DSC01300

24 Podstawy rachunkowości

Dokumenty inwentaryzacyjne związane są z przeprowadzaną w przedsi^H stwie inwentaryzacją i obejmują:    .    . ,

Arkusze spisu z natury,

Protokoły inwentaryzacyjne,    . -

Protokoły weryfikacji sald.

Dowody rozliczeń z budżetem obejmują m.in.:

•    Deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT-7, AKC - 2),

•    Bankowe dokumenty płatnicze o określonych wzorach lub dokumen elektroniczne.

5.2. Cechy dowodów księgowych

Warunki, jakie muszą spełniać dokumenty księgowe można ująć w dwóch 3

pach⁴⁰:

1.    Wymagania związane z treścią

2.    Wymagania dotyczące poprawności sporządzania.

Wymagania związane z treścią są następujące⁴¹:

•    Treść dokumentu musi być zgodna z rzeczywistością, kompletna i zrozumiała, bez błędów rachunkowych,

•    Dokument należy opatrzyć oznaczeniem jego rodzaju (nazwą i symbolem) zgodnie z obowiązującymi przepisami, np. faktura VAT, albo stosując

oznaczenia utrwalone przez zwyczaj lub praktykę, np. RW, ZW, PZ, KI

itp.,

•    Należy podać numer identyfikacyjny, pozwalający ustalić związek z zap sami ewidencji, tzn. dowody zewnętrzne muszą posiadać numer nadar przez wystawiającego, natomiast otrzymujący nadaje dowodowi num< pod którym ujmuje go w księgach rachunkowych,

•    W treści dokumentu muszą wystąpić określone elementy składowe, tzn. i zwy i adresy stron, ich numery identyfikacyjne (NIP), opis zdarzenia spodarczego, wartościowe określenie rozmiarów operacji, a także il¹ i cena jednostkowa przedmiotu operacji, podpisy osób odpowiedzialnycl

Zob. T. Kiziukiewicz (red.), Rachunkowość. Zasady prowadzenia po przystąpieni Unii Europejskiej. Ekspert, Wrocław 2005, s. 84.

Zob. I. Majsterkiewicz, Wzorcowa instrukcja obiegu dokumentów księgowych Ol Gdańsk 2005, s. 10.

⁴² Konieczność podpisu wynika z art. 21 ust.l pkt 5 ustawy o rachunkowości, jed w ust. 1 a tego samego artykułu ustawodawca stwierdza, że jeśli wynika to z odręl przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych można zani umieszczania na dowodzie podpisów.

•    Dowód powinien zostać sprawdzony, co powinno zostać potwierdzone podpisem odpowiedzialnej osoby. Sprawdzenie powinno mieć charakter merytoryczny (ocena zasadności operacji), formalny (ocena poprawności wystawienia dowodu) i rachunkowy (bezbłędność obliczeń).

I • Dowód powinien zostać zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) poprzez wskazanie miesiąca i sposobu jego ujęcia w księgach,

I • Dowody sporządza się w języku polskim, a jeżeli zostały sporządzone w języku obcym jednostka powinna zapewnić wiarygodne ich przetłumaczenie,

I • Dowód księgowy posiadający dane w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Wymagania dotyczące poprawności sporządzania dowodu obejmują:

•    Nakaz wystawiania dowodu czytelnie i trwale (długopisem, atramentem, maszynowo),

•    Treść i liczby powinny być nanoszone w sposób poprawny i bezbłędny, niebudzący wątpliwości, co do treści,

•    Dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Rzetelność dowodu księgowego zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości polega na tym, że dowód księgowy zawiera prawdziwe treści i odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej. Natomiast kompletnym jest dokument zawierający co najmniej elementy wymienione w ustawie o rachunkowości.

•    Dowód księgowy powinien zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach prawnych,

•    Podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty muszą być autentyczne,

•    Dowody księgowe należy numerować w sposób ciągły, bezpośrednio podporządkowany chronologii,

•    Dowody zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowo wystawionych dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

•    Błędy księgowe poprawia się zgodnie z zasadami przewidzianymi w art. 22 ustawy o rachunkowości, tzn. błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej wraz z datą poprawki i podpisem osoby upoważnionej do dokonania korekty. Nie można poprawiać pojedynczych liter ani cyfr. Błędne dowody kasowe