10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Wynagrodzenia pracowników w księgach rachunkowych
Wynagrodzenia pracowników w księgach rachunkowych zawsze ujmuje
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy  przy
się w miesiącu, którego dotyczą. Także w przypadku, gdy ich wypłata na-
uwzględnieniu kosztów uzyskania przychodów w wysokości
stąpi w następnym miesiącu. Natomiast moment wypłaty wynagrodzeń ma
111,25 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych):
znaczenie dla celów podatku dochodowego. Decyduje bowiem o możliwości (2.500 zł  342,75 zł  111,25 zł) = 2.046,00 zł
uwzględnienia wynagrodzeń w kosztach uzyskania przychodów.
Zaliczka na podatek  po uwzględnieniu kwoty zmniejszającej po-
datek w wysokości 48,90 zł i po pomniejszeniu o składkę zdrowotną
Zasada memoriału nakazuje ująć w księgach rachunkowych jednostki wszystkie
do odliczenia (po zaokrągleniu do pełnych złotych):
osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi
(2.046 zÅ‚ × 19%)  48,90 zÅ‚  167,19 zÅ‚ = 173,00 zÅ‚
przychodami dotyczące danego okresu, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1
Składki płatne przez pracodawcę (emerytalna 9,76%, rentowa 4,50%,
ustawy o rachunkowości  Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Dlatego też należne
wypadkowa np. 1,80%, na FP 2,45%, na FGÅšP 0,10%):
pracownikom wynagrodzenia za dany miesiąc oraz naliczone od tych wynagrodzeń
2.500 zÅ‚ × 18,61% = 465,25 zÅ‚
składki ZUS należy ująć w kosztach tego miesiąca.
Ujęcie w księgach rachunkowych wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę wraz z narzutami 2. Wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są przedostatniego dnia tego samego
 na podstawie listy płac  może przebiegać następującymi zapisami: miesiąca. Składki ZUS płacone są 15. dnia miesiąca następującego po wypłacie
1. Zarachowanie wynagrodzeń brutto w koszty działalności: wynagrodzeń.
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów 3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4.
(w analityce: Wynagrodzenia) lub konto zespołu 5,
 Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami Dekretacja w marcu 2008 r.
(w analityce: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń). 1. Lista płac za marzec 2008 r.:
2. Składki ZUS finansowane przez pracowników oraz składka zdrowotna: a) wynagrodzenie brutto 2.500,00 zł
 Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami  Wn konto 40  Koszty według rodzajów
(w analityce: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), (w analityce: Wynagrodzenia  KUP),
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne  Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami
(w analityce: Rozrachunki z ZUS). (w analityce: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń).
3. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: b) składki ZUS finansowane przez pracownika oraz składka zdrowotna 536,90 zł
 Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami  Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami
(w analityce: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń), (w analityce: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń),
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne  Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne
(w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym). (w analityce: Rozrachunki z ZUS).
4. Zarachowanie do kosztów składek ZUS finansowanych przez pracodawcę: c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 173,00 zł
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów  Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami
(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zespołu 5, (w analityce: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń),
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne  Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne
(w analityce: Rozrachunki z ZUS). (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym).
Jak wiemy, przepisy ustaw o podatku dochodowym w odrębny sposób precyzują moment d) składki ZUS finansowane przez pracodawcę 465,25 zł
zaliczenia wynagrodzeń i składek ZUS do kosztów podatkowych. Wynagrodzenia brutto  Wn konto 40  Koszty według rodzajów
mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w momencie ich wypłaty lub postawienia do (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia  NKUP),
dyspozycji pracownikom, natomiast składki ZUS finansowane przez pracodawcę  w mo-  Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne
mencie ich opłacenia do ZUS. (w analityce: Rozrachunki z ZUS).
W sytuacji gdy wynagrodzenia za dany miesiąc są wypłacane z końcem tego miesiąca, 2. WB  wypłata pracownikom wynagrodzenia w kwocie netto: 1.790,10 zł
będą ujęte w kosztach w księgach rachunkowych i w rachunku podatkowym w jednym mie-  Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami
siącu. Zatem wynagrodzenia np. za marzec 2008 r. ujęte w księgach rachunkowych marca, (w analityce: Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń),
wypłacone w dniu 31 marca 2008 r. będą uwzględnione w rozliczeniu podatkowym za  Ma konto 13-0  Rachunek bieżący .
marzec. Jednak składki od tych wynagrodzeń, przekazywane do ZUS w miesiącu nastę-
pującym po miesiącu wypłaty wynagrodzeń, będą zaksięgowane w marcu, ale staną się Dekretacja w kwietniu 2008 r.
kosztem uzyskania przychodów w momencie przekazania do ZUS (w kwietniu). 3. WB  zapłata składek do ZUS  łączna kwota składek:
W przypadku natomiast gdy wynagrodzenia za marzec 2008 r., ujęte oczywiście w księ- (536,90 zł + 465, 25 zł) = 1.002,15 zł
gach marca, wypłacone zostaną w dniu 10 kwietnia 2008 r.  zostaną zaliczone do kosztów  Wn konto 22  Rozrachunki publicznoprawne
uzyskania przychodów dopiero w kwietniu 2008 r. Składki od tych wynagrodzeń, zaksię- (w analityce: Rozrachunki z ZUS),
gowane w marcu, a przekazane do ZUS w maju  będą kosztami podatkowymi maja.  Ma konto 13-0  Rachunek bieżący .
