Nauki o organizacji

dr Piotr Walentynowicz

Misja przedmiotu: „Zrozumieć organizację”

Program przedmiotu

1. Istota organizacji (4h)

2. Rozwój podejścia do organizacji w Nauce OiZ (3h)

3. Organizacja a otoczenie (3h)

4. Cele i zadania organizacji gospodarczych (4h)

5. Cele i zadania organizacji publicznych (4h)

6. Cele i zadania organizacji społecznych (2h)

7. Wybrane nowoczesne formy zarządzania organizacjami i ich rozwoju (6h)

8. Odpowiedzialność społeczna współczesnej organizacji (2h)

Literatura

1. B. Kożuch Nauka o organizacji, CeDeWu, Warszawa 2007.

2. M. Bielski Organizacje - istota, procesy, struktura, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź 1992.

3. A. Czermiński, M. Czerska, B. Nogalski, R. Rutka, J. Apanowicz Zarządzanie organizacjami, Dom Organizatora, Toruń 2001.

4. R. Rutka Organizacja przedsiębiorstw. Przedmiot projektowania, Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk 1996.

5. M. Czerska Organizacja przedsiębiorstw. Projektowanie zmian organizacyjnych , Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk 1996.

6. A. K. Koźmiński, W. Piotrowski Zarządzanie. Teoria i praktyka, PWN, Warszawa 1996.

7. R. W. Griffin Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1996.

8. P. Grajewski Organizacja procesowa, PWE, Warszawa 20087,

9. B. Kożuch Zarządzanie publiczne. W teorii i praktyce polskich organizacji, Placet, Warszawa 2004.

10. M. Bednarczyk Organizacje publiczne. Zarządzanie konkurencyjnością, PWN, Warszawa 2001.

11. Praca zbior. pod red. J. Lichtarskiego Podstawy nauki o przedsiębiorstwie Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. O. Langego we Wrocławiu, Wrocław 1997.

12. Praca zbior. pod red. S. Marka Elementy nauki o przedsiębiorstwie, Fundacja na rzecz rozwoju US, Szczecin 1999.

13. S. Sudoł Przedsiębiorstwo. Podstawy nauki o przedsiębiorstwie, Wyd. Dom Organizatora, Toruń 1999.

14. Czasopisma: Ekonomika i organizacja przedsiębiorstwa, Przegląd organizacji, Współczesne zarządzanie, Businessman.pl, Forbes.

Wykład 1. Istota organizacji. Podstawowe zasady i mechanizmy działania

1. Przedmiot, podmiot i metody nauki o organizacji.

2. Podstawowe wymiary pojęcia „organizacja”

• organizacja w znaczeniu czynnościowym, atrybutowym i rzeczowym,

• organizacja jako system społeczny.

3. Istota efektu synergicznego.

4. Podstawowe cechy organizacji jako systemu społecznego.

5. Podstawowe rodzaje organizacji.

6. Zasoby organizacji.

7. Podstawowe modele i elementy organizacji.

8. Zasady „5W” jako synonim podejścia atrybutowego.

9. Cykl działania zorganizowanego jako istota podejścia czynnościowego.

10. Podstawowe metabariery dobrej organizacji.

Ad 1. Przedmiot, podmiot i metody nauki o organizacji (nauki OiZ)

„Organizacje są wszechobecne w naszym życiu, stanowią podstawę funkcjonowania i rozwoju współczesnych społeczeństw. Nic dziwnego, że tak powszechnym zjawiskiem społecznym zainteresowała się nauka próbując je poznać, opisać i sformułować wnioski praktyczne zmierzające do tego, aby organizacje lepiej służyły zaspokajaniu potrzeb ludzi, którzy je stworzyli” [M. Bielski, 1997, s. 6].

Zatem, podmiotem badań (obiektami badawczymi) nauki o organizacji są różnego rodzaju organizacje rozumiane jako systemy społeczne.

