Wyższa Szkoła Zarządzania Personelem

Warszawa

Beata Krysiak

nr indeksu 73

Awans sekretarki na stanowisko profesjonalisty.

Praca licencjacka

Napisana pod kierunkiem

Prof. dr hab. Wiesławy Kozek

Warszawa, VI,2004

Spis treści

Wstęp.......................................................................................................3

Część I.....................................................................................................

Rola sekretarki - wymogi roli

a/ wymogi

b/ styl kierowania

Część II....................................................................................................

Rola profesjonalistki

a/ wymogi roli

Część III...................................................................................................

Rola sekretarki i rola profesjonalistki - porównanie wymogu ról

Część IV

Droga asystenki do profesjonalistki - warunki sukcesu

Podsumowanie.........................................................................................

WSTĘP

Zainteresował mnie ten temat, ponieważ grupa zawodowa sekretarek i asystentek jest bardzo liczna i ogromnie zróżnicowana. Mimo to wydaje mi się, że we współczesnym świecie znaczenie ich pracy oraz rola jaką odgrywają w organizacjach jest umniejszana i nie ma odpowiedniego statusu przynależnego innym zawodom. Ta ogromnie trudna profesja wymaga nie tylko dobrego przygotowania merytorycznego, ale również talentów i cech, które decydują o zawodowym sukcesie. Ciekawe wydaje mi się prześledzenie drogi, jaką przebywają kobiety zaczynając pracę w tym zawodzie od prostych czynności biurowych, a kończąc na zaszczytnych stanowiskach profesjonalisty w dużych firmach, liczących się w świecie biznesu.

Przez wiele lata był tworzony stereotyp sekretarki, jako osoby, która wykonywała niezbyt odpowiedzialne zadania (czasem jej czynności ograniczały się do parzenia herbaty i kawy oraz odbierania telefonów). Zadania te mogła wykonywać każda osoba ze średnim wykształceniem, o przeciętnych zdolnościach manualnych, miłym uśmiechu i pozytywnym nastawieniu do otoczenia. Kwalifikacje typowe dla prawdziwej sekretarki, tj. biegłe pisanie na maszynie, znajomość języków obcych, znajomość podstaw ekonomii i prawa, nie były wykorzystywane. Przez długie lata obserwowaliśmy negatywny nabór do tego zawodu (w statystycznej nomenklaturze nie było zawodu „sekretarka”, natomiast mówiło się o stanowisku, na którym są wykonywane czynności sekretarskie). Jeśli osoba nie sprawdziła się na stanowisku referenta, kasjerki, pomocy księgowej, to mogła jeszcze zostać sekretarką. Dopiero od niedawna, mówi się, że w tym zawodzie trzeba mieć odpowiednie umiejętności zawodowe i cechy osobiste.

Wraz z pojawieniem się określenia sekretarka-asystenka i zmianą statusu tego stanowiska, nastąpiła zmiana spojrzenia na to stanowisko, na temat kwalifikacji, zakresu obowiązków, roli w firmie.

Większość z nich uważa, że jest to wspaniały zawód, w którym można zrobić karierę zawodową. Niektóre nawet sądzą, że jest to zawód elitarny. W karierze artystycznej nie wystarcza sam talent, trzeba jeszcze pracować, aby wyróżniać się spośród innych (geniusze zdarzają się niezwykle rzadko), w karierze sekretarki trzeba pracować (nad sobą i otoczeniem), aby ujawnić swój talent. Takie jest znamię naszych czasów, rozwiązywanie jednych problemów rodzi inne, a zmiany następują w bardzo szybkim tempie, zarówno w ewolucji samego zawodu, ale również w ewolucji narzędzi pracy, jakimi posługuje się sekretarka (Internet, Intranet, poczta głosowa, najnowsze programy komputerowe).

Celem mojej pracy jest opisanie drogi rozwoju pracownicy ze stanowiska sekretarki na stanowisko profesjonalisty i funkcjonowanie na tym stanowisku przyczyniające się do realizacji celów i misji organizacji dla której pracuje.

Szacunek dla zawodu sekretarki jest myślą przewodnią dla mojego opracowania tego tematu.

Postaram się osiągnąć zamierzony cel prezentując wyniki badań zebrane w oparciu o wywiady z wybranymi przedstawicielkami tych zawodów. Pełna podziwu i szacunku dla pracy kobiet w sekretariatach, wiedząc jak wielu problemom muszą w swoich codziennych zmaganiach stawić czoło, mam nadzieję, że moja praca przyczyni się znacząco do zmiany spojrzenia na ten problem.

W nowoczesnych firmach sformułowanie strategii personalnej powinno być pierwszym i jednocześnie najważniejszym zadaniem organizacji dla właściwego funkcjonowania zarządzania zasobem ludzkim. W przypadku gdy strategia personalna nie istnieje, nie można mówić o realizacji długookresowych celów firmy, o racjonalnym podejmowaniu decyzji, pracownikach, którzy realizując własne cele, realizują jednocześnie cele organizacji.

W ogromnej większości przykładów firm powodem występowania patologii w zarządzaniu zasobem ludzkim jest brak jasnej, sformalizowanej strategii personalnej. Tworzenie misji jest pierwszym i najważniejszym elementem zarządzania strategicznego. Na tej podstawie tworzą się strategie, a ich rozwinięcie stanowią cele i plany średnio- i krótko okresowe. Misja powinno stać się credo wszystkich pracowników firmy, musi być zatem powszechnie znana i rozumiana przez szerokie grupy pracowników. Wdrożenie misji i wartości wymaga podejmowania dalszych działań - opracowania strategii.

