BIURA TURYSTYCZNE odnoszące sukces to takie biura, które oferują podróże zgodnie z życzeniami rynku. Grupy czynności realizowane przez pracownika biura turystycznego: 1Doradztwo - udzielanie pomocy potencjalnym turystom, co do kierunku podróży, przekazywanie informacji o ofertach organizatorów imprez. 2Sprzedaż - to zaoferowanie konkretnej imprezy, zawarcie umowy sprzedaży oraz przyjęcie zapłaty (zaliczki). 3Czynności administracyjne i praca biurowa - np. pisanie korespondencji, nadawanie faxów, zakup materiałów biurowych. Kalkulowanie imprezy turystycznej Cele kalkulacji: Określenie ceny imprezy z uwzględnieniem wszystkich tworzących się z nią elementów, są to: koszt zamówienia świadczeń, marża biura podróży, stawka prowizyjna dla agenta, podatki. Koszty świadczeń - są to koszty netto jakie musimy zapłacić dostawcy usług lub usługi. Cena netto + podatek VAT = cena brutto 22%, 7%, 0% 50zł : 1,07 = 46,72 50zł : 1,22 = 40,98 Usługi noclegowe i gastronomiczne objęte są 7% VAT-em. Dwa rodzaje kosztów występujące przy kalkulowanych kosztach imprezy turystycznej: a) koszty stałe - nie zależą od ilości uczestników imprezy turystycznej i innych czynników. Koszty pilota imprezy, koszt przewodnika, opłaty rezerwacyjne, transport samochodowy (7%), koszty usług wykupionych w tzw. Czarterze (umowa czarterowa - deklaracja usługodawcy o realizację danego programu turystycznego), umowa alotmentu - za niewykorzystane miejsca nie musi się płacić b) koszty zmienne - powiązane z ilością uczestników imprezy turystycznej. Koszty noclegów nie wykupionych w czarterze, koszty wyżywienia, koszty biletów wstępu, koszty biletów komunikacji miejskiej, publicznej. Z kosztami zmiennymi mamy do czynienia wtedy, kiedy będziemy w stanie zmniejszyć zakup świadczeń stosowny do ilości uczestników. Koszt bezpłatnego miejsca - Za kierowców i pilota za koszty w udziale imprezy płaci organizator. Marża biura - to narzut do kosztów świadczeń występujących w imprezie doliczany przez biuro(przychód biura). Marża powinna: 1Pokryć koszty organizacyjne imprezy. 2Powinna pokryć część kosztów prowadzenia biura. 3Zapewnić zysk. Marża naliczana powinna wynosić 15-20% Marża może zależeć od: 1Popytu istniejącego na rynku. 2Konkurencji rynkowej. 3Stabilności ceny (procesy inflacyjne) Stawka akwizycyjna tzw. PROWIZJA - to kwota doliczana do ceny, którą płaci klient, służąca zapłacie za pośrednictwo sprzedaży. Im impreza mniej atrakcyjna, tym wyższa prowizja (od 7% do 10% wysokości prowizji sprzedanej imprezy). VAT 22% liczymy do marży imprezy. Wybrana terminologia turystyczna A la carte menu - wybór potraw z karty dań. Airport tax - opłata stanowiąca rodzaj miejscowego podatku płaconego przez pasażerów lini lotniczych. Alloment - forma umowy z usługodawcą, która stanowi, że

zamawiający przez określony czas posiada w swojej dyspozycji uzgodnioną ilość usług, w określonej cenie i standardzie. Określa ona także termin, do którego zamawiający może zrezygnować z usług (całości lub części) bez ponoszenia kosztów. Animator czasu wolnego - pracownik (np. centrum wypoczynkowego), którego zadaniem jest organizowanie rekreacji i życia towarzyskiego dla gości. Bed and breakfast (B&B) - usługa świadczona turyście, obejmująca nocleg i śniadanie. Bloking - zamawianie, rezerwowanie usług turystycznych np. biletów lotniczych, miejsc w hotelu, miejscówek w pociągu. Impreza fakultatywna - dodatkowa usługa oferowana w trakcie realizacji zakupionego programu. Impreza zlecona - impreza organizowana na zlecenie kontrahenta z zewnątrz. Incoming - turystyka przyjazdowa. Marina - mały port morski lub na jeziorze, służący cumowaniu jachtów, łodzi motorowych lub żaglówek. OB. (only bed) - oferta bez wyżywienia. Obsługa podróżnicza - w biurze podróży sprzedaż biletów komunikacyjnych np. lotniczych, autokarowych, promowych. OK - status biletu lotniczego potwierdzający prawo do odbycia danego lotu. Open - status biletu lotniczego (kolejowego, autobusowego) bez potwierdzania dnia, i godziny powrotu. Open jaw - typ biletu lotniczego, na podstawie którego podróż powrotną można odbyć z innego miejsca niż to, do którego się przyjechało. Osobonocleg - wyrażenie służący do określania wykorzystania miejsc noclegowych. Paszport blankietowy - paszport wystawiany przez konsulat jako dokument zastępujący zgubiony (skradziony) paszport zasadniczy. Przejazdówka - popularne wśród pracowników biur podróży określenie imprez turystycznych realizowanych na zlecenie zewnętrznego (z innego kraju, innego regionu) kontrahenta. Resort - ośrodek wypoczynku wakacyjnego odwiedzany przez dużą ilość turystów. Riwiera - region nadmorski o atrakcyjnym klimacie i krajobrazie np. Lazurowe Wybrzeże. Rooming list - imienny wykaz turystów służący przydzieleniu pokoi. Scheduled - przewozy regularne (zgodne z rozkładem lotów) Sightseeing - zwiedzanie przy pomocy środka transportu (np. autokarem) terenu (miasta, regionu) bez wysiadania z pojazdu. Study tour (Pres tour) - promocyjna impreza typu objazdowego dla organizatorów podróży, agentów lub dziennikarzy. Suite - zestaw łącznych pokoi składający się z jednej lub więcej sypialni i salonów (apartament) Szwedzki stół - samoobsługowy bufet, z którego turysta ma prawo korzystać bez ograniczeń. Przyjęte jest, że nie wynosi się posiłków w celu konsumpcji na zewnątrz. Tourist tax - opłata (podatek) płacony przez turystów w danym kraju lub miejscowości. Voucher - dokument kredytowy umożliwiający realizację świadczeń przez biuro u kontrahenta zagranicznego. Wymienione na nim świadczenia są przez klienta zapłacone i powinny być wydane we wskazanej ilości i jakości. Wystawiany jest minimum w 4 egzemplarzach, w tym 2 dla odbiorcy. Waiting list (WL) - status rezerwacyjny dla pasażerów z wykupionymi biletami, oznaczający, że odbędą przelot z chwilą posiadania przez przewoźnika wolnych miejsc.

