Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-1
5. ZARZ
Ą
DZANIE ZAPASAMI
Dlaczego utrzymujemy zapasy? Jak duże utrzymywać?
Procesom gospodarczym w przedsiębiorstwie w sferze zaopatrzenia, produkcji i zbytu
nieustannie towarzyszy tworzenie zapasów materialnych, wśród których znajdują się dobra
produkcyjne i konsumpcyjne. W zależności od charakteru branży i obsługiwanych rynków
mogą to być zapasy towarów w sieciach dystrybucji, zapasy wyrobów gotowych
w magazynie, zapasy zespołów i podzespołów do montażu, zapasy surowców i części do
produkcji (utrzymywane u producenta lub dostawców) itp. Przez zapasy rozumie się zatem
wszelkie zasoby materialne znajdujące się w różnych fazach procesu gospodarczego
1
.
5.1 Przyczyny utrzymywania zapasów
Zapasy uczestniczą w procesach gospodarczych na skutek istniejących rozbieżności między
popytem a podażą. Stąd ogólną przyczyną gromadzenia zapasów w kolejnych ogniwach
łańcuchów logistycznych (zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych) jest występowanie
różnic w intensywności (tempie) dopływu strumieni materialnych (dostaw) i tempie odpływu
(zużycia zapasu), co zobrazowano na rys. 5-1.
Tempo odpływu
(popytu)
Tempo dopływu
(dostaw)
Zapas rotuj
ą
cy
Zapas nierotuj
ą
cy
Tempo odpływu
(popytu)
Tempo odpływu
(popytu)
Tempo dopływu
(dostaw)
Tempo dopływu
(dostaw)
Zapas rotuj
ą
cy
Zapas rotuj
ą
cy
Zapas nierotuj
ą
cy
Zapas nierotuj
ą
cy
Rys. 5-1. Przepływowy model powstawania zapasów.
1
Warto w tym miejscu przytoczyć jedną z uproszczonych definicji logistyki w aspekcie zapasów: „logistyka to
zarządzanie zapasami w spoczynku lub w ruchu”.
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-2
O wielkości tempa dopływu strumieni materialnych do punktu tworzenia zapasów decyduje
stosowana w przedsiębiorstwie polityka dostaw – zarówno zewnętrznych (zamawiania) jak i
wewnętrznych (zlecania produkcji). Tempo odpływu regulowane jest natomiast intensywnością
zużycia zapasu, kształtowaną przez wielkość okresowego zapotrzebowania (popytu) na zapas
od strony odbiorców.
Współczesne logistyczne koncepcje zarządzania produkcją i zapasami ukierunkowane są na
maksymalne zniwelowanie różnic między intensywnością zużycia zapasu (popytem)
a tempem dostaw (podażą), celem uzyskania ciągłości przepływów materiałowych przy
minimalnym poziomie zapasów. Niemniej zapasy spełniają kilka istotnych funkcji
stanowiących przyczynę ich tworzenia i utrzymywania, które można sklasyfikować w trzy
podstawowe grupy: funkcje antycypacyjne, ekonomiczne i zabezpieczające.
1.
Funkcje antycypacyjne – wyprzedzające zaspokajanie potrzeb w relacji „dostawca-odbiorca”.
Antycypacyjne tworzenie i regularne uzupełnianie zapasów zapewnia dostępność
produktów i wysoki poziom obsługi klienta w zaspokajaniu jego zmiennych (często
sezonowych) potrzeb w pełny i szybki sposób, zmniejszając jednocześnie koszty
utraconej sprzedaży.
2.
Funkcje ekonomiczne – przejawiające się w wykorzystaniu:
efektu ekonomii skali produkcji i zakupów (możliwość produkcji i zakupów w partiach
ekonomicznych),
oszczędności w produkcji na zapas przy sezonowości popytu i podaży,
oszczędności w zakupach przy ofertach rabatowych i upustach cenowych,
możliwości tworzenia zapasów spekulacyjnych przy fluktuacji cen i inflacji.
3.
Funkcje zabezpieczające (izolujące) – ochrona przed niepewnością popytu i skutkami
opóźnień w dostawach poprzez tworzenie buforów bezpieczeństwa niwelujących
niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu.