W organizacjach w których misja i strategia firmy jest opracowana wówczas można mówić o ścieżkach karier pracowników.

Dla ilustracji tego zjawiska chciałabym przytoczyć rozmowę jaką przeprowadził swojego czasu prezydent J. Kennedy. Zwiedzając Przylądek Canaveral, gdzie stały rakiety gotowe do startu w przestrzeń kosmiczną, zauważył dozorcę, który wycierał podłogę. Prezydent spytał go „co Pan tu robi?' a mężczyzna odpowiedział: „wysyłam człowieka na księżyc”. To właśnie poczucie znaczenia, jakie ma dana praca - nieważne, czy prezesa, czy sprzątaczki, ale dla dobra firmy. Pracownik znający cele i misję swojej firmy identyfikuje się ze swoją firmą, rozumie, że jakość pracy przyczynia się do powodzenia większej całości, istotnym jej elementem, cegiełką, bez której w wielu przypadkach, nie można by wnieść całej konstrukcji. Dlatego tak niezwykle istotne jest określenie roli jaką każdy ma do odegrania i to nie tylko w firmie ale i w życiu.

Encyklopedia socjologii autor Jacek Szmatka

Wielu autorów wskazuje, że termin ”rola społeczna” został zapożyczony z literatury i dramatu i że w istocie oznacza to samo, co rola aktora w teatrze w trakcie odgrywania sztuki na scenie. Metafora odnosząca się do literatury i dramatu nie wystarcza jednak do zrozumienia sensu pojęcia roli społecznej we współczesnej socjologii. Trudno jednoznacznie ustalić, kto pierwszy wprowadził termin „rola” do socjologii. Zazwyczaj wymienia się trzy orientacje teoretyczne, w ramach których, począwszy od lat trzydziestych, zaczęto posługiwać tym pojęciem.

/czy szczegółowiej pisać o roli?/

Szekspir napisał: „cały świat jest sceną a wszyscy ludzie są jedynie aktorami: każdy ma swoje wejście i wyjście, a w przeznaczonym dla siebie czasie gra wiele ról. Rzeczywistość społeczna wyznacza każdemu z nas określone miejsce, uświadamia czego się od nas oczekuje. Sposób zachowania się w danej sytuacji w połączeniu z zajmowaną pozycją nazywamy rolą. Znając swoją pozycję wiemy co do nas należy i czego się od nas oczekuje np. rola studenta wymaga aby przychodził on na zajęcia, uczył się, czytał, zdawał egzaminy, odnosił się z szacunkiem do wykładowców, nie rozmawiał na zajęciach, zdawał egzaminy itd. Każda rola zakłada pewne wymagania np. lekarz w białym kitlu ze słuchawkami na szyi wywołuje wrażenie kompetencji, bankowiec w garniturze i w białej koszuli z poważną miną sprawia wrażenie pewności i zaufania do instytucji która reprezentuje. Każda rola zakłada pewne wymagania, buduje się ją na styku pomiędzy wyobrażeniem a rzeczywistością. Punktem wyjścia jest zdefiniowanie sytuacji, natomiast drugim elementem jest kategoria jaźń odzwierciedlona - ja który umiem odczytać kim jestem dla kogoś. Kto mnie odbiera. Każdy człowiek odgrywa w życiu jakąś rolę np:

1. w rodzinie: rola ojca, matki, dziecka,

2. w firmach: robotnik, kierownik, specjalista, portier, dyrektor, sekretarka,

3. w grupie: przyjaciel, znajomy,

4. w społeczności lokalnej: mieszkaniec, sąsiad, proboszcz,

5. w partiach politycznych: członek partii, lider,

6. w społeczeństwie: obywatel.

Często stanowisko sekretarki jest powierzane kobietom. Uważa się, że kobiety wg tradycyjnych wyobrażeń posiadają odpowiednie cechy osobowości oraz predyspozycji psychiki. Istotne w tym zawodzie cechy dominujące u kobiet to: odporność na stres, zamiłowanie do porządku, odpowiedzialność , zorganizowanie, kultura osobista, większe obycie, a tym samym znajomość zasad etykiety, łatwość komunikowania się, umiejętność tworzenia wizerunku firmy przez dobry ubiór, uprzejmość w stosunku do współpracowników i klientów, sposób bycia, dobrą aparycję.

Dzisiaj , w porównaniu do ubiegłych lat, obowiązki i uprawnienia sekretarek stale rosną. W związku z tym wzrastają również wymagania stawiane sekretarkom przez przyszłych szefów. Decydując się na pracę sekretarki trzeba pamiętać, że są one jednym z najbliższych współpracowników szefa. Ich zadaniem będzie więc pomoc w spełnianiu przez niego codziennych obowiązków, pełnienie funkcji reprezentacyjnej, utrzymywanie licznych kontaktów z klientami firmy, prowadzenie dokumentacji, korespondencji itp.

