Dowody księgowe

Dowody księgowe

Podstawą zapisów w księgach

rachunkowych są dowody księgowe

stwierdzające

dokonanie

operacji

gospodarczej.

Dowody księgowe powinny być:

• rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym

przebiegiem operacji gospodarczej,

którą dokumentują,

• kompletne, a więc zawierające co

najmniej wymagane dla dowodów

dane,

• wolne od błędów rachunkowych.

Podstawę zapisu w księgach stanowią

dowody księgowe

– dokumenty

stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych.

Zgodnie z uor, dowód księgowy powinien zawierać:

1)

rodzaj dowodu i numer

2)

określenie stron (nazwa, adres) dokonujących operacji gospodarczych,

3)

opis operacji, jej wartość, jeśli możliwe to także w jednostkach
naturalnych,

4)

datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu,

5)

podpisy wystawcy i osoby której wydano lub od której przyjęto składniki
majątkowe,

6)

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych, przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia w księgach
(

dekretacja

), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dane z punktu 5) i 6) nie są wymagane gdy księgi prowadzone są przy użyciu komputera.

Wystawiane winny być w języku polskim i w walcie polskiej, w przypadku dowodów

wystawionych
w walutach obcych należy wartości przeliczyć na PLN po odpowiednim kursie, a wynik
przeliczenia umieścić na dowodzie księgowym lub potwierdzić wydrukiem
komputerowym.

Jeśli dana operacja udokumentowana więcej niż jednym egzemplarzem dowodu, kierownik

jednostki wskazuje który z nich jest podstawą do dokonania zapisu księgowego.

Przed zapisaniem operacji każdy dowód

powinien być poddany kontroli:

• merytorycznej – czy wszystkie dane w

nim zamieszczone są zgodne z

rzeczywistością,

• formalnej – czy jest on kompletny, a

więc czy zawiera wszystkie niezbędne

dane,

• rachunkowej – czy nie zawiera błędów w

obliczeniach.

Kontrola dowodów księgowych

Ujawnione błędy należy skorygować:

- w zewnętrznych własnych i obcych –

poprzez

wysłanie

do

kontrahenta

odpowiednich

dokumentów

wraz

z

uzasadnieniem,

- w wewnętrznych – poprzez skreślenie,

czytelne wpisanie poprawionej treści, daty
poprawki i podpisu osoby upoważnionej.

Obieg dowodów

-

ustawa

nie precyzuje, ważne aby był zorganizowany sprawnie.

GŁÓWNE ETAPY OBIEGU:

•

KONTROLA WSTĘPNA

•

(wyeliminowanie operacji niecelowych, nielegalnych, niewłaściwych)

•

SEGREGOWANIE

•

(

wydzielenie jednorodnych grup dowodów)

•

KONTROLA WLAŚCIWA

•

(merytoryczna, formalna i rachunkowa)

•

DEKRETOWANIE

•

(opis sposobu księgowania – wskazanie kwoty, daty i nazwy lub symbolu kont)

•

NUMEROWANIE

•

(nadanie kolejnych numerów pod którym dowód będzie księgowany i

przechowywany)

•

KSIĘGOWANIE OPERACJI

•

PRZECHOWYWANIE DOWODÓW

•

(

archiwizacja – podstawowy termin to 5 lat, niektóre rodzaje dowodów

dłużej).