Zarz膮dzanie przez cele
To, co si臋 obecnie popularnie okre艣la jako „zarz膮dzanie przez cele”, jest reformistycznym sposobem podej艣cia, usi艂uj膮cym odwr贸ci膰 kierunek planowania tak, aby przebiega艂o ono od do艂u w g贸r臋 hierarchii organizacyjnej. Filozofia, spos贸b post臋powania i problemy zarz膮dzania przez cele (ZPC).
Filozofia zarz膮dzanie przez cele:
Przy tradycyjnym sposobie podej艣cia do planowania i kontroli rodzice mogli powiedzie膰 uczniowi w klasie maturalnej, 偶e jego konkretnym zadaniem jest co najmniej jedna ocena bardzo dobra, najwy偶ej jedna dostateczna i ani jedna niedostateczna. Wynika艂oby to z ich ci膮g艂ych cel贸w kszta艂cenia ,oznaczaj膮cych przyj臋cie na uniwersytet. Je艣li ucze艅 zdo艂a艂by zrealizowa膰 to zadanie i osi膮gn膮膰 ten cel, zapewne jego rodzice daliby mu nagrod臋 :okazali uznanie, op艂acili czesne czy kupili nowy samoch贸d, Przypu艣膰my jednak, 偶e rodzice ucznia zastosowali radykalnie odmienne podej艣cie w postaci zarz膮dzania przez cele. Zamiast rozpoczynania od ustalenia cel贸w dla ucznia, pierwszym krokiem by艂oby sk艂onienie go do okre艣lenia w艂asnych cel贸w i zada艅 dotycz膮cych wykszta艂cenia. Ucze艅 przedstawi艂by je rodzicom i kontrolowa艂 swoje og贸lne zachowanie tak, aby zrealizowa膰 te zadania. Przynajmniej w ko艅cu roku, ale raczej nale偶a艂oby mie膰 nadziej臋, 偶e cz臋艣ciej, ucze艅 przedstawi艂by rodzicom w艂asn膮 ocen臋 swoich wynik贸w w realizacji w艂asnych zada艅. Spos贸b podej艣cia ZPC zak艂ada, 偶e ucze艅 dzia艂a艂by skuteczniej, bo sam zaplanowa艂 swoje cele i sam kontroluje swoje zachowanie. Mo偶e nawet pracowa艂by wi臋cej, poniewa偶 jest zaanga偶owany we w艂asne plany i wykszta艂cenie. By膰 mo偶e s膮 to zbyt optymistyczne za艂o偶enia, gdy偶 ucze艅 m贸g艂 nie by膰 dostatecznie dojrza艂y do okre艣lenia swych zada艅 akademickich, a mo偶e nawet nie wiedzia艂, 偶e chce wst膮pi膰 na uniwersytet. By膰 mo偶e te偶. gdyby mia艂 tak膮 mo偶liwo艣膰, ucze艅 zadecydowa艂by, 偶e wcale nie zamierza uczy膰 si臋 na uniwersytecie. Niestety, wielu m艂odych ludzi znalaz艂o si臋 na uniwersytecie tylko dlatego, 偶e ich rodzice tego oczekiwali i w tym celu ukszta艂towali 偶ycie swoich dzieci.
U podstaw ZPC mie艣ci si臋 zbi贸r przekona艅 o ludziach i nowoczesnych organizacjach. W my艣l tych przekona艅 prawdziwe s膮 nast臋puj膮ce stwierdzenia:
1. Wi臋kszo艣膰 ludzi odczuwa potrzeby w艂adzy, autonomii, kompetencji, osi膮gni臋膰 i tw贸rczo艣ci, motywuj膮ce w coraz wi臋kszym stopniu tych, kt贸rzy zaspokoili potrzeby fizjologiczne i bezpiecze艅stwa.
2. Ludzie pragn膮 zaspokoi膰 swoje potrzeby przez prac臋, je艣li im si臋 to umo偶liwi; ludzie dojrzali nie s膮 z natury leniwi; maj膮 wrodzon膮 energi臋, kt贸ra wyzwala si臋 wtedy, gdy maj膮 samodzielno艣膰.
3. Poziom wykszta艂cenia, kompetencji i specjalizacji pracownik贸w podni贸s艂 si臋 w takim stopniu, 偶e ka偶dy z nich ma do wniesienia znaczn膮 wiedz臋 — cz臋sto nie znan膮 prze艂o偶onym.
