Panowanie nad stresem.
Stres często jest powodem niekorzystnych zmian w jakości pracy menedżera. Dotyka on bowiem jego sfery psychicznej, co może się uwidaczniać w braku koncentracji, powstaniu nieuzasadnionych obaw czy nawet depresji. Stres jest także powodem rozstroju żołądka, niskiej odporności oraz chorób serca. Oddziaływanie stresu na menedżera odbija się bezpośrednio na zatrudniającej go organizacji - począwszy od absencji i niezadowolenia z pracy, a skończywszy na błędnych decyzjach i wysokiej rotacji personelu.
Należy jednak zaznaczyć, iż działanie stresu może mieć także pozytywne strony. Przy braku sytuacji stresujących menedżer może czuć się kompletnie znudzony i nie mieć żadnej motywacji do działania.
Na podstawie badań stwierdzono, iż głównym powodem powstawania stresu w miejscu pracy jest niekompetentne zarządzanie. Stres oddziałuje negatywnie na podwładnych a także jest przyczyną mniej widocznego, ale równie szkodliwego wpływu na samych zarządzających.
Wyodrębniono kilka charakterystycznych zachowań menedżerów nie mogących poradzić sobie ze stresem:
Selektywne postrzeganie informacji i zwracanie uwagi tylko na odpowiadające wcześniejszemu, przychylnemu do nich nastawieniu.
Nietolerowanie niejasności i wymaganie tylko poprawnych rozwiązań
Skupianie się tylko na jednym podejściu do rozwiązania problemu.
Przecenianie wartości czasu (tego, że szybko i bezpowrotnie mija).
Preferowanie krótkoterminowych podejść do rozwiązywania problemów.
Mniejsza zdolność do postrzegania indywidualnego charakteru każdego problemu - pomijanie ich istotnych szczegółów.
Nieefektywna, zubożona komunikacja z innymi członkami organizacji.
Poleganie na starych metodach przy rozwiązywaniu bieżących problemów.
Mniejsza zdolność generowania kreatywnych decyzji i unikalnych rozwiązań problemów.
Wnioskując z mnogości i znaczenia negatywnych rezultatów działania stresu na menedżera nie trudno jest docenić wagę umiejętności radzenia sobie z nim. Umiejętność ta nie tylko wzmacnia samodoskonalenie menedżera, ale także wpływa pozytywnie na efektywność całej organizacji.
D.A.Whetten i K.S.Cameron wyróżnili trzy poziomy strategii panowania nad stresem: eliminowanie czynników wywołujących stres, budowa odporności na stres i tymczasowe panowanie nad stresem.
Niemożliwym, a zarazem niepożądanym, jest wyeliminowanie wszystkich czynników wywołujących stres. Menedżer może jednak efektywnie unikać tylko tego niepożądanego wpływu stresu. Jednym ze sposobów jest kształtowanie środowiska pracy, a nie zwykłe podporządkowywanie się jemu. Tak więc każdy menedżer może wypracować sobie bardziej przyjazne warunki pracy, a poprzez dokonanie tego może systematycznie eliminować stres.
Autorzy wyróżnili cztery rodzaje czynników wywołujących stres: czasowe, napotykane, sytuacyjne i przewidywane oraz sposoby eliminowania ich wpływu.
Aby wyeliminować czasowe czynniki stresu wskazano dwa zestawy umiejętności. Pierwszy z nich skupia się na efektywnym wykorzystaniu czasu każdego dnia, drugi natomiast zwraca uwagę na zarządzaniu czasem w dłuższych okresach.
Głównymi źródłami stresu związanego z czasem jest nadmierna ilość pracy i wynikająca z tego utrata nad nią kontroli. Najbardziej powszechnym rozwiązaniem tego problemu jest używanie kalendarzy i planerów w celu czasowego uporządkowania zadań. Jednak prawie każdy menedżer ich używający nadal twierdzi, że znajduje się pod ogromną presją czasu. Wytłumaczeniem takiej sytuacji jest fakt, iż używanie kalendarzy czy planerów jest tylko jednym z przykładów efektywnego podejścia do zarządzania czasem. Jedynie kompleksowe, efektywne podejście pozwoli wyeliminować czasowe czynniki stresu. Zarządzanie czasem oparte na kompleksowym, efektywnym podejściu oznacza, że:
menedżerowie poświęcają czas ważnym a nie pilnym sprawom
menedżerowie są zdolni wyraźnie odróżnić sprawy istotne od pilnych
celami strategii zarządzania czasem są jej rezultaty a nie metody
menedżerowie mają powód nie czucia się winnym, kiedy muszą powiedzieć „nie”
Efektywne zarządzanie czasem nie tylko pomaga w wykonaniu większej ilości zadań w ciągu dnia pracy lecz także pomaga wyeliminować uczucie presji czasu, które wpływa negatywnie na samorealizację i satysfakcję.