Jak więc widać, rozliczenie kosztów wynagrodzeń i składek ZUS od tych wynagrodzeń 4. PK  przeksięgowanie opłaconych składek ZUS na konto kosztów KUP: 465,25 zł
w rachunku podatkowym jest dość skomplikowane. Aby prawidłowo rozliczyć się z urzędem  Wn konto 40  Koszty według rodzajów
skarbowym, kwotę kosztów uzyskania przychodów narastająco za dany okres rozliczeniowy (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia  KUP),
wylicza się wyłączając z kosztów bilansowych wartość wynagrodzeń brutto niewypłaco-  Ma konto 40  Koszty według rodzajów
nych od początku roku i składek pokrywanych przez zakład pracy nieprzekazanych do ZUS. (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia  NKUP)
Natomiast uwzględnia się w bieżącym roku  statystycznie koszty wynagrodzeń i składek oraz jednocześnie zapis techniczny (-) 465,25 zł
ZUS dotyczących roku ubiegłego, lecz zapłaconych w bieżącym roku.  Wn konto 40  Koszty według rodzajów
W praktyce wykorzystuje się ewidencję księgową do odpowiedniego ustalenia (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia  NKUP),
kosztów uzyskania przychodów z tytułu wynagrodzeń pracowników i składek ZUS.  Ma konto 40  Koszty według rodzajów
Mianowicie w zakładowym planie kont jednostka może przewidzieć konta analityczne (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia  NKUP).
kosztów wynagrodzeń i składek ZUS w rozbiciu na stanowiące i niestanowiące kosztów 5. WB  zapłata do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy: 173,00 zł
uzyskania przychodów. Przykładowo:  Wn konto 22  Rozrachunki publicznoprawne
 konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym),
(w analityce: Wynagrodzenia  KUP),  Ma konto 13-0  Rachunek bieżący .
 konto 40  Koszty według rodzajów Dorota Przybyszewska
(w analityce: Wynagrodzenia  NKUP),
 konto 40  Koszty według rodzajów
Podatkowa księga
(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia  KUP),
przychodów i rozchodów
 konto 40  Koszty według rodzajów
(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia  NKUP).
Jak zaksięgować koszty naprawy samochodu
W takim przypadku naliczone, lecz niewypłacone w danym miesiącu wynagrodzenia
wstępnie księguje się na podstawie listy płac na koncie NKUP, a w miesiącu ich wy-
osobowego i otrzymane odszkodowanie?
płaty i uznania za koszty podatkowe dokonuje się ich przeksięgowania na konto KUP.
Odpowiednio naliczone składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę księguje
Naprawa powypadkowa samochodu osobowego została wykonana
się na koncie NKUP, a w momencie przekazania ich do ZUS następuje ich przeniesienie
przez zakład usługowy. Samochód ten był ujęty w ewidencji środków
na konto KUP. Dla zachowania czystości obrotów po przeksięgowaniu usuwa się zapisy
trwałych. Jak ująć w księdze podatkowej koszty naprawy i odszkodowanie
na kontach NKUP stosujÄ…c storno czerwone (zapisy ujemne).
otrzymane od zakładu ubezpieczeń?
Przeksięgowywanie kosztów wynagrodzeń i składek finansowanych przez pracodawcę
w sposób wskazany wyżej możliwe jest w ciągu roku. Koszty dotyczące grudnia (nie- Przede wszystkim należy wskazać, że możliwość ujęcia w księdze podatkowej
wypłacone wynagrodzenia lub nieprzekazane do ZUS składki) pozostaną w ewidencji kosztów naprawy powypadkowej samochodu będącego środkiem trwałym zależeć
rachunkowej na kontach analitycznych jako NKUP. Jednostka wyłączy je z kosztów będzie od tego czy ten samochód był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem autocasco.
podatkowych grudnia i uwzględni w następnym roku (doliczając je  statystycznie  nie Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika bowiem, że
księgując). nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub
likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody
Przykład te nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o pdof
Założenia  Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
1. Jednostka naliczyła pracownikowi wynagrodzenie za marzec 2008 r.: Jeżeli więc samochód, o którym mowa w pytaniu, był objęty dobrowolnym ubez-
pieczeniem autocasco, przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania
Przychód brutto pracownika za marzec: 2.500,00 zł
przychodów wszystkie wydatki poniesione na naprawę samochodu.
Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:
Przy prowadzeniu podatkowej księgi metodą uproszczoną (kasową) określoną
(emerytalna 9,76% + rentowa 1,5% + chorobowa 2,45%):
w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, koszty uzyskania przychodów potrącane są w tym
2.500 zÅ‚ × 13,71% = 342,75 zÅ‚
roku, w którym zostały poniesione. Przy czym za dzień poniesienia kosztów uzyska-
Składka zdrowotna:
nia przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu
 do pobrania: 9% × (2.500 zÅ‚  342,75 zÅ‚) = 194,15 zÅ‚
 do odliczenia od podatku: 7,75% × (2.500 zÅ‚  342,75 zÅ‚)= 167,19 zÅ‚
ciÄ…g dalszy na stronie 11
Gazeta Podatkowa nr 26 " 31.03.2008 r.