacji miejskiej, publiczne środki transportu krajowego, bilety do muzeów, kin, teatrów, imprez kulturalnych i sportowych, wstępy do czytelni i bibliotek, czasem oferowane są zniżki przy zakupie książek czy innych środków dydaktycznych, prenumeracie gazet). Elektroniczna legitymacja studencka może dodatkowo używana w uczelni (jeśli istnieje taka możliwość) jako: karta dostępu do biblioteki, karta dostępu do urządzeń technicznych czy laboratoriów.
Indeks jest własnością studenta. Wydanie indeksu i legitymacji odnotowuje się w rejestrze wydanych indeksów i legitymacji, w którym wpisuje się: imię (imiona) i nazwisko studenta, któremu wydano indeks i legitymację, numer albumu oraz datę wydania dokumentów. Rejestr może być prowadzony w formie elektronicznej. W przypadku studiowania na więcej niż jednym kierunku lub kontynuowania studiów na studiach drugiego stopnia student otrzymuje odrębny indeks. W przypadku studiowania na więcej niż jednej specjalności student może otrzymać odrębny indeks.
Uczelnia prowadzi też album studentów (na ogół w formie papierowej i elektronicznej). Każdemu studentowi nadawany jest kolejny w ramach uczelni numer albumu. Do albumu studentów wpisuje się zazwyczaj: numer albumu, datę rozpoczęcia studiów, imię (imiona) i nazwisko oraz datę i miejsce urodzenia studenta, nr PESEL, a w przypadku jego braku - inny numer ewidencyjny, imiona rodziców, informacje dotyczące świadectwa dojrzałości lub dyplomu ukończenia studiów (nazwa szkoły, okręgowej komisji egzaminacyjnej lub uczelni, numer oraz data i miejsce wystawienia), nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni i kierunku studiów oraz rok studiów, na który student został przyjęty. Po opuszczeniu przez studenta uczelni w albumie wpisuje się datę i przyczynę opuszczenia. Numer albumu wpisuje się w indeksie studenta i jego legitymacji studenckiej. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta. Warto znać na pamięć swój numer albumu, ponieważ jest on potrzebny do załatwienia wielu spraw na uczelni, a zwykle właśnie na podstawie tego numeru, a nie imienia i nazwiska, identyfikuje się studenta.
c) Dokumentacja przebiegu studiów
Przebieg studiów jest dokumentowany w:
protokołach zaliczenia przedmiotu zawierających: nazwę przedmiotu, którego dotyczy zaliczenie lub egzamin, imiona i nazwiska studentów, numery albumów, oceny, datę i podpis osoby zaliczającej lub przeprowadzającej egzamin;
kartach okresowych osiągnięć studenta zawierających: imię (imiona) i nazwisko studenta, numer albumu, imię i nazwisko oraz tytuł naukowy lub stopień naukowy prowadzącego zajęcia (zaliczającego lub przeprowadzającego egzamin), nazwy przedmiotów, które student zaliczył w okresie zaliczeniowym, określenie formy zaliczenia, uzyskane oceny oraz liczbę punktów, zgodnie z Europejskim Systemem Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS), daty i podpisy osób egzaminujących i zaliczających poszczególne przedmioty oraz podpis kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni dokonującego wpisu na kolejny rok (semestr) studiów;
indeksie studenta.
Do dokumentacji przebiegu studiów zwykle zalicza się też pracę dyplomową. Pracę dyplomową składa się w formie określonej w regulaminie studiów. Egzemplarz pracy dyplomowej przechowuje się w archiwum uczelni. Na kierunkach artystycznych oprócz opisanej dokumentacji może być także prowadzona dodatkowo, zgodnie z regulaminem studiów, inna dokumentacja, wynikająca ze specyfiki studiów.
Zakończenie studiów odnotowuje się w:
indeksie; protokole egzaminu dyplomowego; albumie studentów; księdze dyplomów.
Każda uczelnia prowadzi też księgę dyplomów. Do niej wpisuje się: liczbę porządkową stanowiącą numer dyplomu, numer albumu, imię (imiona) i nazwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia studiów (immatrykulacji), nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni i kierunku studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego i tytuł zawodowy.
Uwaga! Na ogół uczelnia pobiera opłaty za wydanie studentowi dokumentów oraz ich duplikatów. Górna granica tych opłat jest ustalana przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
d) Karta Praw Studenta
Osoba, która została przyjęta na studia, z chwilą immatrykulacji i złożenia ślubowania, nabywa prawa studenta. Prawa, jak również obowiązki studentów uczelni publicznych i niepublicznych określone są w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym z 27 lipca 2005 roku oraz, szczegółowo, w regulaminach uczelni. Każdy student powinien znać swoje prawa i obowiązki, żeby wiedzieć czego może oczekiwać od swojej uczelni, ale także - za jakie postępowanie będzie musiał ponieść konsekwencje. Świadomość swoich praw zmniejsza też prawdopodobieństwo łamania ich przez uczelnie.