Autorzy podsuwają także inne liczne sposoby efektywnego zarządzania czasem, odnoszące się zarówno do ogólnych aspektów życia jaki i wyłącznie do pracy menedżerów. Ich zestawienie to prezentuje poniższa tabela:
Tab.2. Sposoby efektywnego zarządzania czasem.
Wskazówki ogólne |
Wskazówki dla menedżerów |
1.Czytaj selektywnie. |
1.Organizuj rutynowe spotkania pod koniec dnia- energia i kreatywność jest największa na początku dnia i nie powinna być marnowana na takie spotkania. |
2.Sporządź listę zadań do wykonania w danym dniu. |
2.Krótkie spotkania prowadź stojąc - wtedy na pewno nie przedłużą się. |
3.Wszystko powinno mieć swoje miejsce i zawsze tam się znajdować. |
3.Ustal limit czasu na każde spotkanie. |
4.Sporządź listę zadań do wykonania w danym dniu według ich znaczenia(od najważniejszego do najmniej istotnego). |
4.Organizuj spotkania tylko kiedy są one naprawdę niezbędne |
5.Wykonuj w danym czasie tylko jedną ważną rzecz, spraw mniej istotnych możesz załatwiać kilka jednocześnie. |
5. Rozplanuj każdy dzień, przestrzegaj rygorystycznie zaplanowanych działań a także czasu ich trwania. |
6.Sporządź listę od pięciu do dziesięciu dowolnych zadań do wykonania w wolnych chwilach. |
6.Punktualnie rozpoczynaj spotkania. |
7.Podziel na części skomplikowane zadania. |
7.Staraj się wykorzystywać każdą minutę spotkania na rzeczywiste rozwiązywanie problemu a nie tylko rozmowę o nim. |
8.Określ kluczowe 20% swojego zadania∗ . |
8. Nalegaj aby twoi podwładni proponowali rozwiązania problemów |
9.Oszczędzaj czas na ważne sprawy. |
9. Witaj interesantów w drzwiach swojego gabinetu - pomoże ci to kontrolować czas poprzez kontrolę wykorzystania przestrzeni twojego biura(powitanie w drzwiach prowadzi zwykle do krótszego spotkania niż powitanie interesantów siedząc za biurkiem). |
10.Zarezerwuj trochę czasu w ciągu dnia tylko dla siebie - wykorzystaj go na przemyślenie ważnych spraw. |
10.Chodź do biur podwładnych - pomoże ci to w kontroli długości trwania spotkania z nimi(ma to sens jeśli nie spędzasz dużo czasu na przemieszczanie się). |
11. Nie odkładaj niczego na później . |
11.Nie planuj zbyt wiele na jeden dzień. |
12. Mierz czas wykonywania różnych zadań. |
12.Wyznacz swojego zastępcę. |
13.Ustal terminy wykonania zadań, których nie można przekroczyć. |
13.Znajdź miejsce, gdzie będziesz mógł spokojnie sam popracować. |
14.Rób coś pożytecznego jeśli na coś czekasz. |
14.Segreguj wszystkie dokumenty, wyrzucaj od razu te niepotrzebne. |
15.Wykonuj tylko jedną ważną rzecz w określonym czasie. |
15.Staraj się utrzymywać czystość w miejscu pracy - redukuje to czas znajdowania różnych rzeczy i nie odrywa cię od pracy |
16.Zakończ w danym dniu przynajmniej jedną ważną rzecz. |
16. Deleguj efektywnie |
17.Zaplanuj swój wolny czas. |
|
18. Nie martw się bezustannie o różne sprawy - wygeneruj czas na to. |
|
19. Wyznacz sobie długookresowe cele. |
|
20. Ciągle udoskonalaj zarządzanie czasem. |
|
Źródło: D.A.Whetten, K.S.Cameron,m.Woods, Developing Management Skills For
Europe, Addison Wesley Longman Inc., New York 1996
Drugi rodzaj czynników wywołujących stres(tzw. czynniki napotykane) wynika relacji interpersonalnych. Nie satysfakcjonujące stosunki z innymi członkami organizacji, a szczególnie z bezpośrednim przełożonym, są podstawowym powodem wywołującym stres wśród pracowników. Chociaż czasami wydaje się, że praca przebiega bez żadnych problemów, kiedy pojawi się tego rodzaju czynnik, nagle wszystko zaczyna być źle postrzegane.
