RACHUNKOWOŚC MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORCÓW

Prof. J. Pfaff

WYKLAD 1 8.10

Podziału przedsiębiorstw można dokonać według kryteriów:

• ilościowych – ich podstawą są różne wartości liczbowe

• jakościowych – ich podstawą są pewne konkretne cechy

1. Kryterium ilościowe opieraj się na :

• przeciętnej liczbie zatrudnionych

• wielkości osiąganych przychodów w roku

• sumie bilansowej albo udziale kapitału własnego (wartość majątku przedsiębiorstwa)

Jednym z przykładów podziału ilościowego jest ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, która wyróżnia 4 grupy przedsiębiorców:

kryterium ilościowe	mikro	mały	średni
liczba zatrudnionych	10 osób	50 osób	250 osób
roczne przychody	2 mln euro	10 mln euro	50 mln euro
suma bilansowa	2 mln euro	10 mln euro	43 mln euro

Wszystko ponad te wartości to DUŻY przedsiębiorca.

Kryteria te mogą się łączyć.

Dane do podziału czerpie się ze sprawozdań finansowych przedsiębiorstw.

JEDNOSTKA MIKRO – grupy podmiotów które mogą ubiegać się o taki statut

(podział wg Ustawy o Rachunkowości, która wchodzi w życie 1go stycznia 2015r., a wcześniejsze regulacje tracą moc)

1. Spółki handlowe, oddziały przedsiębiorców zagranicznych oraz inne osoby prawne - jeżeli jednostki te w roku obrotowym, a który sporządzają sprawozdanie finansowe oraz roku poprzedzającym ten rok ( a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność), nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

   1. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego - 1.500.000 zł

   2. przychodu netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy 3.000.000 zł

   3. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty 10 osób

2. Stowarzyszenia, związki zawodowe, organizacje pracodawców, izby gospodarcze, fundacje, przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, społeczno-zawodowe organizacje rolników, organizacje samorządu zawodowego, organizacje samorządu gospodarczego rzemiosła i Polskie Biuro Ubezpieczycieli Komunikacyjnych - jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej

3. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli przychody netto tych jednostek ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły równowartość walucie polskiej nie mniej niż 1.200.000 euro i nie więcej niż 2.000.000 euro za poprzedni rok obrotowy (w przypadku jednostek rozpoczynających działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych - w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność lub prowadzenie ksiąg rachunkowych.

4. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych , spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które prowadzą księgi rachunkowe dobrowolnie, mimo że nie osiągnęły przychodów w wysokości równoważnej 1.200.000 euro

Bycie jednostką mikro jest przywilejem a nie obowiązkiem.

Warunkiem koniecznym, aby wymienione jednostki nabyły status jednostki miko, jest podjęcie decyzji (uchwały), przez ich organ zatwierdzający (najwyższy organ sprawujący) w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem uproszczeń przewidzianych ustawą o rachunkowości dla jednostek mikro.

WYŁĄCZENIA mówią o tym, które jednostki nie mogą być MIKRO nawet jak spełnią warunki zawarte w ustawie:

• Jednostkami mikro nie mogą być jednostki sektora finansów publicznych oraz jednostki działajłące na rynku finansowym

(np. banki, zakłady ubezpieczeń, fundusze inwestycyjne, spółki giełdowe).

*** Są jeszcze inne kryteria ilościowe, ale je będziemy omawiać na ćwiczeniach

1. Kryteria jakościowe odnoszą się do charakterystycznych cech małego przedsiębiorstwa takich jak:

• funkcje właścicielskie i kierownicze pełni ta sama osoba (właściciel) lub kilka osób (współwłaściciele)

• prosta struktura organizacyjna

• brak instytucyjnych form kontroli wewnętrznej (np. audytora, kontroli jakości itp.)

• prosta ewidencja księgowa

• nieliczne źródła przychodów

• znikomy udział w rynku

Próba zidentyfikowania małego przedsiębiorstwa:

• na niewielki udział w rynku

• nie ma wpływu na poziom cen i podaż dóbr

• jest autonomiczne tj. takie, w którym strategiczne decyzje podejmują właściciele lub właściciel jednostki

• bezpośredni udział właścicieli we wszystkich sferach działalności jednostki

Małe przedsiębiorstwa mogą przybierać różną formę organizacyjno-prawną:

• osoby prawnej (spółka z o.o., spółka akcyjna)

• spółki osobowej prawa handlowego (spółki jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna)

• spółki cywilnej

• jednoosobowej działalności gospodarczej

*** Kryteria te nie są mierzalne tak jak przy kryteriach ilościowych

Forma organizacyjno-prawna	Opodatkowanie podatkiem dochodowym		Obowiązek prowadzenia ewidencji
osoby prawne	podatek dochodowy od osób prawnych (CIT)		księgi rachunkowe
osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą jednoosobowo lub w formie spółki osób fizycznych	jeżeli ich przychody za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro	karta podatkowa	brak obowiązku ewidencji podatkowej
		ryczałt ewidencjonowany	ewidencja przychodów
		zasady ogólne	podatkowa księga przychodów i rozchodów
	jeżeli ich przychody za poprzedni rok obrotowy przekroczyły równowartość w walucie polskiej 1.200.000	zasady ogólne	księgi rachunkowe

GRUPA ZIELONA

Karta podatkowa – co miesiąc płaci się pewna kwotę do urzędu skarbowego niezależnie od przychodów

Ryczałt ewidencjonowany – ewidencjonuje się przychody i co miesiąc płaci się określony procent od kwoty przychodów

Zasady ogólne – ewidencja podatkowa podobna do ksiąg rachunkowych, w oparciu o przychody i rozchody ustala się wynik finansowy i płaci odpowiedni podatek

GRUPA NIEBIESKA

Zasady ogólne – pełna ewidencja

Tę graniczną kwotę przejścia z uproszczonych form do pełnej ewidencji oblicza się wg kursu ogłoszonego przez NBP na dzień 30 września .

