Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-1

5. ZARZ

Ą

DZANIE ZAPASAMI

Dlaczego utrzymujemy zapasy? Jak duże utrzymywać?

Procesom gospodarczym w przedsiębiorstwie w sferze zaopatrzenia, produkcji i zbytu

nieustannie towarzyszy tworzenie zapasów materialnych, wśród których znajdują się dobra

produkcyjne i konsumpcyjne. W zależności od charakteru branży i obsługiwanych rynków

mogą to być zapasy towarów w sieciach dystrybucji, zapasy wyrobów gotowych

w magazynie, zapasy zespołów i podzespołów do montażu, zapasy surowców i części do

produkcji (utrzymywane u producenta lub dostawców) itp. Przez zapasy rozumie się zatem

wszelkie zasoby materialne znajdujące się w różnych fazach procesu gospodarczego

1

.

5.1 Przyczyny utrzymywania zapasów

Zapasy uczestniczą w procesach gospodarczych na skutek istniejących rozbieżności między

popytem a podażą. Stąd ogólną przyczyną gromadzenia zapasów w kolejnych ogniwach

łańcuchów logistycznych (zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych) jest występowanie

różnic w intensywności (tempie) dopływu strumieni materialnych (dostaw) i tempie odpływu

(zużycia zapasu), co zobrazowano na rys. 5-1.

Tempo odpływu

(popytu)

Tempo dopływu

(dostaw)

Zapas rotuj

ą

cy

Zapas nierotuj

ą

cy

Tempo odpływu

(popytu)

Tempo odpływu

(popytu)

Tempo dopływu

(dostaw)

Tempo dopływu

(dostaw)

Zapas rotuj

ą

cy

Zapas rotuj

ą

cy

Zapas nierotuj

ą

cy

Zapas nierotuj

ą

cy

Rys. 5-1. Przepływowy model powstawania zapasów.

1

Warto w tym miejscu przytoczyć jedną z uproszczonych definicji logistyki w aspekcie zapasów: „logistyka to

zarządzanie zapasami w spoczynku lub w ruchu”.

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-2

O wielkości tempa dopływu strumieni materialnych do punktu tworzenia zapasów decyduje

stosowana w przedsiębiorstwie polityka dostaw – zarówno zewnętrznych (zamawiania) jak i

wewnętrznych (zlecania produkcji). Tempo odpływu regulowane jest natomiast intensywnością

zużycia zapasu, kształtowaną przez wielkość okresowego zapotrzebowania (popytu) na zapas

od strony odbiorców.

Współczesne logistyczne koncepcje zarządzania produkcją i zapasami ukierunkowane są na

maksymalne zniwelowanie różnic między intensywnością zużycia zapasu (popytem)

a tempem dostaw (podażą), celem uzyskania ciągłości przepływów materiałowych przy

minimalnym poziomie zapasów. Niemniej zapasy spełniają kilka istotnych funkcji

stanowiących przyczynę ich tworzenia i utrzymywania, które można sklasyfikować w trzy

podstawowe grupy: funkcje antycypacyjne, ekonomiczne i zabezpieczające.

1.

Funkcje antycypacyjne – wyprzedzające zaspokajanie potrzeb w relacji „dostawca-odbiorca”.

Antycypacyjne tworzenie i regularne uzupełnianie zapasów zapewnia dostępność

produktów i wysoki poziom obsługi klienta w zaspokajaniu jego zmiennych (często

sezonowych) potrzeb w pełny i szybki sposób, zmniejszając jednocześnie koszty

utraconej sprzedaży.

2.

Funkcje ekonomiczne – przejawiające się w wykorzystaniu:

efektu ekonomii skali produkcji i zakupów (możliwość produkcji i zakupów w partiach

ekonomicznych),

oszczędności w produkcji na zapas przy sezonowości popytu i podaży,

oszczędności w zakupach przy ofertach rabatowych i upustach cenowych,

możliwości tworzenia zapasów spekulacyjnych przy fluktuacji cen i inflacji.

3.

Funkcje zabezpieczające (izolujące) – ochrona przed niepewnością popytu i skutkami

opóźnień w dostawach poprzez tworzenie buforów bezpieczeństwa niwelujących

niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu.

