DECYDOWANIE I ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW

Zagadnienia rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.

Ogół sytuacji poznawczych dzielimy na:

1. ZADANIA - gdy sytuacja jest znana o zamkniętej i określonej strukturze.

2. PROBLEMY - gdy sytuacja jest nieznana (gdy przynajmniej jeden z elementów struktury jest nieokreślony).

PROBLEM jest to również rodzaj zadania, którego dana osoba nie może rozwiązać za pomocą swoich wiadomości, umiejętności, przyzwyczajeń i postaw.

Problem powstaje na ogół:

• W sytuacjach nowych

• W sytuacjach trudnych

• W sytuacjach nieokreślonych.

Klasyfikacja i rodzaje problemów:

1. Kryterium zakresu przedmiotowego

• Problemy produkcyjne - powstają w toku produkcji

• Problemy socjalno - bytowe (związane z egzystencją)

• Problemy środowiskowe - powstają w otoczeniu bezpośrednim

2. Kryterium charakteru podejmowania działań

• Problemy poznawcze (orientacyjne)

• Problemy decyzyjne - dotyczące wyboru

• Problemy wykonawcze - związane z realizacją

3. Kryterium celu działania

• Problemy przystosowawcze, gdzie rozwiązanie przywróci stan normalny (podchodzimy biernie)

• Problemy rozwojowe, gdzie przy rozwiązaniu wyszukiwanie co raz to nowych okazji daje nowe możliwości (stworzenie ich jak najwięcej)

4. Kryterium stopnia trudności (złożoności)

• Problemy proste - bieżące, zwyczajne, pozorne, gdy mało czasu i zaangażowania

• Problemy złożone - podstawowe, zasadnicze, przy rozłożeniu na etapy

• Problemy bardzo złożone - wyjątkowe, nadzwyczajne, posiadające bardzo wiele zmiennych

5. Kryterium charakteru problemu

• Problemy dysfunkcji (dewiacyjne) - gdy powstaje jakiś defekt

• Problemy optymalizacyjne - gdy w organizacji wprowadzamy zmiany o charakterze adaptacyjnym

• Problemy innowacyjne (twórcze) - gdy wprowadzamy nowość

6. Kryterium liczby rozwiązań

• Problemy które mają jedno rozwiązanie (konwergencyjne) - cel od razu określa wynik (dlatego jedno rozwiązanie

• Problemy które mają wiele rozwiązań (dywergencyjne) - cel dopuszcza wiele możliwości (rozwiązań)

7. Kryterium określoności problemów

• Problemy zamknięte - tylko wybranie, zakres możliwości jest podany (test)

• Problemy otwarte - możliwości trzeba przygotować, aby później można było wybrać.

DECYZJE w ogólnym rozumieniu są to akty wyboru jednego wariantu działania spośród wielu możliwych.

PODEJMOWANIE DECYZJI:

• dokonywanie wyboru

• rozwiązywanie problemu

Proces podejmowania decyzji polega na rozpoznaniu i zdefiniowaniu istoty sytuacji decyzyjnej, opracowaniu i analizie pewnego zbioru wariantu rozwiązań oraz wyborze spośród nich najlepszego z przyjętego punktu widzenia oraz wprowadzeniu go do realizacji.

PROCES PODEJMOWANIA DECYZJI SKŁADA SIĘ Z CZTERECH GŁÓWNYCH ETAPÓW:

1. Identyfikacja programu decyzyjnego.

2. Przygotowanie decyzji - spreferowanie jak najwięcej liczby rozwiązań.

3. Podjęcie decyzji (zawsze bierzemy pod uwagę realność, wykonalność).

4. Realizacja.

ELEMENTY PROCESU PODEJMOWANIA DECYZJI:

1. Problem wymagający rozwiązania.

2. Podmiot podejmujący decyzje (decydent).

3. Zbiór wariantów możliwych rozwiązań.

4. Funkcja korzyści zależna od wariantu i systemu wartości.

5. Informacje

1. informacja wewnętrzna

2. informacja zewnętrzna (z otoczenia).

