Reklamacje rzeczowe zgłaszane dostawcom

1. Reklamacja towaru nieuwzględniona przez dostawcę i skierowanie sprawy do sądu przez nabywcę

Na potrzeby firmy zakupiliśmy telefon, płacąc za niego gotówką. Po rozpakowaniu przesyłki okazało się, że telefon jest niekompletny. Dostawca odmówił uzupełnienia braków. W związku z tym skierowaliśmy sprawę do sądu i otrzymaliśmy prawomocny nakaz zapłaty. Dostawca ma zwrócić nam niesłusznie zapłaconą kwotę. Jak zaksięgować taki nakaz zapłaty? Czy utworzyć odpis aktualizujący?

Jednostka nabyła za gotówkę telefon. Po rozpakowaniu przesyłki okazało się, że telefon jest niekompletny. W związku z tym jednostka zgłosiła dostawcy reklamację. W takim przypadku zakupiony telefon jednostka powinna postawić do dyspozycji dostawcy i wprowadzić do ewidencji pozabilansowej, zapisem: Wn konto 39 "Zapasy obce".

Jeżeli niekompletny telefon jednostka na podstawie faktury zakupu przyjęła na stan magazynowy lub jego wartość odniosła bezpośrednio w koszty zużycia materiałów, to w momencie zgłoszenia reklamacji powinna odpowiednio wyksięgować go z ewidencji magazynowej lub zmniejszyć koszty działalności operacyjnej. Księgowanie tej operacji będzie następujące:
 

- Wn konto 31 "Materiały" lub 40 "Koszty według rodzajów"          (w analityce: Zużycie materiałów),       - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Jak wynika z pytania reklamacja nie została uwzględniona przez dostawcę, w związku z czym nabywca skierował sprawę do sądu. W takim przypadku w księgach rachunkowych nabywcy wskazane jest dokonanie dodatkowych zapisów, które mogą przebiegać następująco:
 

1) roszczenie objęte pozwem do sądu, obejmujące kwotę równą wartości telefonu:

- Wn konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej",       - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

2) opłacone (poleceniem przelewu) koszty postępowania sądowego:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",       - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący",

3) odpis aktualizujący do wysokości roszczenia:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",       - Ma konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności".

W przypadku zasądzenia na rzecz jednostki dochodzonego przez nią roszczenia, na podstawie prawomocnego nakazu zapłaty, można dokonać następujących zapisów:
 

a) roszczenie w wysokości należności głównej

- Ma konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej",

b) koszty postępowania spornego

- Ma konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności",

c) razem - pełna kwota z tytułu niesłusznie spłaconego zobowiązania

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

d) zwrot postawionego do dyspozycji dostawcy telefonu i wyksięgowanie         go z ewidencji pozabilansowej

- Ma konto 39 "Zapasy obce".

Późniejszą spłatę roszczenia księguje się następująco:
 

1) wpływ środków na rachunek bankowy nabywcy:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",       - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

2) zarachowanie wyegzekwowanej kwoty do pozostałych przychodów operacyjnych:

- Wn konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności",       - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

W omawianej sytuacji, konieczne jest także uwzględnienie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.), dalej zwanej ustawą o VAT. Przedmiotem rozrachunków z tytułu zakupów i sprzedaży jest bowiem również VAT.

Prawo dokonywania korekt wartościowych w zakresie VAT przysługuje podatnikowi na podstawie art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, z którego wynika między innymi, że podstawę opodatkowania zmniejsza się o:

• kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont),

• wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Zasady dokonywania korekt uregulowane są szczegółowo w rozdziale 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze zm.). W myśl § 13 ust. 3 ww. rozporządzenia, fakturę korygującą wystawia się m.in. gdy dokonano zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych.

Zatem jednostka od dostawcy telefonu powinna otrzymać fakturę VAT korekta, z której - w omawianej sytuacji - ujęciu w księgach rachunkowych podlegać będzie tylko VAT.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka zakupiła za gotówkę telefon. Zakup został potwierdzony fakturą VAT na kwotę: 245 zł (w tym 22% VAT: 44,18 zł).