Przedmiotem badań (obszarem zainteresowań) natomiast jest istota, budowanie i funkcjonowanie różnych organizacji, relacje między organizacją a jej otoczeniem oraz innymi współpracującymi z nią organizacjami, a także usprawnianie funkcjonowania różnego rodzaju organizacji.

Do głównych metod badawczych nauki o organizacji (nauki OiZ) zaliczyć można:

a) metody ogólne (wnioskowania logicznego)

• analiza i synteza,

• dedukcja, indukcja, analogia, redukcja.

b) metody szczegółowe

• obserwacyjna,

• sondażu diagnostycznego przy pomocy ankietowania lub wywiadów,

• analizy dokumentacji źródłowej,

• statystyczna,

• modelowania (graficznego, fizycznego, lub matematycznego),

• monograficzna,

• studium przypadku.

Cechą charakterystyczną nauki o organizacji jest interdyscyplinarność. Interdyscyplinarność oznacza, iż nauka o organizacji (nauka OiZ) wiele wiedzy, wniosków i metod badawczych czerpie z innych nauk takich jak:

• Ekonomia,

• Prakseologia,

• Ergonomia,

• Fizjologia,

• Prawo,

• Psychologia,

• Socjologia,

• Teoria systemów,

• Statystyka,

• Matematyka,

• Nauki inżynieryjne,

• Informatyka i inne,

a poprzez swoje osiągnięcia wpływa również na nie (np. system JiT podważył klasyczne ekonomiczne prawo ekonomiki skali wytwarzania, osiągnięcia socjologów i psychologów organizacji na trwałe wpisały się do kanonu tych nauk, a ergonomiczne ujęcie podsystemu człowiek/maszyna lub potrzeby informacyjne decydentów wyznaczają nowe kierunki projektowania systemów informatycznych).

Ad 2. Pojęcie organizacji

a) Organizacja „to pewien szczególny rodzaj stosunków części do siebie i do złożonej z nich całości; stosunek ten polega na tym, iż części współprzyczyniają się do powodzenia całości” [J. Zieleniewski, Organizacja zespołów ludzkich, PWN, Warszawa 1976, s. 50].

b) Organizacja „to pewien rodzaj całości ze względu na stosunek do niej jej własnych elementów, mianowicie taka całość, której wszystkie składniki współprzyczyniają się do powodzenia całości” [T. Kotarbiński, Traktat o dobrej robocie, Ossolineum, Wrocław 1958, s. 75].

c) „Rzecz zorganizowaną, … czyli rzecz, której przysługuje cecha zwana organizacją …, … w skład której wchodzą ludzie i ich aparatura … możemy nazwać … instytucją” [J. Zieleniewski, Organizacja zespołów ludzkich, PWN, Warszawa 1976, s. 74-75]. (Wg innego znaczenia instytucją jest „zespół norm prawnych lub obyczajowych dotyczących organizacji jakiejś dziedziny życia…; …zakład o charakterze publicznym zajmujący się określonym zakresem spraw…; … urząd” [Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa 1998]).

d) Organizacja w znaczeniu czynnościowym „rozumiana jest jako splot działań mających charakter oddziaływania na całość lub jej części, którego celem jest uzyskanie takiego rodzaju stosunków części do części i złożonej z nich całości, aby te części przyczyniały się do powodzenia całości. Jest to usiłowanie ukształtowania związków między elementami całości w taki sposób, aby uzyskać przewagę zależności konstruktywnych nad destruktywnymi” [Rutka R. za J. Zieleniewskim (w:) A. Czermiński, M. Czerska, B. Nogalski, R. Rutka, Organizacja i Zarządzanie, Wyd. UG, Gdańsk 1994, s. 57].

e) Organizacja w znaczeniu rzeczowym rozumiana jest jako „rezultat procesu organizowania, charakteryzujący się określonym składem całości oraz powiązaniami między elementami tej całości” [Ibidem].

