Kardas rodzia� strony$0 241

240 CZĘŚĆ II PROCESY W ZARZĄDZANIU PRZEDSIĘBIORSTWEM

•    stale, okresowe lub doraźne spotkania grup przedstawicielskich - np. przedstawicieli zarządu bądź pionu zarządzania zasobami ludzkimi i przedstawicieli związków zawodowych,

•    rozmowy indywidualne.

•    przyjęcia pracowników,

•    sondaże, wywiady i inne formy badania opinii pracowników,

•    izw. skrzynki pomysłów i inne zorganizowane przez kierownictwo czy związki zawodowe formy tzw. komunikacji wstępującej (o kierunku przepływu informacji od dołu ku górze),

•    bardziej i mniej oficjalne imprezy oraz spotkania o charakterze po części towarzyskim, kulturalnym, okolicznościowym czy sportowym,

•    i inne środki uznane za właściwe w danej organizacji.

Natomiast komunikacja nieformalna polega na przekazywaniu, odbieraniu i uzgadnianiu informacji, działań i zachowań niezależnie od form i kanałów przyjętych dla komunikacji formalnej. Komunikacja nieformalna może występować jako tzw. komunikacja nieformalna pozioma (gdy dotyczy pracowników tego samego szczebla) i pionowa (gdy dotyczy pracowników różnych szczebli). Komunikacja ta może wnosić zarówno pozytywne, jak i negatywne wartości do organizacji. Jeżeli opiera się ona na informacjach nieprawdziwych, plotkach czy pomówieniach oraz gdy prowadzi do destrukcji organizacji (np. przecieki informacji będących tajemnicą handlową czy technologiczną firmy) naturalnie jest szkodliwa. Jeżeli celem komunikacji nieformalnej jest lepsze zorientowanie się pracowników w sytuacji firmy, stopniu realizacji zadań i pokonywania trudności oraz zmniejszeniu rozmiarów luki informacyjnej, przy informacjach prawdziwych, jest ona wtedy zjawiskiem pozytywnym¹.

11.2.2. Inne formy komunikowania się w organizacji

Występuje jeszcze kilka innych rodzajów komunikacji organizacyjnej i grupowej, jednak najbardziej popularną jest zarządzanie poprzez krążenie po firmie (Management by Walking Around). Polega głównie na tym, że menedżer utrzymuje kontakt z tym, co się dzieje w firmie, krążąc po niej i rozmawiając z bezpośrednimi podwładnymi znajdującymi się dużo niżej w hierarchii służbowej, a także dostawcami, klientami i wszystkimi, którzy w jakiś sposób związani są ze sobą służbowo².

Ten rodzaj komunikacji ma na celu uskutecznienie techniki motywowania przez porozumiewanie się, zarówno z pracownikami, jak i menedżerami.

Głównie celem tej techniki jest³:

•    stworzenie warunków zachęcających pracowników i menedżerów do wyrażania myśli, zgłaszania pomysłów, propozycji, itp.,

•    uważne wysłuchiwanie podwładnych,

•    natychmiastowe usuwanie barier, czyli tzw. szumów komunikacyjnych.

Bariery lub inaczej filtry komunikacyjne są to przeszkody, które zniekształcają

informację, która ma dotrzeć do odbiorcy. Bariery te podzielono na:

•    psychologiczne (uprzedzenia, wartości i przekonania, status, doświadczenie, percepcja, z góry przyjęte założenia, język),

•    materialnó-energetyczne (hałas, brak dobrego oświetlenia, zbyt cichy glos, zle warunki słyszalności, przerywanie),

•    zewnętrzne (niekorzystne warunki otoczenia),

•    organizacyjne (czas, miejsce, status w firmie, podział pracy, formalizacja zachowań)⁴,

•    przeciążenie informacji (magazynowanie, przybliżanie, uciekanie, błędy)^{5 6}. Kadra menedżerska ma możliwości także zastosowania takich nowych sposobów

komunikacji, jak: obrady „okrągłego stołu” kadry menedżerskiej z pracownikami, politykę systemu wniosków sugestii, zadawanie pytań menedżerom i uzyskiwanie na nie odpowiedzi w ciągu 7 dni lub 24 godzin (praktyka stosowana w Federal Express w USA). Takie praktyki komunikacyjne polegające na przekazywaniu informacji i słuchaniu lego, co mówią podwładni, wzmacniają zaufanie podwładnych do menedżerów i odwrotnie oraz uwiarygodniają cele i przyczyniają się do osiągnięcia poprawy jakości poprzez zaangażowanie pracowników w procesy produkcyjne⁴.

Badania w przedsiębiorstwach potwierdzają, że bezpośredni związek treści przekazywanych przez szefów oraz skuteczna informacja podnoszą efektywność działania menedżerów⁷. Dobrze przygotowany program komunikacji w procesie motywowania powinien charakteryzować się następującymi cechami⁸:

•    pracownicy oraz menedżerowie otrzymują wszystkie informacje w optymalnym czasie,

•    informacje przekazywane są kanałem, który uznawany jest przez nadawców i odbiorców za wiarygodne źródło,

•    informacje są spójne, czyli nie występuje proces plotki ( informacji zniekształconej).

1

   T Oleksyn, Sztuka kierowania, dz. cyt., s. 160-164.

2

   R.W Griffin, Podstawy zarządzania.... dz. cyt., s. 560-566.

/

3

²⁴ J Penc, Motywowanie w zarządzaniu. Wyd. PSB, Kraków 2000. s. 256

4

   A. Potocki, Konuutikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie. Wyd AE w Krakowie, Kraków 2001, s. 17-19; B Kozmznik, Zachowania człowieka w organizacji, PWE. Warszawa 2002, s. 170-172

5

   A Zarębska. Komunikacja społeczna przedsiębiorstwie. „EiOP” 2003, nr 9. s. 68.

6

' J Lucewicz, Organizacyjne zachowania człowieka. Wyd. AE we Wrocławiu, Wrocław 1999. s. 91-92.

7

   Przygotowanie najzdolniejszych do roli przywódców. .Zarządzanie na świecie” 2003. nr 10. s. 33

8

²⁵    A Gick, M. Tarczyńska, Motywowanie pracowników, PWE. Warszawa 1999, s. 302.