Autorzy wyróżniają dwa sposoby unikania stresu powstałego w wyniku relacji międzyludzkich. Jednym z nich jest przynależność do trwałej, zażyłej grupy. W obrębie takiej grupy czynniki wywołujące stres zostaną zredukowane przez mocne emocjonalne związki i współpracę poszczególnych jej członków.
Drugim sposobem radzenie sobie z tego rodzaju źródłami stresu jest rozwój „interpersonalnej kompetencji”. Jej odzwierciedleniem jest umiejętne zarządzanie zespołami i stworzenie satysfakcjonujących stosunków międzyludzkich w nich panujących. Pracownicy, którzy uważają swoich kierowników jako ludzi kompetentnych co do umiejętności interpersonalnych ulegają w znacznie mniejszym stopniu stresowi, co prowadzi do ich lepszego samopoczucia, większej produktywności oraz lojalności wobec organizacji.
Trzecim rodzajem czynników wywołujących stres są czynniki sytuacyjne, które wynikają z różnego rodzaju trudności powstających podczas pracy.
W celu ich wyeliminowania menedżer powinien zredefiniować swoją pracę. Może tego dokonać posługując się modelem Hackman'a. Model ten okazał się być bardzo efektywnym w redukowaniu stresu, a także w zwiększaniu satysfakcji i produktywności. Zawiera pięć istotnych wskazówek dla kierownika:
Łącz zadania. Kiedy menedżerowie mogą pracować nad całym kompleksowym projektem czy rozwiązywać zestawy powiązanych ze sobą zadań a nie zajmować się wyłącznie jednym zadaniem, bardziej przykładają się do pracy i są bardziej usatysfakcjonowani.
Utwórz zespoły zadaniowe współpracujące ze sobą. Przy współpracy tych zespołów i koordynacji ich zadań oraz przy wspólnym podejmowaniu decyzji, stres wśród ich członków bardzo szybko zanika.
Ustal bezpośrednie kontakty z konsumentami. Wyeliminowanie pośredników w kontaktach z konsumentem pozwoli uzyskać twoim podwładny informacje z pierwszej ręki na temat satysfakcji klienta. Bywa to najprzyjemniejszą częścią ich pracy i zarazem redukuje stres związany z oczekiwaniem na i tak niepewna informację.
Zwiększ autorytet decyzji podejmowanych przez podwładnych.
Otwórz kanały sprzężeń zwrotnych w komunikacji. Głównym źródłem stresu jest niewiedza czego można się spodziewać i jak wykonane zadanie jest oceniane. Jeśli kierownicy wyrażają swoje oczekiwania w sposób zrozumiały dając jednocześnie czas na sprzężenie zwrotne w kanale komunikacyjnym, poprawia się satysfakcja i przygotowanie podwładnych.
Ostatnią grupą czynników wywołujących stres są czynniki przewidywane.
Stres związany z przewidywaniem zdarzenia jest bardziej rezultatem psychologicznych obaw niż bieżących okoliczności pracy. Wyeliminowanie tego źródła stresu wymaga zmian w procesach myślenia, priorytetach i planach. Wspominane we wcześniejszym podrozdziale pracy ustalanie kluczowego zestawu wartości i określenie własnych priorytetów pomaga zredukować nie tylko czynniki przewidywane wywołujące stres, ale także te związane z czasem, poprzez dostarczenie ściśle wytyczonego kierunku działania. D.A.Whetten i K.S.Cameron wskazują jeszcze dwa sposoby eliminacji tych źródeł stresu, a mianowicie: ustalanie celów krótkoterminowych i strategię małych sukcesów. Koncentrowanie się na zadaniach, które mają być wykonane w krótkich okresach czasu pomaga panować nad stresem wywołanym przewidywaniami, w ten sposób, że menedżer skupia uwagę na natychmiastowym ich zakończeniu zamiast na pełnej obaw przyszłości.
Przekształcenie niejasnego celu w cel ściśle określony jest częścią ”strategii małych sukcesów”. „Mały sukces” jest rozumiany jako nieznacząca lecz określona zmiana w pożądanym kierunku. Następna niewielka lecz pozytywna zmiana jest dodawana do poprzedniej, i tak dalej. W sumie tworzą one daleko idący postęp w działaniu. Dostrzegając go menedżer staje się bardziej pewny siebie. Jest przekonany, że uda mu się osiągnąć główny cel. Tak więc, stres związany z niepewną przyszłością zanika.
