ORGANIZACJA SPOTKAŃ BIZNESOWYCH

Spotkania biznesowe są najlepszą okazją do

wymiany poglądów, podejmowania decyzji, ustalania

strategicznych działań dotyczących funkcjonowania

firmy.

• Mogą mieć charakter wewnętrzny,

organizowane są w formie zebrań pracowniczych, których celem jest wymiana zdań oraz opinii pracowników, wzajemne poznanie się czy rozwiązywanie trudnych problemów.

Ich częstotliwość jest uzależniona od występujących w firmie problemów.

• Mogą mieć charakter zewnętrzny,

pomiędzy przedstawicielami różnych firm, zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Wymagana jest znajomość pewnych procedur niezbędnych przy organizacji tego typu spotkań. Obowiązuje protokół ustalony i zatwierdzony przez przedstawicieli spotykających się firm, według którego realizowany jest program przyjmowanej delegacji.

Organizacja Zebrań

• Zebrania są tak samo jak spotkania biznesowe praktycznym środkiem do tworzenia poczucia tożsamości i utrwalania dobrych stosunków wewnątrz grupy, która nie ma możliwości codziennych spotkań.

• Stanowią także forum dla wyrażania własnych poglądów i opinii, dzięki czemu integrują grupę.

• Zebranie jest najczęściej stosowaną formą spotkania kierownictwa ze współpracownikami.

Aby było ono skuteczne, musi mieć jasno określony cel. Podstawowym celem zebrania jest:

1. Przekazywanie informacji,

2. Rozwiązywanie problemów,

3. Podejmowanie decyzji,

ZASADY ZEBRAŃ:

• Spotykająca się grupa jest zorganizowana i posiada własną strukturę organizacyjną.

• Spotkanie ma charakter formalny i odbywa się według ustalonego porządku obrad, którego plan należy dostarczyć uczestnikom wcześniej.

• Celem zebrania jest omówienie punktów ustalonych w porządku zebrania.

• Temat zebrania jest jasno sprecyzowany.

• Przebieg spotkania jest protokołowany.

FORMY ZEBRAŃ

• Odprawa - krótkie spotkanie o charakterze wewnętrznym, trwające 15 do 60minut. Bierze w niej udział niewielka liczba osób.

• Narada - spotkanie o charakterze wewnętrznym trwające około 60 minut. Celem narady jest przedyskutowanie występujących aktualnie w pracy problemów. Narady organizowane są rzadziej niż odprawy.

• Seminarium - forma szkolenia, mająca na celu zapoznanie się z nowymi problemami. Występującymi na przykład w jakiejś dziedzinie nauki lub działalności handlowej. Może trwać kilka godzin lub kilka dni po kilka godzin.

• Sympozjum - zebranie specjalistów z określonej dziedziny wiedzy. Czas trwania może wynosić nawet kilka dni.

• Przed każdym zebraniem ustala się jego cel, termin oraz temat do referowania.

• Ustala się listy uczestników i osób referujących.

• Należy wynająć salę, ustalić porządek obrad, przygotować materiały dla uczestników oraz je rozesłać.

• Zaproszenia:

W przypadku zebrania pracowników firmy zawiadomienia oraz zaproszenia wysyła się dwa tygodnie przed jego terminem,

w przypadku uczestnictwa spoza firmy - 4 tygodnie wcześniej, prosząc jednocześnie o potwierdzenie udziału.

Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

• Kto zaprasza

• Kogo zaprasza

• Określenie formy zebrania

• Temat zebrania

• Miejsce i czas

• Porządek dzienny zebrania lub program

Porządek obrad

• Wstęp -

Zebrania o dużej liczbie uczestników przebiegają według pewnego schematu, gdzie w pierwszej kolejności następuje otwarcie obrad.

Następnie wybór przewodniczącego, prezydium składającego się z 3-5 osób oraz komisji regulaminowych, którymi mogą być w zależności od charakteru zebrania:

Komisja mandatowa - stwierdza na podstawie listy obecności podpisanej przez uczestników, czy jest quorum zapewniające prawomocność podejmowanych na zebraniu uchwał.

Komisja skrutacyjna - zajmuje się przygotowaniem kartek do tajnego głosowania, ich rozdaniem i zebraniem, liczeniem głosów i ogłoszeniem wyników.

Komisja wyborcza - ustala listę kandydatów zgłaszanych na sali i ich weryfikuje.

Komisja wnioskowa (uchwał) - zajmuje się zbieraniem i porządkowaniem wniosków przedstawionych przez uczestników zebrania oraz opracowaniem podjętych uchwał.

II. Rozwinięcie - czytane są sprawozdania, wygłaszane referaty, odbywa się dyskusja

III. Zgłaszanie wniosków i uchwał do realizacji oraz osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.

IV. Zakończenie - Zebranie zamyka przewodniczący

Każdemu zebraniu towarzyszą następujące czynności:

• Przygotowanie sali i holu

• Przygotowanie otoczenia sali konferencyjnej

• Lista obecności

• Przywitanie uczestników zebrania

• Rozsadzanie gości przy stole

• Aby zwiększyć efektywność zebrań należy pamiętać o punktualności, rzetelności, precyzji, trafnego i jasnego dobierania słownictwa oraz kulturze osobistej.

• Istotną rolę podczas zebrań pełni przewodniczący. Od niego zależy sprawny przebieg zebrania.

• Bardzo ważnym elementem zebrań jest pobudzanie twórczego myślenia. Jednym ze sposobów jest podawanie na koniec zebrania kwestii wymagającej rozwiązania wraz z prośbą o przygotowanie się do dyskusji na następne posiedzenie.

• Przygotowanie wystąpienia,

dobry mówca powinien:

• Sprawiać wrażenie pewnego siebie

• Nie zbaczać z tematu

• Mieć ciekawy temat i trzymać się pewnego logicznego porządku

• Umieć zaciekawić audytorium

• Nie mówić monotonie

• Dobrze wykorzystywać pomoce wizualne

• Używać jasnego i prostego języka

• Uśmiechać się, nawiązywać kontakt z wzrokowy

• Odpowiadać na pytania

• Nie przedłużać niepotrzebnie wystąpienia

Używanie pomocy wizualnych:

• Tylko w celu wyjaśnienia, poparcia lub podkreślenia.

• Należy odpowiednio dobrać rodzaj pomocy wizualnej do wystąpienia.

• Należy zwrócić uwagę na efektowność prezentacji.

• Pomoc wizualna powinna być prosta.

• Prezentację wizualną należy umiejętnie połączyć z wystąpieniem.

• Rzutnik do slajdów należy wyłączyć jeśli przestaje być potrzebny, aby nie rozpraszał słuchaczy.

• Przed prezentacją należy sprawdzić czy urządzenia działają.