K.Szelągowska-Rudzka

1

8. Kontrola

8. Kontrola

•

Zagadnienia do omówienia:

Zagadnienia do omówienia:

•

Istota i znaczenie funkcji kontrolnej

Istota i znaczenie funkcji kontrolnej

•

Proces kontrolowania

Proces kontrolowania

•

Rodzaje kontroli (operacyjna,

Rodzaje kontroli (operacyjna,

strategiczna, finansowa)

strategiczna, finansowa)

•

Funkcje kontroli

Funkcje kontroli

•

Związek funkcji planowania i kontroli

Związek funkcji planowania i kontroli

K.Szelągowska-Rudzka

2

•

W

W

planowaniu

planowaniu

ustala się podstawowe

ustala się podstawowe

cele

cele

i zadania

i zadania

oraz

oraz

sposoby ich realizacji

sposoby ich realizacji

;

;

•

za pomocą

za pomocą

kontroli

kontroli

mierzy się

mierzy się

postęp w

postęp w

realizacji tych celów, wykrywa się odchylenia

realizacji tych celów, wykrywa się odchylenia

(kierownicy) od planu i podejmuje (jak

(kierownicy) od planu i podejmuje (jak

najszybciej) działania korygujące

najszybciej) działania korygujące

•

Na kontrole można patrzeć jako na:

Na kontrole można patrzeć jako na:

–

funkcję kontrolowania

funkcję kontrolowania

, czyli zbiór czynników

, czyli zbiór czynników

kontrolnych, polegających na konfrontacji stanów

kontrolnych, polegających na konfrontacji stanów

rzeczywistych z zadanymi, co jest sprzężone

rzeczywistych z zadanymi, co jest sprzężone

z pozostałymi funkcjami zarządzania = >

z pozostałymi funkcjami zarządzania = >

najważniejsza, na niej się skupiamy

najważniejsza, na niej się skupiamy

–

czynności polegające na

czynności polegające na

orzekaniu o

orzekaniu o

odchyleniach

odchyleniach

i precyzowaniu zaleceń

i precyzowaniu zaleceń

dotyczących korygowania

dotyczących korygowania

odchyleń

odchyleń

K.Szelągowska-Rudzka

3

Kontrola

Kontrola

•

funkcja zarządzania – proces, przez który

funkcja zarządzania – proces, przez który

menedżerowie zapewniają, aby rzeczywiste

menedżerowie zapewniają, aby rzeczywiste

działania były zgodne z działaniami planowymi

działania były zgodne z działaniami planowymi

•

działanie polegające na nadzorowaniu i korygowaniu

działanie polegające na nadzorowaniu i korygowaniu

stanów rzeczy oraz regulowaniu procesów,

stanów rzeczy oraz regulowaniu procesów,

realizowane

realizowane

dla zapewnienia ich przyszłej sprawności

dla zapewnienia ich przyszłej sprawności

•

proces panowania nad sytuacją, czyli co najmniej

proces panowania nad sytuacją, czyli co najmniej

zapewniający, aby:

zapewniający, aby:

–

osiągnięte wyniki odpowiadały zaplanowanym,

osiągnięte wyniki odpowiadały zaplanowanym,

–

ponoszone nakłady mieściły się w zaplanowanych

ponoszone nakłady mieściły się w zaplanowanych

wielkościach,

wielkościach,

–

przebieg działań nie odbiegał od zamierzeń,

przebieg działań nie odbiegał od zamierzeń,

–

ujawniane były wszelkie zmiany warunków i dodatkowe

ujawniane były wszelkie zmiany warunków i dodatkowe

możliwości,

możliwości,

–

podejmowane były odpowiednie działania korygujące

podejmowane były odpowiednie działania korygujące

K.Szelągowska-Rudzka

4

Kontrola jest potrzebna

Kontrola jest potrzebna

ze względu na:

ze względu na:

•

zmieniające się warunki otoczenia

zmieniające się warunki otoczenia

(czy sprzyja ono czy zagraża realizacji

(czy sprzyja ono czy zagraża realizacji

zamierzeń przedsiębiorstwa)

zamierzeń przedsiębiorstwa)

•

rosnącą złożoność organizacji

rosnącą złożoność organizacji

(wymusza złożone metody kontroli)

