ROLA

INFORMACJI

W ZARZĄDZANIU

Autor: Łukasz Fikus

Informacja

Istnieje wiele definicji pojęcia „,informacja”. Etymologicznie słowo to pochodzi od łacińskiego wyrażenia informatio — wyobrażenie, wyjaśnienie, zawiadomienie. Twórca cybernetyki, N. Wiener (1971), twierdzi, że „informacja jest nazwą treści zaczerpniętej ze świata zewnętrznego, w miarę jak dostosowujemy doń swe zmysły”.

Zdaniem J. Gościńskiego (1968), „przez informację należy rozumieć przekazaną przez nadawcę, którym może być dowolna rzecz lub osoba, do odbiorcy, którym także może być dowolna rzecz lub osoba, pewną treść będącą ogniwem, poleceniem, nakazem, zaleceniem”.

Sądzę, że z wielu definicji należałoby wybrać najprostszą, a jednocześnie pragmatycznie przydatną definicję polskiego naukowca W. Flakiewicza (1971), według którego „Informacja jest czynnikiem, który zwiększa naszą wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości”.

Oznaczając przez „O” niewiedzę, a przez „1” pełną wiedzę, możemy stwierdzić, ze informacja wzbogaca naszą wiedzę, która zbliża się do jedynki. Praktycznie rzecz biorąc, osiągniecie pełnej wiedzy „1” ze złożonych fragmentów rzeczywistości jest niemożliwe. Teoria informacji stwierdza, że „brak naszej wiedzy o wybranym fragmencie rzeczywistości rośnie tym szybciej, im bardziej złożony jest problem, którym się interesujemy, albo mi większa jest różnorodność”. W związku z tym powstaje pewna „luka informacyjna” między wiedzą pełną a wiedzą dostępną. Luka ta jest funkcją stopnia złożoności układu. Informacje o układach specjalnie złożonych zawsze będą wykazywać pewną rozbieżność ze stanem faktycznym.

Informacje mogą być dzielone według różnych kryteriów. W naszych rozważaniach ważny jest podział na informację pierwotną i pochodną. Informacja pierwotna analityczna ulega tzw. redukcji (przetwarzaniu) przez selekcję oraz agregację i przekształca się w informację pochodną. Przykładem może tu być księgowość: informacją pierwotną są dane z dokumentów analitycznych, które są odpowiednio selekcjonowane według typów dokumentów, a następnie agregowane poprzez sumowanie w określonych układach i przedstawione w formie bilansu.

Przechowywanie Informacji

Na wstępie należy zaznaczyć, że informacji w definicyjnym tego słowa znaczeniu nie można przechowywać, przechowywać można jedynie Dane.

Kwestię tą należy podzielić na kilka stopni.

Stopień pierwszy obejmuje sposób organizacji plików, z których korzysta system operacyjny. Zależnie od sposobu działania programu dane zawarte w plikach mogą być różnie odczytywane. Na przykład pliki z rozszerzeniem.mdb (pliki baz danych) posiadają zaszyte w sobie nie tylko wpisane do bazy dane ale również zapisy dla programów które mają te dane odczytywać czy przetwarzać. Z kolei w klientach pocztowych (używanych do odbierania e-maili np. outlook, the bat itd.) istnieje możliwość dowolnego modyfikowania drzewa katalogów, pomimo tego, że programy te odzwierciedlają strukturę katalogów na serwerze, na którym nasza poczta się znajduje i tak naprawdę nie jesteśmy w stanie jej zmieniać. Jest to możliwe dzięki zapisaniu struktury katalogów serwerowych w konkretnych plikach klienta pocztowego. Ten sam mechanizm wykorzystywany jest w Windowsowskich rejestrach.

Na początku należy, więc określić konkretne działy zarządzania informacją, którym będziemy poświęcać naszą uwagę oraz znaczenie tych działów dla przedsiębiorczości. Dzięki temu nabędziemy niezbędnych umiejętności z dziedziny IT (Information Technology z ang. Technologia/Technika informatyczna/informacyjna).

System informacyjny

Kolejna typowa cecha informacji to przenoszenie jej między dwoma zasadniczymi składnikami: nadajnikiem i odbiornikiem. Jest to tzw. proces łączności (komunikacji).

W procesie łączności występuje:

• źródło informacji — wytwarzające wiadomość, komunikat lub ciąg wiadomości,

• nadajnik — przekazujący wiadomość do odbiornika za pomocą sygnału,

• kanał — każde indywidualne połączenie między nadajnikiem a odbiornikiem, mające

związek z procesem wymiany informacji,

• odbiornik — rekonstruuje wiadomość na podstawie sygnału,

• język (kod) — w którym informacja jest przesyłana z nadajnika do obornika,

• adresat — osoba lub rzecz, dla której informacja jest przeznaczona.

Proces łączności może występować między:

• człowiekiem i człowiekiem,

• człowiekiem i maszyną,

• maszyną i człowiekiem,

• maszyną i maszyną.