2. Po rozpakowaniu przesyłki okazało się, że telefon jest niekompletny, więc jednostka złożyła dostawcy reklamację. Dostawca odmówił uzupełnienia braków, w związku z czym jednostka skierowała sprawę do sądu. Sąd wydał nakaz zapłaty. Telefon zwrócono dostawcy, który następnie wystawił fakturę korygującą.

3. W przykładzie pominięto koszty sądowe.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. FV - zakup telefonu:
a) wartość brutto	245,00 zł	30	21
b) VAT podlegający odliczeniu	44,18 zł	22-1	30
2. KW - zapłata za fakturę	245,00 zł	21	10
3. PK - postawienie telefonu do dyspozycji dostawcy w związku ze złożoną reklamacją - ewidencja pozabilansowa	245,00 zł	39
4. PK - roszczenie skierowane na drogę postępowania sądowego	245,00 zł	24-6	30
5. PK - odpis aktualizujący wartość roszczenia dochodzonego na drodze sądowej	245,00 zł	76-1	28
6. PK - pod datą uprawomocnienia nakazu zapłaty, zaliczenie kwoty roszczenia do rozrachunków z dostawcami	245,00 zł	21	24-6
7. PK - zwrot telefonu do dostawcy - ewidencja pozabilansowa	245,00 zł		39
8. FV korekta - zmniejszenie VAT naliczonego	44,18 zł	30	22-1
9. WB - zapłata roszczenia przez dostawcę	245,00 zł	13-0	21
10. PK - rozwiązanie odpisu aktualizującego	245,00 zł	28	76-0

III. Księgowania:

Ewidencja pozabilansowa

2. Reklamacja towaru uszkodzonego podczas transportu i odszkodowanie otrzymane od firmy kurierskiej

Jesteśmy firmą handlową. Sprzedany towar dostarczamy za pośrednictwem firmy kurierskiej. Zdarza się, że towar zostaje uszkodzony podczas transportu. Klient odmawia przyjęcia przesyłki (sporządza protokół szkody) i przesyłka wraca do nas. Ponownie wysyłamy pełnowartościowy towar do klienta, a uszkodzoną paczkę reklamujemy w firmie kurierskiej. Firma przewozowa uznaje reklamację i wypłaca odszkodowanie (kwota netto). Jak powinna wyglądać ewidencja takich zdarzeń?

Stosownie do przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.), w przypadku gdy rzecz sprzedana ma wady, kupujący może odstąpić od umowy lub żądać usunięcia usterek, wymiany rzeczy na wolną od usterek albo obniżenia ceny.

W sytuacji opisanej w pytaniu, jednostka wymienia towary uszkodzone na wolne od wad, a kosztami uszkodzenia podczas transportu obciąża firmę przewozową.

Wybrany sposób postępowania z reklamacjami w pytającej jednostce powoduje obowiązek ujęcia w ewidencji księgowej następujących zdarzeń:

1) przyjęcie do magazynu towaru podlegającego wymianie,

2) wydanie nowego towaru wolnego od wad,

3) reklamacja usługi transportu towaru,

4) przeznaczenie reklamowanego towaru do likwidacji lub złomowania w razie jego obniżonej wartości handlowej lub utraty tej wartości.

Dla udokumentowania zdarzenia polegającego na wadliwie wykonanej usłudze transportu towaru jednostka powinna posłużyć się notą obciążeniową.

Należne od dostawców kary umowne i odszkodowania zalicza się - na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości - do pozostałych przychodów operacyjnych, pod warunkiem ich niewątpliwej zapłaty.