(wymusza złożone metody kontroli)

•

błędy pracowników

błędy pracowników

•

potrzebą delegowania uprawnień na

potrzebą delegowania uprawnień na

niższe szczeble zarządzania

niższe szczeble zarządzania

(kontrola sprawdza czy są właściwie

(kontrola sprawdza czy są właściwie

realizowane)

realizowane)

K.Szelągowska-Rudzka

5

Etapy procesu kontroli

Etapy procesu kontroli

Cel

Cel

działania

działania

Plan

Plan

działania

działania

Przebieg

Przebieg

działania

działania

Efekty

Efekty

Zagrożenie

Zagrożenie

karami

karami

Ustalenie stanu

Ustalenie stanu

rzeczywistego

rzeczywistego

Porównanie

Porównanie

stanu rzeczywistego

stanu rzeczywistego

z normami

z normami

Normy i wzorce

Normy i wzorce

kontrolne

kontrolne

Działania korygujące

Działania korygujące

K.Szelągowska-Rudzka

6

Etapy procesu kontroli

Etapy procesu kontroli

•

Ustalenie norm i metod pomiaru

Ustalenie norm i metod pomiaru

sprawności procesu

sprawności procesu

(mogą one dotyczyć: jedynie

(mogą one dotyczyć: jedynie

końcowych wyników procesu; końcowych wyników i pośrednich

końcowych wyników procesu; końcowych wyników i pośrednich

stanów procesu; wyników końcowych, pośrednich stanów procesu

stanów procesu; wyników końcowych, pośrednich stanów procesu

oraz warunków wyjściowych; wyników końcowych, pośrednich

oraz warunków wyjściowych; wyników końcowych, pośrednich

stanów procesu, warunków wyjściowych oraz procedur ich

stanów procesu, warunków wyjściowych oraz procedur ich

osiągania)

osiągania)

•

Pomiar podlegających kontroli parametrów

Pomiar podlegających kontroli parametrów

procesu

procesu

(np. pomiar parametrów pary w kotle

(np. pomiar parametrów pary w kotle

energetycz-nym, analiza postępu w realizacji celów

energetycz-nym, analiza postępu w realizacji celów

długofalowych)

długofalowych)

•

Porównanie mierzonych parametrów z

Porównanie mierzonych parametrów z

przyjętymi normami

przyjętymi normami

•

Analiza odchyleń

Analiza odchyleń

(dodatnie i ujemne)

(dodatnie i ujemne)

•

Podjęcie działań korygujących

Podjęcie działań korygujących

K.Szelągowska-Rudzka

7

Działania kontrolno-korekcyjne na tle cyklu działania

Działania kontrolno-korekcyjne na tle cyklu działania

zorganizowanego

zorganizowanego

Postawienie celu

Postawienie celu

Czy cel jest

Czy cel jest

osiągalny?

osiągalny?

Początek

Początek

Ustalenie sposobu realizacji celu (planowanie)

Ustalenie sposobu realizacji celu (planowanie)

Czy sposób

Czy sposób

daje szansę osiągnięcia

daje szansę osiągnięcia

celu ?

celu ?

Przygotowanie zasobów i warunków

Przygotowanie zasobów i warunków

realizacji planu (organizowanie)

realizacji planu (organizowanie)

Czy warunki

Czy warunki

zapewniają realizację

zapewniają realizację

planu?

planu?

Realizacja ustalonego przedsięwzięcia

Realizacja ustalonego przedsięwzięcia

Czy realizacja

Czy realizacja

przebiega zgodnie

przebiega zgodnie

z planem?

z planem?

Czy cel

Czy cel

osiągnięto?

osiągnięto?

Koniec

Koniec

Tak

Tak

Tak

Tak

Tak

Tak

Tak

Tak

Tak

Tak

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

7

7

6

6

5

5

4

4

3

3

2

2

1

1

Korekta celu

Korekta celu

Korekta zasobów

Korekta zasobów

i warunków

i warunków

Korekta sposobu

Korekta sposobu

Korekta realizacji

Korekta realizacji

1-3 korekta „ex ante”

1-3 korekta „ex ante”

4 korekta bieżąca

4 korekta bieżąca

5-7 korekta „ex-post”

5-7 korekta „ex-post”

K.Szelągowska-Rudzka

8

Rodzaje kontroli

Rodzaje kontroli

menedżerskiej

menedżerskiej

1.