Jak widzimy, wymienione funkcje zapasów odgrywają istotną rolę w skutecznym i efektywnym
funkcjonowaniu systemu logistycznego przedsiębiorstwa wskazując na, często uzasadnioną,
potrzebę ich tworzenia. Stąd tradycyjnie zapasy traktuje się jako „konieczne zło”, dążąc do
maksymalnej ich redukcji przy założonym poziomie obsługi odbiorców.
5.2 Rodzaje zapasów w przedsi
ę
biorstwie
Zapasy gromadzone w procesach gospodarczych, od miejsca pozyskania surowców poprzez
procesy produkcyjne aż po klienta końcowego, są wielkością bardzo złożoną. Wynika to z ich
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-3
zróżnicowania pod względem miejsca składowania, postaci rzeczowej, stopnia przetworzenia,
sposobu tworzenia itp. W związku z tym wyróżnia się wiele kryteriów podziału zapasów
wśród których można wymienić przede wszystkim:
•
strukturę ilościową (wartościową) zapasów,
•
stopień przetworzenia zapasów,
•
sposób tworzenia zapasów
STRUKTURA ILOŚCIOWA (WARTOŚCIOWA) ZAPASÓW
Zgodnie z zasadami rachunkowości zapasy są składnikiem majątku obrotowego, tworząc
wraz z majątkiem trwałym aktywa przedsiębiorstwa. Efektywne angażowanie środków
obrotowych w zapasach ma istotny wpływ na zwiększanie szybkości rotacji, a tym samym na
szybkość obrotu kapitałem związanym w zapasach i tempo zwrotu nakładów inwestycyjnych.
Niemniej nie wszystkie kategorie zapasów w przedsiębiorstwie biorą udział w omawianej
zależności, stąd dla omawianych zależności istotne jest kształtowanie się struktury ilościowej
(wartościowej) zapasów. Struktura ta w najprostszym ujęciu dzieli zapasy na część rotującą
i nierotującą (rys. 5-2).
Zu
ż
ycie zapasu
Zapas bezpiecze
ń
stwa
ZAPAS ROTUJ
Ą
CY
(cz
ęść
obrotowa zapasów)
ZAPAS NIEROTUJ
Ą
CY
(cz
ęść
nieobrotowa zapasów)
Zapas nadmierny (martwy)
Czas
Ilo
ść
(warto
ść
)
Zapas
ś
redni
Odnowienie zapasu
Zu
ż
ycie zapasu
Zapas bezpiecze
ń
stwa
ZAPAS ROTUJ
Ą
CY
(cz
ęść
obrotowa zapasów)
ZAPAS NIEROTUJ
Ą
CY
(cz
ęść
nieobrotowa zapasów)
Zapas nadmierny (martwy)
Czas
Ilo
ść
(warto
ść
)
Zapas
ś
redni
Zapas bezpiecze
ń
stwa
ZAPAS ROTUJ
Ą
CY
(cz
ęść
obrotowa zapasów)
ZAPAS NIEROTUJ
Ą
CY
(cz
ęść
nieobrotowa zapasów)
Zapas nadmierny (martwy)
Czas
Ilo
ść
(warto
ść
)
Zapas
ś
redni
Czas
Ilo
ść
(warto
ść
)
Czas
Ilo
ść
(warto
ść
)
Zapas
ś
redni
Zapas
ś
redni
Odnowienie zapasu
Rys. 5-2. Typowa struktura ilościowa (wartościowa) zapasu.
Część rotująca (obrotowa) zapasów, to zapasy systematycznie zużywane i cyklicznie
uzupełniane w toku zaspokajania bieżących potrzeb produkcji i odbiorców. Cechą szczególną
zapasów rotujących jest zużywanie się ich w jednym cyklu gospodarczym. Zapasy te są
odnawiane według określonych zasad, a ich poziom (równy połowie wielkości dostaw
w rozpatrywanym okresie) wynika z wielkości dostaw i okresowego zużycia.
Część nierotującą (nieobrotową) stanowi zazwyczaj zapas zabezpieczający. Niemniej, z różnych
przyczyn, część ta może obejmować również zapas nadmierny, zwany również zapasem
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-4
martwym (Dead Stock), zwiększający koszty utrzymania zapasu, a nie wnoszący żadnej
wartości dodanej w procesie produkcji. Do tej kategorii zalicza się zapasy trudnozbywalne
(niechodliwe, posezonowe, niemodne, przestarzałe) i niepełnowartościowe (uszkodzone,
zepsute i nieużyteczne).