f) Organizacja w znaczeniu atrybutowym rozumiana jest jako „pewien szczególny rodzaj stosunków części do siebie i złożonej z nich całości … … tak, aby przyczyniały się one do powodzenia całości”. Należy uwzględnić tutaj „wszelkiego rodzaju stosunki części do części i złożonej z nich całości, niezależnie od tego, czy mają charakter konstruktywny, czy destruktywny” [Ibidem].

g) Organizacja – „system świadomie skoordynowanych działań lub sił dwu i więcej ludzi” [Ch. Bernard, The functions of the Executive, Harvard University Press, Cambridge Mass 1938, s. 73, cytat za M. Bielski, 1997, s. 70].

h) „Organizacje są jednostkami społecznymi (lub grupami ludzi), rozmyślnie tworzonymi i przekształcanymi dla realizacji określonych celów. Obejmują one przedsiębiorstwa, armie, szkoły, szpitale, kościoły, więzienia. Nie obejmują plemion, klas, grup etnicznych, grup przyjacielskich i rodzin” [A. Etzioni, Modern Organizations, Printence Hall, Englewood Cliffs 1964, s. 3, cytat za M. Bielski, 1997, s. 71].

i) Według P. Banaszyka (za W. Bakke) organizacja jako system społeczny „jest to względnie trwały system zróżnicowanych i skoordynowanych działań ludzkich, wykorzystujących, przekształcających i zespalających celowo ustrukturyzowany zbiór zasobów ludzkich, kapitałowych, ideowych i naturalnych, pozostający we wzajemnym oddziaływaniu z innymi systemami działalności ludzkiej i zasobami otocznia” [P. Banaszyk, R. Fimińska-Banaszyk, Podstawy OiZ, WSZ w Słupsku, Słupsk 1997, s. 9].

System jest to zbiór elementów powiązanych ze sobą zależnościami przyczynowo skutkowymi. Możemy wyróżnić systemy: naturalne, biologiczne, techniczne, społeczne i informacyjne, otwarte i zamknięte, makro, mezzo i mikro, systemy i podsystemy.

Zatem, organizacja to przede wszystkim system społeczny.

W polskiej nauce OiZ, oprócz ujęcia rzeczowego wyróżniamy jeszcze ujęcie czynnościowe i atrybutowe. Dlatego przez organizację w zależności od kontekstu będziemy rozumieć bądź czynność organizowania, bądź osiągnięty na skutek tej czynności ustrój przedmiotu złożonego - wewnętrzny układ jego zależności, bądź sam obiekt zorganizowany (instytucja), w skład którego wchodzą ludzie i rzeczy (czyli w istocie system społeczny) [def. na podstawie [R. Rutka 2001, s. 179 za: T. Kotarbiński, Traktat o dobrej robocie, Ossolineum, Wrocław 1965, s. 57]

Ad 3. Wg L. Krzyżanowskiego podstawowym sensem tworzenia i funkcjonowania wszystkich organizacji jest uzyskiwanie (podwyższanie) efektu synergicznego (inaczej produktywności). Efekt synergiczny oznacza, iż całość uzyskuje większe efekty niż suma jej pojedynczych części (2+2=5). Wyróżniamy efekt synergiczny nieznaczny (2+2=5), kiedy system jest funkcjonalnie niezróżnicowany oraz efekt synergiczny znaczny (2+2=25), kiedy system jest funkcjonalnie zróżnicowany (tzw. efekt specjalizacji, prawo podziału).

Ad 4. Cechy organizacji jako systemu społecznego

1. otwartość,

2. celowość,

3. rozmyślność,

4. struktura,

5. hierarchiczność,

6. zdolność aentropii (doskonalenia się),

7. zdolność do osiągania dynamicznej równowagi z otoczeniem,

8. posiadają człon kierowniczy pełniący funkcję regulatora systemu,

9. cechują się ekwifinalnością,

10. posiadają system wewnętrznej komunikacji,

11. posiadają „klimat” wewnętrzny.