Jak widzimy, wymienione funkcje zapasów odgrywają istotną rolę w skutecznym i efektywnym

funkcjonowaniu systemu logistycznego przedsiębiorstwa wskazując na, często uzasadnioną,

potrzebę ich tworzenia. Stąd tradycyjnie zapasy traktuje się jako „konieczne zło”, dążąc do

maksymalnej ich redukcji przy założonym poziomie obsługi odbiorców.

5.2 Rodzaje zapasów w przedsi

ę

biorstwie

Zapasy gromadzone w procesach gospodarczych, od miejsca pozyskania surowców poprzez

procesy produkcyjne aż po klienta końcowego, są wielkością bardzo złożoną. Wynika to z ich

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-3

zróżnicowania pod względem miejsca składowania, postaci rzeczowej, stopnia przetworzenia,

sposobu tworzenia itp. W związku z tym wyróżnia się wiele kryteriów podziału zapasów

wśród których można wymienić przede wszystkim:

•

strukturę ilościową (wartościową) zapasów,

•

stopień przetworzenia zapasów,

•

sposób tworzenia zapasów

STRUKTURA ILOŚCIOWA (WARTOŚCIOWA) ZAPASÓW

Zgodnie z zasadami rachunkowości zapasy są składnikiem majątku obrotowego, tworząc

wraz z majątkiem trwałym aktywa przedsiębiorstwa. Efektywne angażowanie środków

obrotowych w zapasach ma istotny wpływ na zwiększanie szybkości rotacji, a tym samym na

szybkość obrotu kapitałem związanym w zapasach i tempo zwrotu nakładów inwestycyjnych.

Niemniej nie wszystkie kategorie zapasów w przedsiębiorstwie biorą udział w omawianej

zależności, stąd dla omawianych zależności istotne jest kształtowanie się struktury ilościowej

(wartościowej) zapasów. Struktura ta w najprostszym ujęciu dzieli zapasy na część rotującą

i nierotującą (rys. 5-2).

Zu

ż

ycie zapasu

Zapas bezpiecze

ń

stwa

ZAPAS ROTUJ

Ą

CY

(cz

ęść

obrotowa zapasów)

ZAPAS NIEROTUJ

Ą

CY

(cz

ęść

nieobrotowa zapasów)

Zapas nadmierny (martwy)

Czas

Ilo

ść

(warto

ść

)

Zapas

ś

redni

Odnowienie zapasu

Zu

ż

ycie zapasu

Zapas bezpiecze

ń

stwa

ZAPAS ROTUJ

Ą

CY

(cz

ęść

obrotowa zapasów)

ZAPAS NIEROTUJ

Ą

CY

(cz

ęść

nieobrotowa zapasów)

Zapas nadmierny (martwy)

Czas

Ilo

ść

(warto

ść

)

Zapas

ś

redni

Zapas bezpiecze

ń

stwa

ZAPAS ROTUJ

Ą

CY

(cz

ęść

obrotowa zapasów)

ZAPAS NIEROTUJ

Ą

CY

(cz

ęść

nieobrotowa zapasów)

Zapas nadmierny (martwy)

Czas

Ilo

ść

(warto

ść

)

Zapas

ś

redni

Czas

Ilo

ść

(warto

ść

)

Czas

Ilo

ść

(warto

ść

)

Zapas

ś

redni

Zapas

ś

redni

Odnowienie zapasu

Rys. 5-2. Typowa struktura ilościowa (wartościowa) zapasu.

Część rotująca (obrotowa) zapasów, to zapasy systematycznie zużywane i cyklicznie

uzupełniane w toku zaspokajania bieżących potrzeb produkcji i odbiorców. Cechą szczególną

zapasów rotujących jest zużywanie się ich w jednym cyklu gospodarczym. Zapasy te są

odnawiane według określonych zasad, a ich poziom (równy połowie wielkości dostaw

w rozpatrywanym okresie) wynika z wielkości dostaw i okresowego zużycia.

Część nierotującą (nieobrotową) stanowi zazwyczaj zapas zabezpieczający. Niemniej, z różnych

przyczyn, część ta może obejmować również zapas nadmierny, zwany również zapasem

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-4

martwym (Dead Stock), zwiększający koszty utrzymania zapasu, a nie wnoszący żadnej

wartości dodanej w procesie produkcji. Do tej kategorii zalicza się zapasy trudnozbywalne

(niechodliwe, posezonowe, niemodne, przestarzałe) i niepełnowartościowe (uszkodzone,

zepsute i nieużyteczne).