Dla osób fizycznych rok obrotowy to zawsze rok kalendarzowy. Więc przedsiębiorca ma 3 miesiące do zamknięcia ksiąg i wie czy przekroczył wyznaczoną kwotę.

• Jeśli tak ma czas na przygotowanie się do prowadzenia pełnej ewidencji (zatrudnić księgowego, zakupić programy).

• Jeśli nie to wie ile może jeszcze uzyskać przychodów aby nie przekroczyć tej kwoty i nie ponosić kosztów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

Wykład 2 22.10.14r.

ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z przepisów UoR (Dz.U. z 2013r., poz.330 z późniejszymi zmianami). Obowiązek ten dotyczy:

1) spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych (innych niż wymienione w
punkcie następnym) a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,

2) osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich
przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej
równowartość w walucie polskiej 1 200.000 euro;
*** przelicza się to na złotówki według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP na dzień 30 września.

3) jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi,
przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej, przepisów o organizacji i funkcjonowaniu
funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,

4) gmin, powiatów, województw i związków, a także państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich: jednostek
budżetowych, zakładów budżetowych

5) jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt. 1 i 2;

6) oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności
gospodarczej;

*** jeżeli przedsiębiorcy zagraniczni prowadzą działalność w Polsce, to też muszą prowadzić księgi rachunkowe, bo obowiązuje prawo polskie. Do niedawna były to też osoby fizyczne, jednak zmieniono to.

7) innych jednostek, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub
subwencje zostały im przyznane.

Księgi rachunkowe może również prowadzić osoba fizyczna lub spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych oraz spółka partnerska z własnego wyboru od początku następnego roku obrotowego, mimo że jej przychody za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 1 200 000 euro,

*** można je prowadzić zamiast księgi przychodów i rozchodów.
*** czasem nie ma sensu otwierać księgi i za rok je zamykać, tylko dlatego, że był w firmie gorszy rok.

W tym przypadku osoba fizyczna (lub wspólnicy) jest zobowiązana – przed rozpoczęciem nowego roku obrotowego – zawiadomić o tym fakcie urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.

II.RACHUNKOWOŚĆ jednostki obejmuje:

1. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

2. Prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

3. Okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

4. Wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

*** wycena bieżąca, bilansowa itd.

1. Sporządzanie sprawozdań finansowych,

2. Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,

3. Poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

*** nie dotyczy to wszystkich, tylko nieco większych podmiotów prowadzących księgi rachunkowe.

III POLITYKA RACHUNKOWOŚCI

Dokumentacja opisująca w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości zawiera:

1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

*** trzeba to określić, bo rok obrotowy to niekoniecznie musi być rokiem kalendarzowym. Tylko osoby prawne mogą sobien to ustalać.

*** Okres sprawozdawczy jest elementem składowym roku obrotowego.

1. Określenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

2. Opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

• zakładowy plan kont,

• wykaz ksiąg rachunkowych (zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe),

• opis systemu przetwarzania danych, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia eksploatacji,

1. Charakterystyka sytemu służącego ochronie danych (zbiorów, dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów będących podstawą dokonanych w nich zapisów)

Zakładowy plan kont powinien obejmować sobą następujące zagadnienia:

• wykaz kont księgi głównej,

• przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych,

• zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej.
  +np. do konta środki trwałe – uszczegółowienie – księga inwentarzowa.

PRZYKŁADOWY WZORCOWY WYKAZ KONT:
+ to tylko wzorzec, on się sprawdził w praktyce, ale możesz się wzorcować lub nie.
+ przyjęto numery od 0 do 8, mamy tu symbole liczbowe, one zastępują nazwy - jest to bardzo praktyczne.

ZESPÓŁ 0 – AKTYWA TRWAŁE:

010 Środki trwałe

020 Wartości niematerialne i prawne

030 Długoterminowe aktywa finansowe

035 Odpisy aktualizujące wartość aktywów finansowych

071 …

072 …

080 …

Ewidencja pozabilansowa

090 Obce środki trwałe

091 Środki trwałe w likwidacji

+ Na przykład konto 010 „Środki trwałe” może przyjąć w zakładowym planie kont następującą strukturę:
0101 Grunty własne
0102 Budynki
0103 Budowle
0104 Maszyny, urządzenia
….

W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, jednostki mogą stosować Krajowe Standardy Rachunkowości, a w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, mogą stosować Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.

Dokumentację polityki rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki.

KSIĘGI RACHUNKOWE

Księgi rachunkowe – to zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia : obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
***są to zbiory informacji o zdarzeniach gospodarczych, mogą być podawane z różną szczegółowością.

Za równoważne z księgami rachunkowymi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w tej formie jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.

WYKLAD 3 5.11

Prowadzenie ksiąg rachunkowych - dokonywanie w księgach rachunkowych w sposób zorganizowany i ciągły, na podstawie dowodów księgowych, zapisów zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym oraz ich grupowanie i uzgadnianie

• jest to definicja z ustawy o rachunkowości

• to tzw. księgowanie

• jest to umiejętność obowiązują pewne zasady, reguły, które trzeba znać i potrafić fizyczni tego dokonać

• musza być spełnione pewne warunki:

1. Zorganizowany

2. Ciągły

3. Z dowodów księgowych

4. Chronologiczne

5. Systematyczne

6. Uzgodnione

7. Grupowane

• dowód ma funkcje informacyjną: gdzie, kiedy, w jakiej ilości strony dokonały transakcji

Elementy składowe ksiąg rachunkowych:

1. Dziennik

2. Księga główna

3. Księgi pomocnicze zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej

4. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych

5. Inwentarz – wykaz składników aktywów i pasywów

• Na księgi zawsze składają się zbiory

• niezależnie od techniki (ręcznie, maszynowo, komputerowo) zawsze w księgach rachunkowych musza się znaleźć te zbiory

