10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Jak ująć koszt ubezpieczenia samochodu
w księgach rachunkowych?
Wydatek na roczne ubezpieczenie samochodu będącego środkiem trwa- 2. Jednostka uznała koszt za nieistotny. Ustalono, że bezpośrednio w koszty sierpnia
Å‚ym w firmie może stanowić znaczÄ…cÄ… kwotÄ™. Wówczas należy rozliczać go 2008 r. zostanie odniesiona kwota 1.250 zÅ‚, wedÅ‚ug wyliczenia (3.000 zÅ‚ : 12 m-cy) × 5 m-cy.
w czasie, odnosząc w koszty co miesiąc ratę w wysokości 1/12 tego wydatku. Natomiast kwota 1.750 zł zostanie aktywowana do rozliczenia w 2009 r.
W przypadku gdy ubezpieczenie nie jest kwotą istotną, nie trzeba rozliczać 3. Jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów.
wydatku w miesięcznych ratach. Rozlicza się go jednak proporcjonalnie do
lat podatkowych  jeśli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy. Dekretacja w 2008 r.
1. Polisa od firmy ubezpieczeniowej  księgowanie w sierpniu 2008 r.: 3.000 zł
Zazwyczaj umowy ubezpieczenia samochodu zawierane są na okres 12 miesięcy,  Wn konto 40  Koszty według rodzajów ,
z których kilka dotyczy następnego roku. Koszty dotyczące przyszłych okresów sprawo-  Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki
zdawczych podlegajÄ… rozliczeniu w czasie. Wynika to z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunko- (w analityce: Konto firmy ubezpieczeniowej).
wości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Ponadto dla zapewnienia współmierności 2. Zarachowanie kwoty dotyczącej 2008 r. bezpośrednio w koszty: 1.250 zł
przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu spra-  Wn konto 55  Koszty zarządu ,
wozdawczego należy zaliczać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz  Ma konto 49  Rozliczenie kosztów .
przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione 3. Zarachowanie kwoty dotyczącej 2009 r. do rozliczenia: 1.750 zł
(art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości).  Wn konto 64  Rozliczenia międzyokresowe kosztów
Jednak jednostki mogą w przyjętych przez siebie zasadach (polityce) rachunkowości (w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe),
stosować uproszczenia, jeśli nie zakłócają one jasnego i rzetelnego obrazu sytuacji mająt-  Ma konto 49  Rozliczenie kosztów .
kowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Tak wynika z art. 4 ust. 4 ustawy. Zatem
rozliczanie w czasie kwoty składki ubezpieczeniowej zależy od tego, czy w ocenie Dekretacja w 2009 r.
jednostki stanowi koszt istotny, czy nieistotny. Przeanalizujmy te dwa warianty. 1. Odpis części kosztu ubezpieczenia samochodu przypadającej na 2009 r. 
księgowanie w styczniu 2009 r.: 1.750 zł
Istotny koszt ubezpieczenia
 Wn konto 55  Koszty zarzÄ…du ,
Jeżeli jednostka uzna, że koszt ubezpieczenia samochodu jest istotny, podlega on ak-  Ma konto 64  Rozliczenia międzyokresowe kosztów
tywowaniu na koncie 64  Rozliczenia międzyokresowe kosztów (w analityce: Czynne (w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe).
rozliczenia międzyokresowe) i odpisywaniu w koszty w równych ratach co miesiąc przez
Dorota Przybyszewska
cały okres, którego dotyczy. Jednostka może więc dokonać rozliczenia kwoty rocznej
składki ubezpieczeniowej dzieląc ją na 12 miesięcy. Przy tym w dokumentacji opisującej
przyjęte zasady rachunkowości warto określić jak rozliczać koszty w przypadku, gdy okres
rozliczeniowy obejmuje niepełne miesiące (np. od 11 sierpnia 2008 r. do 10 sierpnia 2009 r.).