4. Organizacje stoj膮 wobec coraz bardziej z艂o偶onych i stawiaj膮cych wyzwanie warunk贸w, przekraczaj膮cych umiej臋tno艣ci staromodnego, scentralizowanego, autorytatywnego kierownictwa. Prze偶ycie i rozw贸j wymagaj膮 zwi臋kszonych wysi艂k贸w i tw贸rczo艣ci jednostek na wszystkich szczeblach. Dawne kierownictwo zniech臋ca艂o do takiej tw贸rczo艣ci; niezb臋dna jest wi臋c gwa艂towna zmiana.
5. Ludzie b臋d膮 ci臋偶ej pracowa膰, zaspokaja膰 potrzeby wy偶szego rz臋du, wykazywa膰 wi臋ksze zaanga偶owanie i osi膮ga膰 lepsze wyniki, je艣li sami b臋d膮 wyznacza膰 swoje cele. Szczeg贸lnie za艣 pracownicy o wysokich potrzebach osi膮gni臋膰 b臋d膮 ustanawia膰 wyra藕ne, w miar臋 ryzykowne i stawiaj膮ce wyzwanie cele, kt贸re mog膮 oznacza膰 wi臋cej ni偶 to. co zosta艂oby dla nich ustalone przez kierownictwo wy偶szych szczebli.
6. Naczelne kierownictwo nie mo偶e nakaza膰 osobistego zaanga偶owania i rozwoju. Musi to by膰 wynikiem samorozwijania si臋 jednostek. G艂贸wnym zadaniem kierownictwa jest stworzenie takiego klimatu organizacyjnego, kt贸ry pobudza ludzi do d膮偶e艅.
7. Najlepszym wska藕nikiem wynik贸w pracy prze艂o偶onego jest rozw贸j umiej臋tno艣ci, aspiracji i rezultat贸w pracy podw艂adnych.
Niewiele metod tak si臋 przyj臋艂o w organizacjach, jak ZPC. Cho膰 cz臋sto jest ono 藕le rozumiane, sta艂o si臋 mod膮; pewne przedsi臋biorstwo za偶膮da艂o od konsultanta, 偶eby wprowadzi艂 system ZPC „do popo艂udnia nast臋pnego czwartku". Jednak偶e zarz膮dzanie przez cele nie jest dawk膮 lekarstwa, za偶ywan膮 przez chore przedsi臋biorstwo dla wyzdrowienia, ani prost膮 technik膮, kt贸r膮 mo偶na zastosowa膰 w ci膮gu trzech godzin. Jest ono zar贸wno filozofi膮, jak i zbiorem technik, kt贸rych pe艂ne zastosowanie wymaga lat.
Spos贸b post臋powania w zarz膮dzaniu przez cele:
Podstawowym d膮偶eniem wszystkich program贸w ZPC jest doprowadzenie do porozumienia w ka偶dej parze prze艂o偶ony-podw艂adny, dotycz膮cego ci膮g艂ych cel贸w i konkretnych zada艅 podw艂adnego.
Propozycje podw艂adnego. Pierwszym etapem jest zazwyczaj zaproponowanie podw艂adnemu pisemnego zestawienia jego ci膮g艂ych cel贸w i konkretnych zada艅 na najbli偶szy okres (zazwyczaj roczny). Propozycja powinna okre艣la膰, w jaki spos贸b mierzy膰 si臋 b臋dzie realizacj臋 zada艅 za pomoc膮 konkretnych wska藕nik贸w. Tak wi臋c podw艂adny wywiera g艂贸wny wp艂yw na ustalenie kryteri贸w, wed艂ug kt贸rych jego efekty b臋d膮 oceniane.
Wsp贸lne negocjacje i uzgodnienia. Nast臋pnie pracownik przedstawia swoje propozycje prze艂o偶onemu; omawiaj膮 je, negocjuj膮 i dochodz膮 do pisemnego porozumienia w sprawie ostatecznych cel贸w i zada艅 podw艂adnego na nadchodz膮cy rok.