• zapisy zdarzeń w rożnym porządku lub wyniki ich przetwarzania są zawarte w księgach

Art. 14.1. DZIENNIK zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

2. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

• w dzienniku się nie księguje, jest to rejestr gdzie wprowadza się informacje na temat zdarzenia gospodarczego pod konkretną datą

• Ustawa o rachunkowości określa, co ten zbór powinien zawierać i jak powinien być usytuowany w tym systemie

• Punkt 2 określa wymogi formalne, które trzeba znać i przestrzegać

• Wybór systemu komputerowego do rachunkowości jest dowolny i robi to kierownik jednostki, ma być on taki, aby spełniał wymogi ustawy, żaden nie jest określony, jako zły czy dobry

• Zawsze musi być odniesienie wyniku danej operacji do dowodu księgowego

3. Jeżeli stosuje się DZIENNIKI CZĘŚCIOWE, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.

4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

• trzeba było wprowadzić podział pracy, dlatego powstały DZIENNIKI CZĘŚCIOWE. Było to konieczne, ponieważ przy dużych firmach jedna osoba nie była w stanie w ciągu jednego dnia wprowadzić kilka tysięcy operacji do jednego dziennika

• rodzaje dzienników częściowych: kosztowe, bankowe, materiałowe, dotyczące wyrobów gotowych itp.

• warunek podstawowy: na koniec okresu rozliczeniowego trzeba zestawić te dzienniki razem

• warunki dodatkowe:

1. Musza być numery automatyczne wymuszane przez system komputerowy

2. Musi być ustalona osoba odpowiedzialna

Art.15. KONTA KSIĘGO GŁÓWNEJ zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

• Są to konta syntetyczne

• Jest to zapis wartościowy i dwustronny

Kolejność zapisu operacji

1. Rejestracja w dzienniku

2. Księgowanie w księdze głównej

lub: Jednoczesne ujęcie

Art.16. KONTA KSIĄG POMOCNICZYCH zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.

Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

• jest to tzw. Analityka

• możemy tu wprowadzić dodatkowe informacje dotyczące tego, co już wcześniej zostało zaksięgowane

• uszczelnienie - np. Podanie kontrahenta

• uzupełnienie - np. Podanie ilości, gatunku

• tutaj nie księgujemy a jedynie zapisujemy

• nie ma podwójnego zapisu

• jaka ma być szczególność ???

  • są to dodatkowe informacje wprowadzane, ponieważ komuś w jednostce jest to potrzebne

  • kierownik jednostki ustala, co musi być uszczelnione np. Paliwo nie ma być tylko ogólnie, ale na każdy samochód osobno

• ustawa o rachunkowości wymienia kilka grup aktywów i typów operacji, dla których trzeba prowadzić księgi pomocnicze

Art.17.1. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla :

1. środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;

2. rozrachunków z kontrahentami;

3. rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienna ewidencje wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia;

4. operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędna do celów podatkowych);

5. operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędna do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych);

6. operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy;

7. kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów.

• jednostka ma obowiązek przestrzegać tego nawet, gdy np. Są tylko 2 środki trwale i kierownik wie, który z nich maja, jaka wartość początkowa i umorzenia

• musza być urządzenia analityczne:

  • wykaz środków trwałych(wartości początkowe oraz umorzenia)

  • tabela amortyzacyjna

  • indywidualna karta każdego obiektu(kiedy kupiony dany środek, za jaką wartość, czy było ulepszenie, amortyzacja)

• zawsze może być więcej informacji, ale nie może być mniej

• Ad. 3 - przy rozrachunkach z pracownikami są dodatkowe warunki (np. Z przepisów emerytalnych) ze ewidencje wynagrodzeń pracowników trzeba przechowywać przez 50 lat

• Ad 6 – przy operacjach gotówkowych uszczelnieniem jest raport kasowy

• Ad 7 - uszczelnienie musi być na tyle dokładne, aby na koniec okresu rozliczeniowego można było sporządzić rachunek zysków i start

• jest również obowiązek uszczelnienia innych składników aktywów, które są istotne (np. Materiały, wyroby gotowe wynoszą 30% lub więcej wszystkich aktywów)

• należy pamiętać ze im większa szczegółowość tym większe koszty

• jednostka sama może sobie wybrać formę (ilościową, jakościową, ilościowo-jakościową), ale musi to określić w polityce rachunkowość w zakładowym planie kont

Pierwsze 3 zbiory: dziennik, księga główna i księgi pomocnicze to zbiory, do których wprowadzamy dane rożnymi metodami

Kolejne zbiory: zestawienie obrotów i sald księgi głównej i księgi pomocniczej to wyniki przetwarzania wprowadzonych wcześniej danych.

Art. 18.1 Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

• Jest to zbiór z dużą ilością informacyjną i na ich podstawie sporządza się sprawozdania na różne potrzeby (podatkowe, zus, vat itp.)

• trzeba go robić systematycznie w ciągu roku na koniec każdego miesiąca nawet jak jednostka ma inny okres rozliczeniowy

• obroty dziennika i zestawienie obrotów i sald musza być równe

• jest tylko jedno

Art. 18.2 Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się ZESTAWIENIE SALD WSZYSTKICH KONT KSIĄG POMOCNICZYCH, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Zestawienie sald kont pomocniczych

• jest ich wiele zależnie od tego ile mamy kont analitycznych do kont syntetycznych

• robimy to, gdy chcemy uzgodnić czy stan końcowy kont pomocniczych zgadza się ze stanem końcowym konta głównego

• obowiązkowo trzeba to zrobić raz do roku (na koniec)

Art. 19.

1. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

2. Pozycje inwentarza sporządzonego przez jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia po-szczególnych pozycji bilansu otwarcia.