Podatkowa księga
Odpisów kosztów aktywowanych na koncie 64 dokonuje się proporcjonalnie do upływu czasu
 w kolejnych miesiącach kalendarzowych w wysokości 1/12 poniesionych wydatków.
przychodów i rozchodów
Sposób ewidencji księgowej rozliczania kosztów ubezpieczenia uzależniony jest od
przyjętego przez jednostkę rachunku kosztów. Gdy jednostka stosuje pełny rachunek
Dofinansowanie kosztów kształcenia uczniów
kosztów, zapisy księgowe dotyczące istotnego kosztu ubezpieczenia samochodu mogą
wyglądać następująco:
Zatrudniałem uczennice przygotowując je do zawodu sprzedawcy. Ich
1. Zaksięgowanie całej kwoty składek ubezpieczeniowych:
wynagrodzenia brutto ujmowałem w księdze podatkowej w kolumnie 12,
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów ,
a składki ubezpieczeniowe od tych wynagrodzeń finansowane przeze
 Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki
mnie  w kolumnie 13. Decyzją Prezydenta Miasta otrzymałem dofinan-
(w analityce: Konto firmy ubezpieczeniowej).
sowanie kosztów kształcenia uczennic. Kwotę dofinansowania ująłem
2. Zarachowanie kosztu do rozliczenia w przyszłych okresach sprawozdawczych:
w księdze podatkowej w kolumnie 12 ze znakiem minus. Czy postąpiłem
 Wn konto 64  Rozliczenia międzyokresowe kosztów
prawidłowo?
(w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe),
 Ma konto 49  Rozliczenie kosztów . Pracodawcom, którzy zawarli z młodocianymi pracownikami umowę o pracę
3. Odpis części kosztu przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy: w celu przygotowania zawodowego, przysługuje dofinansowanie kosztów kształce-
 Wn konto zespołu 5, nia, na zasadach określonych w art. 70b ustawy o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r.
 Ma konto 64  Rozliczenia międzyokresowe kosztów nr 256, poz. 2572 ze zm.). Dofinansowanie przyznaje wójt (burmistrz, prezydent
(w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe). miasta) właściwy ze względu na miejsce zamieszkania młodocianego pracownika,
W przypadku rozliczania kosztu ubezpieczenia samochodu co miesiąc w księgach w drodze decyzji, po stwierdzeniu spełnienia ku temu warunków. Dofinansowanie
rachunkowych, dla celów podatku dochodowego koszt ten może być również rozliczany z budżetu państwa kosztów kształcenia młodocianych pracowników odbywa się
w tych samych miesiącach i w takiej samej wartości, jak do celów rachunkowych. W koszty w ramach dotacji celowej na zadania własne.
uzyskania przychodów trafi więc co miesiąc 1/12 kwoty składki ubezpieczeniowej. Dofinansowanie takie stanowi dotację celową w myśl art. 106 ust. 2 pkt 1 ustawy
Warto nadmienić, że w przypadku samochodu osobowego kwota składek ubezpiecze- o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. nr 249, poz. 2104 ze zm.). A dotacje, w ro-
niowych, która może być zaliczona do kosztów jest ograniczona przez przepisy ustaw zumieniu przepisów o finansach publicznych, otrzymane z budżetu państwa lub
podatkowych. budżetów jednostek samorządu terytorialnego są wolne od podatku dochodowego.
Stanowi tak art. 21 ust. 1 pkt 129 ustawy o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze
Nieistotny koszt ubezpieczenia
zm.). Zatem przyznane podatnikowi dofinansowanie kosztów kształcenia ucznia
Często koszty ubezpieczenia nie są na tyle wysokie, aby zasadne było rozliczanie ich nie podlega ewidencji w księdze podatkowej po stronie przychodów.
w czasie. Jeżeli jednostka uzna, że koszt ubezpieczenia samochodu jest nieistotny, koszt Jednocześnie wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów
ten wówczas odnosi się bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej. U jednostek pro- (przychodów), o których mowa m.in. w art. 21 ust. 1 pkt 129 ustawy o pdof nie uważa
wadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 wygląda to następująco: się za koszty uzyskania przychodów. Uregulowanie takie zawiera art. 23 ust. 1 pkt 56
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów , ustawy o pdof. Stąd poniesione przez podatnika koszty kształcenia młodocianego
 Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki pracownika należy wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów w części, w której
(w analityce: Konto firmy ubezpieczeniowej) zostały pokryte przyznanym dofinansowaniem. Korekty kosztów należy dokonać
oraz w dacie otrzymania dofinansowania.