PODMIOTEM DZIAŁANIA DECYZYJNEGO JEST DECYDENT KTÓRY:

• ma prawo wyboru ze zbioru możliwości,

• ma zdolność do podejmowania decyzji, czyli posiada wiedzę, doświadczenie i umiejętności,

• ponosi odpowiedzialność za podjęte decyzje,

• jest zainteresowany w realizacji wyboru rozwiązującego zaistniały problem.

RODZAJE DECYZJI ZE WZGLĘDU NA:

1. rodzaje problemów:

• decyzje operacyjne - bieżące, krótkookresowe,

• decyzje taktyczne,

• decyzje strategiczne - długookresowe.

2. źródło powstawania:

Inicjowane w zależności od komórki

• inicjowane przez jednostki nadrzędne

• inicjowane przez kierownika

• inicjowane przez pracowników

3. zakres posiadanych informacji:

• decyzje podejmowane w warunkach pewności - wiemy co stanie się w przyszłości

• decyzje podejmowane w warunkach ryzyka - gdy możemy oszacować prawdopodobieństwo

• decyzje podejmowane w warunkach niepewności - nie znamy przyszłości i nie możemy oszacować prawdopodobieństwo

4. czynność którą dotyczą:

• decyzje regulacyjne,

• decyzje sterujące,

• decyzje innowacyjne,

• decyzje badawcze,

• decyzje wykonawcze,

• decyzje oceniające.

5. powiązane z funkcjami zarządzania:

• 
  planistyczne,

• organizatorskie,

• koordynacyjne, wyodrębnił

• rozkazowawcze, Henry Fayol

• kontrolne.

6. formy decydowania:

• indywidualne,

• kolegialne (zespół, wybrana reprezentacja),

• kolektywne (ogół np. referendum - każdy ma możliwość wypowiadania się).

7. dziedzinę działania przedsiębiorstwa (w zależności od komórki):

• decyzje administracyjne,

• decyzje produkcyjne,

• decyzje marketingowe,

• decyzje techniczne,

• decyzje transportowe.

8. okres podejmowania:

• bieżące,

• krótkookresowe,

• średniookresowe,

• długookresowe,

• perspektywiczne.

9. wagę rozwiązywanego problemu:

• decyzje kluczowe,

• decyzje standardowe,

• decyzje marginalne.

10. stopień powtarzalności:

• zrutynizowane (wykonywane schematycznie),

• nie zrutynizowane,

• nowatorskie.

11. strukturę sytuacji decyzyjnych:

• decyzje programowane - podejmowane zgodnie z jakimś zwyczajem lub ustalonymi zasadami,

• decyzje nie programowane - podejmowane w sytuacjach nowych lub nadzwyczajnych, często wymagające twórczego myślenia.

RACJONALNOŚĆ DECYZJI

• Racjonalność rzeczowa, gdzie dobór środków odpowiada prawdziwej istniejącej sytuacji.

• Racjonalność metodologiczna, gdzie dobór środków jest właściwy w świetle posiadanej wiedzy.

• Racjonalność osiągana (satysfakcjonująca).

Rola informacji w podejmowaniu decyzji - selekcjonujemy informacje, staramy się by było ich jak najwięcej. Informacja powinna pochodzić ze źródła wiarygodnego. Musi być jawna, aktualna i konkretna.

System wartości - uporządkowany zbiór wartości uznawany przez jednostkę, grupę bądź społeczeństwo, uwzględniający takie ich liczne wzajemne międzywartościowe powiązania.

SYSTEM WARTOŚCI DZIELI SIĘ NA:

• system ekonomiczny - dotyczący prowadzenia jakiegoś rodzaju działalności, związany z czynnikiem materialnym

• system etyczny - osobiste postępowanie (co jest słuszne, a co nie)

• wychowanie - zasady które funkcjonują w domu. Jest najistotniejszy.

rodzina (pewne wartości), szkoła (nauczyciele, koledzy), praca (szef, współpracownicy, szczególne sytuacje).

GŁÓWNE ZASADY SYSTEMU WARTOŚCI EKONOMICZNEGO:

1. zasada odpowiedzialności własnej za swój byt materialny, który jest funkcją własnej przedsiębiorczości, pomysłowości, pracowitości, a także skłonności do podejmowania ryzyka.