W księgach rachunkowych wystawienie noty i otrzymanie odszkodowania można ująć następująco:
 

1. PK - wystawiona na firmę kurierską nota obciążeniowa:

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami",       - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

2. WB - zapłata odszkodowania przez przewoźnika:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",       - Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

Należy podkreślić, że wymiana towaru podlegającego reklamacji na nowy, wolny od wad nie powoduje w ewidencji księgowej zmian w wartości nabycia (zakupu) sprzedanych towarów. Dodatkowo jednostka może w ewidencji szczegółowej do konta 33 "Towary" wyodrębnić "Towary z reklamacji".

Przyjęcie do magazynu zareklamowanego towaru można ująć w księgach rachunkowych, zapisem:
 

- Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Towary z reklamacji),       - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"           (w analityce: Rozliczenia z tytułu reklamacji).

Wydanie towaru nowego, wolnego od wad można ująć zapisem:
 

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki"          (w analityce: Rozliczenia z tytułu reklamacji),       - Ma konto 33 "Towary".

Ewentualną różnicę w cenie pomiędzy towarem przyjętym z reklamacji a nowym wydanym z magazynu można ująć zapisem:
 

- Wn/Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",       - Ma/Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki"           (w analityce: Rozliczenia z tytułu reklamacji).

Korzystanie z konta 24 "Pozostałe rozrachunki" do rozliczania reklamacji towaru jest wskazane wtedy, gdy przyjęcie towaru zareklamowanego następuje w innym terminie niż wydanie towaru nowego. Może się przecież zdarzyć, że w dniu przyjęcia zareklamowanego towaru jednostka nie posiada na magazynie towaru na wymianę.

Jeżeli natomiast przyjęcie uszkodzonego towaru i wydanie nowego odbywa się w tym samym momencie, to powyższe operacje można zaksięgować z pominięciem konta 24 "Pozostałe rozrachunki".

Ewidencja księgowa w razie stwierdzenia, iż nastąpiło obniżenie wartości handlowej towaru lub jej utrata podczas transportu i ewentualnego przeznaczenia zareklamowanego towaru do likwidacji, może przebiegać następująco:
 

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",       - Ma konto 33 "Towary" (w analityce: Towary z reklamacji).

Przykład

Wymiana towaru reklamowanego na wolny od wad oraz odszkodowanie od firmy przewozowej

I. Założenia:

1. Jednostka sprzedała nabywcy towar o wartości według faktury VAT: 1.708 zł brutto (w tym VAT: 308 zł). Wartość sprzedanego towaru według cen ewidencyjnych równych rzeczywistym cenom zakupu wyniosła: 900 zł.

2. Towar podczas transportu uległ uszkodzeniu. Na tę okoliczność sporządzono protokół. Nabywca zażądał wymiany towaru na nowy, wolny od uszkodzeń.

3. Za zniszczony towar podczas transportu jednostka wystawiła notę obciążeniową dla przewoźnika w kwocie netto towaru: 1.400 zł. Firma przewozowa reklamację uznała i wypłaciła odszkodowanie.

4. Jednostka przyjęła do magazynu reklamowany towar oraz wysłała klientowi nowy, wolny od wad. Powołana komisja stwierdziła, że towar uszkodzony podczas transportu nie nadaje się do dalszej odsprzedaży i zostanie zlikwidowany. Sporządzono protokół jego zniszczenia.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. FV - sprzedaż towarów:    a) wartość netto towaru    b) VAT należny (22%)    c) ogółem należność	1.400 zł 308 zł 1.708 zł	20	73-0 22-2
2. Wz - rozchód towarów z magazynu w rzeczywistych cenach zakupu	900 zł	73-1	33
3. PK - wymiana towaru wadliwego na towar bez wad	900 zł	33	33
4. Nota obciążeniowa wystawiana firmie przewozowej	1.400 zł	20	76-0
5. WB - zapłata odszkodowania przez przewoźnika	1.400 zł	13-0	20
6. Protokół z likwidacji towarów zniszczonych w transporcie	900 zł	76-1	33

III. Księgowania:

 

B.

RACHUNKOWOŚĆ W PRZYKŁADACH LICZBOWYCH

---