STOPIEŃ PRZETWORZENIA ZAPASÓW

Ogół zapasów materialnych gromadzonych w przedsiębiorstwie wytwórczym w ujęciu

przepływowym (logistycznym) można sklasyfikować w trzy podstawowe kategorie: zapasy

kupowane, przetwarzane i sprzedawane (rys. 5-3). Dwie pierwsze grupy, ściśle związane

z realizacją procesów wytwórczych, określa się jako zapasy produkcyjne. Pozostałe – jako

zapasy handlowe

2

.

Zaopatrzenie

ZAPASY

KUPOWANE



surowce



materiały



elementy

z zakupu

Zaopatrzenie

ZAPASY

KUPOWANE



surowce



materiały



elementy

z zakupu

Produkcja

elementów

ZAPASY PRZETWARZANE

(produkcji niezako

ń

czonej)



produkcja w toku

(elementy w magazynach)



roboty w toku

(elementy w trakcie realizacji)

Monta

ż

wyrobów

Produkcja

elementów

ZAPASY PRZETWARZANE

(produkcji niezako

ń

czonej)



produkcja w toku

(elementy w magazynach)



roboty w toku

(elementy w trakcie realizacji)

Monta

ż

wyrobów

Dystrybucja

ZAPASY

SPRZEDAWANE



wyroby



towary



cz

ęś

ci zamienne

(serwisowe)

Dystrybucja

ZAPASY

SPRZEDAWANE



wyroby



towary



cz

ęś

ci zamienne

(serwisowe)

D
O
S

T

A

W

C
Y

K

L

I

E
N
C

I

Faza

zaopatrzenia

Faza produkcji

Faza

dystrybucji

Faza

zaopatrzenia

Faza produkcji

Faza

dystrybucji

Rys. 5-3. Klasyfikacja zapasów materiałowych w przedsiębiorstwie wytwórczym (stopień przetworzenia).

Do zapasów kupowanych (faza zaopatrzenia) zalicza się zapasy surowców i elementów

z zakupu, stanowiących materiały wyjściowe do przetwarzania w wyroby gotowe. Zapasy

przetwarzane (faza produkcji) obejmują zapasy materiałów w trakcie wytwarzania (produkcja

niezakończona), do których zalicza się zapasy produkcji w toku (półfabrykaty w magazynach)

oraz robót w toku (półfabrykaty w trakcie realizacji). Do zapasów sprzedawanych (faza

dystrybucji) zalicza się zapasy wyrobów gotowych i elementów serwisowych stanowiących

przedmiot sprzedaży.

Do grupy zapasów sprzedawanych zalicza się również zapasy towarów (nabytych celem

dalszej odsprzedaży). Zapasy takie stanowią oczywiście jedyną kategorię w jednostkach

handlowych.

2

Szczegółowe omówienie podziału zapasów na produkcyjne i handlowe zawarto w temacie 7.

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-5

SPOSÓB TWORZENIA ZAPASÓW

Tworzenie zapasów w jednostkach gospodarczych może odbywać się na dwa sposoby.

Potrzebne dobra materialne przedsiębiorstwo może nabyć z zewnątrz od dostawców

zewnętrznych (zapas kupowany) bądź wytworzyć we własnym zakresie (zapas produkowany).

Pierwszy sposób wykorzystywany jest działalności handlowej i usługowej oraz w działach

zaopatrzenia przedsiębiorstw wytwórczych. Drugi z nich jest charakterystyczny dla procesów

produkcyjnych w działalności wytwórczej (produkcja na magazyn). W działalności takiej

omawiany podział przedstawiono na rys. 5-4.