Praca w charakterze sekretarki jest bardzo zróżnicowana i niełatwa, dlatego pamiętać należy, że od osoby ubiegającej się o to stanowisko potencjalni pracodawcy wymagają:

• wysokiej kultury osobistej

• szerokiego zakresu wiadomości i umiejętności dotyczących pracy biurowej, które pomagają w prowadzeniu dokumentacji, obsłudze klientów, przetwarzaniu informacji itp.,

• opanowaniu techniki pracy biurowej, czyli zasad przygotowywania, redagowania i prowadzenia dokumentacji zarówno w języku polskim, jak i innych językach, obsługi sprzętu biurowego /faks, komputer z odpowiednim oprogramowaniem, kserokopiarka, skaner, bindownica/, pisania na maszynie metodą bezwzrokową itp.,

• umiejętności pisania, polegającej na swobodnym formułowaniu treści pism, posługiwaniu się poprawna polszczyzną i sprawnym redagowaniu tekstów, np. protokołów z zebrań, prowadzeniu korespondencji itp.;

• swobodnego posługiwania się językiem mówionym, aby np. poprawnie przeprowadzić rozmowę z interesantem,

• wyższego wykształcenia, gdyż ich zdaniem osoby takie lepiej wywiązują się ze swoich wielostronnych obowiązków,

• znajomości języków obcych, ponieważ obecnie firmy często nawiązują kontakty z przedstawicielami różnych instytucji zagranicznych. Warto jest dobrze znać przynajmniej jeden język obcy w mowie i piśmie, najlepiej o światowym zasięgu, np. angielski, niemiecki, francuski,

• znajomości podstawowych terminów prawno-ekonomicznych,

• wiedzy ogólnej na temat firmy, np. formy własności, produkowanego asortymentu, rodzaju prowadzonych usług czy lokalizacji i specyfiki istniejących filii. Dobrze jest tez znać osiągnięcia przedsiębiorstwa tj. pozycję firmy na rynku, jej najważniejszych klientów, uzyskane wyróżnienia, nagrody itp. Znając zadania i metody pracy firmy, nie tylko jesteśmy odbierani jako osoby poważnie zainteresowane pracą, ale też takie, które szybko zorientują się w swoich obowiązkach i działalności całego przedsiębiorstwa.

Kiedy sekretarka zaczyna pracę powinna:

1. postarać się o to, aby przekazano jej zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności

2. zapoznać się z działalnością firmy i wymaganiami szefa.

Do właściwego wykonywania obowiązków od początku niezbędna jest dokładna wiedza, dotycząca podziału przedsiębiorstwa na departamenty, wydziały, pracownie, sekcje czy referaty, lista z aktualnymi nazwami oraz nazwiska kierowników poszczególnych jednostek. Szef powinien zadbać o to, aby nowa sekretarka orientowała się, kto jest kierownikiem poszczególnych jednostek organizacyjnych w firmie. To również szef, jeśli sam nie ma czasu, powinien wskazać osobę, która ułatwi nowej sekretarce zbieranie informacji. Wskazanie takiej osoby jest ważne również dla stosunków z innymi pracownikami firmy. Jeśli przełożony o tym zapomniał należy uprzejmie, bez leku, ale też bez zniecierpliwienia, stanowczo upomnieć się o powyższe informacje.

Znając strukturę i specyfikę zadań wykonywanych przez poszczególne działy, może prawidłowo;

• skierować klienta do konkretnej osoby w firmie, która bezpośrednio załatwi jego sprawę, a tym samym odciąży swojego szefa,

• szybko przekazać lub pozyskać informacje z innych działów

• właściwie łączyć rozmowy

• łatwo rejestrować pisma przychodzące i wychodzące zgodnie z obowiązującym obiegiem pism.

Osoba ubiegająca się o stanowisko sekretarki, powinna, poza omówionymi wymaganiami, dotyczącymi wykształcenia i kwalifikacji, być osobą:

• punktualną , szanującą czas innych i dotrzymującą terminów załatwienia powierzonych im spraw,

• pewną siebie i znającą swoja pracę, co świadczy o ich profesjonaliźmie,

• zorganizowaną, tzn. że w ramach swoich kompetencji, omówionych z szefem, same organizują pracę sekretariatu, podejmują decyzje: do kogo kierować klienta, komu przekazywać korespondencję, a jakie sprawy załatwiać osobiście,

• dyspozycyjną,

• dyskretną, taktowną i uczciwą,

• miłą i przyjazną w kontaktach z innymi ludźmi.

W kształtowaniu się relacji między sekretarką a przełożonymi najważniejsze są takie cechy jak:

• lojalność w stosunku do szefa; trzeba pamiętać, że podpisując umowę, zobowiązuje się ona do lojalności wobec przełożonego, dyskrecji, okazywania mu szacunku, postępowania zgodnie z jego zaleceniami itp.

• dyplomacja w stosunkach ze współpracownikami, musi umieć zachować dla siebie istotne informacje, wymagające tajemnicy lub dyskrecji. Często inni pracownicy próbują wydobyć je od sekretarki, ponieważ to ona, zaraz po szefie, jest najlepiej poinformowana osobą w firmie. W takich właśnie przypadkach powinna wykazać się dyplomacją i umieć wybrnąć z sytuacji tak, aby nikogo nie urazić, musi wiedzieć, co i komu powiedzieć,

• pełna identyfikacja z celami firmy, co oznacza nie tylko ich znajomość, ale pełne rozumienie i uznawanie celów i zasad działania firmy, współodpowiedzialność za prawidłowe jej funkcjonowanie i rozwój,

• wzajemne zaufanie, zarówno zawodowe, jak i osobiste,

• umiejętna ocena ludzi sytuacji, co w praktyce oznacza, że profesjonalna sekretarka powinna szybko rozpoznawać psychologiczne typy klientów, znać odpowiedź na takie pytania jak: ile czasu ma w danym dniu szef na przyjmowanie interesantów, jakie są plany szefa na przyszły miesiąc, kto jest za co odpowiedzialny w firmie, czy załatwianie sprawy klienta nie przekracza jej kompetencji,

• zdolność adaptacji do nowych, nieustannie zmieniających się warunków,

• łatwość komunikowania się.