1.

Operatywna

Operatywna

-

-

dotyczy krótkich okresów czasu (do

dotyczy krótkich okresów czasu (do

roku)

roku)

,

,

wyników i post

wyników i post

ę

ę

pu planu

pu planu

,

,

opiera si

opiera si

ę

ę

na idei

na idei

sprz

sprz

ęż

ęż

enia zwrotnego

enia zwrotnego

,

,

obejmuje zarówno kontrol

obejmuje zarówno kontrol

ę

ę

ko

ko

ń

ń

cowych wyników dzia

cowych wyników dzia

ł

ł

ania, jak i ing

ania, jak i ing

e

e

r

r

en

en

cj

cj

ę

ę

w przebieg

w przebieg

oraz stan i struktur

oraz stan i struktur

ę

ę

ś

ś

rodków realizacji zada

rodków realizacji zada

ń, służy do

ń, służy do

identyfikowania odchyleń

identyfikowania odchyleń

od planu i usuwania ich przyczyn, czyli realizacji

od planu i usuwania ich przyczyn, czyli realizacji

postawionych celów

postawionych celów

2.

2.

Strategiczna

Strategiczna

–

–

polega na ciągłej weryfikacji

polega na ciągłej weryfikacji

aktualności planów strategicznych

aktualności planów strategicznych

(zasadności celu),

(zasadności celu),

aby

aby

z wyprzedzeniem sygnalizować zagrożenia i konieczność

z wyprzedzeniem sygnalizować zagrożenia i konieczność

dokonania zmiany kursu strategicznego

dokonania zmiany kursu strategicznego

,

,

ma za zadanie

ma za zadanie

zabezpieczyć organizację przed skutkami selektywności

zabezpieczyć organizację przed skutkami selektywności

planowania (trzeba dostrzegać wszystkie uwarunkowania)

planowania (trzeba dostrzegać wszystkie uwarunkowania)

3.

3.

Finansowa

Finansowa

- opiera się na analizie sprawozdań

- opiera się na analizie sprawozdań

finansowych (np. bilans, rachunek wyników, przepływy

finansowych (np. bilans, rachunek wyników, przepływy

pieniężne z ośrodków zysków, ośrodków kosztów)

pieniężne z ośrodków zysków, ośrodków kosztów)

K.Szelągowska-Rudzka

9

Rodzaje kontroli

Rodzaje kontroli

operatywnej

operatywnej

•

Prospektywna

Prospektywna

(ex ante, wstępna,

(ex ante, wstępna,

wyprzedzająca, prewencyjna,

wyprzedzająca, prewencyjna,

antycypacyjna)

antycypacyjna)

•

Bieżąca, sterująca

Bieżąca, sterująca

- najważniejsza

- najważniejsza

•

Retrospektywna

Retrospektywna

(końcowa, ex post, następcza)

(końcowa, ex post, następcza)

•

Akceptująca

Akceptująca

•

Odrzucająca

Odrzucająca

(występują, gdy nie jest stosowana

(występują, gdy nie jest stosowana

w szerszym zakresie kontrola sterująca)

w szerszym zakresie kontrola sterująca)

K.Szelągowska-Rudzka

10

Rodzaje kontroli

Rodzaje kontroli

operatywnej

operatywnej

Nakłady

Nakłady

Przetwarzanie

Przetwarzanie

Działania

Działania

korygujące

korygujące

Kontrola

Kontrola

akceptująca

akceptująca

lub odrzucająca

lub odrzucająca

Kontrola

Kontrola

sterująca (bieżąca)

sterująca (bieżąca)

Wyniki

Wyniki

Informacje

Informacje

Kontrola

Kontrola

wstępna

wstępna

Kontrola

Kontrola

końcowa

końcowa

K.Szelągowska-Rudzka

11

Kontrola prospektywna

Kontrola prospektywna

•

poprzedzająca realizację

poprzedzająca realizację

okre

okre

ś

ś

lonego

lonego

procesu

procesu

(zadania)

(zadania)