Drugą częścią strategii panowania nad stresem jest rozwój odporności na stres. Ludzie znacząco różnią się jeśli chodzi o zdolność radzenia sobie ze stresem. Niektórzy całkowicie się „rozklejają”, inni wręcz odnoszą korzyść z sytuacji stresujących. Menedżer chcący wskazać do której z tych dwóch grup należy powinien określić poziom odporności na stres jaki rozwinął, pamiętając jednocześnie, iż ta odporność jest powiązana z różnymi aspektami jego życia. Autorzy wyróżnili siedem takich aspektów: fizyczne, duchowe, rodzinne, społeczne, intelektualne, kulturalne i te związane z pracą. Każdy z tych obszarów życia musi być dostatecznie rozwinięty, aby osiągnąć odporność na stres. Menedżerowie najbardziej odporni na stres to ci, którzy wypracowali równowagę między tymi siedmioma aspektami życia. Równowaga jest tutaj rozumiana jako poświęcanie jednakowej ilości czasu i uwagi każdej z dziedzin życia.
Jeśli menedżer jest pod wpływem stresu w obrębie jednej z nich, np. w pracy, jej właśnie poświęca coraz więcej czasu. Chociaż jest to naturalna reakcja, to tak naprawdę wpływa ona negatywnie na efektywność pracy. Po pierwsze dlatego, że im więcej kierownik koncentruje się wyłącznie na pracy tym bardziej jest ograniczony w działaniu i tym mniej jest kreatywny. Po drugie, świeże i zrelaksowane umysły myślą lepiej. Tak więc, poświęcanie zbliżonej ilości czasu i uwagi na wszystkie sfery życiowe jest jednym ze sposobów rozwoju skutecznej odporności na stres, a tym samym do zwiększenia efektywności w działaniu.
Autorzy wskazują menedżerom trzy główne sfery, które jeżeli będą doskonalone doprowadzą do ukształtowania odporności na stres. Należy zatem wzmacniać: odporność fizyczną, psychiczną i społeczną. Autorzy podkreślają jednocześnie, iż rozwój odporności na obszarze każdej z nich wymaga czasu i silnej woli.
Jeden z najbardziej istotnych aspektów doskonalenia odporności na stres dotyczy kondycji fizycznej menedżera, ponieważ ona w szczególności decyduje o umiejętności radzenia sobie ze stresem. Istnieją dwa czynniki związane z wydolnością fizyczną: kondycja serca i układu naczyniowego oraz kontrola odżywiania.
Utrzymanie serca w dobrej kondycji wymaga ćwiczeń fizycznych. Regularne ich wykonywanie pomaga utrzymać odpowiednią wagę, polepsza samopoczucie i wzmacnia organizm. Jak widać ćwiczenia te wpływają pozytywnie zarówno na zdrowie psychiczne jak i fizyczne. Wspierają ambicję i dostarczają energii do bycia bardziej raźnym i uważnym przez cały dzień. Fizycznie aktywni menedżerowie są mniej skłonni do obaw, rzadko chorują i tym samym opuszczają mniej dni w pracy.
Równie ważnym czynnikiem wpływającym na kondycję fizyczną, choć często niezauważanym przez kierowników w pogoni za sukcesem, jest jakość odżywiania. Polepszenie jakości odżywiania wymaga jednocześnie o wiele mniej wysiłku. Należy po prostu przestrzegać powszechnie znanych zasad, czyli spożywania niewielkiej ilości tłuszczy, cukrów i soli, zwiększenia udziału w diecie spożycia owoców i warzyw, świeżych ryb, drobiu i chudego mięsa.
Drugą sferą rozwoju odporności na stres jest sfera odporności psychicznej. Poziom odporności psychicznej jest wynikiem stosunku osobowości człowieka do jego wrażliwości, podatności na stres.
Głównymi elementami osobowości, które wzmacniają odporność na stres są:
poczucie posiadania kontroli nad kształtowaniem własnego życia
poczucie zaangażowania w wykonywaną pracę
postrzeganie zmian jako nowych wyzwań, a nie jako zagrożeń dotychczasowego bezpieczeństwa i komfortu
Ludzie posiadający te cechy patrzą pozytywnie na stresujące sytuacje i odpowiadają twórczo na stres. Zatem kontrola, zaangażowanie i wyzwania płynące ze stresu są podstawą rozwijania umiejętności menedżerskich związanych z panowaniem nad stresem. Łagodzą jednocześnie negatywne skutki stresu.