Zaopatrzenie

Produkcja

elementów

Monta

ż

wyrobów

Dystrybucja

D
O
S

T

A

W

C
Y

K

L

I

E
N
C

I

Zapas kupowany

Zapas produkowany

Faza

zaopatrzenia

Faza produkcji

Faza

dystrybucji

Zaopatrzenie

Produkcja

elementów

Monta

ż

wyrobów

Dystrybucja

Zaopatrzenie

Produkcja

elementów

Monta

ż

wyrobów

Dystrybucja

D
O
S

T

A

W

C
Y

K

L

I

E
N
C

I

Zapas kupowany

Zapas produkowany

Faza

zaopatrzenia

Faza produkcji

Faza

dystrybucji

Faza

zaopatrzenia

Faza produkcji

Faza

dystrybucji

Rys. 5-4. Klasyfikacja zapasów materiałowych w przedsiębiorstwie wytwórczym (sposób tworzenia).

Czynnikiem wyróżniającym sposoby tworzenia zapasów jest forma ich uzupełniania (rys.5-5).

W przypadku zapasu nabywanego z zewnątrz zapas w magazynie automatycznie powiększa

się o dostarczoną ilość w momencie przyjęcia dostawy (uzupełnianie natychmiastowe).

Natomiast w przypadku zapasu wytwarzanego na magazyn, uzupełnianie zapasu jest

zazwyczaj realizowane sukcesywnie w określonym przedziale czasu – cyklu produkcyjnego

(uzupełnianie stopniowe).

Ilo

ść

Czas

Zapas kupowany

Odnawianie zapasu

Zapas produkowany

Odnawianie zapasu

Czas

Ilo

ść

Ilo

ść

Czas

Zapas kupowany

Odnawianie zapasu

Ilo

ść

Czas

Ilo

ść

Czas

Zapas kupowany

Odnawianie zapasu

Zapas produkowany

Odnawianie zapasu

Czas

Ilo

ść

Zapas produkowany

Odnawianie zapasu

Czas

Ilo

ść

Czas

Ilo

ść

Rys. 5-5. Różnice w dynamice zapasów kupowanych i produkowanych.

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-6

5.3 Cele i zadania zarz

ą

dzania zapasami

Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie stanowi funkcję składową zarządzania produkcją,

co zobrazowano na rys. 5-6.

Faza

zaopatrzenia

Faza produkcji

Faza

dystrybucji

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

(zapasami i zdolno

ś

ci

ą

produkcyjn

ą

)

Zarz

ą

dzanie

zapasami

Zaopatrzenie

Produkcja

elementów

Monta

ż

wyrobów

Dystrybucja

D
O
S

T

A

W

C
Y

K

L

I

E
N
C

I

Faza

zaopatrzenia

Faza produkcji

Faza

dystrybucji

Faza

zaopatrzenia

Faza produkcji

Faza

dystrybucji

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

(zapasami i zdolno

ś

ci

ą

produkcyjn

ą

)

Zarz

ą

dzanie

zapasami

Zarz

ą

dzanie

zapasami

Zaopatrzenie

Produkcja

elementów

Monta

ż

wyrobów

Dystrybucja

Zaopatrzenie

Produkcja

elementów

Monta

ż

wyrobów

Dystrybucja

D
O
S

T

A

W

C
Y

K

L

I

E
N
C

I

Rys. 5-6. Zakres zarządzania produkcją i zapasami w procesie logistycznego przepływu materiałów

w przedsiębiorstwie wytwórczym.

Zakres funkcji i zadań zarządzania produkcją jest szerszy od zarządzania zapasami.

Przedmiotem zarządzającego produkcją jest racjonalne gospodarowanie zarówno zasobami

obiektowymi (zdolnością produkcyjną) jak i zasileniowymi (zapasami materiałowymi),

natomiast uwaga zarządzającego zapasami skoncentrowana jest zasobach zasileniowych.

W warunkach działalności produkcyjnej zarządzanie zapasami nie może być realizowane

oddzielnie od zarządzania produkcją. Zapasy umożliwiają produkcję, a jednocześnie są jej

rezultatem. Stąd cele i zadania zarządzania zapasami wynikają wprost z celów zarządzania

produkcją. Poznana już w tym zakresie przeciwstawność rynkowej i efektywnościowej orientacji

przedsiębiorstw rzutuje również na sprzeczność celów zarządzania zapasami (rys. 5-7).

