10 www.gazetapodatkowa.pl
Rachunkowość dla każdego
Dostosowanie ewidencji księgowej
do potrzeb realizowania projektów unijnych
Unia Europejska nie ustanawia szczegółowych przepisów dotyczących sposobu dokumen- tualizuje dokumentację zasad (polityki) rachunkowości  o czym stanowi art. 10 ust. 2
towania i ewidencji operacji gospodarczych związanych z wykorzystywaniem funduszy ustawy o rachunkowości.
unijnych. Co do zasady, ewidencja na potrzeby każdego projektu powinna być prowadzona Dostosowanie zasad rachunkowości jednostki do ewidencji i rozliczania projektów
w oparciu o obowiązujące jednostkę przepisy. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe finansowanych z funduszy UE polega przede wszystkim na wprowadzeniu do Za-
powinny więc stosować przede wszystkim przepisy ustawy o rachunkowości. kładowego Planu Kont odrębnych kont syntetycznych oraz analitycznych, a także
Aby dokonać właściwego rozliczenia środków z funduszy UE, jednostka korzystająca odpowiednich kont pozabilansowych. W szczególności, każdy projekt powinien posia-
z takiej pomocy powinna w prowadzonej ewidencji księgowej wyodrębnić wszystkie opera- dać odrębny rachunek bankowy lub kasę, odrębne księgowe konto kosztów oraz odrębne
cje dotyczące konkretnego projektu. Taka konieczność wynika z przepisów rozporządzenia księgowe konto przychodów (lub kapitałów, jeżeli otrzymane środki zwiększają kapitały
Komisji Europejskiej (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. (treść dostępna na stronie własne jednostki).
www.funduszestrukturalne.gov.pl). Instytucje biorące udział w zarządzaniu i wykonywaniu Już przed podpisaniem danej umowy jednostka jest zobowiązana do wyodrębnienia
pomocy powinny zachowywać albo oddzielny system rachunkowości, albo odpowiedni kod na potrzeby danego projektu rachunku bankowego, który ujmowany jest w zapisach tej
księgowy dla wszystkich transakcji dotyczących pomocy (art. 34 tego rozporządzenia). umowy i za pomocą którego dokonywane będą wszelkie płatności związane z projektem.
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachun- Należałoby zatem wydzielić rachunek bankowy oddzielnie dla każdego realizowanego
kowości  zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 projektu. Dotyczy to też konta kasy, w przypadku płatności gotówkowych.
ze zm.). Wyodrębnienie operacji dotyczących realizowanych projektów unijnych wiąże się Ponadto trzeba wyodrębnić konta kosztów projektu, do których w miarę konieczności
z koniecznością zapisania konkretnych ustaleń w tej kwestii w zasadach (polityce) rachun- otwierane są konta analityczne, np. z podziałem na koszty operacyjne i pozostałe koszty ope-
kowości. Uszczegółowienie dokumentacji zasad rachunkowości ma umożliwić m.in. racyjne, koszty finansowe i ewentualnie straty nadzwyczajne. W sytuacji gdy realizowany
spełnienie wymagań kontrolnych w zakresie przejrzystości ewidencji i prawidłowości projekt ma charakter inwestycyjny, należy wyodrębnić konta środków trwałych w budowie
wykorzystania środków unijnych. z dalszym podziałem m.in. na ewidencję kosztów bezpośrednich i pośrednich. W ewidencji
Wprowadzenie odpowiednich zapisów do dokumentacji opisującej zasady rachunkowości bilansowej lub pozabilansowej można ujmować wydatki kwalifikowane projektu według
jednostki powinno nastąpić już w trakcie starań o środki z funduszy unijnych. Zapewni to poszczególnych działań czy kategorii, np. planowanie i projektowanie, zakup materiałów,
rozpoczęcie realizacji projektu w terminie przewidzianym umową o dofinansowanie oraz przygotowanie terenu do budowy, budowa, wyposażenie, zarządzanie projektem.
szybkie dostosowanie rachunkowości jednostki do wymagań związanych z realizowanym Otrzymane fundusze unijne także wymagają stosownej ewidencji  wydzielenia kont
projektem. dla ewidencjonowania otrzymanej pomocy jako rozliczeń międzyokresowych przychodów
Opracowany i opisany sposób ewidencjonowania operacji gospodarczych dotyczących lub kont funduszowych. Zauważmy w tym miejscu, że w zależności od beneficjenta po-
realizowanego projektu i otrzymywanych na ten cel funduszy unijnych powinien zostać mocy, środki otrzymywane w ramach dofinansowania będą różnie ujmowane w księgach
zatwierdzony przez kierownika jednostki. To on bowiem ustala w formie pisemnej i ak- rachunkowych. Niektóre jednostki na podstawie obowiązujących je przepisów otrzymane
środki zaliczają do kapitałów (funduszy) własnych  będzie tak w przypadku np. organów
administracji państwowej i samorządowej, instytucji kultury, wyższych uczelni. Pozostałe
jednostki zaliczają otrzymane środki do przychodów poprzez konto rozliczeń międzyokre-
sowych przychodów.