2. zasada wolności gospodarczej, która w ucywilizowanej formie jest sprowadzona do zasady francuskiej deklaracji praw człowieka i obywatela:

„ co nie jest prawem zabronione jest dozwolone”.

3. zasada efektywności działania. Działalność powinna być prowadzona tak, aby przynosiła nadwyżkę nad poniesionymi kosztami.

4. zasada bezpieczeństwa prowadzonej działalności. Prowadząc działalność powinniśmy być w porządku co do funkcjonujących przepisów, odpowiednie rozliczać się z wszelkiego rodzaju urzędami (np. z Urzędem Skarbowym), nie preferować takich form jak łapówka.

GŁÓWNE ZASADY SYSTEMU WARTOŚCI ETYCZNEGO:

1. zasada sprawiedliwości społecznej: każdemu wedle jego zasług, a w szczególności każdemu wg jego pracy:

„jednakowa płaca za jednakową pracę”.

2. zasada solidarności: wsparcie oraz opieka dla ludzi słabszych i ułomnych, tak aby czuli się bezpiecznie.

3. zasada odpowiedzialności: każdy odpowiada za siebie i swoje postępowanie (osoba pełnoletnia).

PODEJMOWANIE DECYZJI W WARUNKACH PEWNOŚCI I INIEPEWNOŚCI:

• pewność - wiemy co stanie się w przyszłości

• ryzyko - znamy prawdopodobieństwo wystąpienia każdego możliwego wyniku

• niepewność -nie znamy prawdopodobieństw, a czasami nawet możliwości rozwiązań.

Cechy charakterystyczne teorii decyzji:

1. ORIENTACJA NA PODEJMOWANIE DECYZJI - końcowym wynikiem programu działania powinna być informacja bezpośrednio.

2. STOSOWANIE METODY NAUKOWEJ - wykorzystanie istniejącej wiedzy i na jej podstawie opracowanie możliwych rozwiązań poddanych doświadczalnym próbom jako podstawa ich przyjęcia lub odrzucenia.

3. EFEKTYWNOŚĆ EKONOMICZNA - w propozycji która rozwiązałaby nasz problem należy uwzględnić koszty wdrożenia.

4. STOSOWANIE MODELU MATEMATYCZNEGO I POSŁUGIWANIE SIĘ KOMPUTEREM.

5. PODEJŚCIE ZESPOŁOWE - aby rozwiązać złożony problem potrzebna jest wiedza i umiejętności specjalistów z wielu dziedzin (ekonomistów, psychologów, socjologów i innych w zależności od złożoności problemu).

6. ORIENTACJA SYSTEMOWA - rozważa się to, co jest najlepsze dla organizacji jako całości.

Rodzaje barier w podejmowaniu racjonalnych decyzji:

• BARIERA HIERARCHICZNA - związana z przeświadczeniem, że decydent wyższego szczebla zna i wie więcej niż podlegli mu pracownicy, mimo iż nie imponuje on wcale wiedzą fachową.

• BARIERA TAKTYCZNA - decydent ukrywa własne rzeczywiste cele i prowadzi pozorowaną grę zręcznie argumentując i zwodząc swoich oponentów, aby zapewnić warunki dla realizacji swoich celów.

• BARIERA POZORNYCH KOMPETENCJI - dotyczy wyboru wariantów, które zadowolą przełożonego, a także niedostrzegania braków i wad przełożonego.

• BARIERA NIENARUSZALNOŚCI - polegająca na założeniu, że o pewnych rzeczach się nie mówi, pewnych rzeczy się nie krytykuje, lecz przyjmuje się je na zasadzie aksjomatu (pewnik), a raczej dogmatu (nie podlega dyskusji).

• BARIERA MĄDROŚCI GRUPOWEJ - uznająca, że decyzja grupowa jest zawsze rozsądna, gdyż mądrość grupowa rzekomo przewyższa indywidualną.

Przeszkody w rozwiązywaniu problemów przez kierowników:

• ODPRĘŻONE UNIKANIE - gdy kierownik się tylko zorientuje, że konsekwencje braku działania nie będą poważne, postanawia, że nie będzie działał ani decydował.

