Stowarzyszenie

Archiwistów

Polskich

Krajowe Centrum Edukacji

Archiwalnej

Ośrodek Dydaktyczny w

Radomiu

Kurs Kancelaryjno-

Archiwalny I

stopnia

Kancelaria

i archiwum

zakładowe

Postępowanie z
dokumentacja w razie
ustania działalności lub
przekształcenia jednostki
organizacyjnej

• W przypadku likwidacji wewnętrznej

komórki organizacyjnej
dokumentacja spraw załatwionych
przekazywana jest do archiwum
zakładowego, a dokumentacja spraw
czynnych (będących w toku
załatwiania) przekazywana jest do
komórki przejmującej zadania
komórki likwidowanej

• Postępowania z dokumentacją w

razie likwidacji państwowe lub
samorządowej jednostki
organizacyjnej:

• Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra

Kultury z dnia 16 września 2002 r. w
sprawie postępowania z
dokumentacją, zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania oraz
zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych (Dz.U. 2002
nr 167 poz. 1375), dokumentacja:

§ 11. 1. W przypadku ustania działalności organów
i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5
ust. 1 ustawy:
1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego

archiwum państwowego, z tym że materiały

archiwalne,
dla których nie upłynał 25-letni okres od ich
wytworzenia, a które są niezbędne do działalności
organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej
zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej,
której działalność ustała, przekazuje się temu
organowi lub jednostce;

• 2) dokumentację niearchiwalną

przekazuje się organowi lub
jednostce organizacyjnej
przejmującej zadania i funkcje
organu lub jednostki organizacyjnej,
której działalność ustała.

• 2. W przypadku braku następcy

prawnego, dokumentację niearchiwalną
wytworzoną i zgromadzoną przez organ
państwowy lub państwową jednostkę
organizacyjną, której okres
przechowywania nie upłynął, przekazuje
się rzeczowo właściwemu organowi
administracji rządowej lub
samorządowej.

• Postępowanie z dokumentacją

niearchiwalną, której nie minął okres
przechowywania należy
zabezpieczyć. Problematykę tę
reguluje art. 51a i 51aa ustawy o
narodowym zasobie archiwalnym.

• Ponadto problematykę tę regulują:
- Art. 129 ustawy z dnia 16 września

1982 r. - Prawo spółdzielcze (tekst
jednolity: Dz.U. Nr 1988 poz. 1849 z
2003 r.),

- - art. 76 ustawy o rachunkowości z

dnia 19 września 1994 r. (tekst
jednolity: Dz. U. nr 76 poz. 694 z 2002
r.)

Sumując należy stwierdzić, że

dokumentację niearchiwalną, dla
której nie minęły okresy
przechowywania należy przekazać, w
przypadku:

- Jednostek państwowych i

samorządowe:
1/ organowi założycielskiemu
2/ wyspecjalizowanej firmie
przechowalniczej

• Jednostki spółdzielcze:

1/ pokrewnej branżowo spółdzielni (na

podstawie umowy i upoważnienia),
2/ dowolnej spółdzielni (na podstawie umowy

i upoważnienia),
3) Krajowej Radzie Spółdzielczej (na

podstawie umowy)
4) wyspecjalizowane firmie przechowalniczej

posiadającej koncesję na prowadzenie

przechowalnictwa dokumentacji

niearchiwalnej)

• Niepaństwowe jednostki

organizacyjne;
- wyspecjalizowane firmie
przechowalniczej posiadającej
koncesję na prowadzenie
przechowalnictwa dokumentacji
niearchiwalnej).

• Zgodnie z art. 51a ustawy o

narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach, działalność gospodarczą
w dziedzinie przechowalnictwa
dokumentacji niearchiwalnej mogą
prowadzić:

- Przedsiębiorcy (spółki prawa

handlowego) wpisani do rejestru
wojewody,

- Archiwa Państwowe
- Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
- Podmioty spółdzielcze