•

zwi

zwi

ą

ą

zana ze

zana ze

sprawdzeniem poprawno

sprawdzeniem poprawno

ś

ś

ci

ci

ustalania wzorców działania

ustalania wzorców działania

, tj. struktury

, tj. struktury

operacyjnej procesu wykonawczego i struktury

operacyjnej procesu wykonawczego i struktury

organizacyjnej, w kt

organizacyjnej, w kt

ó

ó

rej planowany proces ma

rej planowany proces ma

by

by

ć

ć

realizowany

realizowany

•

wiąże się z

wiąże się z

tokiem oceny poszczególnych

tokiem oceny poszczególnych

etapów

etapów

konstrukcji planu działania i

konstrukcji planu działania i

tworzenia struktury organizacyjnej

tworzenia struktury organizacyjnej

(przez co

(przez co

funkcje planowania

funkcje planowania

i organizowania mają charakter procesu

i organizowania mają charakter procesu

wielokrotnego),

wielokrotnego),

zgromadzeniem i właściwą

zgromadzeniem i właściwą

lokalizacją potrzebnych zasobów

lokalizacją potrzebnych zasobów

•

m

m

a na celu przewidzenie zakłóceń, które mogą

a na celu przewidzenie zakłóceń, które mogą

wystąpić w trakcie realizacji procesu (np.

wystąpić w trakcie realizacji procesu (np.

okresowy przegląd maszyn i urządzeń)

okresowy przegląd maszyn i urządzeń)

K.Szelągowska-Rudzka

12

Kontrola sterująca

Kontrola sterująca

(bieżąca)

(bieżąca)

•

powinna wykrywać odchylenia od ustalonych

powinna wykrywać odchylenia od ustalonych

norm,

norm,

celu i umo

celu i umo

ż

ż

liwia

liwia

ć

ć

opracowanie i dokonanie

opracowanie i dokonanie

korekt

korekt

•

polega na

polega na

bie

bie

żą

żą

cym

cym

ś

ś

ledzeniu ilo

ledzeniu ilo

ś

ś

ci, jako

ci, jako

ś

ś

ci,

ci,

terminów, ich konfrontacji z planami

terminów, ich konfrontacji z planami

i wychwytywania ewentualnych odchyleń

i wychwytywania ewentualnych odchyleń

oraz likwidacji tych odchyle

oraz likwidacji tych odchyle

ń

ń

•

pozwala na zniwelowanie negatywnych skutków

pozwala na zniwelowanie negatywnych skutków

odchyle

odchyle

ń

ń

•

realizowana jest w czasie rzeczywistym

realizowana jest w czasie rzeczywistym

(jest lepsza od akceptuj

(jest lepsza od akceptuj

ą

ą

cej lub odrzucaj

cej lub odrzucaj

ą

ą

cej)

cej)

•

umożliwia użytkowanie rezerw

umożliwia użytkowanie rezerw

(przy niezwykle korzystnym przebiegu zdarzeń)

(przy niezwykle korzystnym przebiegu zdarzeń)

•

posiada istotne zalety, których nie ma k

posiada istotne zalety, których nie ma k

ontrola

ontrola

końcowa, np. możliwość wychwytywania okazji

końcowa, np. możliwość wychwytywania okazji

K.Szelągowska-Rudzka

13

Kontrola retrospektywna

Kontrola retrospektywna

•

realizowana po zakończeniu wytwarzania, polega

realizowana po zakończeniu wytwarzania, polega

na

na

konfrontacji założonych celów z

konfrontacji założonych celów z

uzyskanymi wynikami

uzyskanymi wynikami

(porównuje wyniki

(porównuje wyniki

końcowe z wzorcem pod kątem ich zgodności i

końcowe z wzorcem pod kątem ich zgodności i

niezgodności z obowiązującymi normami

niezgodności z obowiązującymi normami

ilościowymi i jakościowymi)

ilościowymi i jakościowymi)