Analiza i ocena. Porozumienie to powinno by膰 dokumentem roboczym, a nie czym艣 wyrytym w kamieniu na wieki. Przez przechowywanie go pod r臋k膮 w biurku lub wywieszenie w powi臋kszeniu na 艣cianie gabinetu, ka偶da para prze艂o偶ony-podw艂adny mo偶e od czasu do czasu wr贸ci膰 do poszczeg贸lnych pozycji. Analiza powinna by膰 przeprowadzana cz臋sto, gdy si臋 nadarzy sposobno艣膰, bez oczekiwania na 艣ledztwo pod koniec roku.
Jest to najtrudniejsza sprawa przy ZPC: Kto inicjuje sprawdzanie i dyskusj臋 w trakcie trwania procesu? I jak cz臋sto? Jednym z cel贸w ZPC jest zapewnienie pracownikowi autonomii. Oznacza to, 偶e nale偶y pozostawi膰 podw艂adnego w spokoju, aby realizowa艂 swoje cele i nie musia艂 t艂umaczy膰, czym si臋 zajmuje r贸wnie cz臋sto, jak to wyst臋powa艂o w tradycyjnym systemie zarz膮dzania. Zbyt cz臋ste sprawdzanie przez niespokojnego kierownika zniszczy
istot臋 wsp贸艂pracy ZPC. W warunkach idealnych podw艂adny powinien inicjowa膰 rozmowy, aby udziela膰 informacji prze艂o偶onemu lub zasi臋ga膰 jego rady. By膰 mo偶e kluczem jest tu spontaniczno艣膰 i nieformalne podej艣cie, przy kt贸rym obie strony wykorzystuj膮 cz臋sto okazj臋 do omawiania post臋p贸w w realizacji wsp贸lnie okre艣lonych cel贸w.
Powtarzanie. Pod koniec ustalonego okresu proces rozpoczyna si臋 od nowa. Nale偶y orientowa膰 si臋 na przysz艂o艣膰, a nie na przesz艂o艣膰. Przyczyny, dla kt贸rych pewne cele nie zosta艂y zrealizowane, powinny ju偶 by膰 znane i prze艂o偶onemu, i podw艂adnemu; powinny one wp艂ywa膰 na ustalanie zada艅 tylko dla okre艣lenia, co pozosta艂o do zrobienia. Wyrzuty dotycz膮ce przesz艂o艣ci nie powinny zaciemnia膰 przysz艂o艣ci.
Wi臋kszo艣膰 zastosowa艅 ZPC obejmuje pisemne oceny w艂asnych wynik贸w, sporz膮dzane przez podw艂adnych, przedstawiane prze艂o偶onym i wsp贸lnie omawiane. Jest to cenne, ale pisemne oceny i dyskusje nie mog膮 zawiera膰 niespodzianek. Powinny by膰 przegl膮dem spraw ju偶 om贸wionych i b臋d膮cych przedmiotem dzia艂ania.
Problemy zwi膮zane z zarz膮dzaniem przez cele:
Filozofia ZPC i jego za艂o偶enia dotycz膮ce ludzi s膮 pobudzaj膮ce, lecz idealistyczne. Niestety nie musz膮 si臋 odnosi膰 do ka偶dej sytuacji i do wszystkich ludzi, a nawet tam, gdzie s膮 stosowane, ich wdro偶enie mo偶e by膰 trudne.
Podejrzliwo艣膰 wobec systemu. Podobnie jak inne sposoby podej艣cia do zarz膮dzania uczestnicz膮cego, ZPC przyjmuje optymistyczne za艂o偶enia dotycz膮ce ludzkiej motywacji: 偶e wi臋kszo艣膰 ludzi odczuwa potrzeby w艂adzy, autonomii, kompetencji i osi膮gni臋膰 oraz 偶e b臋dzie reagowa膰 na mo偶liwo艣膰 zaspokojenia tych potrzeb w pracy. Jednak偶e tam, gdzie tradycyjny system autorytatywny jest silnie zakorzeniony i istnieje od dawna, personel na 艣rednich i ni偶szych szczeblach mo偶e nie wykazywa膰 entuzjazmu dla ZPC. Mo偶e on by膰 tak nieufny wobec dyrekcji, 偶e b臋dzie j膮 podejrzewa膰 o pr贸by manipulowania, zmierzaj膮ce do ustalenia trudniejszych cel贸w i zmuszenia ich do ci臋偶szej pracy. Mo偶e uwa偶a膰, 偶e je艣li nie ustali cel贸w nierealnie wysokich, kierownictwo wy偶szego szczebla je odrzuci. Wzajemny stosunek mo偶e by膰 silnie antagonistyczny, co sk艂ania pracownik贸w ni偶szych szczebli do ukrywania swoich rzeczywistych mo偶liwo艣ci przed naczelnym kierownictwem i pr贸b ustalenia cel贸w na najni偶szym poziomie mo偶liwym do przyj臋cia. W takich wypaczonych warunkach podw艂adni nigdy nie b臋d膮 si臋 anga偶owa膰 w osi膮ganie cel贸w, kt贸re rzekomo ustalaj膮. Ca艂a sprawa staje si臋 udawaniem.