Sekretarki w swojej pracy często znajdują się w kłopotliwych sytuacjach, z których niełatwo wybrnąć tak, aby nikogo nie obrazić ani zranić. Dlatego powinny one pamiętać o żelaznych zasadach:

• nigdy nie przekazywać informacji na temat działalności firmy postronnym osobom na zewnątrz lub wewnątrz /informacja przekazana przez nią osobom trzecim może obrócić się w konsekwencji przeciwko nim i całej firmie/

• nie stawiać siebie jako strony w sprawach służbowych tzn., że w rozwiązywaniu problemów nie możecie brać na siebie decyzji, którą podjął szef albo inni pracownicy firmy,

• nie interpretować i nie komentować poleceń szefa dotyczących pracowników i klientów,

• ograniczyć w pracy prowadzenie rozmów do minimum: zbyt rozmowna i mówiąca podniesionym głosem sekretarka nie budzi zaufania i jest postrzegana przez przełożonego i współpracowników jako mało profesjonalna,

• nie może być opryskliwa, ciekawska i uszczypliwa w stosunku do współpracowników i klientów,

• nie wykorzystywać telefonu służbowego do prowadzenia długich prywatnych rozmów: pamiętać musi, że wówczas blokuje kontakt z firmą.

Dwoje badaczy, Robert R. Blake i Jane S. Mounton, utworzyło siatkę kierowniczą, która okazała się ciekawym narzędziem doskonalenia stylów kierowniczych. Zaproponowali oni dwa wymiary nazwane: troska o ludzi i troska o produkcję., które odpowiadają kategoriom: orientacji na ludzi i orientacji na zadania. Na siatce znajduje się 81 możliwych pozycji, w jakich można sklasyfikować styl kierownika. Wyróżniono 5 charakterystycznych stylów kierowania;

1. minimalna troska zarówno o produkcje, jak i i o ludzi /dolny lewy róg tabeli/,

2. wysoka troska o ludzi i niska o produkcje /górny lewy róg/,

3. wysoka troska o produkcję i niska o ludzi /dolny prawy róg/,

4. średnia troska zarówno o produkcję, jak i o ludzi /środek tabeli/,

5. wysoka troska zarówno o produkcje, jak i o ludzi /prawy górny róg/.

Autorzy siatki kierowniczej opracowali zestaw testów pozwalających określić, w jakim stopniu konkretny kierownik realizuje się w tych dwóch wymiarach. W diagnozie stylu kierowania uwzględnia się specyfikę sytuacji organizacyjnej i sytuacji kierownika, szczególnie zaś jego stosunek do podwładnych. Może okazać się np. że w niektórych sytuacjach bardziej efektywne jest kierowanie zorientowane głównie na produkcje, w innych zaś na ludzi. Zależy to zwłaszcza od rodzaju zadań, koniecznej szybkości ich wykonania, osobowości kierownika. Jednakże, zdaniem Blake'a i Mounton, najbardziej efektywnym stylem kierowania - sprawdzającym się w większości sytuacji - jest styl uwzględniający w maksymalnym stopniu zarówno troskę o produkcję, jak i o ludzi.

Siatka kierownicza

Opierając się na badaniach przeprowadzonych w Stanowym Uniwersytecie w Ohio i Uniwersytecie w Michigan, dwoje badaczy Robert Blake i Jane S. Mouton opracowali siatkę kierowniczą, jako narzędzie analizy postaw przywództwa. W siatce o wymiarach 9 na 9 cm znajduje się 81 pól, do których można dopasować styl przywódcy. Wynik pokazuje raczej dominujące czynniki wpływające na jego styl kierowania i prowadzące do określonych rezultatów. R. Blake i J.S. Mouton doszli do wniosku, że osiągnięciu najwyższej efektywności sprzyja styl uwzględniający zarówno wysoką troskę o zadania, jak o ludzi (pozycja 9.9.) Przeciwieństwem jest styl kierowania nastawiony na zadania (pozycja 9.1.).

Rys. 2. Siatka kierownicza Roberta Blake'a i Jane S. Mouton

(Żródło: A. K. Koźmiński, W. Piotrowski, „Zarządzanie. Teoria i praktyka”, Wyd. Naukowe PWN, Warszawa (2000), s. 342)

Siatka kierownicza jest tylko schematem pokazującym style przywództwa, nie dostarcza jednak żadnych nowych informacji dotyczących przywództwa.

Koncepcje behawiorystyczne nie zdołały jednak ustalić spójnej zależności pomiędzy wzorcowymi zachowaniami liderów, a efektywnością pracowników. Jednak zasługą tych koncepcji jest wyróżnienie typów zachowań przywódczych oraz znaczenia stosunków panujących między pracownikami, co dało początek kolejnym koncepcjom i modelom.

Orientacja na ludzi cechuje dyrektora, który stara się utrzymać dobre stosunki interpersonalne, dba o dobro pracowników, akceptuje różnice w grupie zwolenników-podwładnych itp.

Orientacja na zadania przejawia się w zachowaniach zorientowanych na osiąganie jak najwyższych wyników w pracy. Podstawową wartością dla dyrektora są w tym przypadku osiągane rezultaty, natomiast członkowie grupy traktowani są jedynie jako wykonawcy zadań /instrumentu/, a nie podmioty świata społecznego.

Wnioski z badań zdecydowanie wskazywały, że przywódcy zorientowani na ludzi osiągają lepsze rezultaty, lepszą wydajność i wyższą satysfakcję podwładnych z pracy.

