Kardas rodzia� strony"0 221

CZĘŚĆ II PROCESY W ZARZĄDZANIU PRZEDSIĘBIORSTWEM

220

10.2. Zakres, funkcje i zadania kontroli w organizacji

Kontrola w organizacji dotyczy z reguły:

• zasobów rzeczowych - przedmiotem tego typu kontroli jest przede wszystkim tzw. techniczne uzbrojenie pracy, zasoby potrzebne do działalności, zapasy oraz infrastruktura będące w dyspozycji organizacji,

• zasobów społecznych - przedmiotem kontroli w tym aspekcie są szeroko pojęte zasoby społeczne organizacji, tzn. pracownicy i ich kwalifikacje, wydajność pracy, fundusz plac oraz kultura organizacyjna w organizacji,

• zasobów finansowych - przedmiotem zainteresowania są w tym aspekcie zasoby finansowe będące w dyspozycji organizacji, które mają zapewnić płynny przebieg procesów m.in.: źródła finansowania majątku, należności i zobowiązania,

• zasobów informacyjnych - dotyczy zasobów informatycznych i informacyjnych organizacji szczególnie w aspekcie ich bezpieczeństwa.

Uznaje się, iż umiejętne określenie zakresu koniroli ułatwi i usprawni funkcjonowanie całej organizacji oraz sprawi, że we wszystkich obszarach działania wzrośnie efektywność.

Kontrola w organizacji pełni szereg funkcji, za najważniejsze z nich można uznać⁸:

• Funkcję informacyjną - sygnalizowanie stopnia realizacji zadań i celów, rezultatów prawidłowości i nieprawidłowości zachodzących w przedsiębiorstwie i poza nim.

• Funkcję profilaktyczną - zapobieganie nieprawidłowościom i zagrożeniom działalności przedsiębiorstwa.

• Funkcję pobudzającą - wywoływanie zamierzonych zmian w osobowościach kontrolujących i kontrolowanych.

• Funkcję instruktażową - wskazywanie na sposoby likwidowania odchyleń i rozwiązywania problemów'.

• Funkcję korygującą - przywracanie stanu pożądanego.

• Funkcję kreatywną - skłanianie do lepszych wyników.

Prawńdlowo spełnione funkcje kontroli warunkują realizację związanych z nią zadań, spośród których za najważniejsze uznaje się:

• stworzenie menedżerom możliwości oceny pozycji organizacji w' porównaniu z zamierzeniami, czyli pomaganie w osiągnięciu celu,

• dostarczenie danych umożliwiających dostatecznie wczesne korygowanie celów i planów, zgodnie z uwarunkowaniami zewnętrznymi i zmianami w otoczeniu. ^{1 2}

• podniesienie sprawności działania organizacji przez usuwanie nieprawidłowości, jej źródeł oraz pobudzanie działań konstruktywnych,

• śledzenie realności celów długo- i krótkookresowych,

• pomoc w przystosowaniu do zmiennych warunków otoczenia,

• ograniczanie możliwości nakładania się błędów,

• pomoc w uporaniu się ze skomplikowanymi systemami w organizacji wytwarzającymi różnorodne produkty,

• pomoc w minimalizowaniu kosztów.

10.3. Procedura kontrolna

Kontrola powinna umożliwiać wykrycie błędów w planowaniu i realizacji procesów. aby można było odpowiednio wcześnie podjąć działania zmierzające do ich usunięcia lub naprawy. W związku z tym założeniem wszystkie działania wchodzące w zakres kontroli powinny być usystematyzowane w ramach procesu kontroli. Przykładowy proces kontroli został przedstawiony na rysunku 10.1. Zaproponowany poniżej proces kontroli ma następujący przebieg³:

1. Proces kontroli może być zainicjowany poprzez przygotowany plan kontroli - kontrola ma wtedy charakter okresowy lub na skutek wystąpienia doraźnej potrzeby kontroli - kontrola ma wtedy charakter doraźny.

2. Ustalenie norm i metod pomiaru efektywności - ważne jest, aby każda kontrola w organizacji przebiegała według znanycłi wcześniej pracownikom parametrów (np. norm pracy), aby kontrola nie zakłócała kontrolowanego procesu. Efektem tego działania jest powstanie zestawienia proponowanych metod pomiaru oraz zestawienia norm kontrolowanych procesów.

3. Pomiar efektywności procesów lub działań - jest to pozyskanie parametrów faktycznie wykonywanych procesów lub działań. Istnieją działania lub procesy, które wymagają stałych pomiarów. Poprawność realizacji lego elapu wymaga:

a) aktualności otrzymywanych danych - systemy kontroli muszą natychmiast informować o odchyleniu,

b) zgodności informacji z założonymi normami - wiele kategorii można zmierzyć w różny sposób np. rentowność,

c) pojemności informacji - dane muszą uwzględniać wszystkie aspekty badanej sytuacji,

dl właściwego stopnia ważności zebranych danych - dane powinny być reprezentatywne i stwarzać podstawę do podjęcia akcji korygujących,

e) właściwego odbiorcy informacji - muszą trafiać do właściwego decydenta,

f) elastyczności otrzymywanych informacji,

g) obiektywizmu informacji - obiektywna ocena stanu rzeczywistego.

⁸ R. Rutka. Kontrola, [w:| A. Czermiński i inni. Zarządzanie organizacjami, dz. cyt., s. 39I.

Kalużny. Skuteczne kierowanie przedsiębiorstwem Techniki osiągania sukcesu, KWANTUM Warszawa I996. s. 125.

A Wysokińska-Scnkus na podstawie: J.A.F. Stoner, Cli Wankel. kierowanie. PWE. Warszawa 1996. s. 457