Redukcja kosztów

poprzez m in im alizacj

ę

stanów zapasów materiałowych

Dost

ę

p no

ść

wła

ś

ciwych materiałó w,

w wystarczaj

ą

cych ilo

ś

ciach,

we wła

ś

ciwym miejscu i cz asie

CELE ZARZ

Ą

DZANIA ZAPASAMI

ORIENTACJA RYNKO WA

MAKSYMALIZACJA POZIOMU OBS ŁUGI

ORIENTACJA EFEKTYWNO

Ś

CIOWA

MINIMALIZACJA KOSZTÓW

Sprzeczno

ść

celów

Rys. 5-7. Cele zarządzania zapasami w orientacji rynkowej i efektywnościowej.

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-7

Decyzje dotyczące zapasów muszą uwzględniać zarówno kwestie związane z poziomem

obsługi klienta jak i związanymi z tym kosztami. W pierwszym przypadku cele zarządzania

zapasami przejawiają się w zapewnieniu wysokiej ich dostępności poprzez zminimalizowanie

ryzyka wystąpienia niedoboru – co wymaga dużych buforów zabezpieczających. Z drugiej

strony, zorientowanie na redukcję kosztów pociąga za sobą konieczność minimalizacji kapitału

związanego w zapasach drogą minimalizacji stanów zapasów. Podejmowane więc przez

zarządzającego zapasami decyzje powinny zmierzać do osiągnięcia równowagi (trade-off)

między pożądanym poziomem obsługi odbiorców a poziomem tworzonych i utrzymywanych

zapasów bezpieczeństwa, kompensujących przypadki wzrostu popytu bądź opóźnień

w dostawach (rys. 5-8).

100 %

Poziom obsługi odbiorcy

Ryzyko niedoboru

Poziom

dost

ę

pno

ś

ci zapasu

Poziom zapasu

bezpiecze

ń

stwa

100 %

Poziom obsługi odbiorcy

Ryzyko niedoboru

Poziom

dost

ę

pno

ś

ci zapasu

Poziom zapasu

bezpiecze

ń

stwa

Rys. 5-8. Równowaga w rozwiązaniach kompromisowych w zarządzaniu zapasami.

W ustalaniu poziomu obsługi i związanego z tym zapasu bezpieczeństwa wykorzystywany

jest powszechnie rachunek prawdopodobieństwa

3

. Poziom obsługi klienta definiowany jest

wówczas jako prawdopodobieństwo niewystąpienia niedoboru zapasu w cyklu jego uzupełniania

(np. poziom obsługi = 95% oznacza, że prawdopodobieństwo zaspokojenia potrzeb

odbiorców w danym cyklu wynosi 95%, a ryzyko wystąpienia niedoboru zapasu = 5%).

Rezultatem zarządzania zapasami jest kształtowanie ilościowo-czasowych parametrów

przepływów materiałowych. Podejmowane w tym zakresie decyzje zmierzają do ustalenia:

kiedy i w jakim wymiarze należy uruchamiać mechanizmy ich tworzenia? Stąd podstawowym

zadaniem stojącym przed zarządzającym zapasami jest znalezienie w odniesieniu do każdej

pozycji zapasu odpowiedzi na dwa elementarne pytania.

Dla zapasu kupowanego

1.

Ile zamawiać? Jaka powinna być wielkość zamówień (partii zakupu)?

2.

Kiedy zamawiać? W jakim terminach składać zamówienia?

3

Najczęściej wykorzystywanym w tym celu rozkładem prawdopodobieństwa jest rozkład normalny (jak również

rozkład wykładniczy i Poissona w przypadku materiałów wolno rotujących). Stosowanymi w praktyce miarami
poziomu obsługi w zakresie niezawodności dostaw są również takie wskaźniki, jak: ilościowy udział zamówień
zrealizowanych z zapasu, udział okresów bez niedoborów i in.

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-8

Dla zapasu produkowanego

1.

Ile zlecać? Jaka powinna być wielkość zleceń produkcyjnych (serii/partii produkcyjnej) ?

2.

Kiedy zlecać? W jakich terminach uruchamiać produkcję?

Realizacja przedstawionych zadań wymaga operowania zbiorem różnorodnych informacji.