•

jej celem jest ustalenie przyczyn

jej celem jest ustalenie przyczyn

niezgodności wyników z normą oraz

niezgodności wyników z normą oraz

wskazanie działań korygujących

wskazanie działań korygujących

•

skutki tej kontroli dadzą się odczuć dopiero

skutki tej kontroli dadzą się odczuć dopiero

w przyszłości, podczas realizacji następnych

w przyszłości, podczas realizacji następnych

zadań tego samego rodzaju

zadań tego samego rodzaju

•

jest przesłanką oceny sprawności funkcjonowania

jest przesłanką oceny sprawności funkcjonowania

organizacji

organizacji

K.Szelągowska-Rudzka

14

Kontrola akceptująca

Kontrola akceptująca

•

rodzaj kontroli

rodzaj kontroli

międzyoperacyjnej, inspekcyjnej

międzyoperacyjnej, inspekcyjnej

(realizowanej przez osoby spoza grup

(realizowanej przez osoby spoza grup

wykonawczych)

wykonawczych)

•

odbywa się

odbywa się

w przerwach między operacjami

w przerwach między operacjami

(etapami procesu złożonego, a nie równolegle z nimi)

(etapami procesu złożonego, a nie równolegle z nimi)

•

jest

jest

kontrolą końcową

kontrolą końcową

operacji poprzedzającej

operacji poprzedzającej

(akceptuje dotychczasowy przebieg działań i

(akceptuje dotychczasowy przebieg działań i

niejako pozwala na realizację dalszych etapów

niejako pozwala na realizację dalszych etapów

procesu)

procesu)

K.Szelągowska-Rudzka

15

Kontrola odrzucająca

Kontrola odrzucająca

•

rodzaj kontroli

rodzaj kontroli

międzyoperacyjnej, inspekcyjnej

międzyoperacyjnej, inspekcyjnej

(realizowanej przez osoby spoza grup wykonawczych)

(realizowanej przez osoby spoza grup wykonawczych)

•

odbywa się

odbywa się

w przerwach między operacjami

w przerwach między operacjami

(etapami procesu złożonego, a nie równolegle z nimi)

(etapami procesu złożonego, a nie równolegle z nimi)

•

jest

jest

kontrolą wstępną

kontrolą wstępną

etapu następującego

etapu następującego

•

zmniejsza głównie zakres strat, ograniczając

zmniejsza głównie zakres strat, ograniczając

je do nakładów już poniesionych na realizację

je do nakładów już poniesionych na realizację

fragmentu całej sekwencji działań

fragmentu całej sekwencji działań

K.Szelągowska-Rudzka

16

Rodzaje kontroli

Rodzaje kontroli

strategicznej

strategicznej

•

strategiczny nadzór

strategiczny nadzór

•

strategiczna kontrola założeń

strategiczna kontrola założeń

•

strategiczna kontrola realizacji

strategiczna kontrola realizacji

t

t

1

1

Strategiczny nadzór

Strategiczny nadzór

Strategiczna kontrola realizacji

Strategiczna kontrola realizacji

Kontrola założeń

Kontrola założeń

Formułowanie strategii

Formułowanie strategii

Wdrażanie strategii

Wdrażanie strategii

t

t

2

2

t

t

K.Szelągowska-Rudzka

17

Strategiczny nadzór

Strategiczny nadzór

•

skupia się na

skupia się na

identyfikacji zmian w otoczeniu

identyfikacji zmian w otoczeniu

,

,

które

które

mogą być początkiem kryzysów

mogą być początkiem kryzysów

, usiłujących

, usiłujących

zniszczyć potencjał sukcesu wypracowanej strategii

zniszczyć potencjał sukcesu wypracowanej strategii

(np. nowe technologie, substytuty, czynniki

(np. nowe technologie, substytuty, czynniki

demograficzne)

demograficzne)