• najmniej znany zbiór

• sporządza się go tylko raz przy rozpoczynaniu prowadzenia ksiąg rachunkowych

• jest to zestawienie posiadanych aktywów i ich źródeł finansowania (pasywa)

• inwentarz jest niezbędny, aby prowadzić księgi rachunkowe

• w trakcie prowadzenia ksiąg role inwentarza odgrywa zestawienie obrotów i sald

BILANS OTWARCIA (gdy nie prowadziliśmy wcześniej ksiąg) sporządza się na podstawie inwentarza

• Stan niektórych środków można wziąć z inwentaryzacji

• Należności bierze się po przez sprawdzenie faktur

• Rachunek bieżący z wyciągu bankowego

• Zobowiązania długoterminowe np. Umów kredytu

• Zobowiązania wobec dostawców z faktur

• Różnica miedzy zsumowanymi aktywami a zobowiązaniami i utworzy KAPITAL WLASNY

Przy kontynuacji nie ma problemu, bo bilans zamknięcia roku 200X jest bilansem początkowym roku 200X + 1

Dodatkowe informacje z ustawy:

*** obroty - zsumowanie strony

*** konto to zbór danych, które mogą mieć rożną formę (karty, zbiory danych, zeszyty itp.)

*** w ustawie 'w szczególności' oznacza obowiązek

*** Otworzyć konto to wpisać saldo początkowe, które bierze się z bilansu

WYKŁAD 4 19.11

ZASADY PROWADZENIA KSIAG RACHUNKOWYCH

1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe - co do zasady - są prowadzone przez jednostkę , czyli są one prowadzone przy wykorzystaniu zasobów będących w dyspozycji jednostki (lokalowych, sprzętowych, ludzkich) . Jednostka może je prowadzić np. w siedzibie, oddziale (zakładzie), biurze położonym zarówno na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, jak i za granicą.
+ siedziba jest zawsze zgłoszona w rejestrze
+

Usługowe prowadzenie ksiąg

Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych innej jednostce , która może być przedsiębiorcą prowadzącym działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (również z innego państwa członkowskiego UE)

Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone poza siedziba jednostki jej kierownik jest obowiązany :

• powiadomić właściwy US o miejscu ich prowadzenia w terminie 15 dni od ich wydania

• zapewnić ich dostępność wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organem zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu , albo w innym miejscu za zgoda organu kontroli lub nadzoru.

2. Język i waluta ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe prowadzi sie w języku polskim. Księgami rachunkowymi - w myśl ustawy - są zbiory danych zawarte w systemie FK, , a nie samo oprogramowanie, dlatego jednostka nie musi posiadać całego oprogramowania w języku polskim w przypadku użytkowania programów opracowanych w języku obcym.

Wymóg stosowania języka polskiego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera obejmuje wyłącznie dane zawarte w systemie FK, a w szczególności dane ustalone w sposób stały, takie jak :

• -nazwy kont

• opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania itp.

• nazwy operacji gospodarczych

• nazwy walut

WALUTA

Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje sie w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawiera przeliczenie ich wartości na walutę polską według obowiązującego kursu walutowego.

Na zadanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Otwarcie ksiąg rachunkowych

• na dzień rozpoczęcia działalności , którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym

• na początek każdego następnego roku obrotowego

• na dzień zmiany formy prawnej

• na dzień wpisu do rejestru polaczenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki

• na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego

W CIĄGU 15 DNI OD DNIA ZAISTNIENIA TYCH ZDARZEŃ

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

• -na dzień kończący rok obrotowy

• na dzień zakończenia działalności jednostki

• na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej

• w jednostce przejmowanej na dzień przejęcia jednostki przez inna jednostkę

• na dzień poprzedzający dzień podziału lub polaczenia

• na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości

• na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami

W CIĄGU 3 MIESIĘCY OD DNIA ZAINSTENIANIA TYCH ZDARZEŃ

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych

Ostateczne zamkniecie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy

Zamkniecie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięcie księgi rachunkowe.

Cechy formalne ksiąg rachunkowych

• trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każdą luźna kartka kontowa, także jeżeli maja one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwa danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwa programu przetwarzania.

• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego , okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia

• przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald.

Wydruki komputerowe ksiąg powinny składać sie z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym

Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje sie przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych,

ZAPIS KSIĘGOWY

Zapis księgowy zawiera co najmniej : datę dokonania operacji gospodarczej

określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę
zapisu, oraz jego datę , jeżeli rożni sie ona od daty dokonania operacji

zrozumiały tekst , skrót lub kod opisu operacji, z tym, ze należy posiadać pisemne
objaśnienie treści skrótów lub kodów

kwotę i datę zapisów

oznaczenie kont, których zapis dotyczy

Udokumentowanie zapisów księgowych

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów

• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom

• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki

Udokumentowanie zapisów księgowych :

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych , które musza być w dowodzie zbiorczym

pojedynczo wymienione

2) korygujące - poprzednie zapisy

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego

4) rozliczeniowe - ujmujące juz dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych

Cechy dowodu księgowego

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej

3) opis operacji oraz jej wartość , jeżeli to możliwe , określona także w jednostkach naturalnych

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna data - także datę sporządzenia dowodu

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu
ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Sposoby poprawiania błędów księgowych

• przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelnosci błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca..

• przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi (tzw. storno księgowe)

• po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkach przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane za pomocą storna księgowego.

WYKŁAD 5 03.12

ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH c.d.