Co wi臋cej, ZPC d膮偶y do obiektywnych sprz臋偶e艅 zwrotnych, aby ludzie wiedzieli, jakie osi膮gaj膮 rezultaty na podstawie konkretnych kryteri贸w, a nie
mglistych, subiektywnych s膮d贸w lub podejrze艅. Zak艂ada si臋, 偶e ludzie naprawd臋 chc膮 wiedzie膰, jak im idzie. Mo偶e to by膰 prawd膮 w przypadku ludzi o wysokich potrzebach osi膮gni臋膰, ale wielu innych naprawd臋 wcale nie chce wiedzie膰, chyba 偶e idzie im bardzo dobrze.
Mniej przyjemne prawdy s膮 zbyt denerwuj膮ce i wobec tego usi艂uj膮 ich unika膰 lub im nie wierz膮. Badania wskazuj膮, 偶e wi臋kszo艣膰 pracownik贸w uwa偶a si臋 za ponad przeci臋tnych. Nie mo偶emy jednak wszyscy by膰 lepsi od wi臋kszo艣ci pozosta艂ych, a fakty mog膮 przynosi膰 du偶e rozczarowanie, gdy dowiadujemy si臋, 偶e nie jeste艣my tak dobrzy, jak nam si臋 to wydawa艂o. Wielu z nas wola艂oby po prostu pozostawa膰 raczej w tej nie艣wiadomo艣ci.
Chc膮c unikn膮膰 tych niekorzystnych konsekwencji, nie nale偶y przeprowadza膰 por贸wna艅 i szeregowania jednostek. W mo偶liwie du偶ym stopniu poszczeg贸lne jednostki powinny odczuwa膰, 偶e wsp贸艂zawodnicz膮 jedynie same ze sob膮. Indywidualne cele ka偶dej jednostki powinny by膰 niepowtarzalnie jej w艂asne, a ocena powinna polega膰 jedynie na por贸wnaniu jej efekt贸w z jej celami.
Niech臋膰 do narzuconego programu. Autorytatywny dyrektor niekiedy narzuca ZPC, gdy偶 zdaje sobie spraw臋 z niew艂a艣ciwo艣ci post臋powania i usi艂uje w ten spos贸b zmieni膰 klimat organizacyjny. W takim przypadku powstaje paradoks: autorytatywnymi metodami wprowadza si臋 system niedyrektywny. To po prostu nie mo偶e skutkowa膰.
Je艣li podw艂adny personel uwa偶a, 偶e narzuca si臋 mu program, mo偶e po prostu wype艂ni膰 formularze, a nast臋pnie o nich zapomnie膰. Program ZPC staje si臋 wtedy zaj臋ciem, na kt贸re staramy si臋 przeznaczy膰 minimaln膮 ilo艣膰 czasu. Skoro nie ma osobistego zaanga偶owania w program, kierownicy nie rozpatruj膮 kr贸tkookresowych wydarze艅 z punktu widzenia cel贸w ci膮g艂ych, a jedynie podejmuj膮 dora藕ne decyzje. Kierownictwo naczelne traci wiarygodno艣膰,
a podejrzliwo艣膰 ro艣nie.
Spraw膮 zasadnicz膮 jest symboliczne przekszta艂cenie zaanga偶owania naczelnego kierownictwa w filozofi臋 programu. Musi ono wykaza膰, 偶e przyj臋cie systemu jest dobrowolne, a przy stosowaniu procedur b臋dzie prawdom贸wne i otwarte. Mo偶e ponadto umo偶liwi膰 podw艂adnym korzystanie z us艂ug doradcy dla uzyskania pomocy przy wdra偶aniu programu. Taka postronna osoba mo偶e by膰 ogromnie cenna w czasie pocz膮tkowych dyskusji mi臋dzy prze艂o偶onymi a podw艂adnymi na temat wzajemnych oczekiwa艅.