Twórcą kolejnego modelu: ścieżki do celu /path-goal theory/, jest Robert Mouse. Zakład on, że podstawowym zadaniem przywódcy jest pomaganie swoim ludziom w osiąganiu celów, nadawanie działaniom odpowiedniego kierunku i zapewnienie spójności celów podwładnych, grupy lub organizacjom.

Profesjonalna sekretarka zawsze potrafi ocenić styl kierowania, który preferuje jej szef, a następnie dostosować się do niego swój sposób działania. Dlatego musi wykazać się tutaj wiedzą z zakresu psychologii i intuicją, aby prawidłowo ocenić postępowanie szefa.

SZEF „ADMINISTRATOR” Jest to typ szefa, który jest najwyżej oceniany przez zarządzających i pracowników firmy.

Jest to szef który dba zarówno o pracowników, jak i o prawidłowe wykonywanie zadań firmy, jest bardzo zaangażowany w swoją pracę. Taki sposób zarządzania firmą jest bardzo efektywny. Szef `administrator' dużo wymaga od podwładnych, ale i przede wszystkim od siebie. Dobrze kieruje zespołem i doskonale motywuje ludzi do pracy. Często konsultuje z podwładnymi swoje decyzje, a odpowiedzialność za ich podjęcie zawsze bierze na siebie. Pracownicy czują się dowartościowani przez to, że mogą uczestniczyć w podejmowaniu ważnych decyzji w firmie. Dzięki takiemu podejściu szef „administrator” rozbudza wśród pracowników twórczą inicjatywę, sprawia, że poszukują oni lepszych rozwiązań, a firma może się dobrze rozwijać.

Sekretarka odpowiednia dla szefa, reprezentującego omówiony powyżej typ, powinna wyróżniać się inicjatywą, aktywnością, zdyscyplinowaniem, ponieważ jej przełożony będzie wymagał przede wszystkim takich cech. Będzie również oczekiwał ciągłego podnoszenia kwalifikacji. Powinna unikać biernego wykonywania zadań, ponieważ szef „administrator' będzie zadowolony wtedy, kiedy zobaczy Wasze zaangażowanie w pracę.

Współpraca z takim szefem może dać wiele satysfakcji osobom, które mają wysokie ambicje zawodowe oraz chcą się rozwijać i osiągać sukcesy zawodowe.

SZEF „BIUROKRATA” Szefa `biurokratę' cechuje małe zainteresowanie podwładnymi, ich potrzebami i warunkami pracy, natomiast duże - efektywnością działania. Jest on konserwatystą i formalistą, postępuje tylko zgodnie z obowiązującymi wytycznymi. Swoje kierownicze funkcje najchętniej realizuje za pomocą formalnych przepisów i procedur, a w stosunku do pracowników stosuje nadzór o kontrolę. Przez innych postrzegany jest jako profesjonalista, dopracowujący każdy projekt w najdrobniejszych szczegółach.

Idealna sekretarka szefa `biurokraty' powinna przede wszystkim:

• zawsze pamiętać o utrzymywaniu porządku w dokumentacji, przestrzeganiu przepisów oraz wcześniej określonych przez szefa postanowień,

• dbać o dopilnowanie terminów jego spotkań z klientami i współpracownikami, dlatego musi skrupulatnie prowadzić terminarz spotkań szefa i informować go o spotkaniach odpowiednio wcześniej.

Współpraca z takim przełożonym daje satysfakcję szczególnie osobom dobrze zorganizowanym, które zawsze wszystko mają w najlepszym porządku.

Jeżeli szef jest formalistą trzeba pmiętać o precyzji w wykonywaniu obowiązków i być w każdej chwili przygotowanym na kontrolę z jego strony.

SZEF „ROZWOJOWIEC” Szef „rozwojowiec” dba o potrzeby swoich pracowników, jak i efektywność działania firmy. Zarządzając przedsiębiorstwem, dostrzega ludzi i ich potrzeby, np. w zakresie bezpieczeństwa pracy, wynagrodzenia i inne. Dąży on do uzyskiwania efektywności działania, ale nie kosztem człowieka.

Taki przełożony jest traktowany jako ekstrawertyk, czyli człowiek kierujący zainteresowania na świat zewnętrzny, łatwo utrzymujący kontakty z otoczeniem. Ma on duże zaufanie do podwładnych i daje im znaczne uprawnienia.

Zwraca szczególną uwagę na doskonalenie zawodowe pracowników, a w swoim otoczeniu preferuje osoby wykazujące się dużą samodzielnością i twórczym działaniem.

Sekretarkę, z której taki przełożony będzie zadowolony, powinna cechować:

• łatwość nawiązywania kontaktów, wszechstronne zainteresowania poza sprawami zawodowymi,

• nienaganna elokwencja.

Pracując z szefem „rozwojowcem”, sekretarka ma dużo obowiązków z przyjmowaniem interesantów. Jak każdy ekstrawertyk, taki szef lubi być otoczony ludźmi, dlatego w jego firmie często odbywają się spotkania. Sekretarka więc musi wykazać się umiejętnością perfekcyjnego ich zorganizowania, aby szef był z jej pracy zadowolony.

SZEF „ MISJONARZ” Szefa „misjonarza” charakteryzuje duże zainteresowanie pracownikami, natomiast małe zadaniami i efektywnością działania firmy. Jako szef rzadko egzekwuje wymagania stawiane personelowi oraz ich realizację. Jest człowiekiem mało stanowczym i niewiarygodnym

Dobra sekretarka szefa „misjonarza” powinny zapobiegać sytuacjom, które obniżałyby prestiż przełożonego np. występować tam, gdzie będzie to możliwe, w jego imieniu, tłumacząc zachowanie - usprawiedliwiać, próbować załatwić sprawy, jeżeli może za niego to zrobić.