• ODPRĘŻONA ZMIANA - po długiej bezczynności kierownik podejmuje działania i wybiera pierwszą z pojawiających się możliwości bez analizy sytuacji.

• DEFENSYWNE UNIKANIE - kierownik w obliczu problemu, którego nie potrafi rozwiązać na podstawie dotychczasowych doświadczeń postanawia odłożyć podjęcie decyzji lub stara się przerzucić odpowiedzialność na kogoś innego.

• PANIKA - kierownik pod presją problemu i czasu nie potrafi realistycznie ocenić sytuacji.

• OGRANICZONA RACJONALNOŚĆ - wybór rozwiązań nie tyle optymalnych, co satysfakcjonujących.

• DODATNI OBRAZ SAMEGO SIEBIE - kierownik zdając sobie sprawę ze swojej niedoskonałości stosuje sprawdzone metody i dąży do utrwalenia władzy, która polega na kontroli oraz kierowaniu zachowaniami, dając poczucie siły i powagi oraz kontensując naruszoną lub niedostateczną samoocenę.

• AMBICJE MENEDŻERSKIE - charakteryzują się silną motywacją do działania za wszelką cenę.

• EMOCJE I STRES - mogą prowadzić działania impulsywne i nie do końca przemyślane.

MODELE PODEJMOWANIA DECYZJI POWINNY POZWALAĆ ANALIZOWAĆ:

• istniejącą organizację, jej misję, wizję, strategię i zorganizowanie,

• sterowanie działaniami,

• charakter procesów decyzyjnych,

• teorię zmian.

WYSTĘPUJE KILKA RODZAJÓW MODELI PODEJMOWANIA DECYZJI:

• Racjonalny - decyzje wynikają z logicznego, uporządkowanego działania, obejmującego operacje myślowe od rozpoznania problemu do jego rozwiązania wraz z przewidywaniem skutków podjętych decyzji.

• Proceduralny (biurokratyczny) - oparty na zasadach, procedurach, przepisów dotyczących funkcjonowania organizacji.

• Tradycyjny - decyzja jest podejmowana na podstawie zgromadzonego doświadczenia i tradycji w działaniu. Nowy problem jest więc rozwiązywany według starych sprawdzonych sposobów tj. według wniosków z dotychczasowej praktyki.

• Wizjonerski - decyzje są rezultatem impulsu, olśnienia, może być to eksperyment lub innowacja.

• Fundamentalistyczny - decyzje wynikają z istniejących teorii, koncepcji lub narzuconego systemu wartości. Stanowią następstwo przyjęcia „jedynie słusznej formuły”, gotowej recepty na trafne decyzje.

• Polityczny - decyzja jest wynikiem grupy sił, przewagi jednej grupy nad drugą, czy też koalicji. Przy podejmowaniu tego rodzaju decyzji nie są ważne informacje, ale jedynie poparcie.

• Pragmatyczny (kompromisowy) - decyzja ze względu na dość duże ograniczenie poznawcze i niepewność, stanowi rozwiązanie kompromisowe, uwzględniające sprzeczne stanowiska; tego rodzaju decyzja zawiera zazwyczaj takie priorytety, które mogą być przyjęte bez naruszenia interesów zaangażowanych stron.

REGUŁY DECYZYJNE:

• REGUŁA POSZUKIWANIA DOMINACJI - polega na znalezieniu takiego wariantu, który pod względem przyjętego kryterium ocen dominuje nad innymi. Reguła ta jest podstawowa i najprostsza, a zasadza się na subiektywnym przekonaniu decydenta, że znalazł wariant najkorzystniejszy pod względem wszystkich zasadniczych atrybutów.

• REGUŁA LOGICZNEJ KOMUNIKACJI - decydent, który ją stosuje sprawdza, czy wszystkie atrybuty (cechy) spełniają założone wartości krytyczne, po czym wybiera się ten wariant działania, który spełnia wszystkie progi krytyczne.

• REGUŁA DYSJUNKCJI - stosujący ją decydent wybiera wariant, w którym przynajmniej jedna spośród ocenianych przez niego cech (kryteriów) osiągnęła lub przekroczyła założony punkt krytyczny.