Niech臋膰 do papierkowej roboty i rozm贸w. Podobnie jak w przypadku innych dzia艂a艅 uczestnicz膮cych. ZPC mo偶e na kr贸tsz膮 met臋 by膰 bardzo czasoch艂onne. W por贸wnaniu z prostym przekazywaniem informacji przy planowaniu autorytatywnym i kontroli z g贸ry w d贸艂 ZPC jest dwukierunkowym procesem informacyjnym szczeg贸lnego rodzaju: jest wymian膮 pogl膮d贸w w warunkach wzajemnego szacunku. Taka dwukierunkowa dyskusja zu偶ywa znacznie wi臋cej czasu ni偶 jednokierunkowe dyrektywy.
W dodatku ZPC funkcjonuje skuteczniej wtedy, gdy propozycje i uzgodnienia maj膮 form臋 pisemn膮. Poniewa偶 jest to iteracyjny proces sk艂adania propozycji, analizowania, sporz膮dzania sprawozda艅, czas potrzebny na pisanie ro艣nie.
Wszystkie te rozmowy i pisanie wymagaj膮 sporo czasu, kt贸ry jest najcenniejszym zasobem kierownictwa. Pod naporem bie偶膮cych spraw operacyjnych, wielu kierownik贸w niech臋tnie odnosi si臋 do wymaga艅 czasu, stawianych przez ZPC, kt贸re przynios膮 efekty dopiero w przysz艂o艣ci — je偶eli w og贸le. Osoby, kt贸re uwa偶aj膮 si臋 za skutecznych kierownik贸w, mog膮 nie odczuwa膰 偶adnej potrzeby po艣wi臋cania czasu i energii takiemu zb臋dnemu zamierzeniu.
Zbyt w膮ski punkt widzenia. Zarz膮dzanie przez cele jest nakierowane w indywidualistyczny spos贸b na wy偶szego rz臋du potrzeby osobowo艣ci. Ten spos贸b podej艣cia zmierza do generowania wi臋kszego zaanga偶owania w prac臋. Niestety, te chwalebne zamiary mog膮 wywiera膰 niepo偶膮dany wp艂yw. System popiera i nagradza w膮ski punkt widzenia, koncentrowanie si臋 ka偶dej jednostki na w艂asnej kom贸rce i pomijanie stopnia zgodno艣ci jej cel贸w z celami organizacji. Problemy takie wyst臋puj膮 oczywi艣cie nie tylko w przypadku ZPC,
jednak偶e przy systemie planowania i kontroli z g贸ry w d贸艂 ka偶dy wy偶szy szczebel przyjmuje odpowiedzialno艣膰 za koordynacj臋 dzia艂alno艣ci i cel贸w podw艂adnych. Taki mechanizm oparty na hierarchii jest najskuteczniejsz膮 dotychczas opracowan膮 metod膮 integracji.
Poniewa偶 w ZPC planowanie rozpoczyna si臋 od podw艂adnych, rzadko zdarza si臋, aby przewidywali, w jaki spos贸b ich propozycje b臋d膮 si臋 wi膮za膰 z propozycjami koleg贸w. Dzia艂 sprzeda偶y mo偶e pragn膮膰 wylansowania nowego wyrobu X, jednak偶e dzia艂 produkcji przewiduje przesuni臋cie tego o rok, do czasu uzyskania nowych urz膮dze艅. Dzia艂 personalny mo偶e planowa膰 zwi臋kszenie naboru pracownik贸w nale偶膮cych do mniejszo艣ci etnicznych. podczas gdy pozosta艂e dzia艂y planuj膮 zmniejszenie og贸lnych rozmiar贸w zatrudnienia. Musi si臋 pogodzi膰 te sprzeczno艣ci i luki. Kierownik mo偶e tego dokona膰, pokazuj膮c ka偶demu z podleg艂ych kierownik贸w, jak jego cele wi膮偶膮 si臋 z celami innych i zach臋caj膮c do odpowiednich modyfikacji. Kierownik taki prawdopodobnie b臋dzie organizowa膰 wsp贸lne narady grupy podw艂adnych dla zintegrowania ich plan贸w.