Charakter tych danych oraz metody ich ustalania wpływają w znacznej mierze na dobór

rozwiązań w zakresie samego procesu zarządzania. Do podstawowych zalicza się:

•

informacje o popycie na zapas i jego zmienności (wahaniach),

•

informacje o stanach zapasów,

•

informacje o czasie realizacji zamówień/zleceń (czasie dostawy),

•

informacje o kosztach zapasów,

•

informacje o wartości zapasów i regularności ich zużycia (analiza ABC i XYZ)

i szereg innych (często specyficznych) danych szczegółowych kształtujących problematykę

zapasów. W dalszej części skupimy uwagę na sposobach określania popytu i podaży zapasów

oraz kosztach zapasów.

5.4 Okre

ś

lanie popytu i poda

ż

y zapasów

METODY OKREŚLANIA POPYTU (ZAPOTRZEBOWANIA) NA ZAPAS

Metody określania zapotrzebowania na zapas różnią się stosowaną w nich bazą danych

i dokładnością ustaleń. W tym zakresie wyróżnia się określanie deterministyczne, stochastyczne

i subiektywne.

A. Określanie deterministyczne (dokładne) – obliczanie zapotrzebowania materiałowego na

surowce i elementy składowe wyrobów na podstawie planów (harmonogramów) produkcji

wyrobów oraz specyfikacji (zestawień) materiałowych obrazujących strukturę wyrobu.

B. Określanie stochastyczne (przybliżone) – prognozowanie zapotrzebowania na zapas na

podstawie statystyki zużycia w porównywalnych okresach w przeszłości i przewidywanych

trendów zmian w przyszłości. W oparciu o gromadzone dane przewidywane zapotrzebowanie

określa się za pomocą wybranych metod prognozowania

4

.

C. Szacowanie subiektywne (najmniej dokładne) – stosowane przy braku możliwości

wykorzystania deterministycznych i stochastycznych metod określania potrzeb. Najczęściej

przyjmuje formę szacowania intuicyjnego opartego na wiedzy, doświadczeniu i osobistej

ocenie jednej lub kilku osób.

4

Najczęściej stosuje się metody określania wartości średniej, wygładzania (wyrównywania) wykładniczego

i analizę regresji.

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-9

SYSTEMY KONTROLI (REJESTRACJI) STANÓW ZAPASÓW

Ilościowe stany zapasów ustala się wykorzystując odpowiedni system kontroli (rejestracji) ich

poziomu (Inventory Monitoring System). W praktyce kontrola zapasów może się odbywać

okresowo lub ciągle.

A. System kontroli okresowej (Periodic Inventory Monitoring System).

W systemie kontroli okresowej, zwanym również systemem okresowym (Periodic System)

bądź przeglądów okresowych (Periodic Review), fizyczne ustalenie stanu zapasu i podejmowanie

odpowiednich decyzji odbywa się cyklicznie co pewien ustalony przedział czasu T (tydzień,

miesiąc, kwartał).

Zaletami systemu są:

prostota i brak konieczności ciągłego śledzenia stanów zapasów,

brak konieczności informatyzacji systemu (mniejsze koszty inwestycyjne).

Do wad należy zaliczyć:

brak bieżącej informacji o stanie zapasu,

większe koszty eksploatacji systemu wynikające z konieczności utrzymywania większych

zapasów bezpieczeństwa niwelujących niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu w okresie

międzykontrolnym.

B. System kontroli ciągłej (Continuous Inventory Monitoring System).

W systemie kontroli ciągłej, zwanym również systemem nieustającym (Perpetual System)

bądź przeglądów ciągłych (Continuous Review), monitorowanie stanu zapasu i podejmowanie

odpowiednich decyzji odbywa się na bieżąco w trybie on-line (on-line system). Oczywistymi

zaletami systemu są:

bieżąca informacja o stanie zapasu,

mniejsze koszty eksploatacyjne (mniejsze zapasy bezpieczeństwa).

Do wad zalicza się:

większe koszty inwestycyjne wynikające z konieczności informatyzacji w systemie

niezbędnych procedur transakcyjnych i magazynowych (przychodów, rozchodów),

konieczność okresowej inwentaryzacji rzeczywistych stanów zapasów (weryfikacja

z tytułu błędów, braków, odpadów, kradzieży itp.).

System kontroli okresowej był jedynym systemem możliwym do stosowania w praktyce

przed pojawieniem się możliwości jego informatyzacji. Obecnie z wielu względów kontrolę

ciągłą uważa się za korzystniejszą od tradycyjnej inwentaryzacji okresowej, co znajduje

wyraz w powszechnym jej stosowaniu w zarządzaniu zapasami.