Cechy prowadzenia ksiąg rachunkowych

• Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelnie prowadzone jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

• Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletne i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miejscu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

• Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy

• Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco jeżeli:

  • pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych

  • zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie jak wyżej, a za rok obrotowy nie późnij niż do 85 dnia po dniu bilansowym

  • ujęcie wpłat i wypłat gotówką czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu w którym zostały dokonane

• stan rzeczywisty - nie może być fikcyjnych operacji

• kompletność - nic nie brakuje

• ciągłość - jest zachowana chronologia

• procedury obliczeniowe - program z którego korzystamy

• sprawdzalność - nawet po zamknięciu danego okresu musi być możliwość obejrzenia go i sprawdzenia czy wszystko było robione tam poprawnie

• bieżąco - operacje musza być w terminie zaksięgowane a nie tylko wprowadzone np. do końca miesiąca trzeba zaksięgować wszystkie faktury przychodowe i kosztowe za miesiąc poprzedni

  • ptk 2 i 3 to są wyjątki jakie jednostka również musi stosować

• Spełnienie tych 4 cech pozwala na stwierdzenie ze księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo

Przechowywanie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

• Są to przepisy ustawowe, które jednostka musi spełnić jednak nie jest określona metoda w jaki sposób tego dokonać

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukiwanie

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

• każdy dokument ma swój unikatowy numer/nazw

Terminy przechowywania dokumentów

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - podlegają trwałemu przechowywaniu

• księgi rachunkowe - 5 lat

  • lata liczy się w pełnych latach obrotowych od roku następnego zakończonego pierwszego roku obrotowego

• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiednik - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych nie krócej niż 5 lat (jedną z kart pomocniczych)

  • przepisy emerytalne mówią ze trzeba 50 lat

• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób (kasjerów), którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych p[postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczenie lub przedawnione

• dokumentację polityki rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności

• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji

• dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat

• pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat

• Może być tak, że inne przepisy np. prawo podatkowe wyznacza inne okresy, i jeżeli on jest dłuższy to trzeba dokumenty przechowywać dłużej, ale jeśli krótszy nie oznacza to, że można się ich pozbyć ponieważ nadal obowiązuje nas prawo bilansowe

• Trzeba zwracać uwagę na to iż często okres określony ale na 5 lat ale po jakimś momencie (ŚT w budowie po zakończeniu prac, polityka rachunkowości po upływie jej ważności) wówczas całkowity okres przez jaki muszą być przechowywane może wynosić nawet 10,15 lat.

Udostepnienie osobie trzeciej ksiąg lub dokumentów:

• do wglądu na terenie jednostki - wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnianej (np. głównemu księgowemu)

• poza siedziba zarządu jednostki - wymaga pisemnej zgodny kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów

A co gdy jednostka kończy działalność:

księgi rachunkowe i dokumenty jednostek, które:

• zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność (przez okres wymagania w ustawie)

• zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka (trzeba podpisać umowę iż dokumentacja będzie przechowywana w danym miejscu) ; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej (np. KRS) oraz urząd skarbowy

ODPOWIEDZIALNOŚC ZA KSIĘGI RACHUNKOWE

• Ustawowo odpowiedzialność spoczywa na kierowniku jednostki

• Jednak ustawa o rachunkowości daje możliwość kierownikowi jednostki częściowego przeniesienia swoich obowiązków (i odpowiedzialności) na inne osoby, ale pod pewnymi warunkami a mianowicie:

• określenie obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą

  • są wyłączenia gdzie odpowiedzialność nie będzie przenoszona ;

  • inwentaryzacja jest bardzo ważna i dlatego nie można przenieść na nikogo innego

• przyjęcie odpowiedzialności przez inna osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej

• kierownik jednostki zawsze ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru

• w przypadku gdy zarząd jest wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu

• Kierownik jednostki – osoba lub organ wieloosobowy, który zgodnie z innymi przepisami jest upoważniony do zarzadzania jednostką

• w ustawie nie ma "głównego księgowego" ale w praktyce to ona przejmuje odpowiedzialność (oczywiście za zgodą)

kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

• nieprowadzenia ksiąg rachunkowych

• prowadzenia ksiąg wbrew przepisom ustawy

• podawaniu w księgach rachunkowych nierzetelnych danych

• niesporządzenia sprawozdania finansowego

• sporządzenia sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami ustawy

• zawarcia w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych

podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie

• czyny te mogą wyjść na jaw przypadkiem podczas jakiejś kontroli np. skarbowej i choć dotyczyła ona czegoś innego do urząd skarbowy ma obowiązek złościć i zostały złamane przepisy i jednostka (osoba odpowiedzialna) zostanie pociągnięta do odpowiedzialności

• są to przepisy bezwzględnie obowiązujące

INWENTARYZACJA

• Jest to okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów

• W księgach mamy stan ewidencyjny, a on może być błędny

• Ważne jest ile jest faktycznie poszczególnych pozycji bilansu a nie ile powinno być.

• Trzeba to przeprowadzić wiarygodnie i rzetelnie musza być co najmniej 2 osoby, które podpisują na dokumencie potwierdzającym dane z inwentaryzacji

• Sprawdzenie – fizyczne porównanie stanu rzeczywistego z księgowym

• Ustalenie - występuje gdy nie mamy czegoś w księgach

Metody inwentaryzacji:

• Spis z natury

  • dotyczy aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych aktywów składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczanych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie

  • polega na tym, że osoby komisyjnie wybrane udają się w miejsce w przedsiębiorstwie gdzie dany składnik się znajduje (musi mieć postać materialną) następnie dokonuje się przeliczenia, zważenia, zmierzenia i zapisuje się w dowodzie

  • dowód: arkusz spisu z natury (jest to spis ilościowy) , który jest przekazywany do rachunkowości gdzie zostanie dokonana wycena (spis wartościowy)

  • jeżeli występuje różnica miedzy stanem faktycznym a ewidencyjnym to występuje niedobór lub nadwyżka

• Pisemne potwierdzenie salda

  • dotyczy aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnym składników aktywów

  • polega na sprawdzeniu informacji zawartych w dokumentach jednostki z dokumentami kontrahenta/banku itp

  • kontrahent nie ma obowiązku potwierdzić nam salda, jest to dobra wola; jednostka ma tylko obowiązek wysłanie zapytania o to potwierdzenie (trzeba zostawić kopie jako dowód)

• weryfikacja salda z odpowiednimi dokumentami

  • dotyczy środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułu publicznoprawnych a także pozostałych aktywów i pasywów oraz tych pozycji, których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe

  • polega na: udowodnieniu na podstawie odpowiednich dokumentów, że dana operacja miała faktycznie miejsce i został poprawnie zaksięgowana

  • dowód: protokół z weryfikacji salda

  • jest to ostateczny sposób inwentaryzacji jeżeli nie udało się wcześniejszymi metodami

• Inwentaryzacja to sposób wychwytywania ewentualnych błędów i ostatni moment na ich poprawę

• te 3 metody pozwalają na weryfikację każdego składnika aktywów i pasywów

WYKŁAD 6 17.12.14r.

