Cel procedury
Celem procedury jest wprowadzenie zmian usprawniających organizacje szkoleń w przedsiębiorstwie konsultingowym „Pełna wiedza” poprzez stworzenie jasnych i przejrzystych zasad przeprowadzania tych szkoleń.
Zakres procedury
Zakres procedury obejmuje okres od wpłynięcia zapotrzebowania na szkolenie przez klienta do przedsiębiorstwa poprzez Internet bądź telefon do zakończenia szkolenia i uzyskania przez uczestników stosownego certyfikatu.
Osoby odpowiedzialne
Kierownik działu organizującego szkolenia- odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń przeprowadzenia szkolenia, wysyłanie potwierdzeń przeprowadzenia szkolenia do klientów, akceptacje umów dla ekspertów oraz ich wysyłanie, nadzoruje cały proces organizacji szkoleń oraz prowadzenie terminarza szkoleń.
Starszy asystent kierownika działu organizującego szkolenia (Asystent 1)- odpowiedzialny za znajdywanie ekspertów do szkoleń, przygotowywanie szkiców umów dla ekspertów, tworzenie baz danych ekspertów.
Młodszy asystent kierownika działu organizującego szkolenia (Asystent 2)- odpowiedzialny za poszukiwanie sal do przeprowadzania szkoleń, organizacje materiałów szkoleniowych
Główna księgowa- odpowiedzialna za wystawianie rachunków dla ekspertów
Księgowa (Księgowa 1)- odpowiedzialna za wystawienie faktury klientowi oraz wykonanie przelewu wypłaty dla eksperta
Dokumenty związane
Formularz zgłoszeniowy do przeprowadzenia szkolenia przez firmę „Pełna Wiedza”
Dokument potwierdzający przyjęcia zgłoszenia i rozpoczęcie jego realizacji przez firmę „Pełna Wiedza”
Umowa zatrudniająca eksperta na zlecenie
Rachunek wystawiany ekspertom
Definicje
Certyfikat- dokument potwierdzający uczestnictwo w szkoleniu
Ekspert- pracownik zewnętrzny, odpowiedzialny za treść merytoryczną szkolenia oraz jego przeprowadzenie
Klient- osoba zgłaszająca zapotrzebowanie na szkolenie do firmy „Pełna Wiedza”
Procedura
Procedura organizowania szkolenia rozpoczyna się w momencie wpłynięcia zapotrzebowania na szkolenie przez klienta do kierownika działu organizowania szkoleń. Zamówienia składane są bezpośrednio do kierownika działu drogą mailową, telefoniczną lub pocztową. Kontakt dostępny jest na stronie internetowej firmy oraz na ulotkach i materiałach reklamowych firmy. Po otrzymaniu zapotrzebowania na szkolenie kierownik segreguję zgłoszenia zgodnie z datą przeprowadzenia szkolenia . Następnie wysyła informacje zwrotną klientowi, w której: (1) potwierdza otrzymanie zgłoszenia i przedstawia ofertę firmy oraz umowę dotyczącą przeprowadzenia szkolenia lub(2) odrzuca zamówienie złożone przez klienta. Kierownik jest odpowiedzialny za wynegocjowanie warunków umowy. Po otrzymaniu podpisanej umowy przez klienta, kierownik przekazuję dokument głównej księgowej. Następnie kierownik zleca: (1) starszemu asystentowi wyszukanie odpowiedniego eksperta, jego poszukiwania trwają do momentu znalezienia właściwego eksperta, (2) młodszemu asystentowi znalezienie odpowiedniego miejsca/sali na szkolenie oraz ewentualne przystosowanie sali według indywidualnych zaleceń klienta. Zadaniem starszego asystenta jest kontakt telefoniczny z ekspertem w celu wynegocjowania umowy. Kolejnym krokiem jest sporządzenie umowy przez starszego asystenta pomiędzy firmą a ekspertem. Starszy asystent przed wysłaniem gotowej umowy ekspertowi jest zobowiązany do przedstawienia kierownikowi działu szkoleń dokumentu w celu akceptacji. Następnie kierownika obowiązkiem jest przeanalizowania umowy oraz przekazanie starszemu asystentowi ewentualnych uwag. Jeżeli jest to potrzebne asystent ma obowiązek wprowadzić ewentualne poprawki do umowy zgodnie z zaleceniami kierownika. Kolejnym jego zadaniem jest wysyłanie opracowanej umowy do eksperta. Po otrzymaniu od eksperta podpisanej umowy, obowiązkami starszego asystenta jest: (1) przekazanie umowy do działu księgowości- głównej księgowej oraz(2) przekazanie kontaktu do eksperta (numeru telefonu lub adresu mailowego) młodszemu asystentowi. Zadaniem głównej księgowej jest wystawienie rachunku oraz przekazanie go starszemu asystentowi. Następnie obowiązkiem starszego asystenta jest przesłanie ekspertowi rachunku do podpisu. Po otrzymaniu podpisanego rachunku przez eksperta starszy asystent przekazuję dokument do działu księgowości. Natomiast młodszy asystent jest odpowiedzialny za kontakt z ekspertem dotyczący materiałów szkoleniowych. Po otrzymaniu materiałów szkoleniowych od eksperta, obowiązkiem młodszego asystenta jest przekazanie ich do działu wydawniczego oraz poinformowanie, na kiedy mają być materiały wydrukowane. Po otrzymaniu wydrukowanych materiałów, obowiązkiem młodszego asystenta jest przewiezienie materiałów do sali szkoleniowej oraz ich rozłożenie. Następnie ekspert przeprowadza szkolenie. Kolejnym krokiem jest zebranie informacji przez kierownika o przeprowadzonym szkoleniu od uczestników, eksperta oraz klienta(czy pojawiły się jakiekolwiek problemy dotyczące organizacji, jak uczestnicy oceniają eksperta) Informacje zbierane są indywidualnie w zależności od rodzaju i wielkości szkolenia np. poprzez kontakt telefoniczny, ankiety, wywiady itp.) Po przeprowadzonym szkoleniu zadaniem głównej księgowej jest (1)wystawienie polecenia przelewu oraz (2) polecenie wystawienia faktury firmie zlecającej przeprowadzenie szkolenia. Proces kończy się w momencie wystawienia certyfikatu osobom uczestniczącym.