• REGUŁA LEKSYKOGRAFICZNA - decydent najpierw porządkuje cechy według ich wartości, a potem wybiera ten wariant, który z punktu widzenia najważniejszej dla niego cechy jest najlepszy. Gdy między wariantami zachodzi równość pod względem wyników, porównuje wartości wyników na drugim (i kolejnym) wymiarze, co znacznie zwiększa szanse wyboru korzystnego wariantu decyzji.

• REGUŁA ELIMINACJI - odrzuca się warianty, których oceniane cechy nie osiągnęły założonego punktu krytycznego, a jednocześnie uwzględnia się hierarchię ważności cech.

• REGUŁA MAKSYMALIZACJI - wybiera się warianty, w których jest największa liczba korzystnych cech.

• REGUŁA SUMOWANIA UŻYTECZNOŚCI - wybiera się wariant, który osiągnął największą sumę ważoną użyteczności ocenianej dla wszystkich cech.

TRADYCYJNE I NOWOCZESNE TECHNIKI PODEJMOWANIA DECYZJI:

RODZAJE DECYZJI	TECHNIKI DECYZYJNE
	TRADYCYJNE	NOWOCZESNE
Programowanie (rutynowe, powtarzalne)	zwyczaj rutyna biurowa: standardowe procedury	badania operacyjne przetwarzanie danych
Nieprogramowane (jednorazowe, nowe, słabo określone)	osąd, intuicja, twórczość reguły robocze dobór i szkolenie pracowników	Technika heurystycznego rozwiązania (twórcze myślenie) problemów stosowane do: szkolenia obejmujące decyzje, konstruowania heurytystycznych programów

Proces podejmowania problemów jako podstawa podejmowania decyzji. Składa się z pięciu faz:

1. FAZA FORMUŁOWANIA PROBLEMU:

• analiza celów - hierarchia celów - od małych kroczków do osiągnięcia głównego, nadrzędnego celu przed tymi podrzędnymi

• analiza systemu przedsiębiorstwa i jego otoczeniu - analiza SWOT

• rozpoznanie i zdefiniowanie problemu - czy mieliśmy taką sytuację?

• Ustalenie przyczyn problemu i ich analizy - przeanalizowanie ponowne sytuacji, aby jej w przyszłości uniknąć

2. FAZA POSZUKIWAN (odpowiednich przedsięwzięć) - poszukujemy wariantu rozwiązań. Są dwie teorie, gdzie

• pierwsza mówi, że im więcej wariantów, tym lepiej

• druga mówi, że w miarę dojrzewania do podjęcia decyzji pozostawiamy dwie alternatywy, którym poświęcamy najwięcej czasu, równo go rozdzielając

3. FAZA OCENY I DECYZJI - wybór optymalnego wariantu. Rozwiązanie musi być realne, przynieść korzyść, przy poniesieniu jak najmniejszych kosztach.

4. FAZA REALIZACJI :

• najpierw sporządzamy plan realizacji (kto, gdzie, kiedy i czym dysponuje), ewentualnie określamy czy nie musimy skorzystać z pomocy specjalistów,

• następnie przechodzimy do właściwej realizacji,

• ocena bieżąca,

• dokonanie jakiś zmian.

5. FAZA KONTROLI - dokonujemy kontroli, a następnie oceny końcowej (albo się przyznaje, albo od początku przechodzi przez wszystkie punkty).

RODZAJE ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW:

1. RUTYNOWE - towarzyszące najczęściej, kiedy znane jest rozwiązanie lub jakiś jego element. Dokonujemy analizy.

• POZYTYWNE - gdy korzystamy z doświadczenia i bez analizy

• NEGATYWNE - postępowanie schematyczne

2. TWÓRCZE - które wiedzie do rozwiązań nowych, niekonwencjonalnych i może porządkować funkcjonowanie organizacji.

CECHY TWÓRCY

• chętny do wprowadzania zmian

• pomysłowość, kreatywność

• ambitny, człowiek z silną motywacją

• wytrwały

• niezależny w myśleniu i działaniu

• introwertyk - kiedy wymyśla i tworzy, ale ekstrawertyk gdy zdobywa informacje

• osoba krytyczna zarówno wobec innych jak i wobec siebie

• osoba która stosuje przenośnie

• „brak równowagi emocjonalnej” (artyści)

FAZY PROCESU TWÓRCZEGO:

1. faza prepacacji (przygotowania) - zbieramy informacje konkretne, aktualne, z wiarygodnych źródeł. Najlepiej jak najwięcej.