Podatkowa księga
Zapisy w ZPK w zakresie korzystania ze środków unijnych mogą dotyczyć także utwo-
przychodów i rozchodów rzenia dodatkowej ewidencji analitycznej dla rozrachunków z kontrahentami  z podziałem
na poszczególne projekty. W razie potrzeby można też wydzielić konta w ewidencji poza-
bilansowej, np. dotyczące zobowiązań warunkowych z tytułu zabezpieczenia prawidłowej
Naprawa samochodu wykonana
realizacji projektu.
we własnym zakresie
Wszystkie konta związane z projektem realizowanym ze środków funduszy unijnych
powinny zostać opatrzone tą samą nazwą, pozwalającą na jednoznaczne wyodrębnienie
Prowadzę warsztat samochodowy, w którym naprawiam swoje prywat-
dokonanych na nich zapisów.
ne auto uszkodzone w wypadku samochodowym  samochód nie jest
Ponadto należałoby dokonać zmian w instrukcji obiegu dokumentów, stanowiącej
wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Dla zakładu
najczęściej załącznik do zasad (polityki) rachunkowości jednostki. Można mianowicie opisać
ubezpieczeniowego mam wystawić fakturę VAT za naprawę. Czy kwotę
tam zasady wystawiania, przyjmowania, obiegu, kontroli oraz przechowywania dowodów
wykazaną w tej fakturze należy zaliczyć do przychodów firmy i wpisać
księgowych związanych z funduszami unijnymi. Przede wszystkim warto określić sposób
do podatkowej księgi?
odrębnego jednolitego znakowania i dekretowania dowodów księgowych dotyczących re-
Nie. Podatnik naprawiając swoje prywatne auto uszkodzone w wypadku samocho- alizowanych przez jednostkę projektów współfinansowanych środkami unijnymi. Ułatwi
dowym nie uzyskuje przychodu podlegającego wykazaniu w księdze podatkowej, to prawidłowe ujęcie kosztów kwalifikowalnych i przychodów projektu oraz sprawowanie
w związku z czym nie może wystawić na siebie faktury VAT. W takim jednak przy- kontroli nad dokumentacją projektu. Każdy dokument powinien być prawidłowo opisany,
padku koszty tej naprawy nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów. powiązany z konkretnym projektem  jest to szczególnie istotne w odniesieniu do tych
Jeżeli naprawa powypadkowa prywatnego samochodu została wykonana we własnym wydatków, które tylko częściowo będą sfinansowane ze środków unijnych. Dokumenty
warsztacie samochodowym, w celu udokumentowania poniesionych kosztów naprawy powinny być także skontrolowane  sprawdzone pod względem merytorycznym, formal-
Czytelnik powinien sporządzić zestawienie wszystkich poniesionych kosztów (kalku- no-prawnym oraz rachunkowym. Jednostki, które prowadziły taką kontrolę w sposób
lację). uproszczony, muszą więc wdrożyć u siebie prawidłowy i pełny system kontroli dokumentów
Na koszty naprawy powypadkowej samochodu składać się będzie przede wszystkim związanych z funduszami unijnymi.
wartość zużytych materiałów: podstawowych i pomocniczych. Zakup materiałów ujmu- Trzeba mieć na względzie, że przeprowadzane kontrole z wykorzystywania środków unij-
je się w księdze podatkowej pod datą otrzymania (zgodnie z ż 16 i 17 rozporządzenia nych są bardzo wnikliwe i drobiazgowe. Szczegółowej weryfikacji będą podlegać dokumenty
Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów potwierdzające poniesione wydatki (koszty kwalifikowalne projektu). Niewłaściwie opisane
 Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Jeżeli materiały zakupiono w celu ich dokumenty mogą spowodować dotkliwe skutki dla jednostki, w tym wyłączenie poniesio-
wykorzystania w prowadzonej działalności gospodarczej i ujęto je w księdze w kolum- nych wydatków z kosztów kwalifikowalnych lub też nawet zwrot dofinansowania.