Ad 5. Podstawowe rodzaje organizacji

W gospodarce rynkowej podstawowy podział organizacji z punktu widzenia własności obejmuje podział na: prywatne i publiczne.

M. Bielski, wg funkcji genotypowej organizacji wyróżnia:

1. organizacje gospodarcze (różnego rodzaju firmy prywatne i publiczne),

2. służące zaspokajaniu niematerialnych potrzeb społeczeństwa (szkoły, szpitale, organizacje kulturalne i naukowe publiczne i prywatne (non-profit),

3. administracyjne (administracja państwowa, administracja samorządowa, wojsko, policja),

4. społeczne (partie polityczne, stowarzyszania, związki zawodowe),

5. religijne.

Wg A. Etzioniego, z punktu widzenia charakteru podporządkowania jednostki wobec organizacji i rodzaju dominującej w nich władzy można wyróżnić:

1. przymusowe (wojsko, więzienie)

2. utylitarne (organizacje gospodarcze, administracyjne, czy inne służące do zarobkowania)

3. normatywne (kościoły, stowarzyszenia, partie polityczne).

Jednak najbardziej ogólnym, przyjętym podziałem organizacji z punktu widzenia istoty jej działalności, jest podział:

1. organizacje gospodarcze (produkcyjne i usługowe),

2. organizacje publiczne (szeroko pojęta grupa organizacji o własności publicznej),

3. organizacje społeczne (tzw. trzeci sektor).

Ad 6. Zasoby organizacji

• Kapitał rzeczowy (grunty, budynki, budowle, maszyny, urządzenia, wyposażenie),

• Kapitał obrotowy (surowce, materiały, towary, środki pieniężne),

• Technologia (produkcyjna, informacyjna, zarządzania),

• Ludzie (praca, a przede wszystkim kapitał intelektualny – wiedza, kwalifikacje, doświadczenie, umiejętności, motywacje, ich lojalność),

• Przedsiębiorca (menedżerowie, kierownicy),

• Zasoby organizacyjne (marka firmy, wartości niematerialne i prawne (prawa autorskie, patenty, znaki towarowe, programy komputerowe), metody i techniki zarządzania, poziom kompetencji firmy, zasoby wiedzy organizacyjnej, kultura organizacyjna, sieć dostawców i odbiorców, ich lojalność itp.).

Ogólnie możemy je podzielić na materialne i niematerialne. Wśród niematerialnych wyróżniamy zasoby relacyjne (marka, sieć aliansów, dostawców, odbiorców itd.) oraz kompetencyjne (kapitał intelektualny organizacji). Które z tych zasobów są ważniejsze w dzisiejszych czasach (GOW - Gospodarki opartej na wiedzy)?

Ad 7. Podstawowe modele organizacji jako przykład znaczenia rzeczowego (rezultatowego)

Wejście Wyjście

Rysunek 1. Model organizacji wg M. Bielskiego

Źródło: A. Czermiński, M. Grzybowski Podstawy Organizacji i Zarządzania, WSAiB, Gdynia 1999.

Podsystem celów i wartości – każda organizacja musi mieć cel nadrzędny swojej działalności (funkcja genotypowa). Także cele rozwojowe wynikające z aspiracji właścicieli, kadry kierowniczej. W skład wartości wchodzi misja, wizja, ale także i nadrzędne wartości kulturowe organizacji. Z funkcji genotypowej wynikają zadania do realizacji przez poszczególne komórki, a z celów rozwojowych wynikają cele strategiczne i działania do realizacji związane z wrażaniem strategii.

Podsystem techniczny – technika i technologia wg Leavita – zasoby fizyczne i techniczne środki działania – ziemia, budynki, budowle, maszyny, urządzenia, wyposażenie i sprzęt administracyjno-biurowy, sprzęt informatyczny itp.

