25. ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE

Zespoły ludzkie w zarządzaniu kryzysowym

W procesie zarządzania kryzysowego niezbędnym jest powołanie i przygotowanie właściwego zespołu ludzi zdolnego do rozwiązywania skomplikowanych problemów .

Zespół Reagowania Kryzysowego

•W swojej ustawowej formie jest duży i posiada wszelkie cechy „organizacji”.

•Podlega też ogólnym regułom „Kierowania i zarządzania”

•Przywództwo w Zespole jest dość specyficzne i wymaga inicjatywy nie tylko Szefa Zespołu ale również znacznej ilości jego członków.

•Jako ilościowo duży wymaga sprawnego kierowania „wewnętrznego” i stworzenia pośrednich ogniw organizacyjnych - grup roboczych wraz ze swoim systemem kierowania .

Obszar zadaniowy Zespołu

•...jest tak rozległy że prawdopodobnie bardzo rzadko zaistnieje konieczność powołania całych jego struktur w jednym czasie. Będzie to konieczne tylko przy największych katastrofach i klęskach żywiołowych, tych których usuwanie skutków będzie wymagało zaangażowania dużych ilości sił i środków a działania będą długotrwałe.

Dużo częściej działanie zespołu

•...będzie przebiegało w mniejszych „tematycznych” grupach powoływanych do rozwiązywania określonych problemów.

•Kierowanie taką grupą formalnie przejmuje kierownik, szef służby, kierownik jednostki organizacyjnej która jest właściwa z mocy prawa do przeciwdziałania skutkom określonych zdarzeń.

Zespół Reagowania Kryzysowego

•...będzie więc w większości przypadków podejmował działania w składzie dobranym do określonego zdarzenia pod przywództwem właściwej osoby.

Organizując pracę takiego Zespołu

...jako przedstawiciele Wojewody, Starosty Wójta do spraw zarządzania kryzysowego lub bezpieczeństwa musimy mieć na uwadze;

•że ostateczną decyzję podejmie zgodnie z zasadą jednoosobowego kierowania odpowiednio Wojewoda, Starosta ,Wójt.

•...od zapewnienia efektywności i skuteczności prac zespołu zależy powodzenie całej operacji,

•... Musimy cały czas czuwać ażeby nie doszło podczas prac Zespołu do pewnych określonych zjawisk które mogą spowodować podjęcie niewłaściwej decyzji, zablokować jej podjęcie lub tak skonfliktować Zespół że będzie on niezdolny do dalszej pracy

Analiza socjometryczna odzwierciedla emocje - jest nieformalna

•Analiza socjometryczna może dotyczyć tylko małej grupy społecznej ponieważ warunkiem wyrobienia sobie opinii o drugiej osobie jest jej znajomość . Dobra znajomość w dużej grupie jest niemożliwa

Małe grupy tworzą się zgodnie z potrzebami emocjonalnymi i afiliacyjnymi

•- potrzeby miłości, przynależności, akceptacji, uznania, potrzeba brania i dawania.

Bliskość przestrzenna ludzi umożliwia wchodzenie w interakcje

-podobieństwo postaw:

Podobne postawy ciążą ku sobie i częściej wchodzą do grup o podobnych postawach.

Model Holanda
Środowisko pracy
Typy pracowników:

- Realistyczny

- konwencjonalny

- społeczny

- badawczy

- artystyczny

Typ badawczy:

•Cechuje się ciekawością świata, niezależnością nie tradycjonalnością. Analizuje swoje myśli i uczucia. używa myślenia zasobu informacji. Lubi wyzwania , wymianę myśli i skomplikowanie. Rozwiązuje problemy przez myślenie. Posiada zdolności intelektualne lub analityczne.

Typ Artystyczny:

•Cechuje się kreatywnością, uczuciowością poczuciem estetyki ekspresywnością. Analizuje swoje myśli, uczucia.używa rąk oczu , myśli by tworzyć nowe rzeczy. Lubi piękno, luźną działalność wymianę myśli. Posiada zdolności artystyczne , twórcze , ekspresyjne służące do przekazywania uczuć i wizji w formie słów, barw, dźwięków,form. Rozwiązuje problemy przez tworzenie.