System informacyjny w organizacji ma do spełnienia trzy podstawowe zadania:

— zabezpieczenie sprawnego przesłania informacji (szybko, tanio, bezbłędnie),

— zabezpieczenie przechowania informacji i zapewnienie jej dostępności stosownie cło potrzeb,

— przetworzenie informacji dla celów zarządzania.

W związku z tym budowa systemu informacyjnego, jako etap budowy organizacji już po dokonaniu podziału celu głównego na cele cząstkowe i połączeniu stanowisk pracy w większe zespoły, obejmuje rozwiązanie następujących problemów:

— „określenie liczby i rodzajów informacji (według kryterium ich treści), które będą występowały i będą wykorzystywane przez ludzi w procesie działania,

— ustalenie odbiorców wysłanych informacji i zakresu wykorzystania przez nich treści tych sygnałów,

— określenie liczby, jakości i ukierunkowania poszczególnych kanałów informacyjnych oraz czasu przepływu emitowanych sygnałów,

— wybór technicznych środków przekazywania, przechowywania i przetwarzania informacji najkorzystniejszych w danych warunkach oraz ustalenia ich formy organizacyjnej” (Jamroga, 1974).

Rozwiązanie tych problemów wiąże się bezpośrednio z założoną strukturą formalną, określającą niezbędne przebiegi informacyjno-decyzyjne między poszczególnymi stanowiskami pracy i zespołami stanowisk.

Warto tu zwrócić uwagę, że istotnymi czynnikami sprawności systemu informacyjnego jest zapewnienie właściwej przepustowości kanałów, czyli największej liczby informacji, jaką kanał może przekazać w jednostce czasu. Niedostosowanie przepustowości kanałów informacyjnych do niezbędnej liczby informacji powoduje zjawisko przeciążenia i szumów, które mogą niebezpiecznie obniżyć sprawność całej organizacji. Stąd wynikają reguły projektowania organizacji z punktu widzenia zapewnienia sprawności obiegu informacji. Z ważniejszych należy wymienić:

- budowanie równoległych kanałów rezerwowych, zgodnie z zasadą zwiększania niezawodności w układach równoległych,

- maksymalną eliminację pośrednich stacji przekaźnikowych i preferencję kanałów bezpośrednich, co wiąże się z granicami sprawności organizacji wieloinstancyjnych i wieloszczeblowych,

- odpowiednio standardowe przygotowanie emisji informacji pod kątem zwięzłości i jasności

- minimalizację liczby elementów systemu informacyjnego, co wiąże się z postulatem koncentracji komórek organizacyjnych.

Jedną z konsekwencji zrealizowania tych postulatów jest optymalizacja sieci (struktury) łączności w relacji do określonego systemu zarządzania.

Ze znanych modeli sieci łączności warto przedstawić trzy podstawowe:

A. Gwiazda. Jest to sieć łączności zapewniająca sprawną, obustronną łączność centrum A z pozostałymi komórkami. Brak łączności bezpośredniej B, C. D. E stwarza uprzywilejowaną pozycję A. Jest to sieć dla systemu kierowania „devide et impera” („dziel i rządź”). W tym scentralizowanym systemie może nastąpić przeciążenie centrum, które nie będzie mogło przetworzyć sygnałów dochodzących od B. C. D, E i przekazać szybko informacje dyrektywne.

B. Okrąg. W tej sieci łączności pozycje wszystkich stanowisk są równe, formalnie nikt nie ma pozycji uprzywilejowanej. Sprawność sieci dla i-tej komórki jest funkcją sprawności emisji informacji sąsiadujących nadawców.

Może się zdarzyć, że np. E będzie najsłabszym ogniwem, wówczas A i D będą otrzymywać

sygnały gorszej jakości niż np. C.

C. Połączenie kompletne i bezpośrednie. Żaden z uczestników nie zajmuje tu uprzywilejowanej pozycji, wszyscy mają równe szanse być „dobrze informowani”. Nie ma tu obawy o nieadekwatność sieci ze względu na to, że ktoś, kto powinien być poinformowany, nie uczestniczy w obiegu. Sieć jest jednak kosztowna i niekiedy po prostu niepotrzebna. (Informacje są przekazywane również i tym uczestnikom, dla których nie są przydatne).

Efektywne planowanie, podejmowanie decyzji i kontrola w całej organizacji zależą od skutecznego gospodarowania informacjami za pomocą systemów informowania kierownictwa. Jest to ogólna nazwa wszelkich skomputeryzowanych systemów informacyjnych, wykorzystywanych do zbierania, przechowywania, porządkowania i przekazywania informacji potrzebnych kierownikom. „Dane” oznaczają surowe, nie przeanalizowane liczby i fakty, zaś „informacja” oznacza dane uporządkowane lub w jakiś sposób przeanalizowane. W coraz większym stopniu uważa się informacje za jeden z najcenniejszych zasobów organizacji. Informacja jest wynikiem uporządkowania danych lub ich przeanalizowania w jakiś znaczący sposób. Przydatność informacji określa się na podstawie jej jakości, aktualności , ilości i istotności dla kierowania. Komputery są sprawnym i skutecznym narzędziem do porządkowania i przekazywania dużych ilości informacji.