Rozs膮dni ludzie mog膮 doj艣膰 do porozumienia, ale nie zawsze. Jednak nawet tacy ludzie mog膮 niech臋tnie odnosi膰 si臋 do presji koleg贸w i prze艂o偶onych, kt贸re wydaj膮 si臋 ogranicza膰 t臋 w艂a艣nie samodzielno艣膰, jak膮 obiecuje system ZPC. Kierownicy zorientowani na w艂adz臋 i osi膮gni臋cia tak anga偶uj膮 si臋 w proponowane przez siebie cele. 偶e postrzegaj膮 organizacj臋 tylko z jednego punktu widzenia. Sk艂onni s膮 uwa偶a膰, 偶e najwa偶niejsze dla organizacji s膮 ich w艂asne funkcje i propozycje. Od czasu do czasu prze艂o偶ony mo偶e by膰 zmuszony do narzucenia zmiany plan贸w. To jest konieczne, ale mo偶e by膰 traktowane jako niezgodne z filozofi膮 ZPC.
Niezgodno艣膰 mi臋dzy planami oddolnymi i odg贸rnymi. Tradycyjny system planowania i kontroli zak艂ada jednokierunkowy przep艂yw plan贸w, w kt贸rym cele i zadania przechodz膮 z g贸ry w d贸艂. Teoretycznie to powinno zapewni膰 zgodno艣膰 i doprowadzi膰 do tego, aby cele ni偶szych szczebli w sumie sk艂ada艂y si臋 na cele ca艂ej organizacji. Ta pozorna przewidywalno艣膰 stanowi o du偶ej atrakcyjno艣ci systemu tradycyjnego. Niestety, jak pokazali艣my, zadania przekazywane z g贸ry w d贸艂 s膮 cz臋sto nierealistyczne i niemo偶liwie do wykonania.
Pierwotna koncepcja ZPC by艂a tego dok艂adnym przeciwie艅stwem: cele i zadania mia艂y przep艂ywa膰 z do艂u w g贸r臋 przez kolejne szczeble a偶 do szczytu. Suma cel贸w ni偶szych szczebli stanowi艂aby cel szczebla najwy偶szego. Niestety, tak偶e i ten system nie dzia艂a, gdy偶 r贸偶ne szczeble zarz膮dzania trac膮 ze sob膮 kontakt i rozchodz膮 si臋 w r贸偶nych kierunkach. Ich cele mog膮 sta膰 si臋 niezgodne.
Naczelni kierownicy nie s膮 biernymi odbiorcami tego, co kierownicy ni偶szych szczebli zechc膮 im powiedzie膰. Maj膮 na my艣li cele i unikni臋cie tego by艂oby niemo偶liwe. Naczelne kierownictwo mo偶e niczego nie m贸wi膰 o w艂asnych koncepcjach, czeka膰 na post臋py oddolnego planowania w ZPC i mie膰 nadziej臋, 偶e te plany z艂o偶膮 si臋 lub nawet przewy偶sz膮 jego oczekiwania. Je艣li tak, to 艣wietnie, je艣li jednak nie, kierownictwo prawdopodobnie poleci wszystkim powt贸rzenie prac i zwi臋kszenie wysi艂k贸w. Takie naciski podwa偶aj膮 filozofi臋 ZPC. prowadz膮c do manipulacyjnych rozgrywek, w kt贸rych ka偶dy szczebel usi艂uje odgadn膮膰 minimum oczekiwa艅 prze艂o偶onych.
Nawet przy braku wyra藕nego niezadowolenia kierownictwa z proponowanych cel贸w wi臋kszo艣膰 system贸w ZPC zawiera skrzywienie inflacyjne: zawsze zak艂ada si臋, 偶e zadania na rok bie偶膮cy musz膮 przewy偶sza膰
ubieg艂oroczne, nawet je艣li warunki nie uzasadniaj膮 takiej poprawy. W niekt贸rych organizacjach uwa偶a si臋 za gorsz膮 rzecz obni偶y膰 planowane zadania, ni偶 ich nie wykona膰 w og贸le.