•

jego

jego

skalą odniesienia jest otoczenie

skalą odniesienia jest otoczenie

=> to właśnie

=> to właśnie

ze skali zagrożeń płynących z otoczenia czyni się

ze skali zagrożeń płynących z otoczenia czyni się

narzędzie weryfikacji poprawności strategicznego

narzędzie weryfikacji poprawności strategicznego

działania

działania

•

nadzór strategiczny posługując się

nadzór strategiczny posługując się

instrumentami

instrumentami

wczesnego ostrzegania

wczesnego ostrzegania

umożliwia niejako

umożliwia niejako

zewnętrzną weryfikację długofalowych planów działania

zewnętrzną weryfikację długofalowych planów działania

•

uruchamiany jest w momencie przyjęcia założeń

uruchamiany jest w momencie przyjęcia założeń

strategicznych

strategicznych

K.Szelągowska-Rudzka

18

Kontrola założeń

Kontrola założeń

•

ma na

ma na

celu penetrację zjawisk i obszarów

celu penetrację zjawisk i obszarów

pominiętych przez przyjęte założenia, które mogą

pominiętych przez przyjęte założenia, które mogą

zagrażać realizacji strategicznego kursu organizacji

zagrażać realizacji strategicznego kursu organizacji

•

uruchamiana jest w momencie przyjęcia założeń

uruchamiana jest w momencie przyjęcia założeń

strategicznych

strategicznych

Strategiczna kontrola

Strategiczna kontrola

realizacji

realizacji

•

ma stwierdzić,

ma stwierdzić,

czy kurs strategiczny jest, czy nie

czy kurs strategiczny jest, czy nie

jest zagrożony różnymi zakłóceniami w

jest zagrożony różnymi zakłóceniami w

realizacji strategii, nowymi kierunkami rozwoju

realizacji strategii, nowymi kierunkami rozwoju

•

musi zatem śledzić i analizować sytuacje, które mogą

musi zatem śledzić i analizować sytuacje, które mogą

wpływać na implementację strategii

wpływać na implementację strategii

•

uruchamiana jest w momencie rozpoczęcia

uruchamiana jest w momencie rozpoczęcia

wdrażania przyjętej strategii

wdrażania przyjętej strategii

K.Szelągowska-Rudzka

19

Funkcje kontroli

Funkcje kontroli

•

Sygnalizująca (informacyjna)

Sygnalizująca (informacyjna)

–

–

polega na informowaniu

polega na informowaniu

o zjawiskach, które spowodowały lub mogą spowodować

o zjawiskach, które spowodowały lub mogą spowodować

nieprawidłowości w funkcjonowaniu kontrolowanego obszaru

nieprawidłowości w funkcjonowaniu kontrolowanego obszaru

•

Profilaktyczna (prewencyjna)

Profilaktyczna (prewencyjna)

–

–

jej zadaniem jest

jej zadaniem jest

zapobiega-nie niekorzystnym zjawiskom (w skutkach lub sposobach

zapobiega-nie niekorzystnym zjawiskom (w skutkach lub sposobach

działania)

działania)

•

Pobudzająca

Pobudzająca

–

–

ma pobudzać kontrolowanego do podejmowania

ma pobudzać kontrolowanego do podejmowania

kroków, które ograniczą prawdopodobieństwo wystąpienia

kroków, które ograniczą prawdopodobieństwo wystąpienia

nieprawidłowości (ważne, aby ocena dotyczyła skutków, a nie spo-

nieprawidłowości (ważne, aby ocena dotyczyła skutków, a nie spo-

sobów działania, aby skutkiem kontroli była motywacja pozytywna)

sobów działania, aby skutkiem kontroli była motywacja pozytywna)