Typ Społeczny

•Cechuje się uczuciowością, odpowiedzialnością, jest wspierający interesuje się innymi. Używa uczuć, słów idei w pracy z innymi. Posiada umiejętność wczuwania się zrozumienia spraw. Jest otwarty lubi pomagać innym, dzielić się z innymi. Lubi grupy. Rozwiązuje problemy kierując się uczuciami. Posiada zdolności do pracy z ludźmi, które służą do instruowania , wyjaśniania, pomagania, szkolenia i rozwijania.

Typ przedsiębiorczy

•Cechuje się niezależnością, energicznością jest pełen wiary w siebie, dominujący, zapalony, używa uczuć i myślenia podczas pracy z ludźmi i wykonywania zadań. Jest pewny siebie lubi organizować, przekonywać, kierować, administrować. Rozwiązuje problemy przez podejmowanie ryzyka. Posiada zdolności perswazyjne, nadzorcze , kierownicze i przywódcze dzięki którym osiąga rezultaty.

Typ konwencjonalny

•Cechuje się pokojowym usposobieniem. Jest dokładny i uporządkowany. Używa myślenia oczu , rąk by wykonać zadania. Jest logiczny, odpowiedzialny. Lubi porządek, bezpieczeństwo, posiada zdolności do dokładnego i szczegółowego zbierania danych, gromadzenia i organizowania danych na podstawie określonych instrukcji i procedur działania

Typ realistyczny

•Cechuje się niezależnością, praktycyzmem, konserwatyzmem. Używa rąk i oczu by badać rzeczy. By coś wykonać używa sprawnie ciała bardziej niż słów myśli czy uczuć. Posiada fizyczną koordynację, siłę, logikę. Lubi napięcie, ryzyko, pracę na świeżym powietrzu, używanie narzędzi, dużych maszyn. Rozwiązuje problemy przez działanie.

•Który waszym zdaniem typ pracownika jest najbardziej przydatny w procesie zarządzania kryzysowego?

Style kierowania

- Autokratyczny,

- Demokratyczny

- Liberalny

Styl autokratyczny

•...to styl gdzie szef podejmuje sam decyzje dotyczące celów grupy. Wybiera metody i środki dojścia do tych celów, dokonuje podziału zadań pomiędzy pracownikami. Nie bierze udziału w pracach grupy. Pracę ocenia obiektywnie. Częściej karze niż nagradza.

Styl demokratyczny

•...jest przeciwieństwem stylu autokratycznego. Szef bierze pod uwagę opinię pracowników ale kieruje i słucha argumentów. Szef bierze udział w pracach grupy. Częściej nagradza niż każe. Obiektywnie ocenia pracę.

Styl liberalny

•...jest to styl w którym o wszystkim decyduje grupa.w gruncie rzeczy nie jest to styl kierowania.

Porównanie pracy grup

•Kierowanych w sposób autokratyczny, demokratyczny i liberalny.

1. Jakość pracy.

•Najlepsza w grupie demokratycznej , najgorsza w liberalnej, jeżeli zadania są proste to najlepszym stylem jest styl autokratyczny, przy złożonych najlepszy jest styl demokratyczny. Liberalny, w obydwu przypadkach jest stylem najgorszym

Odczucia pracowników

•Najmniej konfliktów dało się zaznaczyć w grupie demokratycznej, gorzej było w autokratycznej(wystąpiło zjawiska kozła ofiarnego i wykluczenie jednostki) praca była wykonywana tylko w przypadku ciągłej kontroli. Grupa liberalna nie mogła rozwiązać zadania aż do momentu wyłonienia szefa - autokraty.

•Możliwość bycia przywódcą mieści się w granicach możliwości każdego człowieka. Uwarunkowane jest jednak posiadaniem

• wzorców przywódczych,

•pewnych cech osobowości,

•umiejętności przywódczych

•Prostym sposobem jest znalezienie sobie „mistrza” i uczenie się sztuki w bezpośrednim kontakcie zwracając uwagę:

•czy słucha podwładnych,

•jak mobilizuje,

•jak nagradza, jak karze,

•jak rozstrzyga konflikty,

•jak podejmuje decyzje,

•jak wdraża normy i zasady.