2. inkubacja (wylęganie się pomysłu) - mamy sformułowany problem, tworzymy pomysły (im więcej, tym lepiej). Może to trwać bardzo długo.

3. olśnienie - odkrycie rozwiązania

4. weryfikacja - rozwiązanie poddajemy obróbce i przechodzimy do realizacji.

SPOSOBY REAGOWANIA NA ZDARZENIE TWÓRCZE:

• skuteczne zdziwienie - na które składa się występowanie równolegle dwóch przeciwstawnych elementów, które są mieszaniną szoku i akceptacji albo zaskoczenia i zgody, lecz żaden z tych elementów nie występuje samoistnie.

• początkowa nieufność lub brak zrozumienia - każda nowa prawda rozpoczyna swój marsz jako herezja, kończy zaś jako ortodoksja.

• powtórne ocenianie - wraz z nabywaniem zrozumienia nowego dzieła następuje jego przewartościowanie i wyższa ocena.

• sposób reagowania - zazdrość i podziw, objawiające się w stwierdzeniu „ja bym na to nie wpadł”.

• komplementowanie - objawiające się w stwierdzeniu „zrobiłbym tak samo”.

PODEJŚCIA DO TWÓRCZOŚCI:

• twórczość jest poznawalna i sterowalna (przeczytanie książki z jakiejś dziedziny i wykorzystanie wiedzy z niej w swoim życiu)

• twórczość jest zjawiskiem powszechnym i naturalnym

• twórczość jest aktywnością podlegającą zachamowaniom

• twórczość dostarcza silnych, samoistnych nagród (ogranicza twórczość, jeśli robimy coś za coś)

HEURYSTYKA - niekonwencjonalne myślenie - sztuka odkrywania nowych prawd przy pomocy ujętego stawiania hipotez (pobudzanie wyobraźni, fantazji, intuicji), po to aby w twórczy sposób rozwiązywać problemy.

ZASADY HEURYSTYCZNE:

1. ZASADA RÓŻNORODNOŚCI - praca zespołowa - poznajemy się, partnerskie relacje, bo wiemy na co kogo stać

2. ZASADA - wartościowanie - autor ocenia po jakimś czasie

3. ZASADA RACJONALNEJ IRRACJONALNOŚCI - swobodne korzystanie z intuicji, przeczuć czy paradoksów

4. ZASADA KOMPETENTNEJ NIEKOMPETENCJI - współpraca specjalistów z laikami

5. ZASADA LUDYCZNOŚCI - każde zdarzenie twórcze obrócić w żart

6. ZASADA AKTUALNOŚCI - liczymy się to co tu i teraz

TECHNIKI TWÓRCZEGO ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW:

• Techniki analityczne - są bardzo szczegółowe

• Techniki oparte na skojarzeniach przymusowych - konkretne wzory do wykorzystania

• Techniki oparte na skojarzeniach swobodnych - np. burza mózgów

• Techniki polegające na odwróceniu punktu widzenia

• Techniki projektowania idealnego - gdzie wykorzystujemy modele i symulacje

BURZA MÓZGÓW - jest metodą zespołowego poszukiwania nowych oryginalnych rozwiązań problemów. Grupa biorąca udział w sesji burzy mózgów składa się zazwyczaj z 6-10 osób. Sesja trwa około godziny, prowadzi ją przewodniczący. Twórcą metody jest Ozborn.

KROKI BURZY MÓZGÓW:

1. Określenie problemu

2. Podanie zasad burzy mózgów: wykluczenie krytyki, popieranie pomysłowości, zachęcanie do łączenia i ulepszania pomysłów

3. Produkowanie pomysłów i ich zapisywanie

4. Ocena przedstawionych pomysłów.

---