Lekcja 10

Temat: Wykaz akt, symbol sprawy w systemie bezdziennikowym.

W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, pracownik nadaje każdemu pismu odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy. Sposób nadawania znaku jest opisany w instrukcji kancelaryjnej i opiera się na tzw. wykazie akt.

Wykaz akt jest to środek klasyfikowania wszystkich dokumentów przedsiębiorstwa według występujących w nich zagadnień.

Klasyfikacja może być:

• treściowa (grupowanie wg treści czyli tematyki)

• formalna (wg pewnych cech zewnętrznych np. wg wymiarów, rodzaju sprawy)

• przedmiotowo-rzeczowa (jeżeli podział nastąpił wg przedmiotu sprawy)

• podmiotowa (podział został dokonany wg osób w przedsiębiorstwie)

• alfabetyczna (np. dla akt osobowych)

• geograficzna (wg państw, do których wysyłany jest towar0

Wykaz akt jest stałą klasyfikacją akt, opiera się na klasyfikacji rzeczowej wg zagadnień których dotyczą, przy czym ogólniejsze dzielone są na coraz bardziej szczegółowe.

Wykaz akt opracowuje się wg dziesiętnego systemu klasyfikacji. Akta dzieli się na 10 klas zasadniczych (tj. pierwszego stopnia) o symbolach od 0 do 9. Każdą z tych klas zasadniczych można podzielić na 10 klas drugiego stopnia (powstanie więc symbol dwucyfrowy). Potem można tworzyć klasę trzeciego stopnia itd.

Przykład wykazu akt typowych - tytuły klas I, II i III rzędu (pojęcia) oraz hasła IV rzędu (nazwy teczek)

0  Zarządzanie

    00 Organy kolegialne

    01 Organizacja

        010 Zarządzenia organizacyjne

            0101 Zarządzenia w sprawie wewnętrznej struktury organizacyjnej komórki ruchu (teczka)

    02 Akty normatywne. Pomoc prawna

    03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

    04 Informatyka

    05 Skargi i wnioski

    06 prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja

    07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

    08 Współpraca z zagranicą

    09 Kontrole

1  Kadry

    10 Ogólne zasady pracy i płacy

        100 Umowy zbiorowe i zakładowe

        101 Taryfikatory kwalifikacyjne

    11 Zatrudnienie

    12 Ewidencja osobowa

        120 Akta osobowe

    13 Bezpieczeństwo i higiena

    14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

        140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego

            1400 Zasady, formy, metody i treści szkolenia

            1401 Plany i programy szkolenia

Jakie dwie pierwsze cyfry symbolu liczbowego mieć będzie teczka z danymi osobowymi pracownika?

Podstawę do opracowania wykazu stanowią: zakres działania przedsiębiorstwa, struktura organizacyjna, podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz akt powinien mieć następujące cechy:

• uwzględnione są zagadnienia występujące aktualnie, oraz przewidziana jest rezerwa na nowe

• treść każdego hasła jest jasna i zrozumiała

• każde hasło klasy wyższej jest logicznie powiązane z hasłami występującymi w klasach niższych

• unika się haseł ogólnikowych, sprawy różne, sprawy ogólne

Pozycja wykazu akt, która nie ulega już dalszemu podziałowi staje się nazwą teczek. Każda jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi posługuje się w swojej działalności.

Do jakiej teczki należy włożyć pismo dotyczące planu szkolenia pracowników?

Jeżeli do działu kadr wpłynie pismo dotyczące planu szkolenia bhp pracowników to trafi do teczki 1401. Otrzyma swój symbol literowy charakterystyczny dla komórki organizacyjnej - dział kadr to DK. W teczce może być kilka spraw, które są spisane w spisie spraw na bieżący rok (np. są już dwa pisma: nr 1 o szkoleniu komputerowym i nr 2 o szkoleniu z komunikacji interpersonalnej). Pismo dotyczy kolejnej sprawy, więc otrzyma numer 3 w spisie spraw roku 2004.

Znak sprawy to DK-1401-3/2004, w którym:

DK - symbol literowy komórki organizacyjnej,

1401 - symbol z wykazu akt firmy,

3 - kolejny numer sprawy w spisie spraw,

2004 - rok 2004.

Poszczególne człony znaku oddziela się kreskami (dywizem, myślnikiem), a rok ukośnikiem.

Wszystkie pisma dotyczące tego szkolenia będą miały ten sam znak, będą zaś się różniły tylko datą pisma.

Załatwione sprawy spisuje się na formularzu Spis spraw. Formularz ten zawiera: rok, imię i nazwisko pracownika załatwiającego lub nazwę jednostki organizacyjnej, symbol teczki, krótką treść sprawy, od kogo wpłynęła, datę i znak pisma, datę wszczęcia i ostatecznego załatwienia sprawy. Spisy spraw prowadzi się dla każdej teczki, założonej oddzielnie wg wykazu akt. Ten spis można umieścić w teczce.

Zadanie

Odszukaj plik Lekcja10 ( file:///S:/Pliki ćwiczeniowe/Technika biurowaI/Lekcja10.doc i zapisz jako L10 na swoim dysku V:

Jest to formularz "Spis spraw", który masz wypełnić jako pracownik firmy "Larum" s.c. - na podstawie zamieszczonych poniżej informacji oraz szczegółowych poleceń:

1. formularz przeznaczony jest dla spraw prowadzonych w 2006 roku

2. komórka, w której wykorzystywany będzie formularz "spis spraw" oznaczona jest akronimem DP (Dział Płac)

3. teczka, w której przechowywane będą sprawy rejestrowane za pomocą tego formularza ma nazwę "Reklamacje odbiorców" i symbol 31/2006

4. 3 listopada 2006 r. do przedsiębiorstwa wpłynęło pismo, któremu nadano znak DP/31-1/2006 z dnia 2 listopada 2006 r.: zgłoszenie reklamacji przez odbiorcę - Zakład Urządzeń Biurowych. Reklamacja dotyczy jakości produktów. Powinno być wpisane w pierwszym wierszu spisu spraw.

5. 8 listopada 2006 r. otrzymano od "Lotos" S.A. pismo w sprawie reklamacji ilościowej (znak RI-12/2006 z dnia 3 listopada 2006)

6. 9 listopada 2006 r. udzielono odpowiedzi na reklamację zgłoszoną w podpunkcie d.

7. 15 listopada 2006 r. otrzymano pismo, które jest odpowiedzią na pismo z podpunktu f.

8. PHS "Agra" sp. z o.o. zgłosiło reklamację jakościową dotyczącą zakupionych produktów. Pismo o znaku DS/R/17/2006 z dnia 25 stycznia 2006 r. wpłynęło do spółki "Larum" 31 listopada 2006 r.

Nie pracuj rutynowo - rozważ, które z pism musi być zarejestrowane, a które jest kontynuacją już rozpoczętej sprawy. W zeszycie zanotuj jakie znaki będą mieć poszczególne pisma w firmie "Larum"

Powinieneś umieć:

• określić czym się kierować nadając znak sprawom,

• ustalić teczkę do której trzeba włożyć pismo.

---