 Wn konto zespołu 5, Koszty kształcenia pracownika to nie tylko wynagrodzenia tego pracownika, ale
 Ma konto 49  Rozliczenie kosztów . i składki ZUS od tych wynagrodzeń zapłacone przez podatnika. Zapis zmniejszający
Jednak należy pamiętać, że dla celów podatku dochodowego jednorazowo do kosztów koszty, moim zdaniem, może więc być dokonany w księdze podatkowej w kolumnie
uzyskania przychodów można odnieść koszty pośrednie dotyczące przyszłych okresów spra- 12  Wynagrodzenia w gotówce i w naturze i 13  Pozostałe wydatki . W tym celu
wozdawczych pod warunkiem, że koszty te nie przekraczają roku podatkowego. W sytuacji ustala się łączne koszty tych wynagrodzeń oraz składek ZUS i na podstawie propor-
natomiast gdy koszty te dotyczą okresu dłuższego niż rok podatkowy, dla celów podatku cji przyznanego dofinansowania do łącznych kosztów kształcenia wyksięgowuje się
dochodowego należy rozliczyć je proporcjonalnie do lat podatkowych, których dotyczą. ustaloną wartość kosztów wynagrodzeń z kolumny 12 i składek z kolumny 13.
Wynika to z przepisów ustaw o podatku dochodowym. Zauważmy, że należy tak postąpić Z pytania wynika, że Czytelnik wyksięgował całą kwotę otrzymanej dotacji z ko-
w każdym przypadku, gdy koszt dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy, a więc lumny 12. Jest to z pewnością prostsze rozwiązanie od wcześniej zaproponowanego.
niezależnie od wysokości tych kosztów (ustawy o podatku dochodowym nie uzależniają Postępowanie takie za prawidłowe uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
obowiązku rozliczenia kosztów pośrednich od kwoty tych kosztów). w interpretacji indywidualnej z dnia 26 maja 2008 r., nr IPPB1/415-493/08-2/TS,
Ponieważ księgi rachunkowe powinny być prowadzone w sposób zapewniający pra- dotyczącej analogicznego problemu:
widłowe rozliczenie się z budżetem z tytułu podatku dochodowego, należy uwzględnić te  (& ) W świetle opisanego stanu faktycznego i powołanych przepisów stwierdzić
przepisy. Zatem w sytuacji gdy okres ubezpieczenia samochodu obejmuje część bieżącego należy, iż otrzymane dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowni-
i część następnego roku obrotowego, należy podzielić składkę proporcjonalnie do tych lat. ków, jest przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej, zwolnionym przed-
W sytuacji gdyby umowę ubezpieczenia samochodu zawarto na okres od 1 sierpnia 2008 r. miotowo od opodatkowania, a wydatki sfinansowane z tej dotacji, nie mogą zostać
do 31 lipca 2009 r., 5/12 kwoty ubezpieczenia należałoby odpisać w 2008 r. i 7/12 w 2009 r. zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tejże działalności. Zatem Wnioskodawca
Część dotyczącą roku 2008 można wówczas odnieść w koszty bilansowe i podatkowe zobowiązany jest do pomniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę dofinan-
w momencie poniesienia  bez rozliczania w czasie co miesiąc. Natomiast część kosztów sowania (w dniu jego otrzymania).
dotyczącą 2009 r. jednostka może ująć na koncie 64  Rozliczenia międzyokresowe kosztów Z opisanego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca pomniejszył koszty
i odnieść w koszty bilansowe i podatkowe w styczniu 2009 r. uzyskania przychodów o kwotę otrzymanych dotacji (które we wniosku nazywa
 dofinansowaniem ) odejmując kwotę otrzymanych dotacji od kwoty kosztów z ko-
Przykład lumny wynagrodzenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Opisane we
Założenia wniosku postępowanie Wnioskodawcy było prawidłowe w zakresie księgowania
1. Jednostka zawarła umowę ubezpieczenia samochodu ciężarowego (OC, AC) stanowią- dotacji (& ) .
cego środek trwały w firmie na okres od 11 sierpnia 2008 r. do 10 sierpnia 2009 r. Składka
Dorota Przybyszewska
z tego tytułu wynosi 3.000 zł.
Gazeta Podatkowa nr 64 " 11.08.2008 r.