STOPIEŃ PRZETWORZENIA ZAPASÓW
Ogół zapasów materialnych gromadzonych w przedsiębiorstwie wytwórczym w ujęciu
przepływowym (logistycznym) można sklasyfikować w trzy podstawowe kategorie: zapasy
kupowane, przetwarzane i sprzedawane (rys. 5-3). Dwie pierwsze grupy, ściśle związane
z realizacją procesów wytwórczych, określa się jako zapasy produkcyjne. Pozostałe – jako
zapasy handlowe
2
.
Zaopatrzenie
ZAPASY
KUPOWANE
surowce
materiały
elementy
z zakupu
Zaopatrzenie
ZAPASY
KUPOWANE
surowce
materiały
elementy
z zakupu
Produkcja
elementów
ZAPASY PRZETWARZANE
(produkcji niezako
ń
czonej)
produkcja w toku
(elementy w magazynach)
roboty w toku
(elementy w trakcie realizacji)
Monta
ż
wyrobów
Produkcja
elementów
ZAPASY PRZETWARZANE
(produkcji niezako
ń
czonej)
produkcja w toku
(elementy w magazynach)
roboty w toku
(elementy w trakcie realizacji)
Monta
ż
wyrobów
Dystrybucja
ZAPASY
SPRZEDAWANE
wyroby
towary
cz
ęś
ci zamienne
(serwisowe)
Dystrybucja
ZAPASY
SPRZEDAWANE
wyroby
towary
cz
ęś
ci zamienne
(serwisowe)
D
O
S
T
A
W
C
Y
K
L
I
E
N
C
I
Faza
zaopatrzenia
Faza produkcji
Faza
dystrybucji
Faza
zaopatrzenia
Faza produkcji
Faza
dystrybucji
Rys. 5-3. Klasyfikacja zapasów materiałowych w przedsiębiorstwie wytwórczym (stopień przetworzenia).
Do zapasów kupowanych (faza zaopatrzenia) zalicza się zapasy surowców i elementów
z zakupu, stanowiących materiały wyjściowe do przetwarzania w wyroby gotowe. Zapasy
przetwarzane (faza produkcji) obejmują zapasy materiałów w trakcie wytwarzania (produkcja
niezakończona), do których zalicza się zapasy produkcji w toku (półfabrykaty w magazynach)
oraz robót w toku (półfabrykaty w trakcie realizacji). Do zapasów sprzedawanych (faza
dystrybucji) zalicza się zapasy wyrobów gotowych i elementów serwisowych stanowiących
przedmiot sprzedaży.
Do grupy zapasów sprzedawanych zalicza się również zapasy towarów (nabytych celem
dalszej odsprzedaży). Zapasy takie stanowią oczywiście jedyną kategorię w jednostkach
handlowych.
2
Szczegółowe omówienie podziału zapasów na produkcyjne i handlowe zawarto w temacie 7.
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-5
SPOSÓB TWORZENIA ZAPASÓW
Tworzenie zapasów w jednostkach gospodarczych może odbywać się na dwa sposoby.
Potrzebne dobra materialne przedsiębiorstwo może nabyć z zewnątrz od dostawców
zewnętrznych (zapas kupowany) bądź wytworzyć we własnym zakresie (zapas produkowany).
Pierwszy sposób wykorzystywany jest działalności handlowej i usługowej oraz w działach
zaopatrzenia przedsiębiorstw wytwórczych. Drugi z nich jest charakterystyczny dla procesów
produkcyjnych w działalności wytwórczej (produkcja na magazyn). W działalności takiej
omawiany podział przedstawiono na rys. 5-4.