Powinna szczególnie pilnować terminów ważnych dla funkcjonowania firmy, ponieważ szef „misjonarz”na pewno zgodzi się na ich przesunięcie, jeżeli poproszą go o to osoby z zewnątrz, nie myśląc, że ucierpią na tym jego interesy. Dlatego to właśnie sekretarka musi prowadzić kalendarz przełożonego, pilnować terminów spotkań, podpisywania dokumentów w odpowiednim czasie.

SZEF „KOMPROMISTA” Szef „kompromista” jest zainteresowany potrzebami pracowników i zadaniami firmy, jednak mało efektywnie je realizuje. Postawa takiego szefa wynika z podatności na wpływy otoczenia oraz zbyt daleko posuniętej ugodowości w stosunku do podwładnych i interesantów. „Kompromista' jest dyrektorem mało skutecznym, gdyż preferuje skupianie się na rozwiązywaniu tylko bieżących problemów.

Jeżeli szef reprezentuje ten styl kierowania, sekretarka musi wiedzieć, że

• potrzebuje on sekretarki z dużym doświadczeniem zawodowym, wykazującej się biegłą znajomością spraw związanych z funkcjonowaniem firmy,

• wygłaszane opinie przez sekretarki, o które będą proszone dość często, muszą być przemyślane, wynikać za znajomości działalności firmy i realiów jej pracy.

SZEF „DEZERTER” Szefa „dezertera” cechuje małe zainteresowanie ludźmi, którzy u niego pracują, zadaniami oraz efektywnością działania. Ucieka on od podejmowania decyzji, zwłaszcza trudnych i ryzykownych, zlecając je swoim pracownikom. Jego podwładni postrzegają go jako niedostatecznie zaangażowanego w sprawowanie swojej funkcji.

Współpracując z takim szefem sekretarka musi być przygotowana na to, że:

• rzadko usłyszy dobre opinie o swoim dyrektorze, dlatego jej praca nie przyniesie jej dużo satysfakcji i motywacji do dalszego działania,

• przełożony będzie od niej wymagał separowania ludzi, którzy oczekują od niego podjęcia decyzji,

• może być dość często atakowana przez osoby, które długo czekają na podjęcie przez niego decyzji w określonej sprawie.

Najlepszą sekretarką dla szefa `dezertera” będzie osoba, która jest odporna na stres i potrafi dyplomatycznie rozmawiać z jego podwładnymi i klientami.

Powinna się starać delikatnie wymuszać na szefie decyzje, które będą korzystne dla firmy, oraz niepostrzeżenie podsuwać mu sposoby rozwiązania problemów, jeżeli widzi, że sam ich nie rozwiąże lub zrobi to niewłaściwie.

SZEF „AUTOKRATA” „Autokrata” to szef charakteryzujący się dużym zainteresowaniem zadaniami oraz efektywnością działania firmy, w której pracuje, natomiast małym zaangażowaniem w problemy podwładnych. Pragnie za wszelką cenę realizować zadania i często stosuje metody trudno akceptowane przez współpracowników. W firmie jest oceniamy jako człowiek, który nie liczy się z odczuciami otoczenia, jest niewrażliwy i nieżyczliwy. Szef taki narzuca swoje zdanie nie tylko w sprawach zawodowych. Nie ma zaufania do ludzi. Często stosuje kary, znacznie rzadziej nagrody. Jego postawa powoduje powstanie nieprzyjemnej i napiętej atmosfery w pracy.

Sekretarka szefa „autokraty' musi:

• być cierpliwa i odporna na trudne sytuacje stresowe,

• przestrzegać porządku i ładu formalnego w sekretariacie, ponieważ niecierpliwy szef bardzo nie lubi przedłużającego się poszukiwania potrzebnych w danym momencie dokumentów,

• pilnować aby klienci opuszczali sekretariat natychmiast po załatwieniu sprawy.

Zarządzanie czasem oraz planowanie czasu.

Zarządzanie czasem polega na takim jego planowaniu i organizowaniu, aby zrobić jak najwięcej, w jak najkrótszym czasie. Ważne jest także takie zaplanowanie czynności, aby mało istotne pochłaniały sekretarce jak najmniej czas, ponieważ musi go więcej pozostać na czynności, czy sprawy, ważniejsze.. W gospodarowaniu własnym czasem najważniejsze jest to, co musi zrobić dziś i zaraz aby nie zmarnować dnia.

Natomiast planowanie czasu polega na tym, aby określić co będzie robić danego dnia, jutro, za kilka miesięcy, za kilka lat. Planowanie to stworzenie jasnego obrazu czynności lub zadań do wykonania w przewidywanym czasie. Planowanie zawsze łączy się z czasem i w zależności od terminu, którego dotyczą plany, wyodrębnia się planowanie:

- krótkoterminowe, czyli ustalanie planów na dany lub następny dzień, jak również na cały tydzień lub kilka tygodni,

- średniookresowe , które wiąże się z określeniem zadań do wykonania w ciągu miesiąca lub kilku miesięcy,

- długookresowe /inaczej strategiczne/, polegające na ustalaniu planów rocznych lub wieloletnich.