Studentom przysługują następujące prawa
Prawo do zdobywania wiedzy oraz rozwijania własnych zainteresowań naukowych,
Prawo do uzyskiwania pomocy nauczycieli akademickich oraz organów swojej szkoły,
Prawo do współuczestnictwa w podejmowaniu decyzji przez organy kolegialne uczelni z pośrednictwem przedstawicieli studentów,
Prawo do wyboru władz akademickich,
Prawo do przystępowania do organizacji studenckich oraz zakładania nowych,
Prawo do uczestniczenia w badaniach naukowych i zrzeszania się w kołach naukowych działających na uczelni,
Uczestniczenia w zajęciach otwartych innych kierunków studiów i pozostałych zajęciach (za zgodą prowadzącego),
Prawo do studiowania według indywidualnego planu studiów i programu nauczania (na zasadach określonych przez Radę Wydziału danej uczelni),
Prawo do studiowania na więcej niż jednym kierunku studiów oraz do studiowania innych przedmiotów, (na zasadach określonych przez regulamin danej uczelni),
Prawo do przenoszenia się z innej uczelni, w tym także zagranicznej, (po spełnieniu wszystkich warunków uczelni przyjmującej i tej, którą opuszcza),
Prawo do uzyskania urlopu od zajęć, na zasadach i w trybie określonym w regulaminie studiów,
Prawo do ubiegania się o pomoc materialną w formie:
Stypendium socjalnego
Stypendium specjalnego dla osób niepełnosprawnych
Stypendium za wyniki w nauce lub sporcie
Stypendium ministra za osiągnięcia w nauce
Stypendium ministra za wybitne osiągnięcia sportowe
Stypendium na wyżywienie
Stypendium mieszkaniowego
Zapomogi
Prawo do ubiegania się o zakwaterowanie w domu studenckim uczelni lub wyżywienie w stołówce studenckiej uczelni,
Prawo do ubiegania się o zakwaterowanie w domu studenckim uczelni małżonka i dziecka,
Prawo do korzystania z 50% ulgi w opłatach za przejazdy publicznymi środkami komunikacji miejskiej oraz posiada uprawnienia (określane odrębnymi przepisami) do korzystania z ulgowych przejazdów środkami publicznego Transportu zbiorowego kolejowego i autobusowego.
Studenci mają obowiązek:
Postępować zgodnie z treścią złożonego ślubowania i regulaminem studiów,
Uczestniczyć w zajęciach dydaktycznych i organizacyjnych, zgodnie z regulaminem studiów,
Składać egzaminy, odbywać praktyki oraz spełniać inne wymogi przewidziane w planie studiów, Zdobywać wiedzę i dbać o swój rozwój intelektualny, Przestrzegać przepisów obowiązujących w uczelni, Wykonywać zarządzenia władz uczelni i jej organów,
Dbać o dobre imię swojej uczelni, Prawa i obowiązki studenta wygasają z dniem ukończenia studiów lub skreślenia z listy studentów. Skreślenia studenta z listy studentów może dokonać kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej (na ogół jest to dziekan), w przypadku:Niepodjęcia studiów, Rezygnacji ze studiów, Niezłożeni w terminie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego, Stwierdzenia braku postępu w nauce, Nieuzyskania zaliczenia semestru, Niewniesienia opłat związanych z odbywaniem studiów.
Student ma prawo odwołać się do rektora od wymienionych wyżej decyzji. Decyzja rektora jest ostateczna.
Odpowiedzialność dyscyplinarna studentów
Za naruszenie przepisów obowiązujących w uczelni oraz za postępowanie niegodne studenta student ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną przed przełożonymi, komisją dyscyplinarną (złożoną w równej liczbie z nauczycieli akademickich i studentów) lub przed sądem koleżeńskim samorządu studenckiego. Za ten sam czyn student nie może być ukarany jednocześnie przez komisję dyscyplinarną i sąd koleżeński. Student może być ukarany następującymi karami dyscyplinarnymi:
Upomnieniem
Naganą
Naganą z ostrzeżeniem
Zawieszeniem w określonych prawach studenta na okres jednego roku
Wydaleniem z uczelni.
O przekazaniu sprawy do uczelnianej komisji dyscyplinarnej lub sądu koleżeńskiego decyduje rektor. Za przewinienia mniejszej wagi rektor może wymierzyć studentowi karę upomnienia, po wcześniejszym wysłuchaniu oskarżonego lub jego obrońcy, z pominięciem komisji dyscyplinarnej lub sądu koleżeńskiego.
Rzecznik Praw Studenta to ogólnokrajowa instytucja, która została powołana by bronić praw studentów oraz nadzorować ich przestrzeganie we wszystkich szkołach wyższych w kraju. Również na poszczególnych uczelniach funkcjonują organy, spełniające takie funkcje. Są to min: centra informacji administracyjnej, komitety obrony praw studenta czy uczelniani rzecznicy praw studenta. Udzielają one studentom pomocy prawnej z zakresu prawa o szkolnictwie wyższym, statutów uczelni, regulaminów studiów, procedur przyznawania pomocy materialnej. Czuwają także nad jakością kształcenia.
1