•

Instruktażowa

Instruktażowa

– polega na doradztwie i pomocy

– polega na doradztwie i pomocy

kontrolowanemu poprzez porady, interpretację przepisów,

kontrolowanemu poprzez porady, interpretację przepisów,

instruowanie

instruowanie

•

Korygująca

Korygująca

– polega na analizie przyczyn odchyleń od obowią-

– polega na analizie przyczyn odchyleń od obowią-

zujących standardów postępowania i norm wyników, a następnie

zujących standardów postępowania i norm wyników, a następnie

podjęciu działań zmierzających do przywrócenia pożądanego stanu

podjęciu działań zmierzających do przywrócenia pożądanego stanu

i struktury środków

i struktury środków

•

Kreatywna

Kreatywna

– powinna inspirować do krytycznej analizy

– powinna inspirować do krytycznej analizy

zasadności działania wg dotychczasowego sposobu, jej wynikiem

zasadności działania wg dotychczasowego sposobu, jej wynikiem

może być poszukiwanie nowych sposobów działania lub nawet

może być poszukiwanie nowych sposobów działania lub nawet

nowych celów lub obszarów działania

nowych celów lub obszarów działania

K.Szelągowska-Rudzka

20

Inne rodzaje kontroli

Inne rodzaje kontroli

•

Bezpośrednia

Bezpośrednia

–

–

samokontrola

samokontrola

– stwarzanie

– stwarzanie

warunków, w których pracownicy sami będą przewidywać

warunków, w których pracownicy sami będą przewidywać

nieprawidłowości, które mogą wystąpić i starać się je usunąć

nieprawidłowości, które mogą wystąpić i starać się je usunąć

zanim wywołają negatywne skutki

zanim wywołają negatywne skutki

•

Pośrednia

Pośrednia

–

–

zewnętrzna

zewnętrzna

– organ kontrolujący -

– organ kontrolujący -

zwierzchnik lub instytucja do tego

zwierzchnik lub instytucja do tego

upoważniona –

upoważniona –

nie jest bezpośrednim realizatorem procesu

nie jest bezpośrednim realizatorem procesu

–

kontrola kierownicza

kontrola kierownicza

– funkcja kierowania realizowana

– funkcja kierowania realizowana

przez organ hierarchicznie wierzchni

przez organ hierarchicznie wierzchni

–

kontrola funkcjonalna

kontrola funkcjonalna

– wykonywana przez komórki

– wykonywana przez komórki

funkcjonalne upoważnione do prowadzenia merytorycznego

funkcjonalne upoważnione do prowadzenia merytorycznego

nadzoru nad pracą stanowisk nie podlegających im służbowo

nadzoru nad pracą stanowisk nie podlegających im służbowo

–

kontrola instytucjonalna

kontrola instytucjonalna

– prowadzona przez organy

– prowadzona przez organy

kontroli państwowej lub samorządowej, których uprawnienia

kontroli państwowej lub samorządowej, których uprawnienia

mają umocowanie w ustawodawstwie danego państwa,

mają umocowanie w ustawodawstwie danego państwa,

np. NIK, Urzędy Skarbowe

np. NIK, Urzędy Skarbowe

–

kontrola „przez klienta”

kontrola „przez klienta”

– wykonywana przez klienta

– wykonywana przez klienta

zewnętrznego lub wewnętrznego

zewnętrznego lub wewnętrznego

K.Szelągowska-Rudzka

21

Przyczyny niewykonania

Przyczyny niewykonania

postawionych podwładnym zadań

postawionych podwładnym zadań

lub wykonanie

lub wykonanie

ich niezgodnie z założonymi

ich niezgodnie z założonymi

normami

normami

•

brak motywacji do działania zgodnie z celami

brak motywacji do działania zgodnie z celami

i normami

i normami

•

nierealność celów i norm działania

nierealność celów i norm działania

•

wystąpienie czynników zakłócających proces

wystąpienie czynników zakłócających proces

w stopniu uniemożliwiającym utrzymanie się

w stopniu uniemożliwiającym utrzymanie się

w normie

w normie

•

brak umiejętności, doświadczenia i zdolności

brak umiejętności, doświadczenia i zdolności

oceny faktów oraz doboru metod działania

oceny faktów oraz doboru metod działania

K.Szelągowska-Rudzka

22

Niesprawności kontroli pośredniej

Niesprawności kontroli pośredniej

wynikają przede wszystkim z

wynikają przede wszystkim z

następujących przyczyn:

następujących przyczyn:

•

Niemożność precyzyjnego pomiaru parametrów

Niemożność precyzyjnego pomiaru parametrów

wydajności, jakości i intensywności pracy

wydajności, jakości i intensywności pracy

kontrolowanego, np. proces szkolenia, praca twórcza,

kontrolowanego, np. proces szkolenia, praca twórcza,

badania rynku

badania rynku

•

Trudności w ustaleniu osobistej odpowiedzialności

Trudności w ustaleniu osobistej odpowiedzialności

za realizację zadania (gdy rozłożona na zbyt wiele osób)

za realizację zadania (gdy rozłożona na zbyt wiele osób)

•

Niekiedy wykrycie odchyleń wymaga zorganizowania

Niekiedy wykrycie odchyleń wymaga zorganizowania

narady z udziałem wielu specjalistów. Z upływem czasu

narady z udziałem wielu specjalistów. Z upływem czasu

coraz trudniej odtworzyć fakty, koszty związane

coraz trudniej odtworzyć fakty, koszty związane

z wykryciem odchyleń mogą przekraczać korzyści

z wykryciem odchyleń mogą przekraczać korzyści

(co często jest przyczyną zaniechania budowy systemu

(co często jest przyczyną zaniechania budowy systemu

kontroli zewnętrznej)

kontroli zewnętrznej)

•

Odchylenia od założeń często wykrywane są zbyt późno,

Odchylenia od założeń często wykrywane są zbyt późno,

aby można było podjąć odpowiednie środki zaradcze.

aby można było podjąć odpowiednie środki zaradcze.