Jakość Informacji

Im informacja jest dokładniejsza tym ma wyższą jakość i z tym większą pewnością kierownicy mogą na niej polegać przy podejmowaniu decyzji. Ogólnie jednak biorąc koszt uzyskania informacji rośnie wraz ze wzrostem jej jakości. Jeżeli wyższa jakość informacji nie przyczynia się w istotnym stopniu do zdolności podejmowania przez kierownika decyzji to nie warto w związku z tym ponosić dodatkowych kosztów.

Aktualność informacji

Aby kontrola była skuteczna trzeba podejmować działania korygujące, zanim odchylenie od planu lub normy stanie się zbyt duże. Tak więc informacje dostarczane przez system informacyjny muszą trafiać do właściwej osoby we właściwym czasie, żeby można było podjąć odpowiednie działania.

Ilość informacji

Kierownicy nie zdołają podjąć na czas trafnych decyzji, jeżeli będzie im brakować informacji. Jeżeli otrzymują więcej informacji niż są w stanie efektywnie wykorzystać, to mogą przeoczyć te które dotyczą poważnych problemów.

Istotność informacji

Informacje otrzymywane przez kierowników muszą mieć związek z ich zadaniami i zakresami odpowiedzialności. Kierownik działu kadr zapewne nie musi znać poziomu zapasów, a kierownikowi działu zaopatrzenia będą nieprzydatne informacje o zadaniach pracowników sztabowych w innych działach.

Definiujemy system informowania kierownictwa jako sformalizowaną metodę terminowego udostępniania kierownictwu dokładnych informacji, potrzebnych w procesie podejmowania decyzji i umożliwiających sprawne wykonywanie w organizacji funkcji planistycznych, kontrolnych i operacyjnych. System dostarcza informacje dotyczące przeszłości, teraźniejszości i prognozowanej przyszłości oraz istotnych zdarzeń wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

W organizacjach zawsze istniały jakieś Systemy informowania kierownictwa, chociaż ich za takie nie uważano. W przeszłości zarówno struktura, jak i wykorzystanie takich systemów miały w dużym stopniu charakter nieformalny. Dopiero po pojawieniu się komputerów, z ich możliwościami przetwarzania i przechowywania dużych ilości danych, projektowanie systemów informowania kierownictwa stało się sformalizowanym procesem,

a także przedmiotem badań.

Elektroniczne przetwarzanie danych (EPD) - komputerowe przetwarzanie danych i zarządzanie informacjami, w tym standaryzacja sprawozdań dla kierowników operacji.

Skomputeryzowane systemy informacyjne (SSI)- systemy informacyjne wykraczające poza elektroniczne przetwarzanie danych i wspomagające procesy planowania oraz podejmowania decyzji.

System wspomagania decyzji (SWD) - to system komputerowy dostępny dla niespecjalistów, usprawniający planowanie i podejmowanie decyzji.

Anthony Gory i MS. Scott Morton wskazali, że system informacyjny organizacji musi dostarczać informacje kierownikom na trzech poziomach odpowiedzialności: kontroli operacyjnej, kontroli kierowniczej i planowania strategicznego.

Informacja finansowa i jej wpływ na zarządzanie firmą

Bank jest nie tylko przedsiębiorstwem, ale w pewnym sensie także instytucją społecznego zaufania. Powierzone mu informacje muszą być chronione w sposób szczególny i to zarówno przed konkurencją. jak i przed osoba­mi, które chciałyby je wykorzystać na niekorzyść klientów. Określa się to jako naj­cichszą wojnę naszych czasów. ponieważ nie padają żadne strzały, a straty mogą powstać ogromne. Zabezpieczanie informacji jest procesem ciągłym i wymaga szczególnych kwalifikacji i umiejętności osób działających w tym obszarze bezpie­czeństwa banku. Do zadań istotnych dla wydziału ochrony informacji zaliczyć można następujące czynności przede wszystkim opracowanie projektu polityki bezpieczeństwa, bieżące kontrolowanie. czy poszczególne piony mają procedury bezpieczeństwa zgodne z polityką spółki lub banku, rejestracja przypadków nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa i wreszcie regu1arne przygotowywanie raportów dla zarządu. Zadania dla zarządu to powołanie i kontrola pracy zespołu ochrony informacji, autoryzowanie polityki bezpieczeństwa i wreszcie dokładne analizowanie otrzymywanych raportów od zespołu ochrony i podejmowanie konkretnych kroków eliminujących skutecznie nieprawidłowości.

Pomimo takich restrykcji istnieje potrzeba i możliwość pozyskiwania informacji, które są dostępne a co więcej muszą być obligatoryjnie udostępniane. W przypadku firm w krajach gospodarki rynkowej istnieje wiele możliwości uzyskania informacji. zwłaszcza o ich sytuacji finansowej. Wynika to z rozwiniętego systemu usług w zakresie informacji handlowej w ogóle, a informacji finansowej w szczególności.

Można wyróżnić cztery podstawowe funkcje jakie pełni informacja finansowa.