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-10

5.5 Koszty zapasów

Celem podejmowania efektywnych decyzji związanych z przyjmowaną polityką uzupełniania

zapasów niezbędna jest znajomość kosztów zapasów. Wśród kosztów związanych z gospodarką

zapasami wyróżnia się koszty stałe i zmienne.

KOSZTY STAŁE

Do kategorii kosztów stałych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką

zapasami, których wielkość nie jest zależna oraz wielkości zamówień lub zleceń produkcyjnych

uzupełniających stany zapasów (a tym samym od poziomu utrzymywanych zapasów). Należą

do nich przede wszystkim:

•

jednostkowe koszty zakupu lub wytworzenia pozycji zapasu,

•

koszty utrzymania pomieszczeń i urządzeń magazynowych oraz środków transportowych,

•

koszty osobowe (utrzymania służb magazynowych i zaopatrzenia).

Niejednokrotnie kwalifikacja niektórych z wymienionych składników do kosztów stałych nie

jest w pełni jednoznaczna. Na przykład w przypadku oferty rabatów cenowych koszty zakupu

zostaną zaliczone do kategorii kosztów zmiennych. Podobna sytuacja może wystąpić

w odniesieniu do kosztów powierzchni magazynowej lub ubezpieczeń (rosnących bądź

malejących w miarę wzrostu lub spadku poziomu utrzymywanych zapasów).

KOSZTY ZMIENNE

Do kategorii kosztów zmiennych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką

zapasami, których wielkość jest zależna od wielkości zamówień lub zleceń uzupełniających.

Główne rodzaje kosztów zmiennych zapasów obejmują koszty: utrzymania zapasów,

zamawiania/zlecania, niedoborów oraz nadmiarów zapasów.

1. Koszt zamawiania/zlecania (Ordering Cost).

Koszt zamawiania/zlecania, nazywany zamiennie kosztem tworzenia zapasów, związany jest

z zakupem lub uruchomieniem produkcji określonej ilości produktów celem uzupełnienia

zapasu. Dla określonych zamówień/zleceń będą to koszty:

•

zamówienie zewnętrzne (zakupu) – koszt realizacji zamówienia przez dział zaopatrzenia

(Purchase Cost),

•

zlecenie wewnętrzne (produkcyjne) – koszt uruchamiania (przezbrajania) produkcji

(Setup Cost).

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-11

2. Koszt utrzymania zapasu (Holding Cost).

Koszt utrzymania zapasu, nazywany zamiennie kosztem oprocentowania

5

(Interest Cost), jest

kosztem zamrożenia kapitału obrotowego. Stanowi zatem odpowiedź na pytanie, ile kosztuje

przedsiębiorstwo zamrożenie kapitału w zapasach, w przeciwieństwie do możliwości jego

wykorzystania w inny bardziej ekonomiczny sposób (koszt utraconych możliwości). Koszt

ten może być ustalony jako wartość kwotowa (stała) lub częściej – jako wartość procentowa

(roczna stopa procentowa wartości pieniężnej utrzymywanego zapasu).

3. Koszt niedoboru zapasu (Shortage Cost).

Koszt niedoboru, nazywany zamiennie kosztem wyczerpania zapasu (Stockout Cost), jest

kosztem związanym z brakiem dostępności zapasu w okresie, kiedy jest on potrzebny odbiorcy.

Skutki kosztowe wyczerpania zapasu mogą przyjąć dwie formy:

•

niedobory są przenoszone na następne okresy (zaległe zamówienia) – koszt obsługi

zaległych zamówień, opóźnionych zysków, obniżenia poziomu obsługi;

•

niedobory nie są przenoszone na następne okresy (utracona sprzedaż) – koszt utraconej

sprzedaży (potencjalnych zysków), obniżenia poziomu obsługi;

4. Koszt nadmiaru zapasu (Excess Cost).

Ostatnim rodzajem kosztu zmiennego, jakkolwiek będący w rzeczywistości kosztem związanym

z utrzymaniem zapasu, jest koszt zapasu nadmiernego. Z uwagi jednak na dodatkowe

(w odróżnieniu od zapasu rotującego) skutki kosztowe zapasów nadmiernych, można uznać

je za odrębną grupę kosztów. W tym zakresie, podobnie jak w przypadku niedoboru zapasu,

wyróżnia się dwie opcje:

•

nadmiar jest przenoszony na następne okresy – koszt przedłużonego utrzymania zapasu

oraz obniżenia zysków (np. w przypadku wyprzedaży po niższych cenach);

•

nadmiar nie jest przenoszony na następne okresy – koszt straconych nakładów oraz

dodatkowy koszt likwidacji zapasów w sposób zgodny z normami firmy i ochrony

ś

rodowiska naturalnego.