Zaopatrzenie
Produkcja
elementów
Monta
ż
wyrobów
Dystrybucja
D
O
S
T
A
W
C
Y
K
L
I
E
N
C
I
Zapas kupowany
Zapas produkowany
Faza
zaopatrzenia
Faza produkcji
Faza
dystrybucji
Zaopatrzenie
Produkcja
elementów
Monta
ż
wyrobów
Dystrybucja
Zaopatrzenie
Produkcja
elementów
Monta
ż
wyrobów
Dystrybucja
D
O
S
T
A
W
C
Y
K
L
I
E
N
C
I
Zapas kupowany
Zapas produkowany
Faza
zaopatrzenia
Faza produkcji
Faza
dystrybucji
Faza
zaopatrzenia
Faza produkcji
Faza
dystrybucji
Rys. 5-4. Klasyfikacja zapasów materiałowych w przedsiębiorstwie wytwórczym (sposób tworzenia).
Czynnikiem wyróżniającym sposoby tworzenia zapasów jest forma ich uzupełniania (rys.5-5).
W przypadku zapasu nabywanego z zewnątrz zapas w magazynie automatycznie powiększa
się o dostarczoną ilość w momencie przyjęcia dostawy (uzupełnianie natychmiastowe).
Natomiast w przypadku zapasu wytwarzanego na magazyn, uzupełnianie zapasu jest
zazwyczaj realizowane sukcesywnie w określonym przedziale czasu – cyklu produkcyjnego
(uzupełnianie stopniowe).
Ilo
ść
Czas
Zapas kupowany
Odnawianie zapasu
Zapas produkowany
Odnawianie zapasu
Czas
Ilo
ść
Ilo
ść
Czas
Zapas kupowany
Odnawianie zapasu
Ilo
ść
Czas
Ilo
ść
Czas
Zapas kupowany
Odnawianie zapasu
Zapas produkowany
Odnawianie zapasu
Czas
Ilo
ść
Zapas produkowany
Odnawianie zapasu
Czas
Ilo
ść
Czas
Ilo
ść
Rys. 5-5. Różnice w dynamice zapasów kupowanych i produkowanych.
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-6
5.3 Cele i zadania zarz
ą
dzania zapasami
Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie stanowi funkcję składową zarządzania produkcją,
co zobrazowano na rys. 5-6.
Faza
zaopatrzenia
Faza produkcji
Faza
dystrybucji
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
(zapasami i zdolno
ś
ci
ą
produkcyjn
ą
)
Zarz
ą
dzanie
zapasami
Zaopatrzenie
Produkcja
elementów
Monta
ż
wyrobów
Dystrybucja
D
O
S
T
A
W
C
Y
K
L
I
E
N
C
I
Faza
zaopatrzenia
Faza produkcji
Faza
dystrybucji
Faza
zaopatrzenia
Faza produkcji
Faza
dystrybucji
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
(zapasami i zdolno
ś
ci
ą
produkcyjn
ą
)
Zarz
ą
dzanie
zapasami
Zarz
ą
dzanie
zapasami
Zaopatrzenie
Produkcja
elementów
Monta
ż
wyrobów
Dystrybucja
Zaopatrzenie
Produkcja
elementów
Monta
ż
wyrobów
Dystrybucja
D
O
S
T
A
W
C
Y
K
L
I
E
N
C
I
Rys. 5-6. Zakres zarządzania produkcją i zapasami w procesie logistycznego przepływu materiałów
w przedsiębiorstwie wytwórczym.
Zakres funkcji i zadań zarządzania produkcją jest szerszy od zarządzania zapasami.
Przedmiotem zarządzającego produkcją jest racjonalne gospodarowanie zarówno zasobami
obiektowymi (zdolnością produkcyjną) jak i zasileniowymi (zapasami materiałowymi),
natomiast uwaga zarządzającego zapasami skoncentrowana jest zasobach zasileniowych.
W warunkach działalności produkcyjnej zarządzanie zapasami nie może być realizowane
oddzielnie od zarządzania produkcją. Zapasy umożliwiają produkcję, a jednocześnie są jej
rezultatem. Stąd cele i zadania zarządzania zapasami wynikają wprost z celów zarządzania
produkcją. Poznana już w tym zakresie przeciwstawność rynkowej i efektywnościowej orientacji
przedsiębiorstw rzutuje również na sprzeczność celów zarządzania zapasami (rys. 5-7).
