DSC01301

26 Podstawy rachunkowości

i czeki należy anulować i wystawić nowe w sposób bezbłędny¹. Błędy w dowodach zewnętrznych można korygować jedynie poprzez wystawienie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, np. fakturą VAT, nota korygująca.

• Skróty i symbole stosowane w dowodzie księgowym powinny być powszechnie znane,

• Faktury VAT, faktury VAT-MP, faktury VAT-marża, faktury VAT-RR, faktury korygujące, noty korygujące muszą być zgodne z przepisami obowiązującymi podatników VAT w tym zakresie².

• E-faktury VAT należy wystawiać zgodnie z przepisami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku (Dz. U. 133, poz. 1119).

Dokumenty księgowe powinny spełniać wyżej wymienione warunki, ponieważ pełnią szereg istotnych funkcji, m.in. stanowią podstawę dokonywanej, co roku kontroli sprawozdania finansowego, są źródłem analizy finansowej, a także stanowią podstawę do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.

5.3. Zasady kontroli dokumentów

Dokumenty księgowe podlegają określonym procedurom kontrolnym w przedsiębiorstwie. Jak już zostało napisane kontrola ta ma charakter formalno-prawny, merytoryczny i rachunkowy.

Kontrola formalno-prawna ma na celu ocenę poprawności dowodu księgowego. Jej zadaniem jest ustalenie, czy dowód spełnia wymogi formalne, tzn. czy zastosowano właściwy druk oraz czy jest on wypełniony w sposób kompletny. Ponadto należy sprawdzić, czy dany dowód został sporządzony prawidłowo, legalnie, rzetelnie oraz zgodnie z przepisami prawa i obowiązującymi normami i zasadami .

Kontrola formalno-prawna przeprowadzana jest przez głównego księgowego i najważniejsze jej elementy to:

• Właściwy druk,

• Nazwa i numer dowodu księgowego,

• Pieczątki, podpisy i daty,

• Zawartość danych według wymogów określonych w przepisach.

I Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód dokumentuje rzeczywisty stan rzeczy, czyli czy odzwierciedla stan faktyczny w przedmiocie kon-Kretnych zdarzeń gospodarczych, czy treść słowna i dane liczbowe identyfikują dokładnie istotę transakcji lub rozliczenia.

I Kontrola merytoryczna obejmuje następujące obszary³:

I i Celowość operacji — ocenia się prawidłowość, celowość i zasadność operacji gospodarczej odzwierciedlanej przez dokument z punktu widzenia racjonalnego gospodarowania,

i • Legalność operacji - ustala się, czy operacja gospodarcza nie narusza obowiązujących przepisów prawnych,

I • Prawdziwość dowodu i jego rzetelność - sprawdza się, czy dane w dokumencie są zgodne z rzeczywistością, co do czasu, miejsca i rozmiarów operacji.

I Ważne znaczenie merytoryczne mają takie szczegóły kontroli, jak⁴:

• Prawidłowe nazewnictwo dokonanych operacji i ich symbolika klasyfikacyjna,

■ Celowość dokumentowanych transakcji,

Pomiar ilościowy i wartościowy (ceny, stawki, rabaty, marże),

Informacje o płatności,

Dane o rachunku bankowym,

Identyfikacja podmiotowa i przedmiotowa,

Informacje dodatkowe (środki transportu, opakowania, atesty jakościowe). Kontrolę merytoryczną powinni przeprowadzać kierownicy komórek organizacyjnych stosownie do przedmiotowej właściwości operacji gospodarczej dokumentowanej przez dowód księgowy.

Kontrola rachunkowa polega na dokładnym sprawdzeniu, czy obliczenia ra-jjchunkowe na dowodzie są prawidłowe, bezbłędne, z uwzględnieniem właściwych stawek, podatków, opłat oraz zaokrągleń.

Kontrolę rachunkową przeprowadza główny księgowy lub wyznaczony pracownik, zamieszczając na potwierdzenie tego faktu swój podpis i datę.

Kontrola formalno-prawna, merytoryczna i rachunkowa stanowi pełną kontrolę, która jest niezbędna wobec dokumentów wprowadzanych do ewidencji finan-■owo-księgowej i podatkowej, a także dla ewidencji operacyjnej, informacyjnej, jBtatystycznej i analitycznej.

Aby procedura kontrolna przeprowadzona została poprawnie musi być zgodna jz określonymi zasadami. Można do nich zaliczyć⁵:

Zob. W. Gos. Yademecum samodzielnego księgowego. Polska Akademia Rachunkowo-

Art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. - ''|§

Zob. ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54. poz. 535 z późniejszymi zmianami), zob. też rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz.798 ze sprostowaniem w Dz. U. Nr 102/2005, poz. 860). I

⁴³ Zob. E. Majewska, M. Niewiadomska, Rachunkowość od operacji gospodarczej do sprawozdania finansowego, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego, Wrocław 2003, s. 53.

( ści, Warszawa 200S, s. 129.

P Zob. K. Haski, Zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych. Sigma, Skierniewice

2006, s. 96.