Po pierwsze stanowi ona element oceny działalności przedsiębiorstwa/ spółki przez właścicieli czy akcjonariuszy. Znaczna bowiem część średnich i dużych przedsiębiorstw jest zorganizowana w spółki akcyjne. Wobec znacznego rozproszenia akcji istnieje konieczność informowania akcjonariuszy o zmianach w sytuacji spółki. Następuje to przede wszystkich w formie sprawozdania z działalności firmy przedkładanego walnemu zgromadzeniu akcjonariuszy raz w roku.

Po drugie, informacje przekazywane przez zarządy spółek umożliwiają sprawowanie kontroli przez wyspecjalizowane agendy rządowe. Państwo oddziaływuje w mniejszym lub większym stopniu na procesy gospodarcze i dlatego odpowiednie przepisy wielu krajów dość szczegółowo precyzują tryb i metody sporządzania sprawozdań dla akcjonariuszy oraz odpowiednich agend rządowych.

Po trzecie, informacja finansowa i handlowa odgrywa istotną role w procesie podejmowania decyzji w różnego rodzaju transakcjach związanych z działalnością produkcyjno-handlową.

Po czwarte informacja finansowa jest niezbędna w procesie podejmowania decyzji w transakcjach na rynku papierów wartościowych.

Tabela 1. Podstawowe potrzeby informacyjne

	Ocena kierunku strategicznego	Analiza sprawozdań finansowych	Ocena pozycji na rynku kapitałowym
Przedsiębiorstwo	1. identyfikacja i ocena strategii korporacji i jednostek gospodarczych, zasobów kierowniczych, pozycji rynkowej, produktów itd.	2. Ocena bieżących i przyszłych efektów strategii przedsiębiorstwa - sprzedaży, rentowności, przepływów pieniężnych itd.	3. Zorientowanie się w pozycji przedsiębiorstwa na rynku kapitałowym.
Branża / Sektor	4. Analiza sił konkurencyjnych oraz względnie mocnych stron i strategii konkurencji. Przegląd kluczowych czynników i prawdopodobnego przyszłego modelu rozwoju branży	5. Dokonywanie porównań z innymi przedsiębiorstwami działającymi na tych samych lub podobnych rynkach produktów.	6. Ocena przedsiębiorstwa w porównaniu z innymi przedsiębiorstwami tego sektora. Przegląd wyników sektora na tle całego rynku.
Makrootoczenie	7. Ocena kluczowych czynników zmiany PEST, tj. czynników : P - politycznych E - ekonomicznych S - społecznych T - technologicznych	8. Ocena możliwości podniesienie kapitału (obcego i własnego) prawdopodobne zmiany stóp podatkowych i oprocentowania.	9. Identyfikacja zmian na całym rynku kapitałowym i prawdopodobne kształtowanie się w przyszłości akcji.

Źródło : J. Ellis, D. Williams, Corporate Strategy and Financial Analysis, London, 1994r s.114

Opracowana przez Ellisa i Williamsa tablica porządkuje podstawowe potrzeby informacyjne. Poszczególne obszary w zbiorze wzajemnie na siebie nachodzą, a szereg źródeł danych zawiera informacje dotyczące kilku komórek. Dlatego nie należy ograniczać gromadzenia danych do jednej grupy informacji i koncentrować wyłącznie na jednym poziomie analizy.

Źródła informacji o sytuacji ekonomiczno - finansowej spółek/ firm są częścią informacji o firmach w ogóle, a te stanowią fragment szeroko rozumianej informacji ekonomiczno- handlowej. Oznacza to, że źródłami informacji finansowych są w pewnym stopniu także ośrodki i instytucje zajmujące się gromadzeniem informacji ekonomicznych.

Wyróżnić można następujące istotne źródła informacji o firmach i spółkach :

• rejestr handlowy

• specjalistyczna prasa fachowa

• sprawozdania publikowane przez firmy

• informacje bankowe

• wyspecjalizowane agencje informacyjne

• wywiadownie handlowe

Źródła informacji można podzielić na dwie grupy :

1) Źródła niezależne

Do najważniejszych źródeł niezależnych można zaliczyć wszelkie rejestry publiczne, na przykład:

— rejestr handlowy, który jest prowadzony przez regionalne sądy rejestrowe. Są w nim gromadzone wszystkie informacje dotyczące spółek handlowych oraz kupców i umieszczane pod nazwą każdej firmy. Poza tym istnieje obowiązek rejestrowania oraz publikowania wszelkich faktów dotyczących zmian w rejestrze;

— rejestr związków i stowarzyszeń, który podobnie jak rejestr handlowy jest prowadzony przez odpowiednie sądy niższej instancji;

— wykaz dłużników — jest on prowadzony przez sądy okręgowe, odpowiednie dla miejsca zamieszkania dłużnika. Uzyskanie informacji o istnieniu bądź nieistnieniu zadłużenia jest możliwe i zagwarantowane przepisami Kodeksu prawa cywilnego;

— meldunki o postępowaniu ugodowym i upadłościowym — wszelkie informacje dotyczące postępowania upadłościowego i ugodowego są publikowane w monitorze oraz prasie codziennej, np. w Rzeczypospolitej.

