Kardas rodzia� strony#8 239

238 C7.Ę.ŚC II PROCESY W ZARZĄDZANIU PRZEUSlIjHIORSTWEM

Proces komunikowania się rozpoczyna się wtedy, gdy jakaś osoba (nadawca) chce przekazać fakt, myśl. opinię lub inną informację komuś innemu, czyli odbiorcy. Ten fakt czy opinia mają znaczenie zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy, toteż skuteczne komunikowanie się jest zasadniczym war unkiem sukcesu każdej grupy lub jednostki organizacyjnej¹.

Informacja i komunikacja są zasadniczymi funkcjami każdego procesu zarządzania, stosunków oraz systemów' społecznych, a nawet ludzkiego istnienia’².

Menedżerowie muszą rozumieć różne rodzaje komunikacji. Komunikowanie ustne i pisemne ma głównie charakter interpersonalny, natomiast inne formy dotyczą komunikowania się w organizacji.

Menedżerowie sądzą, że współpraca na zasadzie partnerstwa między kierownictwem i robotnikami będzie skuteczna wówczas, gdy pojawi się niezbędny dialog i wszechstronne komunikowanie się w obu kierunkach³.

11.2.1. Formy komunikacji interpersonalnej

Z badań L.J. Seiwert wynika, iż menedżerowie spędzają przeciętnie 80% czasu na czytaniu, prowadzeniu korespondencji, naradach, rozmowach i tym podobnych działaniach, wykonując swoje podstawowe funkcje kierownicze. Jednak około 50% informacji będących w obiegu w przedsiębiorstwie jest zbytecznych⁴.

Rysunek 11.3. Formy komunikacji interpersonalnej

	KOMUNIKACJA INTERPERSONALNA 1 ^
Komunikacja ustna	i Komunikacja pisemna	Komunikacja wizualna
rozmowa bezpośrednia, dyskusja grupowa, rozmowy telefoniczne i inne okoliczności, w których słowo mówione jest wykorzystywane do przekazywania treści	notatki, listy, sprawozdania i inne okoliczności, w których do przekazywania informacji wykorzystuje się słowo pisane	wykresy, schematy, fotografie, filmy, nagrania magnetowidowe, w której do przekazywania informacji, wykorzystuje się obrazy wizualne

Źródło: R.W. Griftin, Podstawy zarządzania organizacjami. PWN, Warszawa 1999; D M. Steward (red ). Praktyka kierowania Jak kierować sobą, innymi i firmą, PWE, Warszawa 1994, rozdział 19.

Komunikacja ustna i pisemna oraz wizualna są to czyste formy komunikacji interpersonalnej, które są „podporą" szerokich wzorców komunikacji w całej organizacji, takich jak komunikacji pionowej i poziomej, sieci komunikacyjnych oraz tzw. „winorośli”.

Formy komunikacji grupowej i organizacyjnej:

•    komunikacja pionowa — to komunikacja, która płynie zarówno w górę i w dól w organizacji, zwykle wzdłuż linii służbowego podporządkowania; odbywa się pomiędzy menedżerami i ich podwładnymi i może obejmować kilka odrębnych sz.czebli organizacyjnych⁵.

•    komunikacja pozioma - komunikacja przepływająca w poziomie w ramach organizacji. obejmuje kolegów i osoby zajmujące równorzędne stanowiska w hierarchii organizacyjnej, może obejmować osoby z kilku różnych jednostek organizacyjnych.

•    sieć komunikacyjna - jest to wzorzec, według jakiego odbywa się komunikacja członków grupy,

•    „winorośl” - to nieformalna sieć komunikacyjna wśród ludzi należących do organizacji, może przenikać całą organizację i nie zawsze odpowiada wzorcowi formalnych kanałów komunikacji⁶.

W organizacjach występuje również podział na komunikację formalną i nieformalną.

Komunikacja formalna przebiega zgodnie z układem hierarchicznym, podziałem kompetencji, obowiązków i odpowiedzialności, czyli przez oficjalne kanały przepływu. Komunikacja formalna odbywa się za pośrednictwem menedżerów oraz poprzez:

•    pocztę - tradycyjną bądź elektroniczną.

•    sieć komputerową,

•    wewnątrzzakładowe akty normatywne - zarządzenia, polecenia, pisma okólne, instrukcje, procesy technologiczne, normy i normatywy, procedury, opisy pracy, opisy wymogów kompetencyjnych,

•    zakładową gazetę, biuletyny informacyjne, doraźne komunikaty pisane bądź informacje przekazywane przez radiowęzeł czy telewizję przemysłową,

•    lokalne środki masowego przekazu (media),

•    wywieszanie określonych informacji na tablicach ogłoszeń,

•    narady, odprawy, zebrania z pracownikami, grupy dyskusyjne, sesje oceniające,

•    sesje grup heurystycznych.

1

¹ ’ R.W. Griffrn. Podstawy zarządzania..., dz. cyt., s. 555.

2

   LJ. Seiwert. Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu. Biblioteka Biznesmena Placet. Warszawa 1998. s. 221.

3

   D. Waters, Zarządzanie H* XXI wieku. Jak wyprzedzić Japończyków i Chińczyków. Wyd. Naukowo-Techniczne, Warsz.awa 1995, s. 52.

4

   L.J. Seiwert. Zarządzanie czasem.... dz. cyt., s. 222-223

5

M. Magnet, Is ITT Fighting Shadows — Or Raiders?, „Fortune" 1988. 7 listopada, s. 68-76 K. Davis. Management Communicalion and the Grapevine, ..Haivard Business Rcview"

6

1953. wrzesień-październik. s. 43-49.