Redukcja kosztów
poprzez m in im alizacj
ę
stanów zapasów materiałowych
Dost
ę
p no
ść
wła
ś
ciwych materiałó w,
w wystarczaj
ą
cych ilo
ś
ciach,
we wła
ś
ciwym miejscu i cz asie
CELE ZARZ
Ą
DZANIA ZAPASAMI
ORIENTACJA RYNKO WA
MAKSYMALIZACJA POZIOMU OBS ŁUGI
ORIENTACJA EFEKTYWNO
Ś
CIOWA
MINIMALIZACJA KOSZTÓW
Sprzeczno
ść
celów
Rys. 5-7. Cele zarządzania zapasami w orientacji rynkowej i efektywnościowej.
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-7
Decyzje dotyczące zapasów muszą uwzględniać zarówno kwestie związane z poziomem
obsługi klienta jak i związanymi z tym kosztami. W pierwszym przypadku cele zarządzania
zapasami przejawiają się w zapewnieniu wysokiej ich dostępności poprzez zminimalizowanie
ryzyka wystąpienia niedoboru – co wymaga dużych buforów zabezpieczających. Z drugiej
strony, zorientowanie na redukcję kosztów pociąga za sobą konieczność minimalizacji kapitału
związanego w zapasach drogą minimalizacji stanów zapasów. Podejmowane więc przez
zarządzającego zapasami decyzje powinny zmierzać do osiągnięcia równowagi (trade-off)
między pożądanym poziomem obsługi odbiorców a poziomem tworzonych i utrzymywanych
zapasów bezpieczeństwa, kompensujących przypadki wzrostu popytu bądź opóźnień
w dostawach (rys. 5-8).
100 %
Poziom obsługi odbiorcy
Ryzyko niedoboru
Poziom
dost
ę
pno
ś
ci zapasu
Poziom zapasu
bezpiecze
ń
stwa
100 %
Poziom obsługi odbiorcy
Ryzyko niedoboru
Poziom
dost
ę
pno
ś
ci zapasu
Poziom zapasu
bezpiecze
ń
stwa
Rys. 5-8. Równowaga w rozwiązaniach kompromisowych w zarządzaniu zapasami.
W ustalaniu poziomu obsługi i związanego z tym zapasu bezpieczeństwa wykorzystywany
jest powszechnie rachunek prawdopodobieństwa
3
. Poziom obsługi klienta definiowany jest
wówczas jako prawdopodobieństwo niewystąpienia niedoboru zapasu w cyklu jego uzupełniania
(np. poziom obsługi = 95% oznacza, że prawdopodobieństwo zaspokojenia potrzeb
odbiorców w danym cyklu wynosi 95%, a ryzyko wystąpienia niedoboru zapasu = 5%).
Rezultatem zarządzania zapasami jest kształtowanie ilościowo-czasowych parametrów
przepływów materiałowych. Podejmowane w tym zakresie decyzje zmierzają do ustalenia:
kiedy i w jakim wymiarze należy uruchamiać mechanizmy ich tworzenia? Stąd podstawowym
zadaniem stojącym przed zarządzającym zapasami jest znalezienie w odniesieniu do każdej
pozycji zapasu odpowiedzi na dwa elementarne pytania.
Dla zapasu kupowanego
1.
Ile zamawiać? Jaka powinna być wielkość zamówień (partii zakupu)?
2.
Kiedy zamawiać? W jakim terminach składać zamówienia?
3
Najczęściej wykorzystywanym w tym celu rozkładem prawdopodobieństwa jest rozkład normalny (jak również
rozkład wykładniczy i Poissona w przypadku materiałów wolno rotujących). Stosowanymi w praktyce miarami
poziomu obsługi w zakresie niezawodności dostaw są również takie wskaźniki, jak: ilościowy udział zamówień
zrealizowanych z zapasu, udział okresów bez niedoborów i in.
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-8
Dla zapasu produkowanego
1.
Ile zlecać? Jaka powinna być wielkość zleceń produkcyjnych (serii/partii produkcyjnej) ?
2.
Kiedy zlecać? W jakich terminach uruchamiać produkcję?
Realizacja przedstawionych zadań wymaga operowania zbiorem różnorodnych informacji.