Dalsze źródła niezależne to między innymi:

— prasa codzienna — wszelkie doniesienia o znaczeniu gospodarczym są zbierane i wprowadzane do banku danych komputerowych;

—. bilanse i sprawozdania z działalności zarówno firm, zobowiązanych do ich publikowania, jak również tych, które czynią to z własnej woli, są gromadzone, opracowywane i wprowadzane do banku danych. Ponadto każda wywiadownia posiada zwykle swój własny bank danych z informacjami bilansowymi. Są w nim zgromadzone nie tylko dane dotyczące ostatnich kilku lat, ale także rachunki strat i zysków z poprzednich okresów, oświadczenia klientów. W okresie od 5 do 9 miesięcy po udzieleniu pierwszej informacji prosi się klientów o przekazanie własnych oświadczeń o firmie, o której została udzielona informacja. Układ pytań kontrolnych jest ujęty w ustalonym standardowym kwestionariuszu i w pełni skomputeryzowany;

— własne doświadczenia i informacje wywiadowni gromadzone w ciągu wielu lat;

— informacje otrzymane od osób, o których zbierane są informacje. Aby zapewnić możliwie najbardziej rzetelne i wszechstronne dane i do tego z różnych źródeł oraz dać możliwość własnego przedstawienia się przedsiębiorcom, wywiadownia handlowa wysyła ankiety do osób, o których zbiera dane, z prośbą o osobiste udzielenie informacji. Często zdarza się, że wywiadownia otrzymuje potem nie tylko odpowiedź, ale także wiele dodatkowych materiałów, jak na przykład bilanse czy sprawozdania roczne z działalności.

Prawdziwość tych informacji jest oczywiście sprawdzana w każdym przypadku. W wywiadowniach służy temu specjalny program komputerowy, w którym są zebrane dane z ponad 1000 różnych branż i na tej podstawie dokonuje się szacunkowych obliczeń i jednoczesnego zweryfikowania informacji; informacje działu inkasa — są niezwykle ważne, ponieważ mówią o terminowości realizowanych płatności bądź zaleganiu z zapłatą;

— zbiory archiwalne udzielonych informacji — w tym przypadku dane aktualnie opracowywane są segregowane uzupełniane, po czym przekazuje się je przy pomocy transmisji danych do centralnego komputera, w którym znajdują się wszystkie w miarę kompletne informacje z całego kraju.

2) Źródła zależne

Przy opracowywaniu informacji o firmach i osobach korzysta się również z źródeł zależnych. Ponieważ klient jest zainteresowany otrzymaniem informacji jak najbardziej aktualnej, dlatego też w każdym przypadku przeprowadza się aktualizację danych. Podczas aktualizacji korzysta się doraźnie ze źródeł poprzednio wymienionych oraz dodatkowo z:

— książki telefonicznej i adresowej, służących do identyfikacji osoby lub przedsiębiorstwa, o których ma zostać udzielona informacja. Nierzadko zdarza się bowiem, ze rzeczywiste adresy i nazwy firm różnią się od podanych przez klienta w zleceniu;

— wykazów branżowych i spisów firm, służących podobnym celom jak książki telefoniczne i adresowe. Dodatkowo mogą one dostarczyć informacji o istniejących powiązaniach pomiędzy różnymi spółkami i przedsiębiorstwami. Duże wywiadownie posiadają ponadto własny bank danych odnośnie tego zagadnienia;

— wykazu firm w izbie przemysłowo-handlowej, podobnie jak poprzednie wykazy pomagającego w identyfikacji przedsiębiorstw;

— rejestru działalności gospodarczej, gdzie są zarejestrowane wszelkie przedsięwzięcia gospodarcze, które podejmują obywatele i przedsiębiorcy;

— rejestru meldunkowego, gdy do identyfikacji nie wystarczy książka telefoniczna czy adresowa; możemy tam uzyskać informację zwykle po wniesieniu ustalonej opłaty, jednakże dane te ograniczają się zasadniczo tylko do adresu zamieszkania, nazwiska oraz imion. Tak zwane poszerzone informacje, jak na przykład nazwisko panieńskie czy poprzednie miejsce zamieszkania, można uzyskać dopiero po udokumentowaniu prawnego interesu, co zapewnia Ustawa o ochronie danych osobowych;

— rejestru prawnych stosunków majątkowych, gdzie są zapisane wszelkie stosunki majątkowe małżonków. Obecnie z uwagi na fakt, że wystarcza jedynie akt notarialny w tych sprawach, nie wszystkie informacje są tam zawarte. Rejestry te prowadzą sądy niższego szczebla odpowiednio do miejsca zamieszkania małżonka;

— ksiąg wieczystych; wgląd w księgi wieczyste jest ograniczony i uzależniony od udokumentowania uzasadnionego interesu własnego w stosunku do gruntów, o których chce się uzyskać informację;

— informacji od korespondentów;

— zapytań bezpośrednich; forma ta znajduje zastosowanie w trakcie zbierania informacji o określonej firmie. Z tą formą związane są pewne korzyści, a mianowicie osoba/firma, o której zbiera się informacje, dowiaduje się o tym z wyprzedzeniem czasowym i może przy tej okazji stwierdzić. czy informacje o niej są kompletne i zgodne z prawdą. Należy jeszcze raz podkreślić, iż niezależnie od tego, o jakie informacje chodzi i z jakich źródeł są one uzyskiwane, są one zawsze dokładnie sprawdzane pod kątem ich prawdziwości na wszelkie możliwe sposoby i dopiero wtedy wprowadzane do banku danych.