W pracy sekretarki najczęściej ma ona do czynienia z planowaniem krótkookresowym, rzadziej ze średniookresowym, a wyjątkowo ze strategicznym. Większość spraw wymaga załatwienia z dnia na dzień, lub z godziny na godzinę. Istota pracy sekretarki polega na tym, że wiele zadań pojawia się nagle i trzeba na nie natychmiast zareagować, odkładając na później czynności, które zostały przez nią zaplanowane na dany dzień Dlatego warto budować plany tak, aby były bardzo elastyczne. Planując powinna ustalić konkretne zadania do wykonania w określonym czasie.

Oznacza to, że:

- musi sformułować te zadania,

- ustalić i zaznaczyć, które z nich są bardziej, mniej i najmniej ważne. Ustalając ważność zadań, należy kierować się przede wszystkim własną oceną i dotychczasowym doświadczeniem. Kolejnym istotnym kryterium w planowaniu jest ułożenie zadań według pilności ich wykonania. Dzieli się wówczas na takie, które:

- trzeba wykonać natychmiast

- mogą poczekać do jutra

- można odłożyć na potem.

Każdego dnia przychodzi do biura dużo korespondencji. Do sekretarki należy posegregowanie jej. Część listów nie ma imiennego adresat i jest otwierana i czytana przez sekretarkę. Na większość listów odpowiada sama, niekiedy po krótkiej konsultacji z szefem lub innym pracownikiem. Dobra sekretarka powinna mieć nawyk załatwiania spraw od ręki i stosować to zawsze, gdy sprawy nie wymagają większego zastosowania, przemyślenia czy przedyskutowania.

W pracy sekretarki punktem odniesienia i centrum uwagi jest szef. Dlatego tez plany dotyczące każdego dnia, muszą być skoordynowane z dniem pracy przełożonego. Jako sekretarki maja możliwość wpływania na rozkład dnia szefa, a niekiedy musza same go układać. Warto wprowadzić zwyczaj porannej „odprawy” u szefa i wspólnie ustalać zadania na dany dzień. Można także zaproponować szefowi, aby wyznaczył stałe godziny przyjmowania interesantów.

Jest wiele narzędzi przydatnych w planowaniu zadań i umieszczaniu ich w czasie. Warto aby dobra sekretarka dobrze je zapoznała, a z pewnością stosowanie ich ułatwi im zarządzanie czasem pracy swoim i przełożonego . Należą do nich:

- kalendarz

- plan dnia

- terminarz-agenda

- inne.

„Złodzieje czasu” to przeszkody, które powodują, że czegoś nie udało się załatwić w danym dniu, bo stale coś przeszkadzało; albo dzwoniły telefony, albo klienci lub współpracownicy zabierali czas niepotrzebnymi rozmowami.

Często same sekretarki wytwarzają takie przeszkody, ponieważ:

- nie kontroluje swoich rozmów przez telefon /przeważnie trwają one za długo/,

- nie określiła priorytetów lub w ogóle nie zrobiła planu dnia,

- ma bałagan na biurku stale czegoś szuka,

- wdała się w zbyt długą pogawędkę z koleżanką lub klientem,

- ma zwyczaj odkładania czynności na później,

- z trudem przychodzi jej odmawianie innym, gdy ma akurat zaplanowaną pracę od wykonania.

Pracując jako sekretarki lub asystentki, przez większość czasu pozostają do dyspozycji innych: przede wszystkim szefa, jego gości, a także współpracowników. Musi odbierać wszystkie telefony i reagować na pojawiające się nagle sprawy, które często w niekontrolowany sposób zabierają czas. Aby mogła dobrze kontrolować czas i efektywnie nim zarządzać, powinna:

- mieć przed sobą napisany plan dnia, gdy rozpoczyna pracę,

- mieć zawsze porządek na biurku

- umieć sobie radzić z dokumentami napływającymi każdego dnia, ich segregowaniem i porządkowaniem, poprze umieszczanie ich w odpowiedniej szufladzie,

- załatwiać od ręki sprawy, które mogą być od zaraz przez nie załatwione.

Zarządzanie

Pracownice jako sekretarki często uczestniczą w procesie zarządzania firmą.

Zarządzanie jest to takie organizowanie działań i kierowanie ludźmi, które pozwala osiągnąć zamierzone cele. Jego niezbędne elementy to:

- planowanie

- organizowanie

- motywowanie

- kontrolowanie.

Zarządzanie może być również pojmowane jako specjalistyczna dziedzina wiedzy lub konkretna metoda działania w kierowaniu przedsiębiorstwem.

Sposób definiowania zarządzania zależy także od tego, czy jest się zarządzającym, czy zarządzanym. Pierwsi traktują zarządzanie jako stawianie wymagań podwładnym, wręcz rozkazywanie, aby wykonywali to, czego się od nich oczekuje. Dla drugich zarządzanie to organizowanie sobie pracy w taki sposób, aby osiągnąć rezultaty.

1.Planowanie

Pierwszym i najważniejszym elementem planowania jest jasne określenie celu. Proces dochodzenia do celu można podzielić na pewne etapy.

Przykład:

Sekretarka stawia sobie za cel zdobycie samodzielnego stanowiska w firmie - ekonomiski. Może to zaplanować w kilku etapach:

1. zdobycie zaufania przełożonego,

2. doradzanie przełożonemu w przypadku jego wątpliwości,

3. udział w podejmowanych prze przełożonych decyzjach,

4. podejmowanie samodzielnych decyzji z pełną aprobatą przełożonych,

5. samodzielne stanowisko w firmie.