•

Umiejętności Lidera

•Kształtowanie wizji i celów,

•Komunikowanie się,

•Motywowanie,

•Rozwiązywanie konfliktów.

Umiejętność kształtowania wizji i celów

•Cel i strategia to potencjał przywódcy ponieważ ludzie nie pójdą za samą propozycją.

•Spotykaj się z ludźmi, poznawaj ich aspiracje i możliwości. Może zaangażują się w twoją wizję i przeforsują ją na wspólnym spotkaniu. To co mówisz dostosuj do kogo mówisz bądź optymistą , mów sugestywnie, bież odpowiedzialność za swoje wizje.

•Lider dobiera grupę wiodącą która go wspiera i od tego układu zależy powodzenie misji

Kierownik manipulacyjny

•...komunikuje się manipulacyjnie aby podporządkować odbiorcę celom nadawcy.

•Wytwarza przekonanie że pracownik jest odpowiedzialny za decyzję.

Natomiast komunikacja dwustronna sprzyja powstawaniu wielu kanałów informacji zwrotnej.

Przywódca kontra Zarządca

•Przywódca wybiega w przyszłość ,zarządca skupia się na teraźniejszości,

•Przywódca inspiruje , zarządca rozlicza i egzekwuje,

•Przywódca roznieca entuzjazm, zarządca kontroluje i sprawdza,

•Przywódca wspiera i wskazuje drogę, zarządca wytyka błędy i zmusza do posłuszeństwa,

•Przywódca edukuje ku niezależności, zarządca uzależnia.

Motywowanie

•Lider będzie mógł skutecznie motywować pracowników dopiero po uzyskaniu ich zaufania.

•Ażeby skutecznie motywować musi rozpoznać potrzeby pracowników i troszczyć się o ich realizowanie.

•Ludzie osiągają tyle ile myślą o ich możliwościach i umiejętnościach osoby mające na nich najsilniejsze wpływy.

•Ludzie odnajdują motywację do pracy jeśli wiedzą konkretnie jakie będą mieli z tego korzyści.

Etapy rozwoju przywództwa

•Nominacja ,

•Tworzenie więzi,

•Realizacja zadań,

•Inwestowanie w siebie i pracowników,

•Przywództwo.

I Etap-przywództwo tytularne

•Posiadanie władzy - nakazowe rządzenie ludźmi jeśli się otrzyma nominację.

II Etap- budowanie porozumień między ludźmi

•Rozwiązywanie konfliktów,

•Nagradzanie pracy,

•Dbałość o warunki pracy,

•Ustanowienie norm grupowych,

•Znajomość pracowników (imiona i nazwiska),

•Okresowe spotkania po pracy,

III Etap- realizacja zadań (zbieranie owoców pracy z poprzedniego etapu)

•Definiowanie i określanie celów ,

•Stawianie konkretnych wymagań,

•Interesowanie się wynikami p0racyi udzielanie wsparcia,

•Podejmowanie decyzji,

IV Etap I- inwestowanie

Obowiązuje zasada „ile Ty zainwestujesz w ludzi tyle oni zainwestują w organizację”

Przywódca inwestuje strategicznie :

- Organizuje szkolenia i kursy,

-Zabezpiecza profesjonalny sprzęt,

-Promuje osiągnięcia w pracy,

-Awansuje pracowników.

Istnienie zasada - zabrać na wyższe szczeble swoich ludzi.

V Etap -przywództwo

•Przywódcy są poszukiwanymi autorytetami.

Uwarunkowania doboru stylu kierowania

•Stosunki przełożony - podwładny struktura władzy jako czynnik efektywności przywództwa (poparcie szefów szczebla nadrzędnego)

•Struktura zadań

•Pozycja posiadanej władzy, pozycja szefa w strukturze socjometrycznej,

Warunki nie sprzyjające szefowi

•Lepsze wyniki osiągnie się poprzez orientację na zadania a styl preferowany w takim przypadku to styl kierowania autokratyczny.