W Polsce informacji ekonomicznych dostarcza m.in. Krajowa Izba Gospodarcza przy której istnieje Ogólnopolski System Informacji Gospodarczej (OSIG) „InfoData”, Centrum Informacji i Usług Prawnych, Państwowa Agencja Inwestycji Zagranicznych S.A., Centrum Informatyki Handlu Zagranicznego.

Do innych źródeł informacji zaliczymy banki, Politechnika Warszawska- Ośrodek Informacji NTE, resortowe instytuty naukowo- badawcze, PAN - Ośrodek Informacji Naukowej, Główny Urząd Statystyczny oraz niektóre redakcje i wydawnictwa.

Techniki przygotowania informacji gospodarczej i handlowej

Znając już źródła i sposoby uzyskiwania informacji, możemy omówić sposoby zamawiania informacji, jej rodzajów oraz wreszcie tego, co najbardziej interesuje klientów wywiadowni, to znaczy otrzymanie raportu, czyli gotowego produktu pracy wywiadowni handlowej.

Istnieją różne formy zamawiania informacji. Najbardziej rozpowszechnioną z nich jest zamówienie pisemne. Służą temu specjalne formularze, które wywiadownie oferują swoim klientom. Zlecenia te są kierowane do odpowiedniego działu wywiadowni, gdzie załatwia się je i stwierdza, czy dostępne dane są aktualne. W przypadku zupełnej pewności co do aktualności danych są one drukowane i wysyłane do klienta. W przypadku jakiejkolwiek wątpliwości zapytanie kierowane jest do sprawdzenia i ewentualnej aktualizacji.

Informacje mogą być zamawiane także innymi sposobami: drogą pocztową, faksem, teleksem, telefonicznie bądź on-line. Zależy to od klienta. W ten sposób można podzielić informacje na:

— standardowe (normalne), które można zamówić na różny sposób, jednakże są one najczęściej dostarczane drogą pocztową,

— teleksowe lub telefaksowe, on-line — to niewątpliwie najszybszy sposób uzyskiwania informacji poprzez bezpośredni dostęp do banku danych wywiadowni w ramach opłaconego abonamentu.

Można również dokonać podziału informacji ze względu na ich zawartość treściową i wtedy mówimy o następujących rodzajach:

— krótka (wstępna) informacja,

— pełna informacja występuje w przypadku specjalnych życzeń klienta,

— profil płatniczy,

— raport specjalny — ten rodzaj informacji uwzględnia daleko sięgające powiązania przedsiębiorstwa dodatkowo mogą one być poszerzone o analizę bilansów przedsiębiorstwa.

Raporty specjalne sporządzane są w przypadku:

— wysokiego ryzyka kredytowego.

— podjęcia nowych stosunków handlowych, nawiązania kooperacji lub kupna firmy.

Sposób czas przekazywania informacji

Informacje z terytorium Polski są uzyskiwane przy pomocy systemu on-line, w związku z czym czas załatwienia tego typu zleceń jest ograniczony do niezbędnego minimum, tzn. czasu potrzebnego na połączenie i przekazanie gotowej informacji do klienta. Czas uzyskania informacji z innych krajów jest uzależniony od regionu geograficznego, w którym prowadzi działalność podmiot gospodarczy.

Nowoczesna wywiadownia handlowa proponuje swoim klientom, jak już wcześniej wspomniano, także inne różnorodne usługi, które służą pomocą przedsiębiorcy w jego normalnej pracy i ograniczają jej uciążliwości oraz znacznie zmniejszają ryzyko, które występuje zawsze przy tego rodzaju działalności. Są to:

— dział inkasa,

— służba marketingowa, a w szczególności marketing adresowy,

— monitorowanie i kontrola dłużników,

— bilansowy bank danych,

— seminaria,

— badania koniunkturalne i gospodarcze.

System informacyjny w procesie decyzyjnym

Każda instytucja traktowana jako system składa się z pewnej liczby podsystemów, wśród których specjalną rolę odgrywa podsystem informacyjny. Może on być porównywany z układem nerwowym, łączącym w jedną całość elementy systemu zarządzania (Koźminski, 1979). Podsystem informacyjny powinien być określony w dokumentach podstawowych instytucji (księga służb, regulamin organizacyjny) w sposób umożliwiający:

a) określenie potrzeb informacyjnych każdego pracownika uprawnionego do podejmowania decyzji,

b) zapewnienie możliwości zaspokajania potrzeb informacyjnych (siły, środki),

c) określenie sposobów zdobywania lub pozyskiwania źródeł informacji oraz zasad ich selekcji

w celu dokonywania opracowań adekwatnych dla każdego celu informacji,

d) określenie form opracowań informacyjnych, odpowiadającym poszczególnym użytkownikom ich ewentualnym grupom,

e) określenie terminów dostarczania informacji, tak aby na ich podstawie zapadały słuszne

decyzje we właściwym czasie,

f) określenie takich metod pracy informacyjnej, które opracowaniom informacyjnym dają możność efektywnego oddziaływania na postawę użytkowników (osób uprawnionych do podejmowania decyzji), w sensie podejmowania przez nich decyzji najbardziej przydatnych do rozwiązania danego problemu,

g) wyznaczenia komórki funkcjonalnej odpowiedzialnej za efektywność systemu informacji

i koordynację przepływów informacji między poszczególnymi ogniwami organizacyjnymi danej jednostki gospodarczej.