Podsystem struktury – wewnętrzna budowa organizacji - rozmieszczenie poszczególnych zasobów rzeczowych i ludzkich w czasie i przestrzeni. Budowa wewnętrzna organizacji dotyczy zarówno zasobów rzeczowych, ludzkich, jak i organizacyjnych. Dlatego organizacja w znaczeniu atrybutowym dotyczy:

1. fizycznego rozmieszczenia poszczególnych zasobów rzeczowych (budynki, urządzenia, wyposażenie oraz powiązania między nimi) w przestrzeni (układ przestrzenny organizacji),

2. rozmieszczenia stanowisk organizacyjnych i zadań wykonywanych przez ludzi w ramach tych stanowisk w przestrzeni organizacyjnej (konfiguracja i specjalizacja),

3. procesów (uporządkowanych ciągów działań) jakie są wykonywane w ramach zadań organizacji i współpracy między stanowiskami organizacyjnymi (układ dynamiczny).

Prawidłowa organizacja w znaczeniu atrybutowym oznacza prawidłową budowę i funkcjonowanie wszystkich tych elementów w organizacji. Ujęcie systemowe i sytuacyjne nam w tym pomaga.

Podsystem psycho – społeczny to nie tylko ludzie jako różnego rodzaju pracownicy (umysłowi-fizyczni, bezpośrednio i pośrednio-produkcyjni, czy pracownicy administracyjno – biurowi) jako siła fizyczna. To przede wszystkim ich kwalifikacje (kompetencje), doświadczenie, motywacje, ale także sympatie, antypatie, poglądy społeczne oraz tzw. klimat organizacyjny.

Podsystem zarządzania – pełni nadrzędną rolę w organizacji. Pomimo definicji, że wszystkie elementy przyczyniają się do powodzenia całości, a zatem wszystkie są ważne, podsystem zarządzania jest najważniejszy. Pełni rolę zarówno sterującą – regulującą i koordynującą procesy bieżące w organizacji (aby prawidłowo funkcjonowała i realizowała swoje zadania bieżące), ale także, a może przede wszystkim, pełni role rozwojowe. Jest odpowiedzialny za rozwój organizacji (jest tzw. akceleratorem rozwoju organizacji). W skład podsystemu zarządzania wchodzą następujące elementy: cele i zadania poszczególnych stanowisk kierowniczych, kierownicy na różnych szczeblach organizacji z ich nastawieniem motywacyjnym i kompetencjami, techniczne środki ich działania – komputery, faksy, telefony, system informatyczny oraz style, metody, techniki oraz kultura zarządzania.

Wszystkie te elementy oddziałują na siebie wzajemnie tworząc organizację w znaczeniu atrybutowym i rzeczowym.

Otoczenie są to te instytucje, elementy i uwarunkowania organizacji, które nie wchodzą w jej skład, ale mogą mieć pośredni bądź bezpośredni wpływ na jej funkcjonowanie. Organizacja, aby przetrwać i się rozwijać musi wymieniać z otoczeniem zasilenia energetyczne, materiałowe i informacyjne.

Jednak co jest najważniejsze w budowie organizacji z punktu widzenia jej sukcesu?

Odpowiedź na to pytanie próbuje nam ułatwić model organizacji 7S Atosa i Pascale’a (firmy konsultingowej McKinsey & Co.).

Rysunek 4. Model organizacji 7S Atosa i Pascale’a

Źródło: T. Peters, R. Watermann In Search of Excellence, Harper & Row, 1982.

Misja organizacji (firmy) – nadrzędny powód jej istnienia. To co odróżnia ją od „1000” innych na rynku. Odpowiedź na pytanie - dlaczego klient powinien wybrać produkty lub usługi właśnie tej firmy? - a nie innej, spośród „1000” innych na rynku.

„1S” – strategia (strategy). Strategia jest to długookresowy plan (3-5-10 lat) lub sposób realizacji głównych celów i wartości organizacji (firmy)

„2S” – struktura (structure). Jest to budowa wewnętrzna organizacji w układzie zarówno przestrzennym, jak i przede wszystkim organizacyjnym (konfiguracji i procesów).