Charakter tych danych oraz metody ich ustalania wpływają w znacznej mierze na dobór
rozwiązań w zakresie samego procesu zarządzania. Do podstawowych zalicza się:
•
informacje o popycie na zapas i jego zmienności (wahaniach),
•
informacje o stanach zapasów,
•
informacje o czasie realizacji zamówień/zleceń (czasie dostawy),
•
informacje o kosztach zapasów,
•
informacje o wartości zapasów i regularności ich zużycia (analiza ABC i XYZ)
i szereg innych (często specyficznych) danych szczegółowych kształtujących problematykę
zapasów. W dalszej części skupimy uwagę na sposobach określania popytu i podaży zapasów
oraz kosztach zapasów.
5.4 Okre
ś
lanie popytu i poda
ż
y zapasów
METODY OKREŚLANIA POPYTU (ZAPOTRZEBOWANIA) NA ZAPAS
Metody określania zapotrzebowania na zapas różnią się stosowaną w nich bazą danych
i dokładnością ustaleń. W tym zakresie wyróżnia się określanie deterministyczne, stochastyczne
i subiektywne.
A. Określanie deterministyczne (dokładne) – obliczanie zapotrzebowania materiałowego na
surowce i elementy składowe wyrobów na podstawie planów (harmonogramów) produkcji
wyrobów oraz specyfikacji (zestawień) materiałowych obrazujących strukturę wyrobu.
B. Określanie stochastyczne (przybliżone) – prognozowanie zapotrzebowania na zapas na
podstawie statystyki zużycia w porównywalnych okresach w przeszłości i przewidywanych
trendów zmian w przyszłości. W oparciu o gromadzone dane przewidywane zapotrzebowanie
określa się za pomocą wybranych metod prognozowania
4
.
C. Szacowanie subiektywne (najmniej dokładne) – stosowane przy braku możliwości
wykorzystania deterministycznych i stochastycznych metod określania potrzeb. Najczęściej
przyjmuje formę szacowania intuicyjnego opartego na wiedzy, doświadczeniu i osobistej
ocenie jednej lub kilku osób.
4
Najczęściej stosuje się metody określania wartości średniej, wygładzania (wyrównywania) wykładniczego
i analizę regresji.
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-9
SYSTEMY KONTROLI (REJESTRACJI) STANÓW ZAPASÓW
Ilościowe stany zapasów ustala się wykorzystując odpowiedni system kontroli (rejestracji) ich
poziomu (Inventory Monitoring System). W praktyce kontrola zapasów może się odbywać
okresowo lub ciągle.
A. System kontroli okresowej (Periodic Inventory Monitoring System).
W systemie kontroli okresowej, zwanym również systemem okresowym (Periodic System)
bądź przeglądów okresowych (Periodic Review), fizyczne ustalenie stanu zapasu i podejmowanie
odpowiednich decyzji odbywa się cyklicznie co pewien ustalony przedział czasu T (tydzień,
miesiąc, kwartał).
Zaletami systemu są:
prostota i brak konieczności ciągłego śledzenia stanów zapasów,
brak konieczności informatyzacji systemu (mniejsze koszty inwestycyjne).
Do wad należy zaliczyć:
brak bieżącej informacji o stanie zapasu,
większe koszty eksploatacji systemu wynikające z konieczności utrzymywania większych
zapasów bezpieczeństwa niwelujących niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu w okresie
międzykontrolnym.
B. System kontroli ciągłej (Continuous Inventory Monitoring System).
W systemie kontroli ciągłej, zwanym również systemem nieustającym (Perpetual System)
bądź przeglądów ciągłych (Continuous Review), monitorowanie stanu zapasu i podejmowanie
odpowiednich decyzji odbywa się na bieżąco w trybie on-line (on-line system). Oczywistymi
zaletami systemu są:
bieżąca informacja o stanie zapasu,
mniejsze koszty eksploatacyjne (mniejsze zapasy bezpieczeństwa).
Do wad zalicza się:
większe koszty inwestycyjne wynikające z konieczności informatyzacji w systemie
niezbędnych procedur transakcyjnych i magazynowych (przychodów, rozchodów),
konieczność okresowej inwentaryzacji rzeczywistych stanów zapasów (weryfikacja
z tytułu błędów, braków, odpadów, kradzieży itp.).
System kontroli okresowej był jedynym systemem możliwym do stosowania w praktyce
przed pojawieniem się możliwości jego informatyzacji. Obecnie z wielu względów kontrolę
ciągłą uważa się za korzystniejszą od tradycyjnej inwentaryzacji okresowej, co znajduje
wyraz w powszechnym jej stosowaniu w zarządzaniu zapasami.