Sprawność tak pomyślanego podsystemu jest jednak funkcją wielu zmiennych, a zwłaszcza:

pewności, szybkości i wiarygodności materiału informacyjnego, umożliwiającego dalsze kroki w procesie decyzyjnym, a więc przygotowanie wariantów decyzyjnych i dokonanie wyboru.

Istnieje jednak poważny problem sprawności obiegu informacji w wielkich organizacjach wieloinstancyjnych, takich jak: wielkie przedsiębiorstwa ze strukturą dywizjonalną krajową i międzynarodową, organizacje administracji publicznej czy inne organizacje nie nastawione na zysk (non profit oriented).

Chodzi tu o proces przekłamań informacji przechodzącej poprzez pionową strukturę hierarchii. Chyba najtrafniej ten problem zdefiniował O. Lange w swojej pracy Opublikowanej w Materiałach Prakseologicznych (1962).

Systemy informatyczne

Systemowe kierowanie, bez bogactwa wielostronnych i wielopłaszczyznowych informacji, nie jest możliwe. Podstawowym więc środkiem realizacji systemowego podejścia jest system informatyczny. Przez to pojęcie rozumiemy zespól metod i środków służących do wykonywania formalnych operacji na danych za pomocą określonych środków technicznych, z reguły komputerów. Proces przetwarzania danych wykonywanych na zbiorach informacji przypomina proces produkcyjny, różnica polega jedynie na rodzaju obrabianego materiału.

Zbudowanie tego systemu przy odpowiednio silnym „hardwarze” i bezpośredniej teletransmisji z ośrodkami generacji dokumentacji analitycznych zmienia radykalnie jakościową sytuację w zakresie preparacji decyzji. Odpowiednio wielopłaszczyznowy bank danych, zasilany bieżąco z minimalizacją przekłamań informacyjnych, stwarza podstawę do dokonania wyboru, z uwzględnieniem całego bogactwa informacji.

Odpowiednio zaprogramowana segregacja materiału i wariantowe propozycje wyboru zapewniają usprawnienie decyzji oraz jej optymalizację, tam gdzie jest to możliwe ze względu na liczbę zmiennych. Przy bardzo skomplikowanych problemach decyzyjnych jest oczywista możliwość dekompozycji i optymalizowania decyzji cząstkowych. Ich systemowa agregacja jest niejednokrotnie problemem złożonym technicznie, przy czym należy pamiętać, że przejście od zagadnień cząstkowych do problemów całościowych jest przejściem o charakterze jakościowym.

W każdym jednak wypadku zastosowanie metod heurystycznych przy bogactwie informacji podstawowej zdecydowanie podnosi jakość decyzji kierowniczych. Instrumentalizacja staje się tu podstawą sprawności. Wykorzystywanie modeli symulacyjnych do prognozowania, planowania i zarządzania bieżącego wiąże się również z budową systemów informatycznych w strukturze organizacji.

Zbudowanie podsystemów z zastosowaniem techniki komputerowej stwarza zatem nowe możliwości w zakresie jakości zarządzania przy pełnych możliwościach systemowego podejścia.

Funkcje motywowania mogą być także sprawniej realizowane przy istnieniu systemu informatycznego ze względu na łatwość agregacji danych. W kierowaniu systemowym ex definitione konieczne jest uwzględnienie całego bogactwa natury ludzkiej w procesie pracy.

Sfera oddziaływania motywacyjnego wzbogaca się więc poważnie za sprawa nowych możliwości technicznych w zakresie rozeznania postaw, motywów działania i opinii załogi. Cały dorobek szkoły psychosocjologicznej i koncepcja zarządzania przez integrację mogą być tu w pełni wykorzystane.

Według kryterium sposobu budowy i jego celu, rozróżniamy następujące modele systemu:

- przetwarzania transakcji (ewidencyjne),

- informacyjno-decyzyjne,

- informowania kierownictwa,

- produkcyjne — do wspomagania i sterowania procesem produkcji.

Budowanie systemu informatycznego, podobnie jak budowanie innych systemów, możemy

podzielić na trzy podstawowe etapy: analizę i definiowanie problemu (określenie celu), projektowanie systemu, testowanie i uruchamianie systemu. Na etapie pierwszym wykorzystuje się ustalenia istniejącego systemu informacyjnego, określając w nawiązaniu do „drzewa celów” (struktury statycznej) potrzeby informacyjne poszczególnych stanowisk pracy (kto, kiedy, po co i jakich informacji potrzebuje )„ źródła informacji i sposób ich przechowywania, przekazywania i przetwarzania.

