DSC01318

30 PODSTAWOWE ZAGADNIENIA RACHUNKOWOŚCI FINANSOWEJ

— podpis wystawcy dowodu, a także osoby, która przyjęła lub która zwróciła składniki aktywów¹.

Dokument powinien być sporządzony w języku polskim i w walucie polskiej, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczy on operacji z zagranicznym kontrahentem; wówczas może być w języku obcym i w walucie obcej². Dokument musi być wystawiony czytelnie i trwale (długopisem, atramentem, maszynowo). Powinien też być bezbłędny. W razie wystąpienia błędów obowiązują ściśle określone zasady dokonywania poprawek.

Przed zaksięgowaniem dokumenty księgowe podlegają dekretacjl, na którą składa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dowodów do księgowania i z określeniem sposobu ujęcia ich w księgach rachunkowych. Dla zapewnienia właściwej jakości dowodów podlegających księgowaniu przeprowadza się ich kontrolę pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Po stwierdzeniu prawidłowości i kompletności dokumentów księgowych za dany okres, można przystąpić do dekretacji. Polega ona na zamieszczeniu na dowodzie księgowym dyspozycji co do sposobu ujęcia go na kontach. Dyspozycja ta jest nazywana dekretem. Z dekretacją wiąże się obowiązek potwierdzenia na dokumencie faktu jej wykonania.

Po zaksięgowaniu dowody księgowe kończą swój obieg i podlegają ar* chiwizowaniu. Dokumenty księgowe muszą być przechowywane we właściwy sposób i przez obowiązujący okres. Wymagania w tym zakresie formułuje rozdział VIII ustawy o rachunkowości (art. 71-76). W przechowywaniu dowodów księgowych można wyróżnić dwa etapy, a mianowicie:

— archiwizowania bieżącego,

— archiwizowania stałego.

Przechowywanie dowodów księgowych w komórce księgowości jest określane mianem archiwizowania bieżącego. Dowody w tej komórce pozostają do momentu ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, którego te dowody dotyczą.

Do archiwum stałego dowody księgowe są przekazywane po zamknięciu roku obrotowego. Pogrupowane w jednorodne zbiory z podziałem na okresy sprawozdawcze są w nim przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów.

Z chwilą przekazania dowodów do archiwizowania kończy się ich obieg, który rozpoczyna się w momencie ich wystawienia. W tym czasie dokument przechodzi

przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać na nim różnych czynności (kontrola, zatwierdzanie, nanoszenie danych, obliczenia itp.). Niewłaściwa organizacja obiegu dokumentów księgowych może powodować zakłócenia w pracy wielu ogniw przedsiębiorstwa. W celu usprawnienia wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostkach gospodarczych jest stosowana instrukcja dotycząca tych zagadnień.

2.6. Funkcjonowanie kont

Specyficznym dla rachunkowości urządzeniem ewidencyjnym jest konto. Służy ono do bieżącego zapisywania (odzwierciedlania, ujmowania) operacji gospodarczych w wyrażeniu wartościowym.

Jak wspomniano w poprzednim podrozdziale, wykaz wszystkich kont z podaniem sposobu ich funkcjonowania zawiera zakładowy plan kont, który musi istnieć w każdej jednostce gospodarczej podlegającej przepisom ustawy o rachunkowości.

Każde konto ma nazwę, która oddaje istotę ujmowanych na nim składników materialnych lub niematerialnych, na przykład: „Środki trwałe”, „Towary”, „Materiały”, „Rachunki bankowe”, Rezerwy”, „Kapitały/fundusze własne”, „Wynik finansowy”. W praktyce, oprócz nazwy, konto jest też opatrzone symbolem cyfrowym ułatwiającym jego identyfikację. Symbol konta wynika z jego pozycji w zakładowym planie kont, w którym konta księgi głównej są podzielone na zespoły oznaczone symbolami w postaci cyfr arabskich, od zera poczynając. Występujące w poszczególnych zespołach konta mają symbole dwu- albo trzycyfrowe, przy czym pierwsza cyfra wskazuje zespół, do którego należy dane konto, a dalsze cyfry określają miejsce konta w zespole. Każde konto ma dwie strony:

— „Winien” (Wn), po łacinie „Debet” (Dt),

— „Ma”, czyli po łacinie „Credit” (Ct).

Uproszczoną postać konta można przedstawić za pomocą tzw. konta teowego: Wn Nazwa konta Ma

Podpisy mogą być zastąpione znakami umożliwiającymi identyfikację osób, pod warunkiem że dowód nie dokumentuje obrotu składnikami majątku (przekazanie, przejęcie), nie wiąże się z przeniesie- I niem prawa własności lub wieczystego użytkowania gruntu uni nie jest dowodem zastępczym. Odtwarzane mechanicznie podpisy mogą być umieszczane na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych.

« Przeliczanie walut może się też odbywać automatycznie na podstuwie programu komputcro- I wego. z tym że wynik przeliczenia powinien potwierdzać odpowiedni wydruk.

W praktyce konta mogą mieć różną postać. Przykładowo mogą występować jako tablica o układzie:

— dwustronnym (folio) — zob. tablica 2.5,

— jednostronnym (pagina) — zob. tablica 2.6.

Obecnie, w związku ze stosowaniem komputerów do prowadzenia ewidencji księgowej, zanika konto w wyodrębnionej fizycznie postaci. Trafniej jest więc zdefiniować konto jako zbiór liczb o określonym sensie ekonomicznvm.