„3S” – sformalizowane procedury (systems). Procesy w organizacji powinny być zidentyfikowane i opisane. Powinny być wyznaczone optymalne sposoby ich realizacji i realizatorzy powinni się trzymać wyznaczonych norm i reguł (np. prawidłowe w danych warunkach procesy sprzedaży, zaopatrzenia, magazynowania, produkcji, dystrybucji i inne). Ich wystandaryzowania i sformalizowania na określonym poziomie dokonujemy po to, aby zapewnić przewidywalność i powtarzalność funkcjonowania organizacji oraz umożliwić jej usprawnianie.

„4S” – pracownicy (staff). Kompetentni, zmotywowani i zaangażowani, prawidłowo dobrani do potrzeb danego stanowiska. W ostatnim okresie zarówno wymagania jakościowe pracy jak i uniwersalności kompetencji rosną.

„5S” – style i kultura zarządzania (style). Względnie trwałe sposoby oddziaływania na podwładnych i pełnienia ról menedżerskich w ostatnim okresie ewoluują od autokratycznych, dyrektywnych i instruktażowych, po partycypacyjne, zadaniowe i integratywne (przywódcze).

„6S” – kwalifikacje, talenty i umiejętności menedżerów (skills). W tym celu nie wystarczy tylko nauczyć się zarządzania z książek, bądź podchodzić do tego intuicyjnie. Potrzebne są nowoczesne, wysokie umiejętności i predyspozycje osobowościowe (talenty)menedżerów, wsparte doświadczeniem praktycznym, aby w praktyce sprawnie i skutecznie poradzić sobie z coraz trudniejszymi zadaniami wynikającymi z coraz trudniejszej, turbulentnej rzeczywistości.

„7S” – wspólne wartości (superordinate goals) (zbiór dominujących wartości i norm postępowania charakterystycznych dla danej organizacji). Inaczej – kultura organizacyjna. Wg E. Scheina „kultura organizacyjna jest to zbiór dominujących wartości i norm postępowania, charakterystycznych dla danej organizacji, podbudowany założeniami co do natury, rzeczywistości i przejawiający się poprzez artefakty - zewnętrzne, sztuczne twory danej kultury”. W najprostszej postaci możemy wyróżnić kultury:

• bierne i proefektywnościowe,

• zachowawcze i prorozwojowe,

• silne i słabe.

Najbardziej popularny podział wg Ch. Handy’ego wyróżnia kultury o nastawieniu:

• władzy,

• roli,

• zadania,

• jednostki.

Na taki pozytywnie rozumiany z punktu widzenia współczesnych uwarunkowań biznesu typ kultury T. Peters i R. Waterman mówią „obsesja działania”.

Ad 8. Zasady „5W” jako synonim podejścia atrybutowego,

Z punktu widzenia zarówno pojedynczego stanowiska pracy, jaki i funkcjonowania całej organizacji (instytucji) prawidłowa organizacja w znaczeniu atrybutowym może polegać na:

„1W” –właściwy towar (right goods)

„2W” –właściwe miejsce (right place)

„3W” –właściwy czas (right time)

„4W” –właściwa ilość (right quantity)

„5W” –właściwa jakość (right quality)

Ad 9. Cykl działania zorganizowanego H. LeChateliera jako istota podejścia czynnościowego

1)Uświadomienie rzeczywistych celów działania i ich wzajemnego stosunku

2)Planowanie działania obmyślenie środków i sposobów działania, dostosowanych do celów, jak i warunków

3)Pozyskanie i rozmieszczenie zasobów potrzebnych do wykonania planu

4)Realizowanie planu im bardziej udoskonalona struktura organizacyjna, tym bardziej powodzenie całego procesu zależy od dokładności realizacji planu

5)Kontrola realizacji, polegająca na porównywaniu realizacji z odpowiednimi wzorami i wyciągnięciu z tego porównania wniosków na przyszłość.

Ad 10. Trzy podstawowe metabariery dobrej organizacji

1)

2)

3)