Z reguły następuje tu jednak weryfikacja racjonalności dotychczasowego tradycyjnego systemu. Zespół tych materiałów stanowi założenia systemu, które stają się podstawą do opracowania projektu technicznego (organizacyjnego) i projektu roboczego obejmującego przekształcenie problemów obliczeniowych na język komputerowy. W grę wchodzą tu np. szczegółowy opis algorytmów i schematy blokowe, programy obliczeniowe wraz z opisem logicznym, używanymi językami programowania oraz sposobem działania.

Do budowy systemu informatycznego potrzebni są wyspecjalizowani fachowcy, tzw. analitycy systemu, programiści i kodyści, znający określone języki komputerowe.

Metody projektowania i wdrażania systemów informatycznych wchodzą w zakres wyodrębnionej dyscypliny naukowej, zwanej informatyką.

- Podsumowanie -

Znaczenie informacji we współczesnym świecie należy analizować w wielu aspektach. Można się wręcz pokusić o stwierdzenie , iż w pewnym sensie informacja jest motorem postępu w każdej dziedzinie życia człowieka.

Postępujący w coraz większym tempie rozwój techniki w bardzo dużym stopniu zależy od szybkości i jakości informacji. I tak już od wczesnego dzieciństwa jakość naszego życia zależna jest od informacji tzn. bardzo wiele zależy od sposobu odbioru sygnałów przekazywanych nam przez najbliższe otoczenie.

W kolejnych etapach życia odbieranie informacji i sposób ich przetwarzania warunkuje kształtowanie naszej osobowości i rozwój intelektualny. Można z tego wyciągnąć wniosek , iż osoba która ma możliwość dostępu do większej ilości źródeł informacji - zakładając że potrafi je w odpowiedni sposób zinterpretować i wykorzystać będzie posiadała przewagę intelektualną. Proces kształcenia , któremu jesteśmy poddawani od dzieciństwa m.in. ma za zadanie nauczyć nas przyswajania oraz selekcji informacji i zastosowania zdobytych umiejętności w życiu codziennym . Trudno wyobrazić sobie wykonywanie niemal każdego zawodu bez dokształcania się, doskonalenia zdobytych umiejętności po przez wymianę informacji w rozmaitych formach. Współczesna technika oraz rozwój środków łączności umożliwia każdemu z nas bez wychodzenia z domu uzyskiwanie informacji o wydarzeniach na całym świecie . Najbardziej rozpowszechnionymi nośnikami informacji we współczesnym świecie są radio , prasa , telewizja , wszelkiego rodzaju publikacje (począwszy od gazet po literaturę piękną ) , telefonia oraz Internet.

Informacja zarządcza powinna być możliwie najbardziej aktualna oraz zapewniać szybki dostęp do najpotrzebniejszych i najświeższych danych. Jej najważniejszymi cechami są aktualność i przydatność. Jej struktura musi być elastyczna, a zakres odpowiednio szeroki, tak by uzyskanie potrzebnych danych nie wymagało długich poszukiwań lub przekształceń. Powinna wspomagać w podejmowaniu dobrych decyzji.

Informacja handlowa zajmuje się szeroko pojętą działalnością telemarketingową czyli krócej reklamami. Jest to informacja która przeznaczona jest do promowania towarów lub usług. W dzisiejszych czasach czujemy nadmiar tego rodzaju informacji. Jednak jest przydatna pod wieloma względami. Dzięki niej firmy mogą pokazać ludziom jakie produkty czy usługi mają do zaoferowania, pomagają dostosować ofertę do naszych potrzeb.

Oczywiście nie wyobrażamy sobie życia bez kontaktu z drugim człowiekiem. Jest to bowiem nieodłączny element życia w społeczeństwie, w grupie. Również komunikowanie się jest procesem przekazywania informacji od jednej osoby do drugiej. Aby odniosło zamierzony efekt musi być skuteczne. Skuteczne komunikowanie się to przekazywanie informacji w taki sposób aby osoba odbierająca przekaz zrozumiała go.

Podsumowując: nigdy dotąd znaczenie informacji nie było tak wielkie jak w dzisiejszych czasach. Czasach w których człowiek i jego otoczenie coraz szybciej się zmienia i rozwija. Informacja jest dla nas czymś bezcennym i potrzebnym. Bez niej cały ten mechanizm przestałby się obracać a postęp stanąłby w miejscu.

Bibliografia

1. T. Kaczmarek, Zarządzanie ryzykiem handlowym i finansowym dla praktyków, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk, 1999

2. Z. Chrościcki , Zarządzanie firmą, Wydawnictwo BECK, Warszawa, 1999

3. J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R. Gilbert Jr, Kierowanie, Polskie Wydawnictwo

Ekonomiczne , Warszawa, 2001

4. W. Kieżun , Sprawne zarządzanie organizacją, Szkoła Główna Handlowa, Warszawa,

1997

5. B. Rozwadowska, Public Relations. Teoria, praktyka, prespektywy. , Wydawnictwo Studio Emka, Warszawa, 2006

2

---