Dobry plan powinien być:

- jasny, precyzyjnie określający zadania,

- zrozumiały,

- akceptowany przez wszystkich, którzy go tworzą i będą realizować,

- modyfikowalny , czyli podlegający zmianom, dzięki czemu jest praktycznym narzędziem, a nie sformalizowanym dokumentem. Dobrze jest gdy zostanie zapisany w komputerze bądź na tablicy, jeśli jest to plan krótkoterminowy,

- spójny z wewnętrznymi możliwościami osoby, czyli np. jej wiedzą, predyspozycjami i umiejętnościami,

-Jeśli sekretarka chce osiągnąć samodzielne stanowisko, wówczas oprócz wiedzy niezbędnej do takiego wanadu, musi wykazać się odpowiednimi umiejętnościami, np. umiejętnością zarządzania, kierowania ludźmi oraz wymaganym wykształceniem

- spójny z zewnętrznym otoczeniem. Oznacza to, że w planowaniu musicie brać pod uwagę czynniki, na które nie macie wpływu, np. istniejące w kraju prawodawstwo, sytuację gospodarczą czy przyjęte normy społeczne. Jeśli planujecie awans na samodzielne stanowisko, to przyjrzyjcie się sytuacji na rynku. Przy czym nie poddawajcie się, gdy okaże się, że jest wielu chętnych z teoretycznie większymi szansami. Zaplanujcie swoje działanie bardziej starannie, uwzględniając to zagrożenie,

- możliwy do skontrolowania,. Plan powinien zaigrać ramy czasowe jego realizacji oraz wskazywać na konkretne kroki prowadzące do celu. Określenie potrzebnego czasu do osiągnięcia samodzielnego stanowiska, np. w ciągu pięciu lat, może oznaczać, że dobrze byłoby, gdybyście w tym czasie ukończyli profesjonalne szkolenie lub uzyskali dyplom renomowanej uczelni.

Im więcej składników planu ma termin realizacji, tym łatwiejsza jest kontrola jego wykonania.

Planując trzeba wziąć pod uwagę pewne ograniczenia, którymi są : czas, źródła finansowania, posiadane zasoby /zwłaszcza informacji/, nieoczekiwane zdarzenia zależne i niezależne od naszej woli.

Jeżeli chce zdobyć samodzielne stanowisko w firmie np. w ciągu pięciu lat, musi wziąć pod uwagę ograniczenia czasowe określić, ile czasu zajmie jej realizacja poszczególnych etapów tego przedsięwzięcia

Kompletny plan powinien określać:

- cel, jaki planuje osiągną

- sytuację, od której zaczyna realizację postawionego celu,

- zadania do wykonania,

- terminy realizacji poszczególnych zadań i środki ich finansowania,

- daty kontroli realizacji planu.

Przykład....................

Wywiad pogłębiony:

1. Dlaczego zdecydowałaś się zostać sekretarką?

2. Czy jesteś zadowolona z pracy którą wykonujesz?

3. Czy czasem są takie dni kiedy masz dosyć tej pracy/jesteś szczególnie zadowolona z tej pracy?

4. Czy jesteś zadowolona ze swojego wynagrodzenia? Czy uważasz, że sprawiedliwe są widełki płacy?

5. Czy uważasz, ze Twoja praca jest doceniona przez:

- Twojego szefa,

- współpracowników.

6. Jak oceniasz obciążenie obowiązkami w pracy?

7. Czy oczekiwania przełożonych w stosunku do Ciebie są jasno określone?

8. Czy Twoja inicjatywa jest doceniana?

9. Czy masz możliwość podnoszenia kwalifikacji?

10. Czy atmosfera w pracy jest dobra?

11. Ile lat pracowałaś najpierw na stanowisku sekretarki zanim zostałaś asystentką?

12. Co spowodowało, że postanowiłaś awansować?

13. Jak określasz różnicę wynikającą z pozycji sekretarki?

14. Jak ważna jest rola asystentki?

15. Czy aby awansować na stanowisko asystentki musiałaś ukończyć wyższą uczelnię czy jakieś kursy?

16. Jakie cechy Twoim zdaniem powinna posiadać idealna sekretarka?

17. Czy ta praca jest tylko sposobem zarabiania pieniędzy czy też daje Pani satysfakcję/

18. Czy obecne stanowisko asystentki jest dla Pani etapem przejściowym w pracy zawodowej?

19. Dlaczego udało Ci się zostać /finansistką , ekonomistką.........?

20. Dlaczego nie możesz doczekać się awansu czynniki zależne od respondentki lub od otoczenia/?

Bibliografia:

1. Encyklopedia socjologii Jacek Szmatka

2. Halina Fuchsel Sekretarka asystentka kariera zawód czy powołanie POLTEXT, Warszawa 1998

3. Edward Pietkiewicz Asystenka menedżera Centrum Informacji Menedżera CIM Warszawa 1995

21

Wysoka wydajność pracy, przy minimalnej roli czynnika ludzkiego.

Poprzestawanie na minimum wysiłku potrzebnego do wykonania pracy. Wystarczy,

aby utrzymać przynależność

do organizacji.

Dobra działalność organizacji jest możliwa pod warunkiem znalezienia równowagi między koniecznością egzekwowania pracy, a utrzymaniem morale.

Efektywność pracy jest skutkiem zaangażowanej postawy podwładnych: traktowanie celów organizacji jako „wspólnej sprawy” prowadzi do stosunków nacechowanych wzajemnym zaufaniem i respektem.

Dbałość o potrzeby ludzi dla „dobrych stosunków”, prowadzi do powstania w organizacji przyjemnej, przyjacielskiej atmosfery i do pracy w dogodnym tempie.

5-5

1-9

9-9

9-1

1-1

Dbałość o produkcję

Mała

Mała

Duża

Duża

Dbałość o człowieka

---