5.6 Typologia systemów zarz

ą

dzania zapasami

Dobór właściwego systemu zarządzania zapasami zależy od wielu różnorodnych czynników,

np. charakteru popytu, wartości pozycji zapasu, stopnia regularności jego zużywania, opcji

z niedoborami i nadmiarami zapasu, ofert rabatowych, czynnika inflacji itp. Każde z nich

wymagają doboru odpowiednich zasad i systemów zarządzania. Ogólną typologię tych

5

Inne zamienne nazwy to koszt związania kapitału (Capital Cost) lub utraconych możliwości (Opportunity Cost)

Tadeusz Zbroja

Zarz

ą

dzanie produkcj

ą

i usługami (temat 5)

PWr / IOZ

5-12

systemów, uwzględniającą zakres realizacji funkcji (faz) zarządzania oraz sposoby ustalania

zapotrzebowania na zapas, przedstawiono w tabeli 5-1.

Tabela 5-1. Ogólna typologia systemów zarządzania zapasami.

System planowania potrzeb materiałowych MRP

Material Requirements Planning

System zarz

ą

dzania w

ą

skimi przekrojami OPT

Optimized Production Technology

Systemy sterowania

zapasami SCS

Stock Control Systems

ZARZ

Ą

DZANIE ZAPASAMI

Faza planowania

Faza sterowania

System planowania potrzeb dystrybucji DRP

Distribution Requirements Planning

System produkcji „dokładnie na czas” JIT

Just in Time System (KANBAN)

Deterministyczne

(obliczanie)

Stochastyczne

(prognozowanie)

METODY

OKRE

Ś

LANIA

POTRZEB

System planowania potrzeb materiałowych MRP

Material Requirements Planning

System zarz

ą

dzania w

ą

skimi przekrojami OPT

Optimized Production Technology

Systemy sterowania

zapasami SCS

Stock Control Systems

ZARZ

Ą

DZANIE ZAPASAMI

Faza planowania

Faza sterowania

ZARZ

Ą

DZANIE ZAPASAMI

Faza planowania

Faza sterowania

System planowania potrzeb dystrybucji DRP

Distribution Requirements Planning

System produkcji „dokładnie na czas” JIT

Just in Time System (KANBAN)

Deterministyczne

(obliczanie)

Stochastyczne

(prognozowanie)

METODY

OKRE

Ś

LANIA

POTRZEB

Deterministyczne

(obliczanie)

Stochastyczne

(prognozowanie)

METODY

OKRE

Ś

LANIA

POTRZEB

Analiza przedstawionej w tabeli klasyfikacji systemów zarządzania zapasami pozwala na ich

charakterystykę odniesioną do samego procesu zarządzania (obejmującego fazę planowania

i sterowania zapasami). Wynika z niej, że w miarę rozwoju tych systemów i możliwości

elektronicznego przetwarzania danych, rozwiązania te zmierzały w kierunku wykorzystania

koncepcji logistycznych (właściwe materiały, we właściwej ilości, we właściwym czasie),

poprzez rozszerzanie procedur zarządzania zapasami o fazę planowania i coraz ściślejsze

ustalanie ilościowo-czasowych parametrów przepływów materiałowych. Od klasycznych

systemów sterowania zapasami opartych na prognozach potrzeb (których podstawowe zasady

i formuły są nadal, mimo rozwoju nowych koncepcji, powszechnie stosowane), do systemu

„dostaw na czas” JIT, planowania potrzeb materiałowych MRP lub zarządzania wąskimi

przekrojami OPT – umożliwiających planowanie potrzeb i stanów zapasów w czasie

z dokładnością wymaganą przez użytkownika.