Wiza administracyjna - dokument wystawiony przez administrację państwową lub policję, nakazujący jej posiadaczowi opuścić dany kraj w krótkim okresie czasu z powodu poważnego naruszenia obowiązującego prawa. Korespondencja handlowa I. Pisma związane z propozycją kupna - sprzedaży 1. List reklamowy - służy zainteresowaniu klienta ofertą firmy. Nie zawiera szczegółowych informacji na temat oferowanych usług. Adresowane: - imiennie - ogólne (nie adresowane do konkretnej osoby) Treść: - okres działalności na rynku (rok założenia) - krótka charakterystyka pracowników i zasobów (bazy) materialnej - powiązania handlowe z innymi firmami - pozycja na rynku - rozmiary i zakres działalności - zalety, korzyści oraz co wyróżnia ofertę od innych ofert - konkurencyjność cen oraz dogodność warunków i terminów płatności Forma: - tekst w czasie teraźniejszym - zdania krótkie, język barwny - podkreślenie korzyści i zalet W kopercie (oprócz pisma) powinno znajdować się: - coś, co klient mógłby zachować (np. kalendarzyk, wizytówkę) - katalog imprez lub folder 2. Zapytanie ofertowe - ma na celu uzyskanie informacji dotyczących możliwości skorzystania z usług oferowanych przez firmę. Treść: - źródło informacji o ofercie dostawcy - krótka prezentacja własnej działalności - powód zainteresowania ofertą - zachęta do złożenia oferty wraz z warunkami sprzedaży 3. Odpowiedź na zapytanie ofertowe - stanowi deklarację lub odmowę gotowości do świadczenia usług. Treść deklaracji: - podziękowanie za zainteresowanie się ofertą - informacje dotyczące oferty sprzedaży oraz możliwość realizacji zamówienia - informacje o załączonych cennikach i katalogach - propozycja złożenia wizyty u klienta w celu omówienia szczegółów lub spotkania w siedzibie biura - zachęta do zasięgania dalszych informacji lub złożenia zamówienia 4. Pismo w sprawie nawiązania współpracy Treść: - źródło informacji o przyszłym partnerze biznesowym - wskazanie jego pozycji rynkowej, uznania przez klientów - podkreślenie korzyści ze współpracy 5. Oferta - stanowi propozycję kupna - sprzedaży usług o charakterze wiążącym sprzedawcę Treść (dla firmy): - opis (charakterystyka) produktów (rodzaje, ceny) - warunki dostawy - warunki płatności - termin składania zamówienia - termin ważności oferty Treść (dla klienta indywidualnego) - miejsce i data pobytu - środek transportu, kategoria, charakterystyka oraz daty i godziny odjazdu i powrotu - rodzaj zakwaterowania (położenie, kategoria) - informacje o warunkach świadczeń żywieniowych - przebieg (program imprezy) - nazwa i adres sprzedawcy i ubezpieczyciela

- cena imprezy i dodatkowe opłaty - wykaz świadczeń objętych imprezą - termin ważności oferty II. Pisma związane z realizacją zamówienia 1. Umowy o świadczenie usług Umowa to zgodne oświadczenie stron, z których jedna zobowiązuje się do świadczenia określonych co do terminu, miejsca, ilości i jakości usług, a druga do zapłaty za nie w ustalony sposób i w określonym terminie. 2. Zamówienie - to zobowiązanie odbiorcy do zakupienia usługi na uzgodnionych warunkach i zapłaceniu należności. Treść: - kto zamawia - określenie zamawianej usługi - żądana ilość (i jakość, gdy możliwy jest wybór) - termin świadczenia usług - cena do zapłaty (na podstawie cennika lub oferty) - warunki płatności - prośba o potwierdzenie przyjęcia zamówienia - podpis (podpisy) zamawiającego 3. Pełnomocnictwo - to pisemne upoważnienie do działania w imieniu mocodawcy. 4. Potwierdzenie lub odmowa realizacji zamówienia - sporządza dostawca usług (często na formularzu lub blankiecie korespondencyjnym) i przesyła pocztą, faksem lub e-mailem. 5. Specyfikacja (w turystyce zagranicznej - voucher) Jest dokumentem służących wymienieniu ilości, jakości zapłaconych usług.

---