Inwentaryzacja cd.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego.

Terminy inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

1. Składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, bezpośrednio odpisywanych w koszty po zakupie lub wytworzeniu, rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono 15 dnia następnego roku – sezon inwentaryzacyjny,

2. Zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo - wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,

3. Nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

4. Zapasów materiałów (opakowań) i towarów objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku,

5. Zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono raz w roku.

Udokumentowanie i rozlicznie inwentaryzacji

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Rozliczenie i ewidencja różnic inwentaryzacyjnych

1. Niedobór – jeżeli stan rzeczywisty jest niższy od stanu ewidencyjnego,

2. Nadwyżka – jeżeli stan rzeczywisty jest wyższy od stanu ewidencyjnego.

Ewidencja ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych

Rozliczenie nadwyżek(Ct) 500 <_(2)_> Różne konta aktywów(Dt) 500 (Ct) 1600 <_(1)_> Rozliczenie niedoborów (Dt) 1600

1. Ujawniony niedobór

2. Ujawniona nadwyżka

Klasyfikacja niedoborów

Z punktu widzenia odpowiedzialności:

• Niedobory niezawinione,

• Niedobory zawinione,

przez osobę materialnie odpowiedzialną.

Do niedoborów niezawinionych zaliczamy:

• Niedobory pozorne,

• Niedobory podlegające kompensacie,

• Niedobory w granicach norm, (normy są ustalane odgórnie – np. przez MF)

• Niedobory ponad normy, których przyczyny powstania wykluczają odpowiedzialność osoby materialnie odpowiedzialnej, (np. jakaś awaria, z powodu której nie było warunków do przechowywania)

• Niedobory spowodowane zdarzeniami losowymi.

Ewidencja rozliczenia niedoborów:

Rozliczenie niedoborów (1) Koszty działalności

Sp. 1.000 120 120

(2)

90 90

(3) Pozostałe koszty operacyjne

30 30

(4) Rozliczenie nadwyżek

220 220 500 Sp.

(5) Straty nadzwyczajne

440 440

(6) Należności z tyt. niedoborów

330 330

(7) Roszczenia sporne

490 490

1. Niedobór zawiniony uznany przez pracownika w kwocie 300zł

2. Pozostałe 400zł, jeżeli magazynier nie uznaje tego niedoboru, można dochodzić wyłącznie sądownie. -> roszczenia sporne

Przykład dokonania rozliczenia w formie kompensaty:

Rodzaj różnic	Ilość	Cena	wartość
Niedobór materiału „X” Nadwyżka materiału „Y” Kompensata Do dalszego rozliczenia: - różnica ilościowa materiału „Y” tj. nadwyżka - różnica wartościowa materiału „X” tj. niedobór 55 szt. X (6-4)=110	55 60 55 5 -	6 4 4 4 -	330 240 220 20 110

Klasyfikacja nadwyżek

• pozorne – błędnie ustalono saldo, (błąd w księgowości)

• rzeczywiste

Rozliczenia nadwyżek:

• nadwyżki powstałe z powodu błędów pomiaru, udokumentowania lub ewidencji korygują koszty zużycia tego składnika,

• nadwyżki podlegające kompensacie z niedoborami,

• nadwyżki powstałe z przyczyn nie ustalonych, zaliczane są do pozostałych przychodów operacyjnych.

Ewidencja rozliczenia nadwyżek :

Rozliczenie niedoborów (2) Rozliczenie nadwyżek

Sp. 1.600 220 220 550 Sp.

Koszty działalności (1)

100 100

Pozostałe przychody operacyjne (3)

100 100

Wykład 7 14.01.15r.

UPROSZCZENIA W STOSOWANIU ZASAD RACHUNKOWOŚCI MŚP

Uproszczenia mogą dotyczyć :

• Wyceny

• Stosowania zasad rachunkowości

• Sprawozdawczości finansowej

I. Uproszczenia w zakresie wyceny

Jednostki mogą wyceniać :

1. Materiały i towary - w cenach zakupu
   * cena nabycia = cena zakupu + koszty
   * to uproszczenie jest dozwolone pod warunkiem, że nie będzie istotnie zniekształcało obrazu sytuacji finansowej w mojej firmie

2. Produkty w toku produkcji - w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia lub tylko materiałów bezpośrednich bądź nie
   wyceniać ich w ogóle.

3. W przypadku, gdy roczne sprawozdanie finansowe jednostki nie podlega obowiązkowi badania, to obliczając koszt wytworzenia produktu jednostka może do kosztów bezpośrednich doliczyć koszty pośrednie związane z wytworzeniem tego produktu, niezależnie od poziomu wykorzystania zdolności produkcyjnych.
   * dotyczy tylko małych jednostek – jednostki niepodlegające badaniom – art. 64.

Ustalony w ten sposób koszt wytworzenia nie może być wyższy od ceny sprzedaży netto.

1. Odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupów lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

2. Jednostka mikro nie może wyceniać aktywów i pasywów według wartości godziwej i skorygowanej ceny nabycia, co oznacza, że będzie dokonywać wyceny aktywów w wartościach historycznych (w cenie nabycia, koszcie wytworzenia, w kwocie w wymaganej zapłaty), zaś zobowiązań w kwocie wymagającej zapłaty.

II. Uproszczenia w zakresie stosowania zasad ustawy o rachunkowości

1. W przypadku, gdy roczne sprawozdanie finansowe korzystającego nie podlega obowiązkowi badania to może on dokonywać kwalifikacji umów leasingowych według zasad określonych w przepisach podatkowych.

2. W przypadku, gdy roczne sprawozdanie finansowe jednostki nie podlega obowiązkowi badania, to może ona odstąpić od ustalania aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

3. Jednostki mikro (stowarzyszenia, fundacje, związki zawodowe itp.), które nie prowadzą działalności gospodarczej mogą zrezygnować z zachowania zasady ostrożności przy wycenie aktywów i pasywów.
   + nie prowadzących działalności gospodarczej, czyli nie przedsiębiorstw!

4. Do jednostek mikro (stowarzyszenia, fundacje, związki zawodowe itp.), które nie prowadzą działalności gospodarczej nie mają zastosowania przepisy Ur dotyczące konsolidacji (rozdział 6 Ur) oraz badania, składania w rejestrze sądowym i ogłaszani sprawozdań finansowych (rozdział 7 Ur)

III. Uproszczenia w zakresie sprawozdawczości

Jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy nie osiągnęła dwóch z następujących trzech wielkości:

1) Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób.

2) Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2.000.000 euro
+ (przy badaniu 2 500 000 euro)

3) Przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4.000.000 euro
+ (przy badaniu 5 000 000 euro)

… może sporządzić sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej, wykazując informacje oznaczone literami i cyframi rzymskimi. Informacje dodatkową sporządza się w odpowiednio umieszczonej formie.

+wielkości wyrażone w euro przelicza się według kursu średniego euro na dzień bilansowy.

Sprawozdanie finansowe jednostki mikro składa się z :

• informacji ogólnych

• bilansu

• informacji uzupełniających do bilansu

• rachunku zysków i strat

Informacje ogólne zawierają :

1. Firmę, siedzibę i adres oraz numer we właściwym rejestrze sądowym albo ewidencji

2. Wskazanie czasu trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony.

3. Wskazanie adresu objętego sprawozdaniem finansowym

4. Wskazanie zastosowanych zasad rachunkowości przewidzianych dla jednostek mikro z wyszczególnieniem wybranych uproszczeń.

5. Wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej przez jednostkę w dającej sie przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności

6. Omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), pomiaru wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim…
   + informacja ogólna ma wprowadzić czytelnika do istoty jednostki.

Wzór bilansu dla jednostki mikro

Aktywa	Kwota	Pasywa	Kwota
Aktywa trwałe - w tym środki trwałe		Kapitał (fundusz) własny - w tym kapitał (fundusz) podstawowy - w tym należne wpłaty na kapitał podstawowy (wielkość ujemna)
Aktywa obrotowe - w tym zapasy - w tym należności krótkoterminowe		B. Obowiązania i rezerwy na zobowiązania - w tym rezerwy na zobowiązania - w tym zobowiązania z tytułu kredytów i pożyczek
Aktywa razem :		Pasywa razem :

Informacje uzupełniające do bilansu, które zastępują Informację dodatkową oraz sprawozdanie z działalności jednostki, obejmują następujące dane :

1. Kwota wszelkich zobowiązań finansowych, w tym z tytułu dłużnych instrumentów finansowych, gwarancji i orzeczeń lub zobowiązań warunkowych nieuwzględnionych w bilansie ze wskazaniem charakteru i formy wierzytelności zabezpieczonych
   rzeczowo; wszelkie zobowiązania dotyczące emerytur oraz jednostek powiązanych lub stowarzyszonych są ujawnianie odrębnie.

2. Kwota zaliczek i kredytów udzielonych członkom organów administrujących, zarządzających i nadzorujących, ze wskazaniem
   oprocentowania, głównych warunków oraz wszelkich kwot spłaconych, odpisanych lub umorzonych, a także zobowiązań
   zaciągniętych w ich imieniu tytułem gwarancji i poręczeń wszelkiego rodzaju, ze wskazaniem kwoty ogółem dla każdej kategorii.

3. O udziałach (akcjach) własnych , w tym

   1. przyczyna nabycia udziałów (akcji ) własnych dokonanego w roku obrotowy

   2. liczba i wartość nominalna nabytych oraz zbytych w roku obrotowym udziałów (akcji). a w przypadku braku wartości nominalnej, ich wartość księgowa , jak też część kapitału podstawowego , którą te udziały (akcje) reprezentują

   3. w przypadku nabycia lub zbycia odpłatnego równowartość tych udziałów (akcji)

   4. liczba lub wartość nominalna lub w razie braku wartości nominalnej, wartość księgowa wszystkich udziałów (akcji) nabytych i zatrzymanych, jak również część kapitału podstawowego, która te udziały (akcje) reprezentuje.

Układ rachunku zysków i strat dla jednostki mikro.