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-10
5.5 Koszty zapasów
Celem podejmowania efektywnych decyzji związanych z przyjmowaną polityką uzupełniania
zapasów niezbędna jest znajomość kosztów zapasów. Wśród kosztów związanych z gospodarką
zapasami wyróżnia się koszty stałe i zmienne.
KOSZTY STAŁE
Do kategorii kosztów stałych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką
zapasami, których wielkość nie jest zależna oraz wielkości zamówień lub zleceń produkcyjnych
uzupełniających stany zapasów (a tym samym od poziomu utrzymywanych zapasów). Należą
do nich przede wszystkim:
•
jednostkowe koszty zakupu lub wytworzenia pozycji zapasu,
•
koszty utrzymania pomieszczeń i urządzeń magazynowych oraz środków transportowych,
•
koszty osobowe (utrzymania służb magazynowych i zaopatrzenia).
Niejednokrotnie kwalifikacja niektórych z wymienionych składników do kosztów stałych nie
jest w pełni jednoznaczna. Na przykład w przypadku oferty rabatów cenowych koszty zakupu
zostaną zaliczone do kategorii kosztów zmiennych. Podobna sytuacja może wystąpić
w odniesieniu do kosztów powierzchni magazynowej lub ubezpieczeń (rosnących bądź
malejących w miarę wzrostu lub spadku poziomu utrzymywanych zapasów).
KOSZTY ZMIENNE
Do kategorii kosztów zmiennych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką
zapasami, których wielkość jest zależna od wielkości zamówień lub zleceń uzupełniających.
Główne rodzaje kosztów zmiennych zapasów obejmują koszty: utrzymania zapasów,
zamawiania/zlecania, niedoborów oraz nadmiarów zapasów.
1. Koszt zamawiania/zlecania (Ordering Cost).
Koszt zamawiania/zlecania, nazywany zamiennie kosztem tworzenia zapasów, związany jest
z zakupem lub uruchomieniem produkcji określonej ilości produktów celem uzupełnienia
zapasu. Dla określonych zamówień/zleceń będą to koszty:
•
zamówienie zewnętrzne (zakupu) – koszt realizacji zamówienia przez dział zaopatrzenia
(Purchase Cost),
•
zlecenie wewnętrzne (produkcyjne) – koszt uruchamiania (przezbrajania) produkcji
(Setup Cost).
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-11
2. Koszt utrzymania zapasu (Holding Cost).
Koszt utrzymania zapasu, nazywany zamiennie kosztem oprocentowania
5
(Interest Cost), jest
kosztem zamrożenia kapitału obrotowego. Stanowi zatem odpowiedź na pytanie, ile kosztuje
przedsiębiorstwo zamrożenie kapitału w zapasach, w przeciwieństwie do możliwości jego
wykorzystania w inny bardziej ekonomiczny sposób (koszt utraconych możliwości). Koszt
ten może być ustalony jako wartość kwotowa (stała) lub częściej – jako wartość procentowa
(roczna stopa procentowa wartości pieniężnej utrzymywanego zapasu).
3. Koszt niedoboru zapasu (Shortage Cost).
Koszt niedoboru, nazywany zamiennie kosztem wyczerpania zapasu (Stockout Cost), jest
kosztem związanym z brakiem dostępności zapasu w okresie, kiedy jest on potrzebny odbiorcy.
Skutki kosztowe wyczerpania zapasu mogą przyjąć dwie formy:
•
niedobory są przenoszone na następne okresy (zaległe zamówienia) – koszt obsługi
zaległych zamówień, opóźnionych zysków, obniżenia poziomu obsługi;
•
niedobory nie są przenoszone na następne okresy (utracona sprzedaż) – koszt utraconej
sprzedaży (potencjalnych zysków), obniżenia poziomu obsługi;
4. Koszt nadmiaru zapasu (Excess Cost).
Ostatnim rodzajem kosztu zmiennego, jakkolwiek będący w rzeczywistości kosztem związanym
z utrzymaniem zapasu, jest koszt zapasu nadmiernego. Z uwagi jednak na dodatkowe
(w odróżnieniu od zapasu rotującego) skutki kosztowe zapasów nadmiernych, można uznać
je za odrębną grupę kosztów. W tym zakresie, podobnie jak w przypadku niedoboru zapasu,
wyróżnia się dwie opcje:
•
nadmiar jest przenoszony na następne okresy – koszt przedłużonego utrzymania zapasu
oraz obniżenia zysków (np. w przypadku wyprzedaży po niższych cenach);
•
nadmiar nie jest przenoszony na następne okresy – koszt straconych nakładów oraz
dodatkowy koszt likwidacji zapasów w sposób zgodny z normami firmy i ochrony
ś
rodowiska naturalnego.