Pozycja szefa umiarkowana, zadania nie do końca sprecyzowane

•....skuteczniejszy będzie styl demokratyczny

Sytuacyjne wyznaczniki skuteczności przewodzenia

•- typy powiązań ze środowiskiem - czy jest nim rynek , czy też powiązania biurokratyczne,

•Typy zadań: proste, złożone, ustrukturyzowane czy nieustrukturyzowane,

•Psychospołeczne cechy pracowników(motywacje, oczekiwania,potrzeby,przyzwyczajenia poziom kompetencji),

• osobowość, kompetencje, doświadczenie i oczekiwania kierownika,

•Kultura organizowania i akceptowane zasady działania w organizacji,

•Oczekiwania i zachowania przełożonych przywódcy grupy,

•Oczekiwania i zachowania przywódców innych grup,

•Zasady ograniczające(materialne wyposażenie grupy, środki na wynagrodzenie.

Ciągła zmiana zachowań przywódczych

1.Przełożony podejmuje decyzję i ją ogłasza.

Zalety - szybkość wykonywania zadań, jednoznaczność i zdecydowanie,

Wady- Przełożony nie wykorzystuje pomysłów personelu - występuje niebezpieczeństwo niezadowolenia wśród pracowników.

2. Sprzedawanie - kierownik namawia

...do zaakceptowania decyzji.

Zalety - kierownictwo ma poczucie kontroli.

Wady- zachowanie jest nieskuteczne gdy decyzja pociąga efekty negatywne.

3. Testowanie - kierownik przedstawia pomysł i zachęca do stawiania pytań, oczekuje opinii i reakcji grupy.

Zalety- więcej informacji jest przekazywane i przyjmowane.

Wady - zajmuje więcej czasu.

Konsultowanie - kierownik poddaje projekt decyzji (który może ulec zmianie) pod konsultacje, oczekuje na pomysły pracowników.

Zalety- większe zaangażowanie pracowników, narastająca świadomość wpływania na losy organizacji.

Wady- niezadowolenie jeśli pomysły pracowników są ignorowane.

5. Negocjowanie - kierownik określa granice kompetencji i prosi grupę o podjęcie decyzji. Formułuje ogólny problem i prosi grupę o rozwiązanie pod warunkiem że rozwiązanie to nie zburzy ogólnej polityki organizacji.

Zalety- neutralizacja oporu poprzez zajęcie się problemem.

Wady- długotrwały proces obejmujący kompromis lub ustępstwa.

6. Styl współpracy- kierownik określa granice, przedstawia problem i rozwiązuje go wspólnie z grupą. Przyjmuje rozwiązania które zostały wypracowane wspólnie.

Zalety- dostęp do informacji rozwiązań,

Wady- mała kontrola nad wynikiem.

7. Delegowanie - kierownik pozwala podwładnym na działanie w granicach ustalonych przez cele organizacji.

Zalety- największe zaangażowanie pracowników, dostęp do wszystkich informacji co umożliwia trafne decyzje.

Wady - problemu y organizacyjne, rozwiązania czasochłonne nie daje się pogodzić z odpowiedzialnością kierownika. Kierownik ma najmniejszą kontrolę nad wynikiem pracy grupy.

Delegowanie uprawnień

...to przydzielenie innej osobie władzy formalnej ale też i odpowiedzialności za wykonanie danych czynności

Proces delegowania uprawnień powinien zawierać :

-zadania lub obowiązki do wykonania oraz zakres odpowiedzialności związanej z tymi obowiązkami,

- uprawnienia do rozporządzania osobami potrzebnymi do wykonywania zadań i wypełniania obowiązków.

Dlaczego przekazujemy uprawnienia

-lepsze rozłożenie obciążenia

-danie czasu przełażonemu na pełnienie obowiązków kierowniczych,

-zwiększenie motywacji i zaangażowania,

-zwiększenie zrozumienia roli i wkładu wnoszonego przez poszczególnych pracowników,

- umożliwienie pracownikom pełniejszego wykorzystania swoich właściwości.