K.Szelągowska-Rudzka

23

Cechy sprawnej kontroli

Cechy sprawnej kontroli

•

Mierzalność parametrów kontroli

Mierzalność parametrów kontroli

(rejestracja danych

(rejestracja danych

liczbowych, analiza kontekstu sytuacyjnego, jaki towarzyszył

liczbowych, analiza kontekstu sytuacyjnego, jaki towarzyszył

uzyskaniu danych wyników, np. system nagradzania w uniwersy-

uzyskaniu danych wyników, np. system nagradzania w uniwersy-

tecie powinien zachęcać pracowników nie tylko do publikowania

tecie powinien zachęcać pracowników nie tylko do publikowania

dużej ilości artykułów, ale także o odpowiedniej jakości)

dużej ilości artykułów, ale także o odpowiedniej jakości)

•

Obiektywizm kontrolującego

Obiektywizm kontrolującego

(aby nie oczekiwał on

(aby nie oczekiwał on

pracy

pracy

w sposób przez siebie narzucony; należy jasno określać normy

w sposób przez siebie narzucony; należy jasno określać normy

oceny, które muszą być znane i ocenianemu i oceniającemu)

oceny, które muszą być znane i ocenianemu i oceniającemu)

•

Efektywność kontroli

Efektywność kontroli

(mierzona albo w kategoriach

(mierzona albo w kategoriach

pieniężnych

pieniężnych

-

-

aby koszty nie przekraczały korzyści - albo

aby koszty nie przekraczały korzyści - albo

prakseologicznych

prakseologicznych

– po stronie kosztów uwzględnić należy

– po stronie kosztów uwzględnić należy

wszystkie negatywne skutki funkcjonowania systemu kontrolnego

wszystkie negatywne skutki funkcjonowania systemu kontrolnego

(np. straty spowodowane długotrwałą, uciążliwą kontrolą),

(np. straty spowodowane długotrwałą, uciążliwą kontrolą),

a po stronie korzyści wszystko to, co wywiera jakikolwiek skutek

a po stronie korzyści wszystko to, co wywiera jakikolwiek skutek

pozytywny, np. wzrost odpowiedzialności za wyniki)

pozytywny, np. wzrost odpowiedzialności za wyniki)

•

Elastyczność kontroli

Elastyczność kontroli

(jej dostosowanie do zmieniających

(jej dostosowanie do zmieniających

się planów, warunków działania - zmian organizacyjnych)

się planów, warunków działania - zmian organizacyjnych)

K.Szelągowska-Rudzka

24

Cechy sprawnej kontroli

Cechy sprawnej kontroli

c.d.

c.d.

•

Strategiczne (kluczowe) punkty i

Strategiczne (kluczowe) punkty i

parametry kontroli

parametry kontroli

– tam, gdzie istnieje

– tam, gdzie istnieje

największe prawdopodobieństwo wykrycia

największe prawdopodobieństwo wykrycia

nieprawidłowości nim wymkną się one spod

nieprawidłowości nim wymkną się one spod

kontroli

kontroli

•

Kontrola przez wyjątki

Kontrola przez wyjątki

- analiza odchyleń

- analiza odchyleń

in plus i in minus

in plus i in minus

od przyjętych granic tolerancji

od przyjętych granic tolerancji

•

Aktualność kontroli

Aktualność kontroli

- kontrola musi

- kontrola musi

dostarczać aktualnych informacji na temat

dostarczać aktualnych informacji na temat

obserwowanych wyników

obserwowanych wyników

•

Akceptacja kontroli

Akceptacja kontroli

•

Odpowiedzialność za wyniki kontroli

Odpowiedzialność za wyniki kontroli

przed przełożonym służbowym

przed przełożonym służbowym