5.6 Typologia systemów zarz
ą
dzania zapasami
Dobór właściwego systemu zarządzania zapasami zależy od wielu różnorodnych czynników,
np. charakteru popytu, wartości pozycji zapasu, stopnia regularności jego zużywania, opcji
z niedoborami i nadmiarami zapasu, ofert rabatowych, czynnika inflacji itp. Każde z nich
wymagają doboru odpowiednich zasad i systemów zarządzania. Ogólną typologię tych
5
Inne zamienne nazwy to koszt związania kapitału (Capital Cost) lub utraconych możliwości (Opportunity Cost)
Tadeusz Zbroja
Zarz
ą
dzanie produkcj
ą
i usługami (temat 5)
PWr / IOZ
5-12
systemów, uwzględniającą zakres realizacji funkcji (faz) zarządzania oraz sposoby ustalania
zapotrzebowania na zapas, przedstawiono w tabeli 5-1.
Tabela 5-1. Ogólna typologia systemów zarządzania zapasami.
System planowania potrzeb materiałowych MRP
Material Requirements Planning
System zarz
ą
dzania w
ą
skimi przekrojami OPT
Optimized Production Technology
Systemy sterowania
zapasami SCS
Stock Control Systems
ZARZ
Ą
DZANIE ZAPASAMI
Faza planowania
Faza sterowania
System planowania potrzeb dystrybucji DRP
Distribution Requirements Planning
System produkcji „dokładnie na czas” JIT
Just in Time System (KANBAN)
Deterministyczne
(obliczanie)
Stochastyczne
(prognozowanie)
METODY
OKRE
Ś
LANIA
POTRZEB
System planowania potrzeb materiałowych MRP
Material Requirements Planning
System zarz
ą
dzania w
ą
skimi przekrojami OPT
Optimized Production Technology
Systemy sterowania
zapasami SCS
Stock Control Systems
ZARZ
Ą
DZANIE ZAPASAMI
Faza planowania
Faza sterowania
ZARZ
Ą
DZANIE ZAPASAMI
Faza planowania
Faza sterowania
System planowania potrzeb dystrybucji DRP
Distribution Requirements Planning
System produkcji „dokładnie na czas” JIT
Just in Time System (KANBAN)
Deterministyczne
(obliczanie)
Stochastyczne
(prognozowanie)
METODY
OKRE
Ś
LANIA
POTRZEB
Deterministyczne
(obliczanie)
Stochastyczne
(prognozowanie)
METODY
OKRE
Ś
LANIA
POTRZEB
Analiza przedstawionej w tabeli klasyfikacji systemów zarządzania zapasami pozwala na ich
charakterystykę odniesioną do samego procesu zarządzania (obejmującego fazę planowania
i sterowania zapasami). Wynika z niej, że w miarę rozwoju tych systemów i możliwości
elektronicznego przetwarzania danych, rozwiązania te zmierzały w kierunku wykorzystania
koncepcji logistycznych (właściwe materiały, we właściwej ilości, we właściwym czasie),
poprzez rozszerzanie procedur zarządzania zapasami o fazę planowania i coraz ściślejsze
ustalanie ilościowo-czasowych parametrów przepływów materiałowych. Od klasycznych
systemów sterowania zapasami opartych na prognozach potrzeb (których podstawowe zasady
i formuły są nadal, mimo rozwoju nowych koncepcji, powszechnie stosowane), do systemu
„dostaw na czas” JIT, planowania potrzeb materiałowych MRP lub zarządzania wąskimi
przekrojami OPT – umożliwiających planowanie potrzeb i stanów zapasów w czasie
z dokładnością wymaganą przez użytkownika.