Wi臋kszo艣膰 zarz膮d贸w og艂asza oczekiwania na dany rok w postaci wielko艣ci sprzeda偶y, zysku, rozwoju itp. Na og贸艂 towarzyszy temu kr贸tkie om贸wienie zasadniczych zjawisk w otoczeniu, z kt贸rych by膰 mo偶e nie wszyscy zdaj膮 sobie spraw臋. Te og贸lne cele staj膮 si臋 wytycznymi dla propozycji oddolnych i stanowi膮 ostrze偶enie dla podw艂adnych. 偶e powinni mie膰 przekonywaj膮ce argumenty, je艣li ich propozycje nie sk艂adaj膮 si臋 na 偶yczenia kierownictwa. Przedstawiaj膮c swoje cele g贸ra wywiera presj臋, co jest niezgodne z filozofi膮 ZPC, ale by膰 mo偶e ta jasno艣膰 i szczero艣膰 jest bardziej po偶膮dana od ukrytych zamiar贸w, kt贸re i tak istniej膮.
Pogodzenie ZPC ze strategicznym planowaniem najwy偶szego szczebla jest ci膮g艂ym problemem. G贸ra nie mo偶e zrezygnowa膰 z odpowiedzialno艣ci za okre艣lenie roli i ci膮g艂ych cel贸w organizacji oraz przekazanie ich wszystkim pracownikom. Ten wewn臋trzny wysi艂ek szkoleniowy i wychowawczy powinien pozostawa膰 w r贸wnowadze z systemem uczestnictwa od do艂u w g贸r臋. Jest on nawet bardziej potrzebny przy ZPC ni偶 przy autorytatywnym podej艣ciu z g贸ry w d贸艂, gdy偶 plany strategiczne powinny by膰 podstawowymi wytycznymi dla integracji cel贸w ni偶szych szczebli.
Propozycje i wyniki ni偶szych szczebli powinny z czasem pom贸c g贸rze w lepszym zrozumieniu mo偶liwo艣ci organizacji i reali贸w jej otoczenia. Informacje z do艂u u艂atwi膮 doskonalenie i modyfikowanie podstawowej strategii organizacji.
Oceny nie zwi膮zane z ZPC. Rozumuj膮c logicznie, wyniki przedstawione przez samych podw艂adnych i potwierdzone przez dane o osi膮gni臋ciach powinny stanowi膰 podstaw臋 przyznawania nagr贸d przez organizacj臋. Niestety. w niekt贸rych organizacjach system ocen i nagradzania jest ca艂kowicie oddzielony i niezgodny z efektami ZPC.
Warunki takie mog膮 istnie膰 ze wzgl臋du na kilka przyczyn. Jedn膮 stanowi to, 偶e je艣li kierownictwo nie jest w pe艂ni zaanga偶owane w ZPC, to niech臋tnie rezygnuje z prawdziwego systemu kontroli, zawartego w kontroli nagradzania.
Innym powodem odr臋bno艣ci systemu ocen od efekt贸w ZPC jest utrzymywanie przez kierownik贸w tajnych cel贸w i kryteri贸w efektywno艣ci, tak 偶e pracownicy nie znaj膮 rzeczywistych podstaw oceny. Mog膮 one obejmowa膰 obiektywne wyniki dzia艂alno艣ci lub zachowania subiektywne. Na przyk艂ad autokratyczni prze艂o偶eni sk艂onni s膮 wy偶ej ocenia膰 podw艂adnych podobnych do siebie, nawet przy braku danych o efektach pracy potwierdzaj膮cych takie oceny. Wszyscy mamy sk艂onno艣膰 do wy偶szej oceny tych, kt贸rzy s膮 podobni do naszego wyobra偶enia o sobie: energicznych lub spokojnych, agresywnych lub cierpliwych, stanowczych lub zamy艣lonych itp.
Prze艂o偶eni lubi膮 te偶 podw艂adnych, kt贸rzy oszcz臋dzaj膮 czas, potrafi膮 przyj膮膰 og贸lnie zlecone obowi膮zki i wykona膰 zadanie bez zb臋dnego niepokojenia prze艂o偶onego o szczeg贸艂y. Prze艂o偶eni mo偶e najbardziej pragn膮 u podw艂adnych wiarygodno艣ci i lojalno艣ci. Lojalno艣膰 — jak si臋 wydaje — oznacza: nie r贸b niczego, co mog艂oby prze艂o偶onego postawi膰 w z艂ym 艣wietle;
nie wprowadzaj go publicznie w zak艂opotanie; r贸b, co ci ka偶膮, albo powiedz mu, 偶e nie mo偶esz, zrezygnuj i b膮d藕 cicho. Wiarygodno艣膰 oznacza, 偶e je艣li zobowi膮偶esz si臋 co艣 zrobi膰, to zr贸b to, a w dodatku punktualnie.