nie 10  Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu , a następnie całość Dla pracowników księgowości, dokumentowanie i rozliczanie zdarzeń gospodarczych
lub część wykorzystano do naprawy prywatnego samochodu właściciela warsztatu, związanych z realizowanym projektem unijnym, oznacza zwiększenie obowiązków w zakre-
należy dokonać korekty kosztów ujętych w tej kolumnie. W tym celu należy sporządzić sie odpowiedniej segregacji, dekretacji, kontroli i odrębnego ujmowania w księgach. Dotyczy
dowód księgowy odpowiadający warunkom określonym w ż 12 ust. 3 wymienionego to również pracowników pozostałych działów jednostki, w szczególności zaś nadzorujących
rozporządzenia. W dowodzie tym należy wskazać rodzaj zużytych materiałów, ilość, realizację danego projektu  współpraca tych działów z księgowością jest nieodzowna.
cenę za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości materiału przez
Dorota Przybyszewska
cenę jednostkową oraz  po zsumowaniu  łączną wartość materiałów podlegających
wyksięgowaniu z księgi. Wartość materiałów wykazaną w tym dowodzie trzeba na-
stępnie wpisać ze znakiem minus lub kolorem czerwonym w kolumnie 10.
Porady eksperta
Gdyby podatnik do naprawy prywatnego samochodu zatrudnił pracowników, wów-
czas wyksięgowaniu z księgi podlegałaby również wartość robocizny wraz z narzutami.
W celu obliczenia tych kosztów można sporządzić kalkulację w oparciu o czas pracy po- Składanie sprawozdań finansowych do KRS
święcony na naprawę  np. na podstawie kart pracy  a następnie dokonać korekty:
Jesteśmy stowarzyszeniem prowadzącym działalność edukacyjną w szkole
- kosztów wynagrodzeń  wpisując obliczoną kwotę ze znakiem minus lub kolorem
podstawowej. Czy obowiązuje nas składanie rocznych sprawozdań finan-
czerwonym w kolumnie 12  Wynagrodzenia w gotówce i w naturze (13  według
sowych wraz z załącznikami do Krajowego Rejestru Sądowego do 15 lipca
starego wzoru księgi),
następnego roku po zakończeniu roku sprawozdawczego?
- wartość składek ZUS obciążających pracodawcę  wpisując obliczoną kwotę
ze znakiem minus lub kolorem czerwonym w kolumnie 13  Pozostałe wydatki Nie. Stowarzyszenie, które nie prowadzi działalności gospodarczej, prowadzi księgi
(14  według starego wzoru). rachunkowe oraz sporządza roczne sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej,
W podobny sposób  dokonując stosownych obliczeń  można dokonać korekty innych określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r.
kosztów związanych z naprawą, jeżeli Czytelnik jest w stanie je oszacować. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących
W celu uzyskania odszkodowania Czytelnik może wystosować do zakładu ubez- spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. nr 137,
pieczeniowego pismo wskazując, że naprawę powypadkową wykonał we własnym poz. 1539 ze zm.).
warsztacie samochodowym oraz ile wyniosły koszty tej naprawy. W celu udokumen- Do jednostek niebędących spółkami handlowymi, jeżeli nie prowadzą działalności
towania poniesionych kosztów wskazane byłoby  w piśmie lub w załączniku do niego gospodarczej, nie stosuje się przepisów rozdziału 6 i 7 ustawy o rachunkowości  tak
 wyspecyfikować wszystkie koszty poniesione w związku z naprawą samochodu. stanowi art. 80 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Zatem art. 69 ust. 1 tej ustawy nakła-
Z uwagi na to, że prywatny samochód, o którym mowa w pytaniu, nie jest wykorzy- dający obowiązek złożenia we właściwym rejestrze sądowym rocznego sprawozdania
stywany w prowadzonej działalności gospodarczej, kwota otrzymanego odszkodowania finansowego wraz z innymi dokumentami wskazanymi w tym przepisie, nie będzie
korzystać będzie ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie miał zastosowania do stowarzyszenia, o którym mowa w pytaniu. Stowarzyszenie to
art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest zarejestrowane w Krajowym Rejestrze
nr 14, poz. 176 ze zm.). Sądowym przedsiębiorców.
Ewa Gruchot Ewa Gruchot
Gazeta Podatkowa nr 67 " 20.08.2007 r.