Cechy osobowości menedżerów najbardziej ulegających niszczącemu działaniu stresu to m.in.:
częste napięcia nerwowe
mocniejsze dążenie do posiadania niż do bycia
silna potrzeba bycia ekspertem
nie zwracanie uwagi na elementy otoczenia nie związane z zadaniem
tendencja do konkurowania z innymi a nie do współpracy, czy zrozumienia ich
chroniczne poczucie bycia w pośpiechu
tendencja do wykonywania wielu rzeczy jednocześnie
niecierpliwość
tendencja do szybkiego wykonywania wszystkich zadań
determinacja do zwycięstwa w każdej „grze”, nawet jeśli gra toczy się z osobami mniej kwalifikowanymi
silna wiara, że takie postępowanie prowadzi do sukcesu
W celu redukcji wpływu cech osobowości zmniejszających w znacznym stopniu odporność na stres, proponowane jest zastosowanie wspomnianej już „strategii małych sukcesów”. Strategia ta jednocześnie kształtuje i wzmacnia cechy psychiczne uodparniające na stres.
Pomocnymi w budowaniu odporności na stres są także różnego rodzaju techniki relaksujące. Należą do nich m.in.: mediacje i joga. Łatwo się jest ich nauczyć lecz aby rozwinęły stałą odporność na stres muszą być praktykowane przez dłuższy okres czasu.
Ostatnią sferą, na obszarze której można rozwijać odporność na stres, jest sfera odporności społecznej. Głównym warunkiem osiągnięcia odporności na stres poprzez odporność społeczną jest przynależność do przyjaznych i wspierających grup społecznych. Przynależność taka poprzez więzi emocjonalne daje możliwość podzielenia się z innymi własnymi problemami, uzyskania propozycji ich rozwiązania oraz motywacji do działania. Kontakty społeczne dostarczają wsparcia niezwykle potrzebnego w sytuacjach wywołujących stres. W życiu prywatnym takimi grupami są rodzina i przyjaciele, natomiast w pracy mogą to być grupy zadaniowe czy mentorzy (młodzi menedżerowie, szczególnie narażeni na stres, potrzebują kogoś w organizacji od kogo by się uczyli, kto poświęcałby im swoją uwagę i udzielał wsparcia).
Trzecią częścią strategii panowania nad stresem jest tymczasowa redukcja stresu. Nawet po osiągnięciu stabilnej odporności na stres ciągle mogą zdarzyć się sytuacje, w których menedżer będzie musiał podjąć natychmiastowe działania zmniejszające stres. Zastosowanie tych krótkookresowych działań pozwala skutecznie unikać stresu i, co ważne, jest warunkiem działania wspomnianych wcześniej długoterminowych strategii walki z czynnikami wywołującymi stres.
Te działania (strategie) krótkoterminowe mają niestety tylko tymczasowy efekt i muszą być zawsze powtarzane kiedy wystąpią okoliczności wywołujące stres. Są one szczególnie użyteczne przy konieczności natychmiastowego uspokojenia nerwów czy obaw. Kierownik może ich używać np. jeśli zadano mu pytanie na które nie może odpowiedzieć, kiedy zostanie wprawiony w zakłopotanie przez niespodziewane zdarzenie oraz kiedy zaraz ma przeprowadzić ważną prezentację czy spotkanie.
Do najbardziej znanych a zarazem najłatwiejszych strategii krótkoterminowych zwalczających stres należą: relaks mięśni, obrazowość i fantazja, symulacje oraz redefiniowanie.
Relaks mięśni polega na rozluźnieniu napięcia poszczególnych ich grup. Zaczynając od stóp a kończąc na mięśniach twarzy, każdą grupę mięśni należy napiąć na około dziesięć sekund, a następnie całkowicie rozluźnić. Relaks mięśni można wspomagać odpowiednim oddychaniem, np. wdychając powoli powietrze należy wypełniać nim następujące po sobie partie ciała (zwykle od płuc po brzuch), wstrzymać powietrze na pięć sekund a następnie powoli do końca je wypuścić.
Obrazowość redukuje stres odrywając myśli od stresującej sytuacji i kierując je ku przyjemnym wydarzeniom z przeszłości (łowienie ryb, wakacje z rodziną, dzień na plaży, itd.). Fantazja natomiast nie opiera się na przeszłości lecz na wyobrażeniu sobie np. tylko pozytywnych wydarzeń, które wystąpią.
Symulacje to nic innego jak przygotowywanie się do mającej nastąpić sytuacji wywołującej stres. Menedżer zastanawia się tu nad różnymi scenariuszami jego zachowania czy alternatywnymi reakcjami na mogące wystąpić okoliczności.
Redefiniowanie polega na optymistycznym podejściu do sytuacji mogącej wywołać stres i przekonaniu siebie, że łatwo sobie z nią poradzimy.
∗ Prawo Pareto mówi, że kluczowych 20% wykonanej pracy daje 80% rezultatów
Ibidem, s.104-105
7