Przychody i koszty Kwota

A. Przychody podstawowej działalności operacyjnej i
zrównane z nimi, w tym zmiana stanu produktów
(zwiększenie - wartość dodatnia, zmniejszenie - wartość ujemna)

B. Koszty podstawowej działalności operacyjnej :

I Amortyzacja

II Zużycie materiałów i energii

III Wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

IV Pozostałe koszty

C. Pozostałe przychody i zyski,

- w tym aktualizacja wartości aktywów

D. Pozostałe koszty i straty

- w tym aktualizacja wartości aktywów

E. Podatek dochodowy
F. Zysk / strata netto (A-B+C-D-E)

lub
G. Wynik finansowy netto ogółem (A-B+C-D-E) w tym :
I. Nadwyżka przychodów nad kosztami (wartość dodatnia)
II. Nadwyżka kosztów nad przychodami (wartość ujemna)
(dla jednostek mikro nieprowadzących działalności gospodarczej)

+ Rachunek zysków i strat ma być sporządzany albo w wariancie kalkulacyjnym albo porównawczym;
+ W jednostce mikro rachunek jest tylko jeden, nie ma wyboru.
+ Pierwsza pozycja się nie różni, nie mamy tu tylko rozbicia (przychody ze sprzedaży towarów, produktów).
+ Ponieważ jest mowa o zmianie stanu produktów, to możemy nazwać ten rachunek jako wariant porównawczy
+ Pozycja G dotyczy tylko jednej grupy mikro – nieprowadzącej działalności gospodarczej

Jak wynika z pozycji G Rachunku zysków i strat jednostki mikro nieprowadzące działalności gospodarczej (np. stowarzyszenia , fundacje) ustalają wynik finansowy jako różnicę pomiędzy przychodami a kosztami i odnoszą ją (po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego ) na przychody lub koszty w nastypnym roku obrotowym.

Wykład 8 21.01

OBOWIĄZKI SPRAWOZDAWCZE MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBNIORSTW

Przez kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosoby (zarząd) - wszystkich członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostką.

Prezes to nie kierownik !!!!

• W przypadku spółki akcyjnej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kierownikiem jednostki jest powołany przez walne zgromadzenie zarząd, którego każdy członek (a nie tylko prezes) ma przypisane ustawą obowiązki i ponosi odpowiedzialność w tym zakresie .

• W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.

jest to regulowane na podstawie odrębnych przepisów:

- w jednostce budżetowej - jednososoby zarząd

- na uczelni wyższej - rektor

• W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą 9lub wykonującej wolny zawód) , za kierownika jednostki uważa się tę osobę.

Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.

OBOWIĄZKI FORMALNE

Za sporządzenie sprawdzania finansowego odpowiadają kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej.

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (ostatniego dnia roku obrotowego)

Sprawozdanie finansowe podpisuje (podając datę podpisu) kierownik jednostki (wszyscy członkowie zarządu) i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

• kierownik po prawej, osoba odpowiedzialna po lewej

Odmowa podpisu któregokolwiek członka zarządu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno być poddane badaniu (w przypadkach przewidzianych ustawą o rachunkowości) przez niezalężonego biegłego rewidenta.

• można ten etap pominąć jeśli nie ma takiego obowiązku w prawie

• jeżeli sprawozdanie było poddane badaniu bo musi być do niego dołączona opinia biegłego rewidenta

• badanie jest to po aby uwiarygodnić dane zawarte w sprawozdaniu dla odbiorców zewnętrznych

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Organem zatwierdzającym jest odpowiedni organ przewidziany przepisami prawa regulującymi działalność poszczególnych jednostek:

• w spółkach kapitałowych i spółdzielni - walne zgromadzenie

• w przedsiębiorstwie państwowym - rada pracownicza

• spółka cywilna - zebranie wszystkich wspólników

• zarząd sporządza sprawozdanie i przedstawia je na zgromadzeniu i akcjonariusze/wspólnicy musza zaakceptować to sprawozdanie.

• Zatwierdzenie musi przyjąć formę pisemną (uchwała, zarządzenie) - jest to obowiązek wynikający z Kodeksu Spółek Handlowych

• Data zatwierdzenia jest ważna bo od tego dnia będą biegły pewne terminy

Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe wraz z opinią biegłego rewidenta (jeżeli podlegało ono badaniu(, odpis uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokrycia straty, a także sprawozdanie z działalności jednostki - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego

Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie, to należy je złożyć w sądzie w ciągu 15 dni po tym zatwierdzeniu.

• Gdyby nie obyło się walne zgromadzenie a nie ma czasu już na zorganizowanie nowego i sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone to należy je złożyć w ciągu 15 dni po tym terminie (jeśli rok obrotowy to rok kalendarzowy to będzie to 15 lipiec) .

• jest to ważne ponieważ KRS jest jawny, więc jest to informacja dla odbiorców zewnętrznych więc sprawozdanie musi powstać i zostać opublikowane.

W przypadku jednostek nie wpisanych do rejestru sądowego kierownik jednostki, której sprawozdanie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, jest obowiązany złożyć je do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

• zryczałtowana opłata za publikacje wynosi ok 500 zł ( i tak jest to mnie niż kiedyś jak trzeba było publikować monitorze Polskim B)

Zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kierownik jednostki powinien pamiętać o dodatkowym obowiązku przekazania do właściwego urzędu skarbowego zatwierdzonego sprawozdania finansowego (w przypadku obowiązku badania wraz z opinią i raportem z badania) oraz odpisu uchwały zatwierdzającej sprawozdanie, w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

• są to terminy, których trzeba piłować, bo jeśli się ich nie dotrzyma trzeba płacić kary, grzywny

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Ustawa o rachunkowości określa sankcje karne za zaniechanie lub niewywiązanie się z obowiązków. I tak kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

• nieprowadzenia ksiąg rachunkowych

• prowadzenia ksiąg wbrew przepisom ustawy

• podawaniu w księgach rachunkowych nierzetelnych danych

• niesporządzenia sprawozdania finansowego

• sporządzenia sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami ustawy

• zawarcia w sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych

podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie

• działanie to może być celowe wówczas jest kara pozbawienia wolności lub nieświadome to wtedy są nakłada zazwyczaj grzywnę na jednostkę

Przepisu UoR zawierają również odpowiednie sankcje karne dotyczące zaniedbania obowiązków w zakresie badania i udostępniania rocznych sprawozdań finansowych. Karze grzywny albo karze ograniczenia wolności polega ten, kto wbrew przepisom ustawy:

• nie poddaje rocznego sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta

• nie składa rocznego sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sadowym do ogłoszenia

• nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów wspólnikom (akcjonariuszom)