DSC01316

26 PODSTAWOWE ZAGADNIENIA RACHUNKOWOŚCI FINANSOWEJ

Kolejnym elementem dokumentacji zasad rachunkowości jest określenie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Powinno ono obejmować co najmniej:

—    zakładowy plan kont,

—    wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych,

—    opis systemu przetwarzania danych.

Zakładowy plan kont powinien zawierać:

a)    wykaz kont księgi głównej, czyli kont syntetycznych,

b)    zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, uwzględniające przyjęty zestaw kont księgi głównej, czyli inaczej mówiąc, sposób ich funkcjonowania (treść, ujmowane na nich operacje, korespondencje z innymi kontami),

c)    zasady tworzenia i prowadzenia ksiąg pomocniczych w powiązaniu z kontami księgi głównej, co wymaga ustalenia, do których kont księgi głównej będą prowadzone konta pomocnicze z podaniem ich wykazu oraz urządzeń służących do ich prowadzenia.

Drugim elementem, obrazującym sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, jest wykaz tych ksiąg. Powinien on obejmować:

—    dziennik, który służy do chronologicznego ujęcia zdarzeń, które wystąpiły w ciągu okresu sprawozdawczego (przykładowy wzór dziennika jest zawarty w tablicy 2.3),

—    księgę główną, służącą do systematycznego i chronologicznego porządkowania zbiorów zapisów księgowych odzwierciedlających zdarzenia gospodarcze zgodnie z zasadą podwójnego zapisu z zastosowaniem określonej techniki (formy) ewidencji,

—    księgi pomocnicze prowadzone w sposób systematyczno-chronologiczny w postaci wyodrębnionych zbiorów kont do określonych kont księgi głównej i umożliwiające uszczegółowienie oraz uzupełnienie zapisów na tych kontach,

—    zestawienie obrotów i sald:

•    kont księgi głównej, sporządzane na podstawie zapisów na nich na koniec każdego okresu sprawozdawczego, przy czym nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca w terminie umożliwiającym sporządzenie na czas obowiązujących sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz I przeprowadzenie rozliczeń finansowych (por. tablica 2.4),

•    kont ksiąg pomocniczych, sporządzane dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, a także sporządzane na dzień inwentaryzacji dla ksiąg pomocniczych służących do ewidencji inwentaryzowanej grupy składników majątku,

— inwentarz, który ujmuje wykaz składników aktywów i pasywów zgodny z ich inwentaryzacją i jest sporządzany przez jednostki, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości.

TABLICA 2.3 t Wzór dziennika

Lp.	Data	Dowód	Treść	Kwota
1. 2.	12.01.2002 30.01.2002	KW-5/02 Fa 17/02/x	Przekazano gotówkę z kasy do banku Otrzymano fakturę od dostawcy materiałów	2000 7400
			Do przeniesienia	Suma zapisów

TABLICA 2.4 • Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych na dzień 30.11.2005 r.

Konto		Bilans otwarcia		Obroty miesiąca		Obroty narastające		Salda na 30.11.2001
Nazwa	Symbol	Wn	Ma	Wn	Ma	Wn	Ma	Wn	Ma
Środki trwałe	010	16 000	—	2 800	—	390 200	34 000	356 000	—
Kasa	101	0	—	950	600	27 000	19 800	7 200	—
Rachunki bankowe	131	73 300		8 900	6 300	152 000	136 000	16 000
Suma		IA	ZA	I^B	IB	ic	ic	I ^D	ID

W przypadku komputerowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w dokumentacji przyjętych zasad należy zamieścić wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, podając ich strukturę, powiązania i funkcje zarówno w organizacji całego systemu ksiąg rachunkowych w danej jednostce, jak i w procesach przetwarzania danych.

Wszystkie księgi rachunkowe są wzajemnie powiązane, co jest zobrazowane na rysunku 2.1. Przedstawiono na nim powiązania ksiąg rachunkowych dla jednostek kontynuujących ich prowadzenie. Dlatego w schemacie nie został uwzględniony inwentarz. Jak już wcześniej wspomniano, jest on sporządzany tylko przez jednostki, które wcześniej nie prowadziły pełnych ksiąg rachunkowych według przepisów ustawy o rachunkowości.

Kolejnym elementem składającym się na sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych jest opis systemu przetwarzania danych, a w wypadku stosowania komputera — opis systemu informatycznego. Opis ten powinien obejmować: a) wykaz stosowanych programów, procedur lub funkcji odpowiednio do struktury oprogramowania z podaniem charakterystyki algorytmów i parametrów.