Funkcje, procesy i przedsięwzięcia w organizacji

Funkcje w organizacji

• To zbiór powtarzalnych, typowych i proceduralnie sformalizowanych działań, wydzielonych ze względu na rodzaj tych działań

• To szereg dających się wyodrębnić przedsięwzięć składających się z poszczególnych czynności

Klasyfikacje funkcji

• Funkcje wykonawcze

• Produkcyjne - związane z wytwarzaniem i zbytem produktów i usług

• Pozaprodukcyjne - związane ze świadczeniem usług na rzecz pracowników

• Funkcje zarządcze

• Planowanie

• Organizowanie

• Kierowanie

• kontrolowanie

• Funkcje podstawowe - czynności dotyczące bezpośrednio końcowego celu danej organizacji

• Funkcje regulacyjne - czynności zapewniające sprawne funkcjonowanie całej organizacji

• Funkcje pomocnicze - czynności pośrednio przyczyniające się do realizacji funkcji podstawowych

Orientacja funkcjonalna a procesowa - tendencje zmian

Założenia podejścia procesowego

• Każda organizacja jest zbiorem procesów wzajemnie się przeplatających,

• Całościowe myślenie o procesach jako powiązanych ze sobą czynnościach

• Przełożenie celów strategicznych na cele procesów, zaspokojenie potrzeb klienta, obniżenie kosztów, podniesienie jakości i skrócenie czasu realizacji zadań

• Procesy tworzą dynamiczny obraz przedsiębiorstwa, umożliwiający elastyczne działanie

• Zapewniony jest bieżący nadzór nad powiązaniami między poszczególnymi procesami w łańcuchu procesów i ich interakcjami

Podejście funkcjonalne a procesowe

Definicje procesu

• Proces to ciąg powiązanych ze sobą działań, które doprowadzają do przekształcenia nakładów w produkt procesu (wg Manganelli, Klein)

• Proces to kompletny od początku zbiór czynności, które razem tworzą wartość dla klienta (wg Hammer, Champy)

• Proces może być rozumiany jako łańcuch wartości. Poprzez swój wkład w tworzenie lub dostarczanie produktu czy też usługi, każda kolejna czynność w procesie powinna dodawać wartości do efektu wcześniejszej czynności

• Proces to strumień działań przetwarzających elementy wejściowe w elementy wyjścia

Cechy procesu

• Proces jest łańcuchem sekwencyjnych czynności

• Proces ma mierzalny cel

• Proces ma dostawcę i klienta

• Proces może być powtarzalny

Klasyfikacje procesów

• Podstawowe

• Pomocnicze

• zarządcze

Sekwencja procesów podstawowych -łańcuch wartości

Procesy zarządzania

Procesy pomocnicze

Przykłady procesów podstawowych

• Tworzenie wizji i strategii

• Wdrażanie programów jakościowych

• Rozwijanie zasobów ludzkich

• Zarządzanie zasobami informatycznymi

• Zarządzanie zasobami finansowymi i materialnymi

Przykłady procesów podstawowych specyficznych

• Załatwianie wniosku kredytowego (bankowość)

• Sprzedaż produktów ubezpieczeniowych (ubezpieczenia)

• Przygotowywanie i serwowanie posiłków (restauracje)

• Transport pasażerów (linie lotnicze)

Metody zarządzania procesami

• rewolucyjne

• ewolucyjne

Podejście rewolucyjne

• Procesy gospodarcze są w określonych odstępach czasu gruntownie odnawiane (projektowanie nowych, przeprojektowywanie starych, outsourcing procesów)

• Metodą podstawową jest reengineering

• Metody wspomagające: benchmarking, outsourcing

Podejście ewolucyjne

• Procesy gospodarcze są na bieżąco i ciągle usprawniane

1

• Działania organizacji koncentrują się na zarządzaniu procesami w celu maksymalizacji satysfakcji klienta,

• Nacisk na jakość wykonywanej pracy,

• Koordynacja między funkcjami

• Orientacja na klienta wewnętrznego i zewnętrznego

• Dominuje praca zespołowa

• Role i odpowiedzialność wynikają ze specyfiki procesów

• Wymagane zmiany w procesie ciągłego doskonalenia organizacji

• Swobodny przepływ informacji

• Zasoby przypisane poszczególnym procesom

• Wynagrodzenie na podstawie wkładu w tworzenie wartości dodanej organizacji

• Działania organizacji są nastawione na realizację poszczególnych funkcji

• Nacisk na dostawę produktów i usług

• Zwykle brak dostatecznej koordynacji funkcji

• Orientacja na wnętrze organizacji

• Zachowania są uwarunkowane przez opisy stanowisk pracy

• Ścisła sformalizowana kontrola,

• Powolna adaptacja do otoczenia,

• Ustrukturalizowana kontrola przepływu informacji

• Zasoby rozdzielane pomiędzy konkurujące ze sobą funkcje

• Wynagrodzenie na podstawie tradycyjnych miar wydajności, najczęściej czasu pracy