Chocia偶 lojalno艣膰, wiarygodno艣膰 czy inne cechy osobowo艣ci lub wzorce post臋powania mog膮 by膰 po偶膮dane, s膮 one wysoce subiektywne. Ich os膮d zale偶y w takim samym stopniu od prze艂o偶onego, jak i od podw艂adnego. Ponadto rzadko wyra藕nie si臋 je wymienia jako kryteria o takim samym znaczeniu, jak obiektywne wyniki. Podw艂adni kierownicy, realizuj膮cy swoje rzekome zadania, mog膮 ze zdumieniem dowiedzie膰 si臋, 偶e ich rzeczywista ocena nie jest tak wysoka, jak oczekiwali, gdy偶 prze艂o偶ony ocenia艂 ich na podstawie nie znanych im czynnik贸w.
Niemo偶no艣膰 mierzenia cel贸w. nie zapewnia w magiczny spos贸b dotychczas nie znanych 艣rodk贸w mierzenia efekt贸w pracy. Mo偶na mie膰 nadziej臋, 偶e ni偶sze szczeble bli偶ej poznaj膮 w艂asn膮 dzia艂alno艣膰 i b臋d膮 umia艂y lepiej okre艣li膰 miary. Jednak偶e, jak to om贸wili艣my w poprzednim rozdziale, niekt贸re cele i zadania mog膮 nie poddawa膰 si臋 pomiarom.
Podsumowanie:
Takie za艂o偶enia kt贸re przedstawione zosta艂y wcze艣niej mog膮 a nawet powinny by膰 zastosowane w agencjach reklamowych np. Agencja reklamowa „GLOBAL” z Katowic. W takich organizacjach wi臋kszo艣膰 a czasami ca艂膮 prac臋 wykonuj膮 podw艂adni. Po wykonaniu zadania projekt przestawiany jest g贸rze i zazwyczaj jest on zatwierdzany, i najcz臋艣ciej tylko do tego podpisu ogranicza si臋 rola g贸ry. Kontrol臋 sprawuje si臋 dwoma podstawowymi 艣rodkami:
przez wytyczne polityki i procedury, kontroluj膮ce zachowanie
przez system kontroli ze sprz臋偶eniem zwrotnym, koryguj膮ce zachowanie w trakcie jego wyst臋powania lub bezpo艣rednio po nim - jak dobrze p贸jdzie, zanim nagromadzi si臋 zbyt wiele niepo偶膮danych rezultat贸w.
Trudno jest rozr贸偶ni膰 w praktyce wytyczne polityki i procedury: wytyczne polityki s膮 na og贸艂 wyznaczeniem kierunku pozostawiaj膮cym swobod臋 post臋powania, natomiast procedury 艣ci艣le okre艣laj膮, jak podw艂adny ma post膮pi膰 w danej sytuacji.
Uzyskane wyniki s膮 mierzone za pomoc膮 wska藕nik贸w realizacji, zazwyczaj przez kogo艣 innego ni偶 ten, kto podlega kontroli.
Dane o wynikach oczekiwanych i osi膮gni臋tych s膮 przekazywane zainteresowanym, zw艂aszcza danemu kierownikowi i jego prze艂o偶onemu. Prze艂o偶ony por贸wnuje wyniki oczekiwane z osi膮gni臋tymi, aby podj膮膰 decyzj臋 o ich stanie:
wyniki znajduj膮 si臋 pod kontrol膮; niepotrzebne jest 偶adne dzia艂anie
wyniki wymkn臋艂y si臋 spod kontroli; nale偶y podj膮膰 dzia艂anie koryguj膮ce
wyniki s膮 ni偶sze od oczekiwanych, jednak偶e wysi艂ki by艂y zadowalaj膮ce; nale偶y zbada膰 zasadno艣膰 konkretnych zada艅 i w miar臋 potrzeb zmodyfikowa膰 je.
BIBLIOGRAFIA:
Zbigniew Martyniak - "Organizacja i zarz膮dzanie" (60 problem贸w teorii i praktyki ) wyd. 1996r.
Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl
1
1