Niechęć kierowników do delegowania uprawnień polega na

:

-braku poczucia bezpieczeństwa,

-obawy przed zbyt dobrym wywiązaniem się pracownika z delegowanego zadania,

• braku zaufania do podwładnych.

Niechęć pracowników do przyjmowania delegowanych uprawnień polega na:

-braku poczucia bezpieczeństwa,

-unikaniu podejmowania ryzyka,

-obawach przed krytyką i kompromitacją,

-braku dostatecznych zachęt,

-słabego utożsamiania się z instytucją.

Stopnie delegowania uprawnień

1.Działaj- nie są potrzebne żadne dalsze kontakty ze mną,

2.Działaj - powiadom mnie co zrobiłeś,

3.Zbadaj problem - powiadom mnie co zamierzasz zrobić - zrób to chyba że ci zabronię,

4. Zbadaj problem - powiadom mnie co zamierzasz zrobić, zaczekaj z działaniami aż wyrażę zgodę,

5. Zbadaj problem - przedstaw mi możliwości działania i argumenty za i przeciw wskaż do mojej akceptacji wybrane rozwiązanie,

6. Zbadaj problem - przedstaw mi wszystkie dane, podejmę decyzję co należy zrobić.

Zalety grupowego podejmowania decyzji

-grupa posiada więcej wiedzy, doświadczeń i informacji w wyniku potencjału jej członków,

-grupowe uczestnictwo w rozwiązywaniu problemów zwiększa motywację i akceptacje do podjętych decyzji,

•Jeżeli w grupie nie występuje zbyt silny konformizm i redukcja sprzecznych poglądów to grupowe podejmowanie decyzji może rozbić nawyki myślowe jednostki i przynieść bardziej zróżnicowane podejście do problemu.

Cechy grupowego podejmowania decyzji

Jeśli presja grupy jest zbyt silna to może ona wyciszyć spory i sprzyjać bezkrytycznej akceptacji zdania większości.

W grupie może wystąpić zjawisko „przedwczesnej decyzji”(walencja decyzji),

Nie sposób przewidzieć czy proces grupowego poszukiwania rozwiązań nie zostanie zdominowany przez ekstrawertyków lub ludzi z potrzebą dominacji,

Podejmowanie decyzji grupowej jest kosztowniejsze i zajmuje więcej czasu,

-proces podejmowania decyzji może wywołać polaryzację stanowisk,

-Grupa jest bardziej skłonna do akceptacji ryzykownych rozwiązań

Obecność widowni sprzyja nasileniu się występowania reakcji dominujących

Jeżeli dominują reakcje poprawne jak w przypadku zdobywania mistrzostwa, obecność widowni będzie działać na korzyść wykonywanych zadań przez jednostkę,

Jeżeli jednak reakcje są głównie błędne , jak w przypadku wczesnych stadiów uczenia się to w obecności widowni występowanie tych jeszcze się nasili podczas gdy pojawienie się poprawnych reakcji zostanie opóźnione lub uniemożliwione

1316

Preferowane

jeżeli zadania

są proste lub

Sytuacja kryzysowa

Duża orientacja

na zadania a słaba

na stosunki

międzyludzkie

Tylko specjaliści

dobrze zmotywowani

mający do siebie zaufanie

(kancelarie adwokackie)

Nie zwracanie

uwagi na

stosunki

w grupie ani

na zadania

Preferowane

podczas

tworzenia

firmy (integracja zespołu)

Kierowanie

zrównoważone

Kierowanie

technokratyczne

Kierowanie

autokratyczne

Kierowanie

demokratyczne

Orientacja

na zadania

Orientacja na stosunki

międzyludzkie

Kierowanie

klubowe

Lider czyli jak przewodzić w grupie

L

Komunikacja jednostronna

Lider brak możliwości reagowania

Struktura gwiazdy

Kierownik dwustronny nie zamyka ust pracownikom

A

B

L

Struktura koła

---