„Protokół zebrania”

Po zakończeniu zadania należy sporządzić krótki i jednoznaczny protokół.

Protokół zawiera:

- formę zebrania (np. narada, konferencja)

- porządek dzienny

- imię i nazwisko przewodniczącego

- termin i miejsce zebrania

- liczbę uczestników oraz liczbę nieobecnych (z podaniem, w miarę możliwości, przyczyn nieobecności)

- treść przyjętych wniosków i postanowień

- listę osób odpowiedzialnych za terminy postanowień

- krótkie przedstawienie przebiegu zebrania

- streszczenie wygłoszonych referatów

- wnioski płynące z każdego punktu porządku dziennego

- wyniki głosowania

- podjęte decyzje i przyjęte uchwały

Sprawozdanie z obrad, sesji, posiedzenia; pisemne streszczenie posiedzeń, przemówień, wniosków i uchwał zebrania, komisji, sesji; akt sporządzony przez urzędnika w celu dostarczenia możliwie dokładnych, pełnych i obiektywnych danych dotyczących określonego stanu faktycznego.

Protokół zalicza się do dokumentów informacyjnych o charakterze wewnętrznym.

Budowa protokołu

1) Część wstępna

• Tytuł - zawiera słowo protokół, zwięzłe określenie rodzaju zdarzenia, stanu, faktu, określenie miejscowości (miejsca, lokalu), daty (dzień, miesiąc, rok) oraz godziny.

• Wstęp - osoby biorące udział w protokołowanych czynnościach, jeżeli (nie dołączamy listy obecności) i nieobecnych (podaje się czy ich nieobecność została usprawiedliwiona); porządek dzienny, tj. wykaz spraw, które mają być rozpatrywane.

2) Część zasadnicza

• Opis i przebieg wydarzeń (wypowiedzi uczestników z podanym imieniem i nazwiskiem), opis realizacji poszczególnych punktów porządku

• Okoliczności towarzyszące

• Podejmowanie wniosków i uchwał

Sposób przedstawiania części zasadniczej:

1. Forma dosłowna - wierne, prawie dosłowne przytoczenie przemówień bez znaczniejszych skrótów, głównie na podstawie taśmy magnetofonowej, stenogramów lub tekstów autoryzowanych.

2. Forma streszczona - zwięzłe streszczenie poszczególnych przemówień, komasowanie wypowiedzi zgodnych pod względem treści; ta forma ma na celu skondensowanie wywodów i eliminowanie wszystkiego co zbędne, tylko uchwały nie podlegają skrótom.

3. Forma uproszczona - redukowanie do minimum części dyskusyjnej, ograniczenie się do wzmianek o charakterze syntetycznym; treść bardzo zwięzła głównie akcent kładzie się na przedmiocie obrad i powziętych uchwałach.

3) Część końcowa

• Godzina ukończenia czynności

• Formuła stwierdzająca zakończenie czynności, podpisy (po prawej przewodniczący, po lewej protokolant). Po podpisaniu nie można wprowadzać żadnych zmian do protokołu.