Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego
Otrzymuję fakturę VAT za usługi telefoniczne (data faktury 10 października 2008 r.). W treści faktury napisano, że usługa została wykonana we wrześniu. Firmę prowadzi osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą i jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Jak ujmować koszt z takiej faktury: czy dla potrzeb podatkowych ujmować koszt w dacie poniesienia (10 października 2008 r.), zaś dla potrzeb bilansowy ujmować koszt w miesiącu, w jakim usługa została wykonana (wrzesień 2008)?
Jak ujmować koszty energii elektrycznej, jeśli część kwoty z tytułu jej zużycia jest zaliczana w koszty bezpośrednie (np. data faktury 10 października 2008 r., zużycie energii za okres sierpień - wrzesień 2008 r.)?
Odpowiedź: Metoda rozliczania kosztów w czasie wynika bezpośrednio z przepisów prawa bilansowego i wyraża się w zasadzie współmierności kosztów do przychodów - w danym roku podatkowym. Jest to o tyle istotne, że w przepisach ustaw o podatkach dochodowych ustalone są zasady określające dzień powstania kosztu jako dzień, w którym zarachowano koszt na podstawie otrzymanej faktury. Ze względu więc na fakt ujęcia kosztów w stosunku do przychodów w danym roku podatkowym można zastosować uproszczenie polegające na księgowaniu kosztów przypadających na przełomie miesięcy - według daty otrzymania faktury.
Jednakże na przełomie roku koszty dotyczące roku poprzedniego, jeśli zostały udokumentowane fakturą wystawioną w kolejnym roku, muszą być rozliczone proporcjonalnie do przychodów uzyskanych w poszczególnych okresach. W związku z powyższym na przełomie miesięcy można nie stosować rozliczenia kosztów w czasie, jeśli - jak w przypadku usług telekomunikacyjnych - faktura dokumentująca ten koszt zawiera okresy z poprzedniego miesiąca (faktycznie wykonane połączenia) jak i koszty bieżącego okresu (abonament) - ujmując w księgach rachunkowych koszt w okresie, w którym podatnik fakturę otrzymał.
Warto jednak pamiętać, że z punktu widzenia przepisów ustawy o podatku VAT - nadal obowiązuje szczególny moment powstania prawa do odliczenia podatku VAT zawartego w fakturach dokumentujących koszt usług telekomunikacyjnych. W tym przypadku prawo do odliczenia powstaje z chwilą upływu terminu płatności, a nie z datą otrzymania faktury.
Uzasadnienie: Zgodnie z art. 6 ustawy a dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) - dalej u.o.r. - w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
Według art. 22 ust. 5-5e ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. - u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem przepisów poniższych.
Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:
1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego
- są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa powyżej, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie.
Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Zaś zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u. - prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w przypadku nabycia towarów i usług, o których mowa w art. 19 ust. 13 pkt 1 u.p.t.u., jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy - w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności.
Wspomniany art. 19 ust. 13 pkt 1 u.p.t.u. dotyczy usług:
dostaw energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego;
świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych;
świadczenia usług wymienionych w poz. 138 i poz. 153 załącznika nr 3 u.p.t.u. (między innymi usług dostarczania wody, wywozu nieczystości, itp.).
Przykłady
Ujęcie księgowe faktury kosztowej za usługi telekomunikacyjne otrzymanej np. w październiku 2008 r., z terminem płatności np. w listopadzie 2008 r. odbędzie się w następujący sposób (przy zastosowaniu zasady ujmowania kosztów w okresie otrzymania faktury):
- październik 2008 r.:
Wn konto 402 Usługi obce
Wn konto 224 Rozliczenie podatku VAT naliczonego w następnych okresach
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
- listopad 2008 r.:
Wn konto 223 Rozliczenie podatku VAT naliczonego
Ma konto 224 Rozliczenie podatku VAT naliczonego w następnych okresach.
Natomiast na przełomie roku - np. w przypadku, gdy faktura wpłynęła w styczniu 2008 r., termin płatności luty 2008 r., a koszty rozmów telefonicznych - grudzień 2007 r. i abonament styczeń 2008 r., należałoby dokonać księgowań:
- grudzień 2007 r.:
Wn konto 402 Usługi obce
Ma konto 302 Rozliczenie zakupu usług
- styczeń 2008 r.:
Wn konto 402 Usługi obce
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi i
Wn konto 302 Rozliczenie zakupu usług
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi oraz
Wn konto 224 Rozliczenie podatku VAT naliczonego w następnych okresach
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
- luty 2008 r.:
Wn konto 223 Rozliczenie podatku VAT naliczonego
Ma konto 224 Rozliczenie podatku VAT naliczonego w następnych okresach.